KONTROLA PROJEKTÓW NCBR Andrzej Brus

CELE KONTROLI KONTROLA REALIZACJI PROJEKTU MA ZA ZADANIE MIĘDZY INNYMI OCENĘ PRAWIDŁOWOŚCI I SKUTECZNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU W TYM ZGODNOŚCI Z POLITYKAMI WSPÓLNOTY

PODSTAWY PRAWNE KONTROLI Art. 26, ust. 1 pkt. 14 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227 poz.1658 z późn. zm.); Porozumienia w sprawie systemu realizacji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 dla konkretnych osi priorytetowych; Wytyczne w zakresie procesu kontroli dla Instytucji Pośredniczących i Wdrażających; Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

ORGANIZACJA KONTROLI WYSŁANIE DO BENEFICJENTA ZAWIADOMIENIA O KONTROLI /kontrola planowa/, KONTAKT Z BENEFICJENTEM CELEM UZGODNIENIA ZAKRESU KONTROLI (DOKUMENTY), PRZEDSTAWIENIE IMIENNYCH UPOWAŻNIEŃ, WERYFIKACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU, WERYFIKACJA POSTĘPU RZECZOWEGO I PROMOCJI

ZAKRES KONTROLI OBEJMUJE: KONTROLĘ FAKTYCZNEGO POSTĘPU RZECZOWEGO PROJEKTU; KONTROLĘ ZGODNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Z UMOWĄ I HARMONOGRAMEM; KONTROLĘ PODJĘTYCH DZIAŁAŃ INFORMACYJNYCH I PROMOCYJNYCH; KONTROLĘ PROCEDUR UDZIELONYCH ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH;

DOKUMENTY WYMAGANE PODCZAS KONTROLI

zarządzenia i regulaminy obowiązujące w jednostce: Polityka rachunkowości - w szczególności: Zakładowy Plan Kont, zasady określające sposób rozliczania środków otrzymywanych w ramach realizacji projektu; Regulamin wynagradzania pracowników; Regulamin premiowania pracowników; Regulamin postępowania przy udzieleniu zamówień publicznych wraz z regulaminem prac Komisji przetargowej; Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy pracowników (jeśli taki obowiązuje w jednostce).

2. dokumenty dot. realizowanego Projektu: Umowa o dofinansowanie + ewentualnie aneksy (zatwierdzone) - do wglądu; Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami (aktualny harmonogram rzeczowo-finansowy) - do wglądu; Zatwierdzone wnioski o płatność – do wglądu

Ponadto Oświadczenie zawierające informację nt. postępu merytorycznego realizacji projektu na dzień prowadzenia kontroli; Oświadczenie zawierające informację o przeprowadzonych działaniach w zakresie promocji projektu; Oświadczenie dot. prowadzenia dla projektu wyodrębnionej ewidencji księgowej + przykładowe wydruki z kont analitycznych; Oświadczenie o kwalifikowalności VAT - na dzień przeprowadzania kontroli;

- Zestawienie wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych w ramach  projektu - należy podać: numer postępowania, zastosowany tryb, przedmiot i zakres zamówienia, wartość wg. zawartej umowy. - Wykaz pracowników zaangażowanych w realizację Projektu z określeniem wymiaru zatrudnienia ogółem oraz wymiaru zaangażowania pracownika w projekcie. Prosimy również o informację jaki jest sposób rozliczania czasu pracy pracownika zaangażowanego w projekcie (czy np. stosuje się indywidualne karty czasu pracy?), - Zestawienie zawartych umów o dzieło i zlecenia

Pytania dotyczące kontroli Instytucji Pośredniczącej- NCBR

Jak będzie przebiegała i co jaki okres będzie odbywać się kontrola trwałości rezultatów projektu ? Ze strony IP – minimum jeden raz w okresie trwałości. Weryfikowane będzie utrzymanie rezultatów projektu (wskaźniki), kontrola dokumentów (przechowywanie), promocja, Jakie będą konsekwencje niewywiązywania się z osiągniecia pewnej części wskaźników rezultatów (jaki jest dopuszczalny udział % nieosiągniętych wskaźników bez konsekwencji finansowych dla beneficjenta?) Wskaźniki powinny być zrealizowane w 100 %. Każde odstępstwo będzie rozpatrywane indywidualnie,

Czy podczas kontroli trwałości rezultatów projektu będzie sprawdzane występowanie pomocy publicznej i w jaki sposób? Tak, jako jeden z elementów działań kontrolnych – np. poprzez stwierdzenie występowania znamion nierównego traktowania przedsiębiorców, Czy podczas kontroli trwałości będzie sprawdzane, czy projekt generuje dochód i w jaki sposób? Tak, poprzez weryfikację dokumentacji projektu (istnienie dokumentów wskazujących na uzyskiwanie dochodu z projektu)

Kiedy IP przeprowadza kontrolę? Zgodnie z planem kontroli minimum raz w trakcie realizacji projektu plus ewentualne kontrole doraźne, Pod jakim kątem IP przeprowadza kontrolę, jaki dokumenty kontroluje IP? Kontrola jest kompleksowa i obejmuje swoim zakresem wszystkie aspekty realizacji projektu. Kontrolowane są wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu.

Proszę jeszcze raz o dokładne przedstawienie zakresu kontroli NCBR : Zakres kontroli, Czy instytucja przedkłada zakres kontroli przed wizytą i na ile dni przed, Co jest wynikiem kontroli

Zakres kontroli Przestrzeganie przepisów ustawy prawo zamówień publicznych przez beneficjentów; Zapewnienie systemu informatycznego i przechowywanie zapisów księgowych dla każdego projektu, a także gromadzenie danych na temat wdrażania, niezbędnych do zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny; Weryfikacja zapewnienia IP II czy beneficjenci oraz inne przedmioty uczestniczące w realizacji projektu, utrzymują odrębny system księgowy lub odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z projektem; Stan przygotowania instytucji do realizacji projektu; Przestrzeganie zobowiązań Beneficjenta wynikających z zapisów umowy dotyczącej przygotowania projektu (tzw. preumowy w przypadku projektów indywidualnych realizowanych przez beneficjentów, dla których IP pełni funkcję IP II), w zakresie m.in.: przygotowania dokumentacji Projektu, kwalifikowalności wydatków, stosowania procedury PZP, realizacji obowiązków związanych z monitorowaniem i sprawozdawczością, informatycznej ewidencji księgowej oraz informacji i promocji; Przestrzeganie zobowiązań Beneficjenta wynikających z zapisów umowy o dofinansowanie;

Wynikiem kontroli jest informacja pokontrolna. Zakres kontroli jest z góry określony i wynika z zawartej umowy o dofinansowanie, wytycznych i dokumentów programowych. Obecnie przyjęliśmy zasadę, że informujemy beneficjenta o dokumentach jakie będą weryfikowane podczas kontroli i dodatkowo w przypadku wcześniejszego udostępnienia zestawienia zrealizowanych zamówień publicznych prosimy o przygotowanie wskazanych procedur. Wynikiem kontroli jest informacja pokontrolna.

Czy oprócz obowiązkowego audytu projektu Beneficjent ma obowiązek przekazywania do IP wyników innych audytów realizowanych na zlecenie Beneficjenta (w tym audytów wewnętrznych) ? Nie, W jakiej formie należy poinformować IP o znalezionych w sprawozdaniach błędach mniejszej wagi ? Drogą konsultacji (mail, telefon) z opiekunem projektu bądź innym pracownikiem IP,

W jaki sposób powinna być prowadzona księgowość w ramach powstałej infrastruktury, która działa w strukturach wydziału i uczelni w celu dobrego przygotowania do kontroli w ramach weryfikacji występowania ewentualnego „zysku” ? Jak monitorować ewentualny dochód w czasie 5-letniego okresu trwałości ? Rzetelnie i precyzyjnie, z uwzględnieniem faktu, że kontrolować mogą również inne instytucje poza IP, Uczelnia nie prowadzi pełnej księgowości, czy w tym przypadku jednostka powstała w ramach POIG 2.2 powinna mieć wydzielone konta i subkonta księgowe czy wystarczy zestawienie przygotowane przez księgowość ? Odpowiedź jw.

Czy jest plan kontroli, jeśli tak czy jest do wglądu. Jest, roczny. Nie jest do wglądu, Zasady i zakres kontroli merytorycznej W najprostszym przypadku (i najczęściej) beneficjent przedstawia informację o osiągniętych rezultatach. Bardziej skomplikowane przypadki mogą być badane również przez ekspertów, Jaki jest zakres przedmiotowej kontroli i czym się różni od kontroli FFW ? Zakres kontroli IP jest dużo szerszy i może obejmować praktycznie wszystkie obszary realizacji projektu. Działania FFW nie są działaniami kontrolnymi a jedynie weryfikacją składanych WOP. Alternatywą do działań FFW jest składanie WOP wraz z załącznikami. Ze względu też na wymaganą częstotliwość składania WOP wizyty FFW mogą również być dość częste,

Czy o terminie kontroli decyduje IP w związku z procentowym wydatkowaniem środków czy planowanym terminem zakończenia projektu ? Decyduje IP. Projekty kończące się w danym roku. W jaki sposób dokumentujemy realizację umów o dzieło w przypadku prac badawczych ? Analogicznie jak dla innych prac. Warto jednak pamiętać, że dobre udokumentowanie np. protokoły odbioru, sprawozdania i.t.p. są mile widziane.

Zasada konkurencyjności i zamówienia poniżej 14 000 euro. W naszej opinii jeżeli jakiekolwiek odstępstwa od zasady konkurencyjności to udokumentowane i na zasadzie wyjątku. Dla zamówień poniżej 14 000 euro powinno się posiadać dokumenty wskazujące na przesłanie zapytania do stosownej liczby wykonawców. Kiedy można spodziewać się pogłębionej kontroli ? W każdej chwili, zwłaszcza w przypadku projektów tzw. „trudnych”, Ile dni przed kontrolą zostaniemy powiadomieni i czy zostanie przedstawiony zakres kontroli 5, tak,

Jakie dokumenty poza fakturami należy przechowywać przy rozliczaniu delegacji? Czy potrzebne są sprawozdania z wyjazdów zagranicznych ? Warunki rozliczania 1 klasy oraz przelotów samolotem na terenie kraju. Podróże służbowe powinny być rozliczane zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce. Przechowujemy dokumenty niezbędne do rozliczenia delegacji. Ze względu jednak na konieczność udokumentowania związku podróży służbowej z projektem warto też zgromadzić inne dokumenty poświadczające ten związek. Wydatki w projekcie muszą być racjonalne i udokumentowane. Jeżeli uzasadnicie Państwo konieczność skorzystania z I klasy bądź z samolotu to nie ma przeszkód w potraktowaniu takiego kosztu jako kwalifikowany.

Jak i kiedy będzie rozliczana prawidłowa realizacja projektu od strony merytorycznej ? W trakcie kontroli projektu i w okresie trwałości. Jak wygląda kontrola trwałości projektu ? Kontrolowane mogą być wszystkie obszary związane z funkcjonowaniem projektu: - środki trwałe, - dokumenty, - promocja i oznakowanie, - dochód w projekcie, - archiwizacja, - część merytoryczna

Co z nisko cennymi środkami trwałymi Co z nisko cennymi środkami trwałymi ? Czy mogą być potem używane w innych celach ? W czasie trwania projektu i w okresie trwałości służą do celów projektowych,

FUNDACJA

Możliwość wcześniejszego powiadamiania beneficjenta o terminie kontroli Zgodnie z umową (pomiędzy FFW a IP) przyjęty został termin 2 dniowy. W praktyce jest on dłuższy, w szczególnych przypadkach istnieje możliwość negocjacji terminu. Opisy czasu pracy (czy są obowiązkowe) ? W zależności od formy zatrudnienia w projekcie sposób dokumentowania czasu pracy zmienia się,

Czy przy przedstawicielach FFW można poprawić błędy w tabeli 11 i czy o tych poprawkach będzie powiadomione NCBR ? Można, będzie powiadomione, Czy FFW może prowadzić kontrolę innych poza liderem beneficjentów projektu ? Co do zasady za rozliczanie projektu odpowiada lider i on jest kontrolowany i za jego pośrednictwem pozyskiwane będą dokumenty od pozostałych uczestników projektu.

UKS

Działania, kontrole UKS odbywają się w ramach audytu gospodarowania środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej. Jednostką audytowaną jest NCBR (IP) Procedura: Do IP przesyłane jest Podsumowanie Ustaleń (dla danego projektu), IP ma 14 dni na wypowiedzenie się w zakresie ustaleń UKS, Windykacja ewentualnych ustaleń bądź Korespondencja na linii UKS, IZ, MF w zakresie ustaleń zawartych w Podsumowaniu.

TRWAŁOŚĆ

Dziękuję Andrzej Brus Narodowe Centrum Badań i Rozwoju e-mail: andrzej.brus@ncbr.gov.pl www.ncbir.pl