2009 Realizacja projektu na przykładzie PO KL – dotychczasowe doświadczenia z realizacji i rozliczania projektów – PARP Daniel Nowak Warszawa, 8 czerwca 2009

Warszawa, 8 czerwca 2009 Poddziałanie PO KL Finansowane z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Budżet: 11,420 mld euro, w tym 9,707 mld euro z Europejskiego Funduszu Społecznego Podziałanie Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach (budżet ok.403 mln. euro) Dofinansowywanie szkoleń dedykowanych dla konkretnych przedsiębiorstw i ich pracowników, szkoleń otwartych i studiów podyplomowych dla przedsiębiorców i ich pracowników

Warszawa, 8 czerwca 2009 Przygotowanie wniosku Konieczność przeprowadzenia analizy potrzeb Koszt przygotowania wniosku nie może zostać pokryty ze środków dotacji Projekt nie może się rozpocząć przed podpisaniem umowy – oczekiwanie na wynik oceny wniosku

Warszawa, 8 czerwca 2009 Podpisanie umowy Kalendarz w 2008 r.: Wnioski składane do: 23 lipca 2008 Pierwsze podpisane umowy : 15 grudnia 2008 Czas od złożenia wniosku do podpisania umowy: ok. 5 miesięcy

Warszawa, 8 czerwca 2009 Płatności Dotacja rozwojowa wypłacana z budżetu państwa Środki na dany rok budżetowy muszą być wydatkowane do końca roku budżetowego Dodatkowe raportowanie o środkach, które będą niewydatkowane do końca roku Konieczność zwrotu niewydatkowanych środków pod koniec roku

Warszawa, 8 czerwca 2009 Płatności Na początku roku PARP będzie przekazywał dotację ze środków NIEWYGASAJĄCYCH Możliwe przejściowe trudności z finansowaniem projektów na początku roku budżetowego – przejściowy brak środków na rachunku PARP Dodatkowe raportowanie Konieczność wydatkowania zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów (m.in. ustalana jest krańcowa data wydatkowania) Wnioskodawca musi posiadać wystarczający potencjał finansowy

Warszawa, 8 czerwca 2009 Monitorowanie/Kontrolowanie Dodatkowe instytucje, które mogą kontrolować wydatkowanie środków z dotacji rozwojowej i realizację projektu, np.: PARP NIK UKS Komisja Europejska – OLAF

Warszawa, 8 czerwca 2009 Monitorowanie/Kontrolowanie Dodatkowe bieżące obciążenie organizacji Comiesięczne informowanie PARP o działaniach szkoleniowych w projekcie Wnioski o płatności – co 2 miesiące Znaczące zmiany w projekcie muszą być uzgadniane z PARP Obowiązki związane z pomocą publiczną Kwartalne sprawozdania z udzielonej pomocy publicznej Zbieranie od Beneficjentów pomocy informacji o pomocy publicznej

2009 Ważne aspekty rozliczania, monitorowania i prowadzenia dokumentacji projektowej w ramach PO KL

Warszawa, 8 czerwca 2009 Przeprowadzone kontrole

Warszawa, 8 czerwca 2009 Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia Brak umów szkoleniowych Brak potwierdzenia kwalifikowalności uczestników szkolenia Niekwalifikowalne wydatki związane z danym szkoleniem/uczestnikami Możliwe uzupełnienie

Warszawa, 8 czerwca 2009 Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia Umowy szkoleniowe nie zawierają podstawowych danych: nr referencyjny programu pomocowego [K (2007) 4547] kwota udzielonej pomocy publicznej Nieoznakowanie biura projektu Beneficjent Pomocy powinien w szczególności zamieścić tablice lub innego rodzaju informacje, że w danym miejscu realizowany jest projekt współfinansowany z PO KL

Warszawa, 8 czerwca 2009 Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia Nieodpowiednia ochrona danych osobowych. Najczęściej nieprzestrzegany jest: Wymóg posiadania polityki bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych lub polityka bezpieczeństwa danych nie zawiera wszystkich obowiązkowych elementów wynikających z przepisów Konieczność wdrożenia Rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

Warszawa, 8 czerwca 2009 Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia Nieodpowiednie stosowanie zasady konkurencyjności: kryteria wyboru przedstawione w zapytaniu ofertowym nie pozwolają na rzetelny wybór wykonawcy. Są formułowane na bardzo ogólnym poziomie np. duże doświadczenie w świadczeniu usług, duże zaplecze techniczne, gwarancja realizacji projektu zgodnie z harmonogramem w opisie przedmiotu zamówienia nie podano czasu trwania szkolenia, programu szkolenia, miejsca realizacji szkolenia oferent w swojej ofercie powołuje się na harmonogram szkoleń przedstawiony przez zleceniodawcę w zapytaniu ofertowym – brak takiego harmonogramu w dokumentacji oferenci nie podali globalnej ceny, brak możliwości jednoznacznego stwierdzenia, która z ofert jest najkorzystniejsza finansowo

Warszawa, 8 czerwca 2009 Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia Dokumenty finansowe: Nieodpowiedni opis, nie pozwalający zakwalifikować danego wydatku do wydatku związanego z projektem Opis powinien zawierać: numer umowy; tytuł projektu; informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego; nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony; kwotę kwalifikowalną lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

Warszawa, 8 czerwca 2009 Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia Dokumenty finansowe: Opis dokumentów księgowych jest niespójny z Załącznikiem 1 do wniosku o płatność. Zastrzeżenia dotyczyły numerów księgowych, dat wystawienia dokumentów. Opis nie jest jednoznaczny: brak jednoznacznych opisów wskazujących, których szkoleń dotyczą dane dokumenty księgowe

Warszawa, 8 czerwca 2009 Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia Dokumenty finansowe: zapis w opisie faktury dotyczącej zakupu z cross-financingu sugeruje, że całość jest finansowana w ramach dotacji, podczas gdy z umowy wynikało, że dotacja pokrywa tylko 50% cross-financingu Oświadczenie poświadczające wysokość wkładu w postaci wynagrodzeń: Niewypełnione kolumny dotyczące wnoszonego wkładu prywatnego w wynagrodzeniach za dane szkolenie i maksymalnego możliwego do wniesienia wkładu prywatnego na dane szkolenie

Warszawa, 8 czerwca 2009 Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia Dokumenty finansowe: W umowie z trenerem znajduje się zapis, iż wykonawca ma prawo powierzyć wykonanie przedmiotu umowy osobie trzeciej za zgodą zamawiającego. W projekcie wszyscy trenerzy są zatrudnieni jako personel, w związku z tym muszą wykonywać pracę osobiście

Warszawa, 8 czerwca 2009 Najczęściej pojawiające się zastrzeżenia Pomoc publiczna: Beneficjent nie dysponuje dokumentem niezbędnym do udzielenia pomocy publicznej w ramach projektu przed udzieleniem pomocy publicznej (czyli przed podpisaniem umowy szkoleniowej) wymagany jest od Beneficjenta Pomocy wypełniony formularz informacji o pomocy innej niż pomoc de minimis

Warszawa, 8 czerwca 2009 Wnioski o płatność (WNP) – najczęstsze błędy Wnioskowanie o środki w sytuacji, gdy nie zostało rozliczonych 70% dotychczas przekazanych transz Brak formularza PEFS lub nieprawidłowo wypełniony formularz PEFS Błędnie rozliczany cross-financing w Załączniku 1 do WNP

Warszawa, 8 czerwca 2009 Wnioski o płatność (WNP) – najczęstsze błędy Informacje o uczestnikach szkoleń w Zał. 2 do wniosku o płatność są nieprawidołowo przedstawione – poszczególne tabele nie są ze sobą spójne; często błędnie wypełniona tabela 6 (pkt. 7)

2009 Dziękuję za uwagę