Kancelaris krok po kroku SZYBKI KREATOR klient, zlecenie, sprawa, usługi

Objaśnienia W niniejszej prezentacji stosujemy następujący układ slajdu: - u góry znajduje się tytuł slajdu, - w tekście umieszczonym z lewej strony okna znajduje się opis danego zagadnienia, z prawej strony zostały zapisane zieloną kursywą polecenia, które należy wykonać, na rysunkach czerwonymi ramkami zaznaczone są elementy, o których mowa w poleceniach, a żółte strzałki wskazują w jakiej kolejności należy je wypełniać lub naciskać, - w prawym dolnym rogu znajdują się przyciski do poruszania się po prezentacji.

Start (1) Po instalacji systemu Kancelaris, w menu Start dostępne są przyciski pozwalające uruchomić poszczególne aplikacje: - Kancelaris – główny program systemu, - Kancelaris-dane przykładowe – wersję demonstracyjną programu, Rejestrator czynności – program służący do rejestrowania czynności wykonywanych przez pracowników. Wybierz w systemie Windows: -Start Wszystkie programy (lub Programy) Kancelaris Kancelaris–dane przykładowe

Start (2) Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno informujące, że wersja demonstracyjna systemu Kancelaris zawiera przykładowe dane, działa bez limitu czasowego, ale nie posiada dostępu do wszystkich funkcji. Jeżeli jakaś funkcja będzie w tej wersji niedostępna użytkownik zostanie poinformowany stosownym komunikatem. Naciśnij przycisk [Zamknij].

Logowanie Dzięki identyfikacji użytkowników system Kancelaris daje możliwość nadawania pracownikom różnych uprawnień, ograniczając dostęp do danych i funkcji programu. Identyfikacja pozwala także na dostosowywanie wyglądu okien do potrzeb każdego użytkownika. Podstawą identyfikacji jest proces logowania, w trakcie którego należy podać nazwę użytkownika i hasło. W wersji demonstracyjnej zarejestrowany jest domyślny użytkownik o nazwie DEMO, który umożliwia wejście do systemu bez podawania hasła. W okienku logowania naciśnij przycisk [OK].

Główne okno aplikacji Po zalogowaniu otwiera się główne okno aplikacji, w którym widoczne są przyciski do poszczególnych modułów: - Kancelaria - Kartoteka - Sprawy, - Rozliczenia, Biblioteka, - Moje biurko, Administracja. Po lewej stronie okna widać pasek skrótów, a u góry – zakładki nawigacyjne i menu główne.

Opcje kancelarii (2) W Kancelarii programu Kancelaris przechowywane są informacje o pracownikach, zespołach i zasobach kancelarii. Aby sprawom, zleceniom i fakturom naszych klientów był automatycznie nadawany numer, należy ustawić szablony numerowania, które znajdują się w Opcjach kancelarii. Naciśnij przycisk [Kancelaria]. Naciśnij przycisk [Opcje].

Szablony numerowania W szablonach numerowania ustala się sposób w jaki na podstawie daty utworzenia i kolejnej liczby zostanie utworzony numer elementu. Posługujemy się następującym zapisem: RRRR - oznacza rok, MM – oznacza miesiąc, NN,...,NNNNN – oznacza numer (od dwu- do pięciocyfrowego), przy czym NN(R) to kolejny numer w danym roku, NN(M) to kolejny numer w danym miesiącu.

Numerowanie Zapamiętaj: 1. Jeżeli uzależniłeś numer od roku, np. NN(R) to w szablonie musi się pojawić RRRR 2. Jeżeli uzależniłeś numer od miesiąca, np. NN(M) to w szablonie musi się pojawić RRRR i MM 3. Zastanów się, ile zleceń możesz mieć w ramach roku czy miesiąca i nadaj odpowiednią ilość cyfr swojemu numerowi NN... NNNNN. W każdym miejscu programu, w którym chcesz korzystać z sortowania NAJWAŻNIEJSZE ELEMENTY NUMERU CZY IDENTYFIKATORA UMIEŚĆ NA POCZĄTKU np.: jeżeli użyjesz numeracji: „NNN(R)/RRRR” to po przesortowaniu numery ułożą się niepoprawnie: 001/2004, 001/2005, 001/2006, 002/2004 jeżeli użyjesz numeracji: „RRRR/NNN(R)” to po przesortowaniu numeru ułożą się poprawnie: 2004/001, 2004/002, ... , 2005/001

Przykład numerowania W naszym przykładzie zastosujemy następujące szablony: NNNNN – oznaczający, że numer zlecenia będzie nadawany kolejno od 00001 do 99999, bez uwzględniania roku i miesiąca założenia zlecenia RRRR/NNNN(R) - oznaczający, że numery będą nadawane z uwzględnieniem roku założenia zlecenia i będą wyglądały następująco: 2004/0001... 2004/9999... 2005/0001 RRRR/MM/NNN(M) oznaczający, że numery będą nadawane z uwzględnieniem roku i miesiąca założenia zlecenia i będą wyglądały następująco: 2004/11/001... 2004/11/999... 2004/12/001... 2004/12/999... 2005/01/001...

Szablony numerowania Wpisz: w polu „Zlecenia”: NNNNN, w polu „Sprawy”: RRRR/NNNN(R), w polu „Faktury”: RRRR/MM/NNN(M) Po wprowadzeniu danych zatwierdź je przyciskiem „Zapisz”. Po dokonaniu jakichkolwiek modyfikacji w oknach programu, powinieneś użyć któregoś z dwóch przycisków znajdujących się na pasku narzędziowym z lewej strony okna: - Anuluj, aby anulować wprowadzone zmiany, - Zapisz, aby zatwierdzić zmiany.

Uruchomienie szybkiego kreatora W oknie Kartoteka znajduje się przycisk do Szybkiego kreatora klienta/zlecenia, którego przeznaczeniem jest jak najszybsze wprowadzenie danych, dających podstawę do rejestrowania czynności: - nowego klienta, - nowego zlecenia, - nowej sprawy, - nowej usługi. Z menu Narzędzia wybierz [Szybki kreator – Klient/Zlecenie/Sprawa] lub naciśnij ikonę Szybkiego kreatora na pasku skrótów.

Szybki kreator wprowadzenie Szybki kreator składa się z jednego okna, w którym ujęto podstawowe elementy - dane klienta (wraz z adresem i kontaktem), temat sprawy, warunki zlecenia, listę usług do wykonania oraz pracowników, którzy będą je realizować. Dane, których nie widać w kreatorze będą miały wartości domyślne, np. pracownik jest przydzielany ze swoją domyślną stawką i maksymalnymi prawami dostępu, czas czynności będzie zaokrąglany matematycznie, minimalna jednostka wynosi '0', a jednostka rozliczeniowa '1' minutę. Jeżeli kancelaria ma zdefiniowane szablony numerowania to są one automatycznie ustawiane.

Szybki kreator - nowy klient Na początku podajemy dane klienta. Jeżeli chcemy założyć zlecenie i sprawę dla nowego klienta, możemy go wybrać przyciskiem [...] Jeżeli dodajemy nowego - to pola, które muszą być wypełnione, są oznaczone kolorem żółtym, natomiast pola białe mogą pozostać puste. Klient może być „osobą fizyczną” lub „osobą nie- fizyczną”. W przypadku, gdy klient jest osobą fizyczną, polami, które trzeba wypełnić są Imię i Nazwisko, w drugim przypadku – Nazwa firmy. Pole Identyfikator program wypełnia automatycznie. W polu Kontakt można wpisać, np. numer telefonu klienta, a poniżej jego adres. Wpisz: w polu „Typ osoby” wybierz „osoba fizyczna”, w polu „Imię” wpisz Jan, w polu „Nazwisko” wpisz Nowak, w polu „NIP” wpisz 567 812 13 45 w polu „Kontakt” wpisz 0 600 222 111, w polu „Ulica” wpisz Lipowa 250/2, w polu „Kod” wpisz 44-200, w polu „Miejscowość” wpisz Rybnik.

Szybki kreator - nowa sprawa Wpisz: w polu „Typ” wybierz: nieprocesowa, w polu „Data” wybierze się bieżąca data, w polu „Nazwa” wpisz: Nieprawidłowe naliczenie podatku. W drugim kroku wpisujemy informacje o Sprawie. Sprawa opisuje merytoryczną część umowy między kancelarią a klientem, czyli temat jakiego dotyczy zlecenie klienta. Przy zakładaniu nowej sprawy konieczne jest określenie jej typu (nieprocesowa, administracyjna, cywilna, podatkowa, karna), daty założenia, nazwy oraz numeru. Program automatycznie podpowiada numer sprawy zgodnie z przyjętym szablonem numerowania. Jeśli szablon nie jest zdefiniowany, to wpisujemy numer ręcznie. W przypadku, gdy sprawa o podanym numerze istnieje, pojawi się odpowiedni komunikat.

Szybki kreator - nowe zlecenie W kolejnym kroku ustalamy typ i warunki Zlecenia. Zlecenie opisuje finansową stronę umowy pomiędzy klientem a kancelarią, czyli to w jaki sposób dokonywane będą rozliczenia. Zlecenie: - może być realizowane tylko i wyłącznie na rzecz jednego klienta, - jest podstawą do wystawiania faktur i innych operacji finansowych, - nie zawiera żadnych informacji dotyczących strony merytorycznej, czyli nie mówi nic o tym jakiego tematu dotyczy żądanie klienta. W zależności od stopnia złożoności zlecenia, może ono mieć różne typy: zadanie, projekt, stała obsługa.

Jedno zlecenie na wykonanie jakiejś usługi w konkretnej sprawie, np. Typy zleceń: zadanie Zlecenie zadaniowe, opisuje najprostszy przypadek połączenia zleceń i spraw. Jedno zlecenie na wykonanie jakiejś usługi w konkretnej sprawie, np. Zlecenie Usługa Sprawa za 50 zł/godz. napisanie odwołania podatek VAT za 2005 za 100 zł ryczałtem ustna porada prawna ustalenia sytuacji majątkowej małżonków w związku z podpisaniem intercyzy

Typy zleceń: stała obsługa Stała obsługa opisuje: Jedno zlecenie związane z wieloma sprawami, prowadzonymi wg tych samych rozliczeń. W ramach zlecenia tego typu, kancelaria oddaje klientowi godziny pracy, nie określając z góry na jakie sprawy będą one wykorzystane. W miarę pojawiania się nowych spraw w zleceniu dodawane są nowe usługi powiązane z tymi sprawami. Zlecenie Usługi Sprawy stała obsługa za 50 zł za godzinę, ale minimalnie 1000 złotych/miesiąc. 1. bieżąca obsługa telefoniczne rozwiązywanie problemów 2. napisanie pisma odwołanie do US w sprawie CIT za maj 2006 3. pomoc w negocjacjach umowa o współpracy z firmą DEF

Typy zleceń: projekt Projekt to: Jedno zlecenie na wykonanie wielu usług w ramach jednej (lub wielu) spraw. Zlecenie Usługi Sprawa za 50 zł za godzinę, ale nie mniej niż 3000 złotych. 1. sporządzenie wezwania do zapłaty negocjacje z firmą XYZ w związku z przeterminowaną należnością 2. prowadzenie negocjacji 3. złożenie sprawy do sądu Jest to najbardziej otwarty typ zlecenia.

Szybki kreator - nowe zlecenie Wpisz: w polu „Typ” wybierz: projekt, w polu „z dnia” wybierz: ustawi się bieżąca data w polu „Nazwa” wpisz: Odwołanie do Urzędu Skarbowego, w polu „Sposób rozliczeń” wybierz: wg godzin.

Szybki kreator - usługi Usługa opisuje jakich świadczeń udziela swoim klientom kancelaria jako instytucja. Jest powiązaniem pomiędzy sprawami i zleceniami, ponieważ jest rozliczana w ramach zlecenia, a jej tematem jest sprawa. Usługa jest podstawą do wykonywania czynności przez pracowników. Aby pracownikom łatwiej było odnaleźć podstawę do rozliczeń, każda usługa może być oznaczona kodem. Kliknij w pole „porada prawna” na liście „nazwa usługi” i wybierz: ustna porada prawna , wpisz kod Nowak01, Kliknij w dodanym automatycznie polu i wybierz „udział w negocjacjach”,wpisz kod Nowak02, Naciśnij klawisz [Wstaw].

Szybki kreator - przydział pracowników Dzięki identyfikacji użytkowników, system Kancelaris daje możliwość nadawania pracownikom różnych uprawnień. Uprawnienia dotyczące zleceń i spraw obejmują: - przydzielenie do zlecenia z prawem rejestrowania czynności w ramach tego zlecenia, - przydzielenie do zlecenia z prawem do przeglądania danych finansowych, - przydzielenie do sprawy z prawem przeglądania danych. Pracownik, który uruchamia kreatora jest automatycznie przydzielony do sprawy i zlecenia ze wszystkimi uprawnieniami. Dodatkowo te same uprawnienia można nadać jednej osobie i jednej grupie osób. Jeżeli ustawiona jest opcja – Przydzielaj wszystkich pracowników do wszystkich spraw i zleceń – informacja o pracownikach nie jest dostępna. Wybrani są „wszyscy pracownicy” W polu „Pracownik” wybierz: AM, W polu „Grupa” wybierz: Finanse.

Szybki kreator - przykład wypełnienia Naciśnij klawisz [Zapisz].

Szybki kreator - zapisywanie danych Podczas zapisu danych można zdecydować, czy pracownicy, którzy zostali przydzieleni do nowo utworzonej sprawy i zlecenia mają otrzymać o tym komunikat. W oknie „Czy chcesz przesłać komunikaty do osób przydzielanych” naciśnij [Tak], W oknie „Operacja zapisu danych do bazy została zakończona pomyślnie” naciśnij [OK]. Jeśli zapis danych do bazy powiódł się, to program wyświetla odpowiednią informację.

Dodatkowe dane klienta Na podstawie danych, które zostały wpisane w szybkim kreatorze można już rejestrować czynności. Jeśli jednak chcemy dopisać dodatkowe dane, możemy to zrobić bezpośrednio po zamknięciu szybkiego kreatora, ponieważ automatycznie zostaje otwarte okno Klient. Naciśnij przycisk „Edycja” Wpisz numer dowodu osobistego: AB1106501, Wpisz PESEL: 65010102785, Wpisz zawód: architekt, Zaakceptuj zmiany klawiszem „ok”.

Dodatkowe dane klienta: edycja adresu Druga zakładka okna Klient dotyczy jego Adresów. Klient może posiadać jeden lub wiele adresów, przy czym przy wystawianiu faktur pod uwagę brany jest pierwszy adres siedziby, a do korespondencji pierwszy adres korespondencyjny. Informację, po czym będziemy rozpoznawać adres, np. jeśli podmiot ma oddziały, można wprowadzić w pole Opis. Jeżeli w kreatorze podaliśmy adres klienta, to zostanie on wpisany jako adres siedziby i korespondencyjny. Przejdź do zakładki „Adresy”: Naciśnij przycisk „Edycja”, Wprowadź zmiany: usuń „haczyk” przy polu „Korespondencyjny” i dodaj go w polu „Kontaktowy” oraz wpisz w polu „Czas dojazdu”: 1 h, Potwierdź zmiany w oknie Klient klawiszem „ok”.

Dodatkowe dane klienta: dodanie adresu Jeśli klient posiada kilka istotnych dla nas adresów, możemy wpisać kolejne, ale za każdym razem najpierw musimy kliknąć przycisk Dodaj adres. Zmiany w istniejących adresach umożliwia przycisk Edycja adresu. Tabela znajdująca się na dole zakładki ma na celu jedynie ułatwienie przeglądania danych i nie można przy jej pomocy edytować danych. Naciśnij przycisk „Dodaj” Wprowadź dane – jak w przykładzie, Potwierdź dane przyciskiem „ok”.

Dodatkowe dane klienta: Kontakty Przejdź do zakładki „Kontakty”: Naciśnij przycisk „Nowy”, Wprowadź dane jak na rysunku, Potwierdź dane przyciskiem „ok”. Kontakty służą do wprowadzania telefonów, faksów, e-mailów, stron WWW i wszelkiego rodzaju informacji dotyczących możliwości skontaktowania się z klientem.

Dodatkowe dane klienta: zlecenia Zakładka Zlecenia przedstawia listę zleceń, które klient zlecił kancelarii. Ta lista ma jedynie charakter informacyjny i nie jest przeznaczona do edycji, tzn. nie można bezpośrednio w niej modyfikować danych. Dostępny jest za to przycisk Otwórz (którego użycie spowoduje otwarcie danych zlecenia w oknie Zlecenie) oraz przycisk Nowy, otwierający to okno, z wstawionymi już danymi klienta. Przejdź do zakładki „Zlecenia”: Naciśnij przycisk „Otwórz”.

Zlecenie Szczegółowe informacje na temat zleceń znajdziesz w Pomocy systemu Kancelaris, którą uruchamia się przyciskiem F1. Wróć do okna „Klient”: Naciśnij przycisk [Zamknij].

Dodatkowe dane klienta: Sprawy Zakładka Sprawy przedstawia listę spraw, w których klient pojawił się jako strona. Ta lista ma jedynie charakter informacyjny i nie jest edytowalna, tzn. nie można bezpośrednio w niej modyfikować danych. Dostępny jest za to przycisk Otwórz, którego użycie spowoduje otwarcie okna Akta sprawy. Przejdź do zakładki „Sprawy”: Naciśnij przycisk „Otwórz”.

Sprawy Szczegółowe informacje na temat spraw znajdziesz w Pomocy systemu Kancelaris, którą uruchamia się przyciskiem F1. Wróć do okna „Klient”: Naciśnij przycisk [Zamknij].

Szybki kreator, a rejestracja czynności (1) Szybki kreator jest bardzo przydatny podczas rejestrowania czynności. Zwłaszcza w sytuacjach prostych zleceń zadaniowych, w których kancelaria udziela np. ustnych porad prawnych równocześnie wprowadzając dane klienta i rejestrując czas jego obsługi. Kliknij w zakładkę [Rozliczenia], W obszarze „Czynności” naciśnij [Rejestruj].

Szybki kreator, a rejestracja czynności (2) Dostęp do szybkiego kreatora dają przyciski [+] znajdujące się z prawej strony listy klientów okna do rejestracji czynności oraz programu „Rejestrator czynności”. Wybierz przycisk [+] zaznaczony na rysunku.

Bardzo szybki kreator Jeżeli będziemy korzystać z szablonów numerowania, to wprowadzenie informacji o nowym kliencie, który przyszedł ze zleceniem zadaniowym, ogranicza się do wpisania jego danych i informacji o temacie (nazwie) sprawy. Wprowadź imię i nazwisko klienta: „Tomasz Jankowski”, Wpisz nazwę sprawy: „Spadek ...” Naciśnij przycisk [Zapisz].

Szybki kreator, a rejestracja czynności (2) Po pomyślnym zapisaniu danych do bazy, są one automatycznie wybierane jako podstawa do rejestracji czynności. Nie pozostaje nam nic innego, jak wprowadzić dane o jej czasie trwania i ewentualnych dodatkowych kosztach. Wpisz Rozpoczęcie: 12:00 Wpisz Zakończenie: 13:00 Naciśnij przycisk [Dodaj], Naciśnij klawisz [Wyjście], aby zamknąć Rejestrator czynności.

Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: Podsumowanie (1) Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: Logowanie jest potrzebne do weryfikacji uprawnień poszczególnych osób. W Opcjach kancelarii umieszczonych w module Kartoteki można ustawić szablony numerowania.

Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: Podsumowanie (2) Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: W menu Narzędzia znajduje się przycisk do Szybkiego kreatora klienta/zlecenia, którego przeznaczeniem jest jak najszybsze wprowadzenie danych dających podstawę do rejestrowania czynności. Okno szybkiego kreatora zawiera podstawowe dane o wszystkich elementach związanych z pracą kancelarii.

Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: Podsumowanie (3) Z tego samouczka dowiedziałeś się, że: Po zamknięciu kreatora uruchomionego z poziomu Kartoteki, następuje automatyczne przejście do danych klienta zawartych w oknie Klient, dzięki czemu możesz uzupełnić jego dane. Po zamknięciu kreatora otwartego z poziomu rejestrowania czynności, dane klienta, zlecenia, sprawy i usługi są automatyczne wybierane jako podstawa rejestracji.

Zakończenie Dziękujemy!