FUNKCJONOWANIE I ROLA BIURA KOMUNIKACJI SPOŁECZNEJ W SAMORZĄDZIE TERYTORIALNYM ANTONI STYRCZULA

Zacznijmy od definicji „Public relations to komunikacja społeczna z otoczeniem instytucji. To nie tylko przekazywanie komunikatów, ale także tworzenie wspólnoty, w trakcie i na skutek komunikacji”. Prof. Jerzy Olędzki

Właściwy typ komunikacji dla samorządów komunikacja dwustronna, symetryczna komunikacja publiczna – „mów prawdę!”

Podstawowe cele komunikacji przekazywanie informacji społeczności lokalnej i innym odbiorcom zewnętrznym nawiązanie i podtrzymywanie partnerskich relacji z mieszkańcami tworzenie zrozumienia i akceptacji dla działań władzy lokalnej budowanie zaufania mieszkańców dla władzy lokalnej

PR to nie marketing czy promocja Jedną z częstych przyczyn wadliwej komunikacji społecznej w samorządzie lokalnym jest utożsamianie PR z marketingiem lub promocją. Przykład „ Częstym elementem PR wykorzystywanym przez urzędy … jest wydawanie folderów, przewodników, informatorów, gadżetów…a także promocja przez strony internetowe”. Dr Lidia Pokrzycka , „PR jednostek samorządu terytorialnego na przykładzie Lubelszczyzny”, 24.02.2006 , www.proto.pl

Co to jest R – A – C – E? Koncepcja PR wg. Johna Marstona badanie (reasearch) działanie (action) komunikacja (communication) ocena (evaluation)

Przykłady zadań biura komunikacji — badania analizy SWOT dla działań komunikacyjnych organizowanie badań opinii audyt wizerunku medialnego urzędu audyt komunikacji wewnętrznej urzędu

Zdaniem praktyka Bardzo często pracownicy biur komunikacji ograniczają badania do, wyłącznie monitoringu mediów, co może negatywnie wpływać na planowanie i skuteczność działań komunikacyjnych urzędów samorządu lokalnego.

Przykłady zadań biura komunikacji — działanie opracowywanie strategii komunikacyjnych formułowanie polityki informacyjnej określanie: grup docelowych, kanałów i narzędzi strategicznych działań komunikacyjnych

Przykłady zadań biura komunikacji — komunikacja media relations relacje z otoczeniem wewnętrznym (pracownicy urzędu, inne biura) relacje z otoczeniem zewnętrznym

Zdaniem praktyka Bardzo często urzędy samorządu lokalnego utożsamiają działania PR wyłącznie z komunikacją. To błąd! Komunikacja musi mieć swój fundament w postaci wzorców procesów czy procedur poprzedzających komunikację jak np. analiza medialnych skutków decyzji administracyjnych.

Rekomendacja — oddzielność PR od marketingu i promocji na poziomie organizacyjnym (struktura organizacyjna urzędu) na poziomie funkcjonalnym (odrębność funkcji) na poziomie zadaniowym (odrębność zadań)

Modele komunikacji A) wewnętrzny funkcja komunikacyjna realizowana wyłącznie przez wewnętrzną komórkę urzędu B) wewnętrzny + zewnętrzny okazjonalny (zewnętrzny konsultant) C) wewnętrzny + zewnętrzny stały Rekomendacja! Model B Model B pozwala zredukować koszy stałego zatrudnienia i elastycznie reagować na potrzeby samorządu.

Im wyżej tym lepiej Skuteczność biura komunikacji zależy m.in. od wszechstronnej znajomości zadań i problemów urzędu, bezpośredniego dostępu do informacji, możliwości podejmowania decyzji i szybkiego reagowania. Dlatego dyrektor biura — rzecznik prasowy powinien zajmować wysoką pozycję w hierarchii urzędniczej.

Rekomendowany model organizacji wewnętrznej biura Model odrębności funkcji i jedności zadań w ramach funkcji — struktura dyrektor biura — rzecznik prasowy specjalista ds. kontaktów z mediami (redagowanie i dystrybucja materiałów prasowych) stanowisko ds. analiz i raportów: monitoring mediów, projekty badawcze dla potrzeb PR stanowisko ds. produkcji i promocji (ulotki, foldery, materiały informacyjne itd.) stanowisko ds. kontaktów z organizacjami społecznymi stanowisko ds. komunikacji w Internecie (strona www, social media).

Dziękuję za uwagę! Antoni Styrczula – Doradztwo PR www.antonistyrczula.pl e- mail; biuro@antonistyrczula.pl tel.698 651 877