WNIOSEK O URUCHOMIENIE ŚRODKÓW ZASADY SKŁADANIA I ROZLICZANIA Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu 12 października 2012 r. Toruń

Wzór formularza wniosku znajduje się również na stronie Wzór wniosku o uruchomienie środków stanowi załącznik nr 3 Umowy Partnerskiej zawartej 7 maja 2012 r. pomiędzy Województwem Kujawsko-Pomorskim a Partnerami Projektu. Wzór formularza wniosku znajduje się również na stronie www.kujawsko-pomorskie.pl w zakładce: Kultura, projekty RPO. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

Wniosek o uruchomienie środków składany WYŁĄCZNIE : osobiście (za potwierdzeniem odbioru): Sekretariat Departamentu Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu ul. Św. Jana 1/3, piętro II, pokój 55; drogą pocztową: Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego Pl. Teatralny 2, 87-100 Toruń W jednym egzemplarzu!!!! Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

refundacja środków – to zwrot poniesionych wydatków. Rodzaje płatności: zaliczka - to suma pieniężna wypłacana na poczet przyszłych należności; refundacja środków – to zwrot poniesionych wydatków. Forma płatności: 65 % środki RPO WK-P 5 % środki Województwa Kujawsko-Pomorskiego 30 % środki własne Partnerów Projektu Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

Do płatności w formie zaliczki należy przygotować dokumenty tj: wniosek o uruchomienie środków; faktury lub inne dokumenty księgowe (nazwa usługi zgodna z nazwą zadania, na które Partner Projektu otrzymał dofinansowanie, załącznik nr 2); kopie dokumentów potwierdzających odbiór prac oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; kopie umów i aneksów do umów z wykonawcą prac oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszłałowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

Rozliczenie płatności w formie zaliczki: W terminie 20 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zaliczki Partner dokona zapłaty faktury lub innego dokumentu księgowego, a następnie złoży do Lidera zapłaconą i opisaną fakturę lub inny dokument księgowy oraz potwierdzenie dokonania przelewu bankowego wraz z dokumentami tj: faktura lub inny dokument księgowy; potwierdzenie dokonania przelewu bankowego za wykonanie zadania; dokumenty dotyczące przeprowadzonej procedury udzielenia zamówień publicznych (decyzja WKZ ze wskazaniem wykonawcy/3 oferty wraz z opisem udzielonego zamówienia). W przypadku niedotrzymania wyżej wymienionego terminu Lider będzie miał prawo wezwać do złożenia stosownych wyjaśnień. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

Do refundacji środków należy przygotować dokumenty tj: wniosek o uruchomienie środków; faktura lub inny dokument księgowy (opisany zgodnie z załącznikiem nr 3 do umowy partnerskiej); kopie dokumentów potwierdzających odbiór prac oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; kopie umów i aneksów do umów z wykonawcą prac oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; potwierdzenie dokonania przelewu bankowego za wykonanie zadania; dokumenty dotyczące przeprowadzonej procedury udzielenia zamówień publicznych (decyzja WKZ ze wskazaniem wykonawcy/3 oferty wraz z opisem udzielonego zamówienia). Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

Wzór wniosku o płatność Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

Wzór opisu faktury/innego dokumentu księgowego terminy płatności; faktury VAT (wyliczenie netto, brutto, wysokość podatku VAT); format faktury/ innego dokumentu księgowego - najlepiej A4; nie wprowadzać zmian po złożeniu dokumentu do Urzędu Marszałkowskiego; w przypadku wprowadzenia zmian, należy przekreślić i zaparafować oraz złożyć kopię do Urzędu Marszałkowskiego; dopiski, podpisy, pieczątki TYLKO na oryginałach dokumentów; Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

Zobowiązania Partnerów Projektu: dokonywanie płatności za finansowane prace WYŁĄCZNIE przelewem bankowym. W tytule przelewu bankowego należy wskazać numer faktury lub innego dokumentu księgowego, który stanowi podstawę dokonania wydatku oraz datę wystawienia dokumentu; składanie kopii dokumentów dotyczących realizacji Projektu potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną. W przypadku braku poświadczenia za zgodność z oryginałem dokumenty nie będą rozpatrywane; prowadzenie odrębnego rachunku bankowego lub subkonta, obsługującego Projekt; wraz z pierwszym wnioskiem o uruchomienie środków należy złożyć oświadczenie o otwarciu odrębnego konta lub subkonta wraz z numerem tego konta; po dokonaniu zapłaty należy przygotować wyciąg z konta a następnie je zamknąć. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

odsetki na rachunku otwartym do projektu; dostarczenie oświadczenia o kwalfikowalności podatku VAT: - raz do roku przez okres 5 lat od zakończenia projektu; - z pierwszym wnioskiem o płatność (rozliczającym zaliczkę lub refundacji).

Obieg wniosku o uruchomienie środków w Urzędzie Marszałkowskim Partner Projektu (składa dokumentację) kontrola na miejscu realizacji zadania błędy we wniosku i dokumentacji Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Departament Inwestycji Departament Finansów Skarbnik wypłata środków Partner Projektu Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność Brak należytej staranności w opisie dokumentów księgowych – brak podpisów osób upoważnionych; Brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem; Nieczytelne kserokopie załączonych dokumentów; Brak któregokolwiek z wymaganych załączników – m. in. wyciągów bankowych lub przelewów bankowych, protokołów odbioru, dokumentów dotyczących stosowania ustawy PZP; Błędne numery rachunków bankowych; Błędy rachunkowe na fakturach lub innych dokumentach księgowych. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

rozliczenia finansowe: Osoby do kontaktu: rozliczenia finansowe: Monika Butowska tel. 56 646 20 22 wew. *2539 Magdalena Dzieżyc tel. 56 646 20 22 wew. *2549 Karolina Konopacka tel. 56 646 20 22 wew. *2549 kontrola realizacji zadania: Jerzy Kurowski tel. 56 656 10 68 Lech Narębski tel. 56 646 20 22 wew. *2536 Zuzanna Śliwecka tel.56 656 10 66 Paweł Wietrzykowski tel. 56 656 10 24