Program Operacyjny „Infrastruktura i Środowisko” 2007-2013 UNIA EUROPEJSKA Program Operacyjny „Infrastruktura i Środowisko” 2007-2013 Zasady kwalifikacji kosztów i weryfikacja dokumentacji rozliczeniowej

Podstawowe dokumenty – akty prawne : Wytyczne w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ (luty 2009r.) Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ (wrzesień 2009r.). Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające Rozp. Nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006r.) Rozp. Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z 5 lipca 2006r. w sprawie EFRR i uchylające Rozp. (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006r.)

Rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z 11 lipca 2006r Rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z 11 lipca 2006r. ustanawiające FS i uchylające Rozp. (WE) nr 1164/94 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006r.) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne, itd.

Weryfikacja dokumentów rozliczeniowych obejmuje następującą obszary kontroli : weryfikacja formalna, weryfikacja finansowa, weryfikacja merytoryczna.

Beneficjent powinien złożyć do IW następujące do-kumenty potwierdzające poniesione przez niego koszty (wydatki) wraz z dokonaniem kwalifikacji tych kosztów zgodnie z obowiązującymi „Wytycz- nymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ” oraz zgodnie z „Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ” (jako załączniki do wniosku o płatność) :

kopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równo-ważnej wartości dowodowej (potwierdzone za zgodność z oryginałem); kopie dokumentów bankowych potwierdzających dokonanie płatności (potwierdzone za zgodność z oryginałem); kopie dokumentów potwierdzających wykonanie i odbiór prac; inne dokumenty wymienione w instrukcji do wniosku benefi-cjenta o płatność (stanowiące załącznik do „Wytycznych w zakresie sprawozdawczości w ramach PO IiŚ).

Ważniejsze kryteria brane pod uwagę przy weryfikacji dokumentów rozliczeniowych : sprawdzenie prawidłowości opisu wszystkich dokumentów; sprawdzenie czy dokument załączony do dokumentacji rozliczeniowej (wniosku o płatność) nie został w tym samym zakresie przedstawiony do refundacji w ramach PO IiŚ i innego programu pomocowego; sprawdzenie postępu rzeczowego i finansowego w realizacji projektu (zgodności deklarowanego zaawansowania z dokumentami rozliczeniowymi); sprawdzenie załączonych dokumentów rozliczeniowych pod kątem zgodności z obowiązującymi „Wytycznymi w zakresie kwalifikacji wydatków w ramach PO IiŚ”.

Faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważ-nej wartości dowodowej powinny zawierać na odwrocie opis, zgodnie z wymaganiami określonymi w „Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ” (propozycję opisu faktury stanowi załącznik nr 2 do tych „Wytycznych…”).

W przypadku robót budowlanych beneficjent powinien dołączyć do wniosku o płatność : dokumenty potwierdzające wykonanie zakresu prac przedstawianych do rozliczenia; w przypadku płatności kwot zatrzymanych bene-ficjent powinien przedłożyć dokumenty poświad-czające, iż kwoty zatrzymane zostały zwolnione, zgodnie z zawartą umową.

W przypadku kontraktów na dostawy beneficjent powinien dołączyć do wniosku o płatność : dokumenty potwierdzające, że zakres rzeczowy dostawy został zrealizowany, i że jest zgodny z zakresem rzeczowym projektu, przy zakupie sprzętu używanego beneficjent powinien złożyć oświadczenie sprzedawcy, że sprzęt nie był współfinansowany ze środków publicznych (krajowych lub wspólnotowych) w okresie 7 lat poprzedzających dostawę w ramach rozliczanego kontraktu.

Cena sprzętu (używanego) nie może przekraczać jego wartości rynkowej i nie może być wyższa od ceny podobnego, ale nowego sprzętu. Sprzęt musi posiadać cechy wymagane do spełnienia prawidłowych warunków eksploatacji przedsięwzięcia zrealizowanego w ramach projektu i powinien spełniać odpowiednie normy.

Przy dokumentowaniu wydatków wynikających Przy dokumentowaniu wydatków wynikających z kontraktów na usługi beneficjent powinien przedłożyć dokumenty potwierdzające zakres rzeczowy usługi. Dokumenty te powinny być opisane w taki sposób, aby można było stwierdzić zgodność usługi z zakresem rzeczowym projektu.

Przy dokumentowaniu wydatków ponoszonych poza kontraktami (np Przy dokumentowaniu wydatków ponoszonych poza kontraktami (np. w przypadku zakupu nieruchomości), wymagane jest : przy zakupie – operat szacunkowy, przy nabyciu prawa użytkowania wieczystego – operat szacunkowy, przy przejęciu nieruchomości za odszkodowaniem – operat szacunkowy, przy obowiązkowym wykupie nieruchomości – odpowiednie dokumenty potwierdzające obowiązkowy wykup (np. dokumenty związane z ustanowieniem obszaru ograniczonego użytkowania lub obowiązkowych odszkodowań wynikających z ustanowienia obszaru ograniczonego użytkowania, a przede wszystkim odpowiedni operat szacunkowy).

Łączna kwota wydatków kwalifikowanych należących do tej kategorii (zakup nierucho-mości) nie może przekraczać 10% całkowitych wydatków kwalifikowanych.

Inne rodzaje wydatków, które wymagają szczegółowego udokumentowania zgodnie z „Wytycznymi…” : wynagrodzenia, wkład niepieniężny lub amortyzacja, koszty ogólne, koszty zajęcia pasa drogowego, opłaty nałożone na beneficjenta, odszkodowania za utracone zbiory, raty leasingowe.

W przypadku poniesienia kosztu związanego z wkładem niepieniężnym lub amortyzacją, dokumentami potwierdzającymi są dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych.

wartość ta została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości, WYDATKI KWALIFIKUJĄCE SIĘ DO POMOCY Amortyzacja : Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości środka trwałego stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są następujące warunki: dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania, zakup tego środka nie był finansowany ze środków dotacji krajowej lub wspólnotowej, kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu, wartość ta została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości, w przypadku, gdy środek trwały wykorzystywany jest w innych celach, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu, która odpowiada proporcji wykorzystania do realizacji projektu.

WYDATKI KWALIFIKUJĄCE SIĘ DO POMOCY Leasing : Wydatki poniesione w związku z leasingiem kwalifikują się do dofinansowania zgodnie z postanowieniami „Wytycznych w zakresie kwalifikowania…”. Wydatkiem kwalifikowanym jest część opłaconej raty leasingowej związana ze spłatą kapitału leasingowego aktywa; Refundacja wydatków faktycznie poniesionych może zostać skierowana wyłącznie rzecz beneficjenta (leasingobiorcy); Maksymalna kwota wydatków kwalifikowanych nie może przekroczyć rynkowej wartości aktywu będącej przedmiotem leasingu; Kwalifikowane mogą być jedynie te raty, które przypadają do zapłaty w okresie kwalifikowania wydatków.

GŁÓWNE ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW Fakt, że dany projekt został zakwalifikowany do wsparcia w ramach PO IiŚ nie oznacza, że wszystkie wydatki poniesione podczas realizacji tego projektu będą uznane za kwalifikowane.

GŁÓWNE ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW Zasady kwalifikowania wydatków dotyczą wszystkich wy-datków ponoszonych przez beneficjenta – zarówno w ramach współfinansowania krajowego, jak i środków wspólnotowych w ramach realizacji projektu współfinansowanego z Funduszu Spójności lub Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

GŁÓWNE ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW Podmiot odpowiedzialny za realizację projektu Tylko wydatki poniesione przez beneficjenta (tj. podmiot odpowiedzialny za realizację projektu) mogą być uznane za kwalifikowane. W uzasadnionych przypadkach beneficjent może wskazać w umowie inny podmiot, który również będzie mógł ponosić wydatki kwalifikowane.

GŁÓWNE ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW Podmiot odpowiedzialny za realizację projektu (cd.) W przypadku, kiedy beneficjent wskazuje inny podmiot do ponoszenia wydatków kwalifikowanych, dołącza do wniosku o dofinansowanie porozumienie zawarte pomiędzy beneficjentem a danym podmiotem oraz dodatkowo opisuje strukturę własności majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu, strukturę przepływów finansowych związanych z realizacją projektu oraz sposób zapewnienia trwałości projektu.

GŁÓWNE ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW Podmiot odpowiedzialny za realizację projektu (cd.) Niezależnie od tego, czy beneficjent upoważni inny podmiot do ponoszenia wydatków kwalifikowanych, czy ponosi sam, zawsze beneficjent : pozostaje odpowiedzialny za prawidłowość rzeczowej i finansowej realizacji projektu i odpowiada przed instytucją, z którą podpisał umowę o dofinansowanie, za prawidłowość całości wydatków kwalifikowanych, które są ponoszone w ramach projektu; pozostaje odpowiedzialny za trwałość projektu zgodnie z art. 57 Rozporządzenia 1083/2006; pozostaje jedynym podmiotem właściwym do kontaktów z instytucjami w systemie realizacji programu operacyjnego, w tym przedstawiania wniosków o płatność oraz otrzymywania środków.

GŁÓWNE ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW Ramy czasowe okresu kwalifikowania wydatków Pod pojęciem okresu kwalifikowania wydatków należy rozu-mieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifiko-wane. Wydatki poniesione poza tym okresem nie stanowią wydatków kwalifikowanych. Dla PO IiŚ : Początek okresu kwalifikowania: 1 styczeń 2007r. Koniec okresu kwalifikowania: 31 grudzień 2015r. Ostateczny okres kwalifikowania wydatków dla danego projek-tu jest określony w umowie o dofinansowanie zawieranej z be-neficjentem, która określa zarówno początkową, jak i końcową datę kwalifikowalności wydatków.

GŁÓWNE ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW Zakaz podwójnego finansowania Niedozwolone jest zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych (krajowych lub wspólnotowych) : tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinasowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności; podatku VAT ze środków wspólnotowych, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę o VAT; zakupienie środka trwałego z udziałem dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka w ramach środków wspólnotowych.

GŁÓWNE ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW Dokumentowanie wydatków Poniesione wydatki nie mogą naruszać postanowień prawa krajowego i wspólnotowego. Należy zwrócić szczególną uwagę na zgodność poniesio-nych wydatków z przepisami obowiązującymi w obszarach : zamówień publicznych, finansów i rachunkowości, ochrony środowiska, pomocy publicznej, itd. Np. wydatki poniesione na podstawie umowy, która zos-tała zawarta z naruszeniem prawa zamówień publicznych, mogą być uznane w całości za niekwalifikowane.

GŁÓWNE ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW Dokumentowanie wydatków (cd.) Wydatki kwalifikowane muszą wynikać z prawnie wiążących umów (kontraktów), porozumień lub innych dokumentów. W związku z tym, niezbędne jest posiadanie przez beneficjenta należytej dokumentacji, będącej podstawą do poniesienia wydatku, potwierdzającej wykonanie i odbiór poszczególnych prac lub etapów prac.

GŁÓWNE ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW Dokumentowanie wydatków (cd.) Beneficjent przedkłada (w formie kserokopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem) komplet dokumentów rozliczeniowych poświadczających wydatki kwalifikowane, wynikające z realizacji prac w ramach projektu. Dokumenty muszą być podpisane przez osoby do tego upoważnione.

WYDATKI KWALIFIKUJĄCE SIĘ DO POMOCY Realizacja Beneficjent jest zobowiązany do zawierania umów z wykonawcami dla zadań objętych projektem zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych (w przypadku, gdy wymóg jej stosowania wynika z tej ustawy). 2. Umowy nie objęte zakresem stosowania ustawy PZP po-winny również być zawierane z uwzględnieniem m. in. następujących zasad: jawności, niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia, równego dostępu dla pod-miotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich. 3. Beneficjent może wykonywać prace siłami własnymi.

WYDATKI KWALIFIKUJĄCE SIĘ DO POMOCY Prace budowlane realizowane siłami własnymi Kwalifikujące się wydatki mogą zawierać się w jednej lub kilku z następujących kategorii: koszty siły roboczej (wynagrodzenia brutto), obciążenia za użycie sprzętu trwałego wyposażenia w trakcie budowy (amortyzacja tego sprzętu), koszty użytych materiałów, koszty administracyjne i inne, jeśli są szczegółowo uzasadnione (związane z realizacją projektu). Koszty te muszą być obliczone (skalkulowane) w cenach rynkowych.

WYDATKI KWALIFIKUJĄCE SIĘ DO POMOCY Prace budowlane realizowane siłami własnymi (cd.) Jeżeli beneficjent samodzielnie wykonuje całość lub część prac związanych z przygotowaniem placu budowy lub budową, związane z tymi pracami wydatki muszą być przypisane poprzez przejrzysty i oddzielny system rozliczania projektu, oparty na dokumentach księgowych lub dokumentach o równoważnej wartości dowodowej.

WYDATKI KWALIFIKUJĄCE SIĘ DO POMOCY Wydatki kwalifikowane związane z przygotowaniem projektu dotyczą m. in.: studium wykonalności, w tym: - analizy finansowej, - dokumentacji technicznej, - raportu oddziaływania na środowisko, wniosku na dofinansowanie (oprócz wydatków poniesionych na wypeł- nienie formularza wniosku o dofinansowanie); wniosku o zmianę umowy o dofinansowanie; dokumentacji przetargowej dla poszczególnych kontraktów; uzyskania niezbędnych decyzji administracyjnych. Warunkiem koniecznym do uznania tych kosztów jako kwalifikowanych, jest wskazanie ich w umowie o dofinansowanie (wniosku o dofinansowanie).

WYDATKI KWALIFIKUJĄCE SIĘ DO POMOCY Wydatki kwalifikowane związane z zarządzaniem projektem dotyczą m. in.: nadzoru nad kontraktami na roboty budowlane, wdrażania projektu (siły własne lub podmiot zewnętrzny), kosztów ogólnych (np. opłaty czynszowe, koszty administracyjne), wydatki osobowe (nowi pracownicy zatrudnieni lub oddelegowani), zakupu i instalacji systemów informatycznych wspomagających zarządzanie i monitorowanie projektu. Warunkiem uznania tych kosztów za kwalifikowane jest ich wskazanie w umowie o dofinansowanie.

WYDATKI KWALIFIKUJĄCE SIĘ DO POMOCY Zakup używanego sprzętu : Wydatki na zakup używanego sprzętu mogą być kwalifikowane pod następującymi warunkami: w okresie ostatnich 7 lat sprzęt ten nie był nabyty z udziałem dotacji krajowych lub wspólnotowych (oświadczenie sprzedawcy); cena sprzętu nie może przekraczać jego wartości rynkowej i nie może być wyższa od ceny podobnego, ale nowego sprzętu; sprzęt powinien posiadać cechy wymagane do prawidłowej eksploatacji obiektów zrealizowanych w ramach projektu i spełniać odpowiednie normy.

WYDATKI KWALIFIKUJĄCE SIĘ DO POMOCY Reklama Wydatki poniesione przez beneficjenta na działania informacyjno - promocyjne zgodne z wytycznymi Instytucji Zarządzającej w tym zakresie, oraz wskazane w umowie o dofinansowanie będą uznane za kwalifikowane. „Wytyczne w zakresie informacji i promocji” (Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007- 2013). Zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013.

WYDATKI KWALIFIKUJĄCE SIĘ DO POMOCY Reklama (cd.) Działania obowiązkowe : tablice informacyjne, tablice pamiątkowe, tabliczki i naklejki informacyjne, oznaczanie dokumentów. Inne działania: media (prasa, radio, telewizja), plakaty, materiały informacyjno-promocyjne, wydarzenia informacyjne (konferencje, seminaria, targi i wystawy), strony internetowe.

WYDATKI KWALIFIKUJĄCE SIĘ DO POMOCY Inne Podatek od towarów i usług VAT Może być uznany za kwalifikowany tylko wtedy, gdy : został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez beneficjenta, nie przysługuje beneficjentowi prawo do odzyskania podatku VAT.

WYDATKI KWALIFIKUJĄCE SIĘ DO POMOCY Inne cd. Opłaty finansowe, koszty gwarancji i ubezpieczeń wydatki poniesione na obowiązkowe ubezpieczenia oraz obowiązkowe gwarancje bankowe (jeśli zostały przewidziane w dokumentach przetargowych w ramach procedury udzielania zamówienia publicznego), opłaty związane z prowadzeniem rachunkowości projektu, opłaty związane z prowadzeniem odrębnego rachunku bankowego oraz opłaty pobierane za dokonywanie transakcji finansowych, wydatki poniesione na opłaty prawne, opłaty notarialne, doradztwo finansowe lub techniczne, wydatki związane z obsługą instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Edward Kolbusz Monika Kubik Grudzień 2009