Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Departament Spraw Społecznych Wydział Integracji Osób Niepełnosprawnych

Zlecanie zadań publicznych organizacjom pozarządowym w trybie otwartych konkursów ofert, zgodnie z ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.) w 2012 roku

Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego ogłosił 19 otwartych konkursów ofert w 2012 roku. Konkursy te dotyczyły ośmiu obszarów tematycznych: 1. Pomoc społeczna 2. Profilaktyka uzależnień 3. Ochrona i promocja zdrowia 4. Kultura fizyczna i sport 5. Działania na rzecz NGO 6. Kultura i dziedzictwo narodowe 7. Turystyka i krajoznawstwo 8. Działania na rzecz osób niepełnosprawnych

Zestawienie otwartych konkursów w trybie pożytku publicznego w 2012 r. Liczba ogłoszonych konkursów Ilość przyznanych dotacji Pula przyznanych środków w zł 19 512 4 971 010,00

Skala dofinansowania w konkursach w trybie pożytku publicznego w 2012 r. Wysokość środków przyznanych z podziałem na dziedziny objęte wsparciem.

Środki przyznane na realizację zadań zleconych na rzecz osób niepełnosprawnych w 2012 r. w ramach otwartego konkursu ofert : - nr 15/2012 wyniosły 169 860,00 zł, - nr 18/2012 przewidziano kwotę 30 000,00 zł, której nie przekazano z powodu nie spełnienia kryteriów oceny formalnej przez złożone oferty, - nr 19/2012 wyniosły 70 140,00 zł, oraz w ramach trybu uproszczonego przekazano kwotę 60 000,00 zł

Rozliczanie dotacji przyznanych w ramach otwartych konkursów ofert przez Samorząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego ze środków budżetu Województwa oraz ze środków PFRON.

Zakres obowiązków sprawozdawczych Zleceniobiorcy reguluje § 11 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego. Dokumentacja sprawozdawcza powinna być kompletna, rzetelna i zgodna pod względem merytorycznym i finansowym z realizacją zadania wskazanego w ofercie oraz korekcie stanowiącej załącznik do umowy. Sprawozdanie powinno być dostarczone w terminie nieprzekraczalnym tj. 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego

Dokumentacja sprawozdawcza zawiera: 1 Dokumentacja sprawozdawcza zawiera: 1. Sprawozdanie końcowe z zrealizowanego zadania (sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania). 2. Tabelę zestawienie faktur (rachunków) zawierającą spis wszystkich dokumentów uzasadniających poniesione wydatki: - w ramach otrzymanych środków z dotacji, - oraz w zakresie wkładu własnego w kwocie nie mniejszej niż przedstawiona w ofercie lub korekcie zakresu rzeczowego bądź finansowego zadania.

Załączniki do sprawozdania końcowego:

1. Kserokopie potwierdzonych dwustronnie przez Zleceniobiorcę „Za zgodność z oryginałem” dokumentów finansowych (rachunków, faktur), dotyczących wydatków finansowych z dotacji Województwa. Dokumenty finansowe powinny być opatrzone przez Zleceniobiorcę: a) pieczęcią Zleceniobiorcy, opisem merytorycznym, uzasadniającym poniesione wydatki wraz ze wskazaniem numeru umowy, b) klauzulą „Płatne ze środków Województwa Kujawsko-Pomorskiego/ze środków PFRON w wysokości (kwota)" oraz, w przypadku dzielenia wydatku na kilka źródeł finansowania, wskazanie pozostałych źródeł finansowania wraz z kwotami, c) stwierdzeniem, że dokument sprawdzono pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym, Powyższe stwierdzenia winny być potwierdzone podpisami osób uprawnionych (wraz z pieczątką imienną, a w przypadku braku pieczątki imiennej czytelnym podpisem z podaniem stanowiska albo pełnionej funkcji).

2. Kserokopie przelewów odnoszących się do wydatków realizowanych w formie bezgotówkowej; 3. Materiały dokumentujące konieczne w trakcie realizacji zadania czynności prawne: kopie umów, kopie dokumentów dotyczących postępowania w ramach zamówień publicznych, potwierdzone przez Zleceniobiorcę za zgodność z oryginałem; 4. Pisemną informację dotyczącą wypełnienia obowiązków informacyjnych przez Zleceniobiorcę, określonych w § 8 niniejszej umowy; 5. 1 egzemplarz ulotki programowej, zaproszenia itp.; 6. Opinie, artykuły prasowe, publikacje, raporty związane z realizowanym zadaniem; 7. Inne dokumenty mogące mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonania zadania.

Wzór prawidłowego opisu dokumentów finansowych Opis merytoryczny uzasadniający poniesione wydatki (np. Realizacja działania dla wskazanej liczby osób z podziałem na osoby niepełnosprawne oraz opiekunów itp. w dniu ….... r. wynikającym z harmonogramu zadania). Zadanie przeprowadzono w ramach umowy nr …................ (Wskazanie numeru umowy zawartej między Zleceniodawcą, a Zleceniobiorcą). “Płatne ze środków Województwa Kujawsko-Pomorskiego/ ze środków PFRON w wysokości …............ zł oraz , w przypadku dzielenia wydatku na kilka źródeł finansowania, wskazanie pozostałych źródeł finansowania wraz z kwotami. Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym data……. podpis ………. Powyższego podpisu dokonują osoby uprawnione wraz z pieczęcią imienną oraz funkcją Pieczęć Dotowanego oraz pieczęcie imienne i podpisy osób uprawnionych /w przypadku braku pieczęci imiennych podpisy muszą być czytelne/ Kserokopia dokumentu finansowego powinna być potwierdzona na pierwszej i drugiej stronie „za zgodność z oryginałem” przez osoby uprawnione, tj. osoby, które podpisały umowę.

I. Rozliczenie wydatkowanych środków 1 I. Rozliczenie wydatkowanych środków 1. Dany koszt finansowy z dotacji wykazany w sprawozdaniu uznaje się za zgodny z kosztorysem, gdy zwiększenie kosztu nie nastąpiło o kwotę większą niż 20%. Z uwzględnieniem, iż koszty administracyjne nie mogą przekroczyć 10% wartości dotacji. 2. Procentowy udział dotacji w całkowitych kosztach zadania nie może być zwiększony o więcej niż 5% w stosunku do udziału dotacji wskazanego w umowie. ! Wprowadzone zmiany dokonane niezgodnie z limitami wskazanymi w pkt 1i 2 uważa się za pobranie dotacji w nadmiernej wysokości. 3. W uzasadnionych przypadkach wydatki uznaje się za zakwalifikowane tj. podlegające refundacji, gdy: a) w okresie 21 dni przed datą przed datą rozpoczęcia realizacji zadania oraz w terminie do 14 dni od ostatniego dnia realizacji zadania; b) zostały poniesione pomiędzy data rozpoczęcia realizacji zadania przez Zleceniobiorcę, a dniem podpisania umowy, ale nie wcześniej niż po dniu podjęcia przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego uchwały rozstrzygającej dany konkurs.

II. Dodatkowe obowiązki sprawozdawcze Zleceniobiorcy, wezwania Zleceniodawcy oraz kary umowne. 1. Obowiązek Zleceniobiorcy do składania informacji dodatkowych oraz wyjaśnień do sprawozdania na żądanie Zleceniodawcy w wyznaczonym przez niego terminie. 2.Zleceniobiorca ma obowiązek złożenia sprawozdania na pisemne wezwanie Zleceniodawcy, jeśli nie dotrzymał terminu złożenia sprawozdania wynikającego z umowy. 3. Zleceniobiorca ponosi karę umowną w wysokości 10% wartości dotacji – nie więcej jednak niż 1 000, 00 zł, w sytuacji gdy nie zastosuje się do wezwania o dostarczeniu sprawozdania. 5. Niezastosowanie się do wezwania może stanowić podstawę do odstąpienia od umowy przez Zleceniodawcę. 6. Po otrzymaniu sprawozdania końcowego Zleceniodawca posiada prawo do rozpowszechniania materiałów oraz treści zawartych w sprawozdaniu.

Dokumentacja pozafinansowego i finansowego wkładu własnego Wkład własny w zadaniu realizowanym w ramach umowy nie może pochodzić: - ze środków budżetu Województwa – przy dotacji udzielonej ze środków budżetu Województwa, - ze środków PFRON - przy dotacji udzielonej ze środków PFRON.

Wkład własny pozafinansowy 1 Wkład własny pozafinansowy 1. Do wkładu osobowego zalicza się: a) koszty osobowe pracy społecznej członków organizacji Zleceniobiorcy b) świadczenia wolontariuszy, które wymaga: - określenia zakresu, sposobu oraz liczby godzin pracy wolontariusza na podstawie pisemnego porozumienia zawartego zgodnie z art. 44 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, - prowadzenia karty pracy wolontariusza z opisem wykonywanej pracy (dokumentacja ta musi być przechowywana jak dokumenty finansowe), - potwierdzenia kwalifikacji wolontariusza odpowiednich do rodzaju i zakresu podejmowanych prac, - kalkulacji wkładu pracy wolontariusza przy czym wartość pracy jednego wolontariusza nie może przekroczyć kwoty 15 zł za 1 godzinę pracy. Zakres wkładu pozafinansowego w wyżej wskazanej postaci Zleceniobiorca może wnieść na wartość nie większą niż do 10 % całkowitych kosztów zadania. 2. Wkład rzeczowy – obowiązujące procedury konkursowe nie przewidują wnoszenia wkładu rzeczowego

Wkład własny finansowy Są to środki pochodzące m. in Wkład własny finansowy Są to środki pochodzące m.in. z: - darowizny, - 1% podatku, - wpłat sponsorów, - składek członkowskich, - oraz przekazane w ramach umowy partnerstwa. ! Wkład finansowy należy udokumentować w sposób analogiczny do dokumentacji środków pochodzących z dotacji.

Koszty realizacji projektów przedstawione w sprawozdaniu z wykonania zadania winny być: 1. Niezbędne do realizacji projektu i poniesione zgodnie z zawartą umową tj. adekwatnie do kalkulacji kosztów oraz harmonogramu poszczególnych działań przedstawionych w realizacji zadania. 2. Zgodne z wymogiem racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. 3. Faktycznie poniesione w okresie objętym umową i odzwierciedlają koszty rzeczywiste i skalkulowane proporcjonalnie do przedsięwzięcia. 4. Poparte stosownymi dokumentami i wskazane w odrębnej dokumentacji finansowej i księgowej Dotowanego dla środków finansowych otrzymanych na realizację przedsięwzięcia. 5. Racjonalnie wydatkowane na podstawie aktualnych cen rynkowych.

Główne nieprawidłowości występujące w dokumentacji sprawozdawczej 1 Główne nieprawidłowości występujące w dokumentacji sprawozdawczej 1. Sporządzanie dokumentacji sprawozdawczej niezgodnie z treścią umowy (dokonywanie zmian w zakresie finansowym i rzeczowym zadania bez uprzedniego zgłoszenia zmian w terminie przewidzianym w umowie). 2. Błędy pisarskie w dokumentach finansowych (np. w nazwie, adresie oraz numerach NIP Dotowanego). 3. Niekompletne opisy na dokumentach finansowych (np. brak ilości beneficjentów objętych kosztami wskazanej faktury). 4. Przedstawione wydatki nie są zgodne z zasadą racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi (np. ilości zakupionych produktów jest niewspółmierna do liczby beneficjentów i ilości dni realizowanego zadania). 5. Dokonywanie zmian między pozycjami kalkulacji kosztów powyżej 20% bez wniosku o aneks do umowy.

6. Zaliczanie nieprawidłowych kosztów do danej pozycji budżetu (np 6. Zaliczanie nieprawidłowych kosztów do danej pozycji budżetu (np. zaliczenie środków czystości w pozycji kalkulacji kosztów pt. „wyżywienie uczestników”). 7. Dokonywanie znaczących dla realizacji zadania zmian terminów lub działań w harmonogramie. 8. Brak dokumentacji wkładu własnego (np. faktur na zakupione ze środków własnych materiały niezbędne do realizacji zadania). 9. Brak dokumentacji dotyczącej promocji zadania oraz oświadczenia o wykonaniu obowiązków informacyjnych. 10. Brak opisu ewaluacji projektu (tj. zbadania efektywność i skuteczność zadania zgodnie ze wskaźnikami ewaluacji wskazanymi w ogłoszeniu konkursu).

Dziękuję za uwagę kontakt: (0-56) 62 18 577, (0-56) 62 18 345, (056) 62 18 268 niepelnosprawni@kujawsko-pomorskie.pl www.kujawsko-pomorskie.pl