Złota Załoga Powiatu Przasnyskiego – 2012 TYTUŁ PROJEKTU „Bo największym kapitałem jest człowiek” – Zespoły Zadaniowe jako przykład efektywnej organizacji i kultury pracy w Starostwie Powiatowym w Przasnyszu STAROSTWO POWIATOWE W PRZASNYSZU Złota Załoga Powiatu Przasnyskiego – 2012 Zdjęcie wykonano po zdobyciu przez powiat przasnyski I miejsca w Polsce w powiatowych inwestycjach w infrastrukturę techniczną per capita oraz I miejsca w Polsce w wykorzystaniu środków unijnych per capita w perspektywie 2004-2009 oraz 2007-2011

OPIS ZGŁOSZONEGO ROZWIĄZANIA Zgłaszane rozwiązanie miało za zadanie zwiększenie skuteczności w pozyskiwaniu środków finansowych pochodzących z funduszy europejskich, bez ingerencji w struktury organizacyjne urzędu i podległych mu jednostek oraz bez znaczących przesunięć kadrowych. Ze względu na ograniczenia budżetowe starano się rozwiązać tak organizację pracy, aby nie tworzyć nowej struktury organizacyjnej zajmującej się tylko i wyłącznie sprawami związanymi z wnioskami unijnymi. Uniknięto dzięki temu konieczności tworzenia nowych etatów, a także rotacji pracowników wewnątrz urzędu, co w znaczny sposób wpłynęło na stabilizację zatrudnienia. Rozwiązaniem przyjętym w Starostwie Powiatowym w Przasnyszu było w tym przypadku stworzenie wieloosobowych wykwalifikowanych Zespołów Zadaniowych, składających się z pracowników różnych wydziałów i podległych placówek wzajemnie się uzupełniających (specjaliści w różnych dziedzinach) co w przypadku tworzenia wniosku aplikacyjnego jest rzeczą niezmiernie ważną – poruszane są w nich min. zagadnienia związane z ochroną środowiska, budownictwem, rozwojem gospodarczym itp. Prawie w każdej jednostce organizacyjnej lub Wydziale Starostwa utworzono zespół zadaniowy pod kierownictwem kierownika jednostki lub wydziału. Do zadań zespołu należało zaprojektowanie strategii działania swojego obszaru odpowiedzialności oraz wykonanie projektów z udziałem środków zewnętrznych. Takich zespołów jest obecnie 13. Na efekty przedstawionego rozwiązania długo nie trzeba było czekać. Powiat Przasnyski zajmuje pierwsze miejsce w skali kraju w wydatkach samorządów ze środków unijnych za lata 2004-2012.

Adekwatność zgłaszanego rozwiązania: Zgłoszone rozwiązanie miało za zadanie usprawnić pracę urzędu w zakresie skuteczności pozyskiwania środków unijnych. Do jego realizacji niezbędna była wykwalifikowana kadra pracownicza. Ze względu na ograniczenia budżetowe zrezygnowano z tworzenia nowej komórki organizacyjnej zajmującej się pozyskiwaniem środków unijnych, a co za tym idzie tworzenia nowych etatów i przeprowadzania rotacji pracowników na stanowiskach wewnątrz urzędu. W zamian za to postanowiono zainwestować w kształcenie pracowników i utworzenie wieloosobowych zespołów zadaniowych. Kluczowe były tu przede wszystkim szkolenia i seminaria z zakresu pozyskiwania środków unijnych, rozliczania wniosków, czy też obejmujące procedury przetargowe. Rozwiązanie z jednej strony nie obciążało w sposób znaczący budżetu jednostki organizacyjnej, z drugiej zaś zapewniało ciągłość i stabilizację pracy zatrudnionych pracowników. Dodatkowym plusem było zebranie przy opracowywaniu danego wniosku specjalistów w każdej dziedzinie potrzebnej do jego realizacji. Wzmocniło to także dobre relacje między pracownikami – uznają, że wykorzystywane są w pełni ich kompetencje, a osiągane przez nich sukcesy gwarantują stabilność zatrudnienia – dobry fachowiec jest ceniony. Dodatkowym motywatorem do ciągłego zwiększania kompetencji jest też system wynagrodzeń, a przede wszystkim system promowania – sukces to większa nagroda.

Skuteczność zgłaszanego rozwiązania Głównym wyznacznikiem skuteczności wprowadzonych rozwiązań jest efektywność w pozyskiwaniu środków zewnętrznych, w tym środków pochodzących z UE. W latach 2002-2013, trzynaście Zespołów Zadaniowych zrealizowało łącznie 88 różnego rodzaju projektów za łączną kwotę 252 949 632,87 złotych. Niewątpliwie wymiarem skuteczności wdrożonego rozwiązania jest szereg rankingów czy opracowywanych zestawień, w których powiat przasnyski zajmuje czołowe miejsca w skali całego kraju w tym niezmiennie od 2004 roku I miejsce w Polsce w wykorzystaniu funduszy unijnych per capita. Do najważniejszych należy tu zaliczyć: Powiat przasnyski spełnia europejskie standardy w zakresie warunków nauki młodzieży w szkołach powiatowych oraz bezpieczeństwa. Pierwszy na Mazowszu taki certyfikat trafił do Starostwa Powiatowego w Przasnyszu za stworzenie najlepszych warunków nauki w szkołach średnich w województwie mazowieckim. Ponadto kapituła w uza-sadnieniu podkreśliła iż samorząd powiatu zbudował i wyremontował najwięcej dróg w Polsce oraz utrzymuje bez zadłużenia jeden z najlepszych szpitali w Polsce. Powiat stworzył też znakomite warunki pracy policji, straży, inspekcji, co przekłada się na niski poziom zagrożenia bezpieczeństwa ogólnego.

Skuteczność zgłaszanego rozwiązania Siedem tytułów i statuetek Kazimierza Wielkiego. Po raz pierwszy Powiat Przasnyski uzyskał ten tytuł w latach 2003-2005 za I miejsce w Polsce wśród największych inwestorów samorządowych w kategorii „Powiaty”. Od tego czasu pozostaje ciągle na podium zajmując I, II i III miejsca. W statystyce wieloletniej powiat Przasnyski zajmuje I miejsce w kraju. Żaden inny powiat nie uzyskał tak długotrwałego efektu. Trzy statuetki Lidera wśród powiatów w wykorzystaniu środków unijnych na Mazowszu w kategoriach: Aktywność, Lider RPO WM i Skuteczność. Starostwo Powiatowe w Przasnyszu zajęło tym samym pierwsze miejsca we wszystkich ocenianych przez władze wojewódzkie kategoriach w ramach RPO WM za lata 2007-2013 w rankingu powiatów. I miejsce w kategorii powiaty w finale konkursu Samorządowy Lider Zarządzania 2010 Usługi Techniczne i Usługi Zdrowotne – dziedzina: transport. Finalista konkursu w kategorii powiaty w finale konkursu Samorządowy Lider Zarządzania 2010 Usługi Techniczne i Usługi Zdrowotne – dziedzina: Ochrona Zdrowia. I miejsce w kategorii powiaty w finale konkursu Samorządowy Lider Zarządzania 2012 Usługi Techniczne – dziedzina: gospodarka komunalna.

Przejrzystość procesu wdrożenia rozwiązania Zespoły Zadaniowe koordynują swoją pracę, współpracują także z władzami gmin, na terenie których realizowane są inwestycje. W zakresie sprawnej realizacji procesów inwestycyjnych – w gminach oraz w starostwie opracowano specjalne procedury ułatwiające i przyspieszające uzyskanie zezwoleń i decyzji niezbędnych do lokalizacji nowych inwestycji oraz ulg w lokalnych podatkach. Wszystkie procesy realizowane przez poszczególne zespoły są odpowiednio koordynowane i monitorowane. Do elementów zarządzania i monitoringu należą: - raporty okresowe z realizacji projektu, - narady podsumowujące poszczególne etapy realizacji projektu,- bieżące spotkania, narady, konsultacje z wykonawcami,- bieżący monitoring dot. Rzeczowego i finansowego postępu robót lub usług, - bieżący monitoring dokumentacji finansowo-księgowej przez Wydział Finansowo-Budżetowy Starostwa, - koordynacja prac wykonywanych przez wykonawców w projekcie, - audyt wewnętrzny dotyczący prawidłowości realizacji przedsięwzięć. Kluczowe elementy długofalowej strategii rozwoju kadr: podnoszenie kwalifikacji i motywacji pracowników – poprzez ciągły rozwój kadr, Starostwo sprawniej i skuteczniej realizuje swoje cele, wykorzystując ich wiedzę i umiejętności do zwiększania przewag konkurencyjnych; mentoring – wsparcie ze strony doświadczonego, cieszącego się autorytetem kolegi, przełożonego; gwarancja stałego zatrudnienia - od 10 lat żaden z pracowników nie został zwolniony; swobodne planowanie macierzyństwa - warunki pracy w Starostwie zapewniają kobietom możliwość planowania i łagodnego przejścia w stan macierzyński, a następnie komfort, jeśli chodzi o powrót do pracy na swoim stanowisku.

Trwałość zgłaszanego rozwiązania Trwałość wdrożonego systemu w Starostwie Powiatowym w Przasnyszu zapewnia nowa perspektywa finansowa UE na lata 2014-2020, oraz wieloletnie plany inwestycyjne Starostwa opierające się w dużej mierze na pozyskiwaniu środków zewnętrznych. Wpływa to także na trwałość zatrudnienia i ciągłe podnoszenie kompetencji wśród pracowników i kadry kierowniczej. Wzrasta także ranga urzędu i pracujących w nich urzędników – jako wzór do naśladowania przy pozyskiwaniu środków zewnętrznych. źródło: op. wł. na podstawie publikacji GUS Wyżej wymienione czynniki wskazują na potrzebę i zasadność (skoro przynoszą sukcesy) dalszego stosowania wprowadzonego w Starostwie Powiatowym w Przasnyszu systemu zarządzania.

Możliwość zastosowania w innych jednostkach samorządowych Model zarządzania zastosowany w Starostwie Powiatowym w Przasnyszu i jednostkach mu podległych może być wykorzystany i wprowadzony w każdej jednostce samorządowej. Może być on wprowadzony na jakiś określony czas – realizacja jakiejś większej inwestycji, bądź na stałe wprowadzony w zakresy obowiązków pracowników. Podstawa to dobrze wykwalifikowana, przeszkolona w odpowiednim zakresie i kompetentna kadra pracownicza. Ważną rolę odgrywa tu także porozumienie na linii pracownicy – kierownictwo i chęć przyjęcia przez tych pierwszych zakresu obowiązków rozszerzonego o konkretne zapisy związane z przeprowadzanym przedsięwzięciem (w przypadku Starostwa w Przasnyszu są to zapisy związane z opracowywaniem, rozliczaniem i monitorowaniem wniosków unijnych). Najważniejsze porady: inwestycja w pracownika i jego rozwój zawodowy (szkolenia, konferencje), gwarancja stałości zatrudnienia, bez rotacji z wydziału do wydziału (np. kobiety w ciąży), porozumienie na linii pracownik – pracodawca dotyczące rozszerzonych zakresów obowiązków, odpowiedni system wynagrodzeń i nagród zadowalający pracowników, promocja działań pracowników – sukcesy powiatu zawdzięczamy zaangażowaniu kadry . Rodzinne Spotkanie Bożonarodzeniowe pracowników Starostwa