Modernizacja kształcenia zawodowego w Małopolsce Sprawozdawczość w ramach projektu Kraków, 16 maja 2011 roku Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego

Część opisowa wniosku o płatność Postęp rzeczowy (PRS) : Informacja o zrekrutowanych beneficjentach projektu, Informacja dotycząca zakupów w ramach projektu (doposażenie jakich pracowni, jakiego typu sprzęt), Liczba grup, osób, które biorą udział w poszczególnych formach wsparcia (ile godzin), liczba osób, które otrzymały wsparcie w ramach projektu (liczba certyfikatów, zaświadczeń spójna z zał. nr 2), Informacja dotycząca poniesionych wydatków za zrealizowane zajęcia. Postęp rzeczowy (zarządzanie): Informacja, jakie czynności zrealizował zespół projektowy, Szczególne uwzględnienie procedur zamówień publicznych, Uwzględnienie działań promocyjnych (również w zakresie rekrutacji). 2 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 2

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Planowany przebieg realizacji projektu: Informacja o zajęciach kontynuowanych, planowanych do rozpoczęcia (z uwzględnieniem planowanych grup, liczby uczestników, ilości godzin), Informacja dotycząca przewidywanych zakupów sprzętu, materiałów dydaktycznych , Informacja o płatnościach w następnym okresie rozliczeniowym (sytuacja często powtarzająca się w przypadku wynagrodzeń nauczycieli). Problemy w realizacji projektu: Należy opisać istotę problemów i podjęte środki naprawcze, wyjaśnić przyczyny odstępstw (jeżeli wystąpią) od harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie. 3 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 3

Obowiązek ochrony danych osobowych Formularz PEFS Obowiązek ochrony danych osobowych Zgodnie z Zasadami Systemu Sprawozdawczości w ramach PO KL mamy obowiązek sporządzić Formularz PEFS 2007 oraz monitorować uczestników projektów zgodnie z Załącznikiem nr 2 do „Wniosku o płatność” Zakres zbieranych danych osób oraz danych instytucji bezpośrednio objętych wsparciem w ramach PO KL określone są w Podsystemie Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 dla PO KL - Instrukcja wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL W systemie PEFS 2007 zbierane są dane osobowe uczestników projektów objęte ochroną na podstawie Ustawy o ochronie danych osobowych, zatem warunkiem uczestnictwa danej osoby w projekcie jest wyrażenie przez nią zgody na przetwarzanie jej danych osobowych. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowi załącznik do Umowy 4 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 4

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Przy przetwarzaniu danych osobowych należy przestrzegać zasad wskazanych w samej umowie partnerskiej oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie pracownicy Partnerów projektu oraz pracownicy podmiotów, którym Partner za zgodą Instytucji Wdrażającej (IP II) powierzył przetwarzanie danych osobowych, posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych określono w załącznikach do Umowy Partnerskiej projektu. 5 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 5

Procedura nadawania uprawnień do Formularza PEFS 2007 Każdy Partner powinien wyznaczyć Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI), który odpowiada za nadzór nad bezpieczeństwem danych osobowych w PEFS 2007 u Partnera. Wszelkie czynności zarządcze związane z nadawaniem oraz odbieraniem uprawnień dostępu do Formularza PEFS 2007 należy dokonywać z zachowaniem procedury opisanej w Załączniku nr 4 do Instrukcji wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w Formularzu PEFS 2007 stanowi Załącznik nr 5 do Instrukcji wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL 6 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 6

Wypełnianie i przekazywanie Formularza PEFS 2007 Dane zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału uczestnika w projekcie – ich podanie jest dobrowolne, jednak stanowi warunek konieczny udziału danej osoby we wsparciu, Status uczestnika projektu jest badany z chwilą jego przystąpienia do projektu, Określenie statusu nie podlega zmianie, Zbieranie danych bazuje na deklaracjach i oświadczeniach uczestników i nie wymaga się od nich okazywania dokumentów potwierdzających tożsamość, Nie są zbierane tzw. dane wrażliwe, Istnieje obowiązek aktualizacji danych teleadresowych, Formularz powinien zawierać dane wszystkich osób, które rozpoczęły, kontynuują, zakończyły, czy też przerwały udział we wsparciu od początku realizacji projektu, Formularz PEFS 2007 musi być wypełniany poprzez interfejs graficzny wbudowany w plik MS Excel! 7 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 7

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Formularz PEFS 2007 powinien zostać dostarczony na płycie CD osobiście lub przesłany pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru (nośniki przesyłane pocztą powinny być odpowiednio zabezpieczone: - skompresowane do jednego z formatów: ZIP, TAR, GZ lub RAR, - zabezpieczenie hasłem z wykorzystaniem programu Win RAR lub 7-Zip, Przesyłając pocztą formularz PEFS należy umieścić odpowiednio w jednej, a następnie w drugiej kopercie (koperta wewnętrzna opisana: słowo PEFS, nazwa Partnera, numer oraz nazwę projektu, okres, za który przekazywane są dane, liczba beneficjentów ostatecznych znajdujących się w zbiorze hasła przekazujemy oddzielnej niż zabezpieczony Formularz przesyłce (na kopercie wewnętrznej napis hasło do PEFS) wpisując w piśmie adresata Departament Rozwoju Gospodarczego, Wydział Kształcenia Zawodowego, ul. Lubelska 23 Formularz PEFS 2007 składamy raz na kwartał (w przypadku krótszego okresu sprawozdawczego - przekazujemy informację e-mailem), 8 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 8

Udział w kilku różnych formach wsparcia/wielokrotny udział w projekcie Przypadki szczególne Udział w kilku różnych formach wsparcia/wielokrotny udział w projekcie W przypadku, gdy wraz z wnioskiem o płatność został przekazany Formularz PEFS 2007 zawierający dane uczestnika projektu, który uprzednio zakończył udział we wsparciu, zgodnie z zaplanowaną ścieżką uczestnictwa, a następnie „wrócił do projektu” i został objęty kolejną formą wsparcia, Partner jest zobowiązany do: zaktualizowania danych dotyczących tej osoby poprzez usunięcie i/lub nadanie zmodyfikowanej daty zakończenia udziału w projekcie, uwzględnienie wszystkich form wsparcia, którymi dany uczestnik został objęty, związanych z ponownym uczestnictwem w projekcie, przesłania zaktualizowanego Formularza wraz z kolejnym wnioskiem beneficjenta opłatność. 9 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 9

Rezygnacja z udziału w projekcie wcześniejsze zakończenie lub przerwanie udziału w projekcie, wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych, podpisanie deklaracji uczestnictwa w projekcie, lecz nie doszło do udziału w pierwszej formie wsparcia i nie zostały poniesione wydatki. Korekty danych W przypadku gdy przesłany Formularz przez Partnera będzie wymagał korekty, Partner jest zobowiązany, niezwłocznie po wykryciu takiej sytuacji (błędy w przekazanym Formularzu, zmiana danych form wsparcia, daty rozpoczęcia udziału w projekcie, etc.) poinformować o tym fakcie Instytucję Wdrażającą (IP 2), do której dany Formularz został skierowany oraz przesłać poprawiony Formularz wraz z wyjaśnieniem powstania niezgodności i informacją, w którym miejscu Formularza została dokonana korekta. 10 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 10

Zakończenie udziału w projekcie zgodnie z zaplanowaną ścieżką W przypadkach losowych śmierć uczestnika projektu przed zakończeniem udziału w projekcie Niekwalifikowalność W sytuacji, w której okaże się, że w wyniku np. kontroli dany uczestnik został uznany za niekwalifikującego się do otrzymania pomocy, dane tej osoby powinny zostać usunięte z Formularza PEFS 2007. Wszystkie dane zawarte w PEFS muszą być zgodne z informacjami zawartymi w załączniku nr 2 do wniosku o płatność. 11 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 11

Załącznik nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO KL Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Zadanie 1: Uzupełnij tabelę dotyczącą kolejnego okresu rozliczeniowego (01.01.2011-31.03.2011), biorąc pod uwagę, że w tym czasie 40 osób, które zostały wykazane jako „zakończyły udział w projekcie” powróciło do projektu (17 kobiet, 23 mężczyzn), 25 osób rozpoczęło udział w projekcie (5 kobiet, 20 mężczyzn), 18 osób (8 kobiet, 10 mężczyzn) zakończyło udział w projekcie Okres sprawozdawczy 1.12.2010 - 31.12.2010 1. Przepływ uczestników projektu* Okres Liczba osób, które: rozpoczęły udział w projekcie powróciły do projektu zakończyły udział w projekcie przerwały udział w projekcie kontynuują udział w projekcie na koniec okresu rozliczeniowego. po zakończonym udziale w projekcie po przerwanym udziale w projekcie K M Ogółem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Mr 50 33 83 57 43 100 Mp 58 101 Komentarz   12 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 12

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Okres sprawozdawczy 1.01.2011 - 31.03.2011 Pierwszy krok: Weryfikujemy Załącznik nr 2 z poprzedniego okresu Okres Liczba osób, które: rozpoczęły udział w projekcie powróciły do projektu zakończyły udział w projekcie przerwały udział w projekcie kontynuują udział w projekcie na koniec okresu rozliczeniowego. po zakończonym udziale w projekcie po przerwanym udziale w projekcie K M Ogółem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Mr 58-40-1=17 43-20=23 101-60-1=40 Mp 58 43 101 57-17=40 43-23=20 100-40=60 Komentarz   Równocześnie poprawiamy dane w PEFS - usuwamy datę zakończenia udziału w projekcie przy osobach powracających drugi krok: Wprowadzamy osoby, które rozpoczęły udział w projekcie 1.01.2011 - 31.03.2011, powróciły do projektu oraz osoby które zakończyły udział w projekcie 20 25 23 40 63-48-1= 14 63-30= 33 126-78-1= 47 63 126 40+8= 48 20+10= 30 60+18= 78 13 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 13

Zadanie 2: Analizując dokumenty stwierdzono, że od początku realizacji projektu 10 osób (6 kobiet i 4 mężczyzn), które zakończyły udział w zajęciach , w okresie 1.12.2010 -31.12.2010 nie było wykazanych w Załączniku nr 2 oraz w PEFS. Dwie kobiety pochodziły z obszaru wiejskiego. W okresie rozliczeniowym 01.01.2011- 31.03.2011 nikt nie przystąpił do projektu, a 20 BO (10 kobiet, 10 mężczyzn) zakończyło udział w projekcie. Okres sprawozdawczy 1.12.2010 - 31.12.2010 Okres Liczba osób, które: rozpoczęły udział w projekcie powróciły do projektu zakończyły udział w projekcie przerwały udział w projekcie kontynuują udział w projekcie na koniec okresu rozliczeniowego. po zakończonym udziale w projekcie po przerwanym udziale w projekcie K M Ogółem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Mr 33 57 90 27 75 102 64 82 42 69 111 Mp 122 215 337 76 103 80 146 226 Komentarz   14 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 14

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Analiza załącznika 2 i PEFS za ostatni okres rozliczeniowy Okres Liczba osób, które: rozpoczęły udział w projekcie powróciły do projektu zakończyły udział w projekcie przerwały udział w projekcie kontynuują udział w projekcie na koniec okresu rozliczeniowego. po zakończonym udziale w projekcie po przerwanym udziale w projekcie K M Ogółem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Mr 42 69 111 Mp 122+6= 128 215+4= 219 337+10= 347 27 76 103 80+6= 86 146+4= 150 226+10= 236 Komentarz   Równocześnie uzupełniamy dane w PEFS Uzupełnienie danych dotyczących okresu 01.01.2011-31.01.2011 20 32 59 91 128 219 347 96 160 256 W poprzednim okresie rozliczeniowym błędnie wykazano w wierszu Mp ilość BO (122 K+ 215 M = 337) , które rozpoczęły udział w projekcie. Prawidłowe dane to 128 K+ 219 M=347. W poprzednim okresie rozliczeniowym błędnie wykazano również, w wierszu Mp liczbę BO (80 K+146 M=226), którzy zakończyli udział w projekcie. Prawidłowe dane to 86 K+ 150 M=236. Zmianie uległa również liczba osób, które kontynuujących udział w projekcie. Prawidłowa liczba to 42 K +69 M= 111. 15 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 15

Status osoby na rynku pracy Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły udział w projektach realizowanych w ramach Działania Lp. Status osoby na rynku pracy Mr Mp K M Ogółem 1 2 3 4 5 6 7 8 Bezrobotni   w tym osoby długotrwale bezrobotne Osoby nieaktywne zawodowo 128 219 347 w tym osoby uczące lub kształcące się w tym osoby należące do mniejszości narodowych i etnicznych w tym migranci w tym osoby niepełnosprawne w tym osoby z terenów wiejskich 80 160 Komentarz W poprzednim okresie rozliczeniowym błędnie wykazano w wierszu Mp ilość BO (122 K+ 215 M = 337) , które rozpoczęły udział w projekcie. Prawidłowe dane to 128 K+ 219 M=347. W poprzednim okresie rozliczeniowym błędnie wykazano również, liczbę kobiet z terenów wiejskich 78 K w kolumnie Mp. Prawidłowa liczba to 80 K. Łącznie w poprzednim okresie rozliczeniowym liczba BO z terenów wiejskich to 80 K +80 M =160 16 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 16

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 7. Osiągnięte wartości wskaźników L.p. Nazwa wskaźnika Wartość docelowa wskaźnika Mr Mp Stopień realizacji wskaźnika K M Ogółem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10=(9/3)*100 PRIORYTET IX Działanie 9.2 Liczba szkół i placówek kształcenia zawodowego, które wdrożyły programy rozwojowe Nie dotyczy 100,00% Liczba szkół i placówek kształcenia zawodowego, które współpracowały z przedsiębiorstwami w zakresie wdrażania programów rozwojowych Liczba uczniów w szkołach prowadzących kształcenie zawodowe, którzy zakończyli udział w stażach i praktykach w ramach projektu 250   20 25 10,00% Inne wskaźniki określone we wniosku o dofinansowanie Liczba certyfikatów, uprawnień, zaświadczeń otrzymanych przez uczniów w ramach projektu w tym: 1 000 100 200 20,00% -potwierdzających nabyte kwalifikacje i uprawnienia (poprzez zdanie egazminu) 400 40 80 -potwierdzających udział w kurasach/zajęciach z kompetencji kluczowych/parktykach/stażach 600 60 120 Liczba szkół lub placówek oświatowych wyposażonych w sprzęt techniczno-dydaktyczny Liczba szkół, które zostały wyposażone w nowoczesne materiały dydaktyczne w ramach projektu Komentarz 17 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 17

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Źródła informacji Strona internetowa WUP w Krakowie dot. PO KL: http://www.pokl.wup-krakow.pl/index.php/pefs-20.html - Formularz PEFS 2.0 - arkusz programu Excel - Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 dla PO KL Instrukcja wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL - "FAQ w systemie PEFS 2007 dla PO KL", czyli zestawienie pytań i odpowiedzi w związku z wypełnianiem Formularza PEFS 2007 http://www.pokl.wup-krakow.pl/index.php/finanse-projektu.html - Instrukcja wypełniania wniosku o płatność - Załącznik nr 2 do wniosku o płatność - Instrukcja wypełniania załącznika nr 2 do wniosku o płatność - Zasady dotyczące sporządzania wniosków o płatność w ramach PO KL 18 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 18

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Dziękuję za uwagę Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 19 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego 19