Krajowy system kontroli wdrażania programów operacyjnych. Instytucja Koordynująca NSRO Warszawa, lipiec 2007 r.

Stosowane skróty IP - Instytucja Płatnicza IZ - Instytucja Zarządzająca IPośr. - Instytucja Pośrednicząca IW/IP 2 - Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca drugiego stopnia P. Czł. - Państwo Członkowskie PO - Program Operacyjny BMS - Biuro Międzynarodowych Relacji Skarbowych DC - Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z UE UKS - Urząd Kontroli Skarbowej

Okres programowania 2004-2006

Najważniejsze akty prawne Rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z 21 czerwca 1999 r. ustanawiające przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 438/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady nr 1260/1999 w zakresie zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych. Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami. Ustawa o Narodowym Planie Rozwoju z dnia 20 kwietnia 2004 r.

Najważniejsze obowiązki Państw Członkowskich związane z kontrolą, wynikające z rozporządzenia 1260/1999 P. Czł. jest w pierwszej kolejności odpowiedzialne za kontrolę finansową pomocy oraz za wykrywanie nieprawidłowości. Przekazanie Komisji opisu systemów zarządzania i kontroli wdrażania Funduszy Strukturalnych. Weryfikacja funkcjonowania tych systemów. Poświadczanie wydatków przedstawianych Komisji do refundacji. Sporządzenie deklaracji zamknięcia pomocy (tj. Programów Operacyjnych). Zapobieganie nieprawidłowościom oraz ich wykrywanie.

Najważniejsze obowiązki Państw Członkowskich związane z kontrolą, wynikające z rozporządzenia 1260/1999 Windykacja kwot utraconych w wyniku stwierdzenia nieprawidłowości. Informowanie Komisji o działaniach podejmowanych w celu odzyskania kwot (o postępowaniu administracyjnym i sądowym). Współpraca z Komisją w celu zapewnienia gospodarnego wykorzystania środków z Funduszy Strukturalnych.

Kontrola z art. 4 rozporządzenia 438/2001 PIERWSZY POZIOM KONTROLI Kontrola z art. 4 rozporządzenia 438/2001 Kontrole prowadzone na podstawie art. 4 rozporządzenia 438/2001 obejmują: weryfikację wydatków obejmującą kontrolę dokumentacji związanej z realizacją projektu (np.: wnioski o płatność, dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki, dokumentacja techniczna projektu, sprawozdania z realizacji projektu) oraz kontrole projektów na miejscu ich realizacji - wykonywane przez Instytucje Wdrażające, Pośredniczące i/lub Zarządzające, w zależności od systemu przyjętego w danym Programie. Przeprowadzane są na próbie projektów. kontrole w instytucjach uczestniczących w zarządzaniu i wdrażaniu danego Programu - kontrole w Instytucjach Pośredniczących i Wdrażających wykonuje Instytucja Zarządzająca.

Kontrola z art. 4 rozporządzenia 438/2001 PIERWSZY POZIOM KONTROLI Kontrola z art. 4 rozporządzenia 438/2001 Minimalny merytoryczny zakres kontroli projektów prowadzonych przez Państwo Członkowskie (tj. IZ, I Pośr., IW) obejmuje sprawdzenie: czy towary i usługi współfinansowane ze środków danego Funduszu zostały dostarczone (tj. czy projekty zostały zrealizowane), czy wydatki, o refundację których beneficjenci złożyli wnioski zostały rzeczywiście poniesione, czy projekty są zgodne z Programem Operacyjnym (Uzupełnieniem Programu),

Kontrola z art. 4 rozporządzenia 438/2001 PIERWSZY POZIOM KONTROLI Kontrola z art. 4 rozporządzenia 438/2001 czy wydatki w projektach są zgodne z przepisami krajowymi i wspólnotowymi w zakresie: kwalifikowalności (rozporządzenie 448/2004; Uzupełnienie Programu, wytyczne IZ, wytyczne JMK), zamówień publicznych (ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych), pomocy publicznej, równości szans, ochrony środowiska.

Podstawowe obowiązki beneficjenta w związku z realizacją projektu PIERWSZY POZIOM KONTROLI Podstawowe obowiązki beneficjenta w związku z realizacją projektu realizacja projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym rzetelne dokumentowanie wydatków występowanie o refundację wydatków rzeczywiście poniesionych, zgodnych z umową dofinansowania projektu, (oraz kwalifikujących się do współfinansowania w świetle przepisów rozporządzenia 448/2004, Uzupełnienia Programu i innych przepisów krajowych)

Podstawowe obowiązki beneficjenta w związku z realizacją projektu PIERWSZY POZIOM KONTROLI Podstawowe obowiązki beneficjenta w związku z realizacją projektu składanie sprawozdań z realizacji projektu (zgodnie z umową dofinansowania projektu) informowanie o zmianach w projekcie audyt projektu (gdy wymagany) promocja wkładu Funduszy Strukturalnych archiwizowanie dokumentów

PIERWSZY POZIOM KONTROLI

Kontrola pogłębiona z art. 10 rozporządzenia 438/2001 DRUGI POZIOM KONTROLI Kontrola pogłębiona z art. 10 rozporządzenia 438/2001 Państwa Członkowskie są zobowiązane do przeprowadzania wyrywkowych kontroli projektów w celu sprawdzenia skuteczności systemów zarządzania i kontroli oraz sprawdzenia deklaracji wydatków na różnych poziomach wdrażania pomocy. Kontrole powinny być wykonane przed zamknięciem programu i powinny objąć minimum 5% całkowitych wydatków kwalifikowanych (w Funduszu Spójności 15%). Kontrole te wykonywane są na próbie wydatków wybranej w oparciu o analizę ryzyka.

DRUGI POZIOM KONTROLI Struktura kontroli skarbowej Zwierzchnictwo oraz jednostki organizacyjne kontroli skarbowej Minister Finansów Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej Podsekretarz Stanu Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z UE Dyrektorzy 16 Urzędów Kontroli Skarbowej Instytucja Płatnicza Urzędy Kontroli Skarbowej

Kontrola pogłębiona z art. 10 rozporządzenia 438/2001 DRUGI POZIOM KONTROLI Kontrola pogłębiona z art. 10 rozporządzenia 438/2001 Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej (MF) (podmiot odpowiedzialny) Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z UE w MF (koordynuje) Urzędy Kontroli Skarbowej (wykonują)

Cele szczegółowe tzw. kontroli pogłębionej DRUGI POZIOM KONTROLI Cele szczegółowe tzw. kontroli pogłębionej sprawdzenie skuteczności systemu zarządzania i kontroli danego Programu; sprawdzenie deklaracji wydatków na różnych poziomach wdrażania Programu; sprawdzenie zgodności zapisów księgowych z dokumentami przechowywanymi przez Instytucje Pośredniczące, Instytucje Wdrażające i beneficjentów; sprawdzenie istnienia odpowiedniej ścieżki audytu (tj. zgodnej z wymogami zawartymi w art. 7 rozporządzenia 438/2001);

Cele szczegółowe tzw. kontroli pogłębionej DRUGI POZIOM KONTROLI Cele szczegółowe tzw. kontroli pogłębionej sprawdzenie zgodności realizowanego celu projektu z celem zawartym we wniosku o dofinansowanie projektu, czy w przypadku projektów generujących przychody, w tym w szczególności znaczące przychody netto, wkład Wspólnoty nie przekracza limitów wyznaczonych w art. 29 Rozporządzenia Rady nr 1260/1999, czy środki pomocowe wypłacane są w należytej wysokości i bez zbędnej zwłoki, czy zapewnione zostało współfinansowanie krajowe, czy współfinansowane projekty zgodne są politykami wspólnotowymi.

TRZECI POZIOM KONTROLI Deklaracja zakończenia pomocy art. 38 lit. f rozporządzenia 1260/1999 oraz art. 15-17 rozporządzenia 438/2001 Państwo Członkowskie, po zakończeniu pomocy (PO) zobowiązane jest przedstawić Komisji deklarację zakończenia pomocy, Deklarację powinien sporządzić podmiot niezależny od Instytucji Zarządzającej Programem oraz departamentu w Instytucji Płatniczej wydającego poświadczenia wydatków z art. 9 rozporządzenia 438/2001,

TRZECI POZIOM KONTROLI Deklaracja zakończenia pomocy art. 38 lit. f rozporządzenia 1260/1999 oraz art. 15-17 rozporządzenia 438/2001 Deklaracja powinna zawierać: streszczenie wniosków z kontroli prowadzonych w poprzednich latach, ocenę ważności wniosku o płatność salda końcowego, ocenę legalności i prawidłowości transakcji objętych końcowym poświadczeniem wydatków.

Deklaracja zakończenia pomocy TRZECI POZIOM KONTROLI Deklaracja zakończenia pomocy Deklaracje zakończenia pomocy wystawiane są na podstawie badania systemów zarządzania i kontroli, wyników wcześniej przeprowadzonych weryfikacji oraz - gdy jest to niezbędne - dalszych kontroli wyrywkowych transakcji. W Polsce deklarację zakończenia pomocy, z ramienia Głównego Inspektora Kontroli Skarbowej, sporządza Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z UE w Ministerstwie Finansów.

Deklaracja zakończenia pomocy TRZECI POZIOM KONTROLI Deklaracja zakończenia pomocy Audyty prowadzone przez DC będą miały na celu sprawdzenie czy: przedstawione przez poszczególne instytucje wyciągi wydatków są prawdziwe systemy zarządzania i kontroli funkcjonują skutecznie kontrole UKS zostały przeprowadzone właściwie i mogą służyć DC jako podstawa do wystawienia deklaracji załączanej do wniosku o płatność końcową współfinansowanie krajowe zostało zapewnione w odpowiedniej wysokości.

Kontrole prowadzone przez instytucje Unii Europejskiej. KONTROLA UE Kontrole prowadzone przez instytucje Unii Europejskiej.

Podstawa prawna KONTROLA UE Rozporządzenie Rady (EWG) nr 4253/88 z dnia 19 grudnia 1988 r. ustanawiające przepisy dla stosowania Rozporządzenia (EWG) nr 2052/88 w sprawie koordynacji działań różnych funduszy strukturalnych pomiędzy nimi oraz z operacjami Europejskiego Banku Inwestycyjnego i innych instrumentów finansowych. (art.23) Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami. (art. 2) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiające przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych. (art. 38)

Audyty przeprowadzane przez Komisję Europejską KONTROLA UE Audyty przeprowadzane przez Komisję Europejską Komisja Europejska przeprowadza audyty Państw Członkowskich pod kątem systemów zarządzania i kontroli Funduszy Strukturalnych Każdy Dyrektoriat Generalny odpowiedzialny za zarządzanie Funduszami Strukturalnymi posiada jednostkę ds. audytu

Audyty przeprowadzane przez Komisję Europejską- główne cele: KONTROLA UE Audyty przeprowadzane przez Komisję Europejską- główne cele: stwierdzanie, w jakim stopniu Państwa Członkowskie wdrożyły odpowiednie systemy zarządzania i kontroli oraz, w jakim stopniu systemy te dają satysfakcjonującą pewność w zakresie legalności i prawidłowości prowadzonych operacji; sprawdzanie dokładności wydatków zadeklarowanych do współfinansowania ze środków wspólnotowych; ustalanie poziomu wydatków niekwalifikowalnych, jeżeli systemy zarządzania i kontroli Państw Członkowskich uznane zostaną za nieadekwatne.

Audyty przeprowadzane przez Komisję Europejską KONTROLA UE Audyty przeprowadzane przez Komisję Europejską Jednostki ds. audytu Funduszy Strukturalnych mogą korzystać z pomocy zewnętrznych firm audytorskich w prowadzeniu audytów w Państwach Członkowskich Ponadto, przewiduje się możliwość przeprowadzenia audytów na miejscu przez Służby Audytu Wewnętrznego Komisji oraz zaplecze audytu wewnętrznego służb Funduszy Strukturalnych, w ramach realizacji ich własnej funkcji audytu wewnętrznego

Kontrole Europejskiego Trybunału Audytorów (Obrachunkowego) KONTROLA UE Kontrole Europejskiego Trybunału Audytorów (Obrachunkowego) Na mocy art. 248 TWE, ETO uprawniony jest do kontrolowania dochodów i wydatków Wspólnoty w instytucjach wspólnotowych oraz w Państwach Członkowskich. Trybunał: bada rzetelność zapisów księgowych weryfikuje legalność transakcji sprawdza czy zasada racjonalnego zarządzania finansami Wspólnoty jest realizowana.

Kontrole Europejskiego Trybunału Audytorów (Obrachunkowego) KONTROLA UE Kontrole Europejskiego Trybunału Audytorów (Obrachunkowego) Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską powierza Trybunałowi Obrachunkowemu (art. 246-248) główne zadanie kontroli właściwego wykonania budżetu Unii Europejskiej w celu zarówno poprawy zarządzania finansami, jak i rozliczenia z wykorzystania środków publicznych przez organy odpowiedzialne za zarządzanie nimi przed obywatelami Unii Europejskiej.

Kontrole Europejskiego Trybunału Audytorów (Obrachunkowego) KONTROLA UE Kontrole Europejskiego Trybunału Audytorów (Obrachunkowego) ETO kontroluje rozliczenia dochodów i wydatków Wspólnoty. Kontroluje on legalność i prawidłowość dochodów i wydatków i upewnia się co do należytego zarządzania finansami ETO kontroluje także rozliczenia wszelkich dochodów i wydatków wszystkich organów ustanowionych przez Wspólnotę , o ile odpowiedni akt założycielski nie wyklucza takiej kontroli

Kontrole Europejskiego Trybunału Audytorów (Obrachunkowego) KONTROLA UE Kontrole Europejskiego Trybunału Audytorów (Obrachunkowego) ETO organizuje oraz przeprowadza swoje prace kontrolne niezależnie od innych instytucji UE oraz władz krajowych ETO sam podejmuje decyzje co do swoich wybranych kontroli, ich tematów, podejścia kontrolnego oraz czasu i sposobu przedstawienia obserwacji oraz publikacji wniosków

Kontrole ETO KONTROLA UE Trybunał przeprowadza swoje audyty: w oparciu o dokumenty kontrole na miejscu w instytucjach Wspólnoty kontrole na miejscu we wszystkich podmiotach zarządzających środkami wspólnotowymi w imieniu Wspólnoty i Państw Członkowskich, w tym w siedzibach osób fizycznych (i prawnych). W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub zaistnienia podejrzenia o popełnienie oszustwa ETO powiadamia OLAF, który jest zobowiązany do podjęcia postępowania wyjaśniającego i zainicjowania postępowania sądowego w danym Państwie Członkowskim.

Kontrole ETO KONTROLA UE ETO posiada prawo dostępu do wszelkich informacji, które są mu niezbędne przy wykonywaniu zadań. Kontrole Trybunału mogą być przeprowadzone bezpośrednio (on-the-spot) w instytucji UE, w siedzibie i na terenie organów lub osób prawnych, które zarządzają funduszami w imieniu Unii Europejskiej oraz w państwach członkowskich i w państwach korzystających z pomocy UE, na wszystkich poziomach administracji, aż do końcowego odbiorcy funduszy UE.

Kontrole ETO KONTROLA UE Trybunał Obrachunkowy publikuje: sprawozdanie roczne dotyczące wykonania budżetu Unii w danym roku obrachunkowym, zawierające poświadczenie wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw w danym roku obrachunkowym, specjalne sprawozdania roczne dotyczące organów Unii Europejskiej, sprawozdania specjalne dotyczące tematów stanowiących przedmiot szczególnego zainteresowania.

KONTROLA UE OLAF European Anti-Fraud Office- Europejskie Biuro ds. Przeciwdziałania Oszustwom Finansowym Utworzone na mocy Decyzji Komisji nr 1999/52 z dnia 28 kwietnia 1999 r. Prowadzi postępowania administracyjne w związku z oszustwami finansowymi (zewnętrzne i wewnętrzne) na mocy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Komisji nr 1073/1999 oraz Rozporządzenia Rady nr 1074/1999 z 25 maja 1999 r.

Postępowania OLAF KONTROLA UE Postępowania wewnętrzne Prowadzone w instytucjach i organach Wspólnoty Dostęp do informacji i budynków instytucji UE, rachunków, możliwość uzyskania wyciągów z różnych dokumentów. Postępowania zewnętrzne Prowadzone w sprawie oszustw finansowych i innych nieprawidłowości w Państwach Członkowskich UE Kontrole na miejscu (on the spot checks) i kontrole wyrywkowe (inspections) Zgodnie z Rozporządzeniem 2185/96 może prowadzić kontrole na miejscu u przedsiębiorców w Państwach Członkowskich.

Niezależność OLAF KONTROLA UE Niezależność w działaniach operacyjnych i dochodzeniowych (Preambuła 4, Rozp. 1073/1999) W przypadku wszczęcia dochodzenia lub sporządzania raportów w sprawie, Dyrektor Generalny OLAF nie przyjmuje instrukcji od władz państw członkowskich ani instytucji wspólnotowych (Art 12.3 Rozp. 1073/1999) Biuro może wszczynać dochodzenia zewnętrzne z własnej inicjatywy lub na wniosek zainteresowanych państw członkowskich Może wszczynać dochodzenia wewnętrzne z własnej inicjatywy lub na wniosek instytucji, organu, urzędu lub agencji, w której takie dochodzenia ma być przeprowadzone.

Okres programowania 2007-2013 Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym

ZAKRES REGULACJI Wytyczne stanowią zarys systemu kontroli, za prowadzenie których odpowiedzialne są Instytucje Zarządzające programami operacyjnymi. W wytycznych przedstawiono najważniejsze procesy kontrolne i określono podstawowe obowiązki Instytucji Zarządzających w zakresie ich realizacji, w tym w zakresie opracowania procedur.

ZASADY OGÓLNE

ZASADY OGÓLNE Kontrola w ramach NSRO podzielona jest na dwa niezależne od siebie procesy: a) Kontrolę wykonywaną przez IZ b) Kontrolę i audyt wykonywany przez IA

W Polsce rolę IA pełni Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej w MF. ZASADY OGÓLNE Wykonywanie audytu przez IA jest wymogiem postawionym przez art. 62 rozporządzenia ogólnego. Audyt prowadzony jest w celu weryfikacji skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli PO oraz kontroli projektów na podstawie stosownej próby w celu weryfikacji zadeklarowanych wydatków. W Polsce rolę IA pełni Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej w MF.

ZASADY OGÓLNE Uwaga: Ze względu na wyraźny podział zadań wytyczne nie dotyczą zagadnień audytu. Założenia prowadzenia audytów będą przedmiotem strategii audytu sporządzonej na podstawie art. 62 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 opracowanego przez MF.

ZASADY OGÓLNE Instytucja Zarządzająca zapewnia realizację dwóch typów kontroli w systemie wdrażania programów operacyjnych: kontrola systemowa weryfikacja wydatków

ZASADY OGÓLNE Kontrola systemowa przeprowadzana przez IZ, dotyczy weryfikacji zadań IP, a kontrola systemowa przeprowadzana przez IP dotyczy weryfikacji realizacji zadań w IP2(IW). Kontrolę systemową przeprowadza bezpośrednio IZ lub - jeśli w system wdrażania zaangażowane są również podmioty, którym IP powierzyły realizację części swoich zadań - kontrolę w imieniu IZ może również wykonywać IP. Kontrola systemowa obejmuje kontrolę dokumentacji oraz kontrolę na miejscu. Zasady kontroli systemowej określa IZ uwzględniając istniejące wytyczne w tym zakresie.

ZASADY OGÓLNE Weryfikacja wydatków (weryfikacja) polega na sprawdzeniu dostarczenia towarów i usług współfinansowanych w ramach projektów, faktyczności poniesienia wydatków oraz ich zgodności z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. W polskim systemie, ze względu na dużą liczbę instytucji uczestniczących we wdrażaniu programów, weryfikacja wydatków delegowana jest z reguły na niższe poziomy zarządzania. W takiej sytuacji IZ określa zasady prowadzenia weryfikacji wydatków oraz podział obowiązków w ramach systemu zarządzania i kontroli PO/RPO.

ZASADY OGÓLNE Uwaga: Instytucja, która stwierdzi w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych nieprawidłowość, jest zobowiązana do jej zgłoszenia zgodnie z wytycznymi do systemu informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu środków pochodzących z funduszy strukturalnych oraz z Funduszu Spójności.

KONTROLA SYSTEMOWA

KONTROLA SYSTEMOWA Obszary kontroli: zgodność wybieranych projektów z kryteriami mającymi zastosowanie do danego programu operacyjnego; zgodność realizowanych projektów z odpowiednimi zasadami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego przez cały okres ich realizacji; istnienie informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdego projektu oraz gromadzenie danych na temat wdrażania, niezbędnych do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny;

KONTROLA SYSTEMOWA Obszary kontroli: istnienie odpowiedniej ścieżki audytu tj. zgodnej z art. 15 rozporządzenia implementacyjnego; istnienie procedur zapewniających, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu są przechowywane zgodnie z art. 90 rozporządzenia ogólnego, a proces weryfikacji wydatków przebiega poprawnie; prawidłowe funkcjonowanie Komitetu Monitorującego PO/RPO; przestrzeganie wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art. 69 rozporządzenia ogólnego;

KONTROLA SYSTEMOWA Uwaga: W przypadku, gdy IZ deleguje część swoich funkcji określonych w art. 60 rozporządzenia ogólnego innym podmiotom, będzie zobowiązana do prowadzenia kontroli systemowej w celu zapewnienia, że wszystkie funkcje określone w art. 60 są realizowane w odpowiedni sposób, a system zarządzania i kontroli PO/RPO funkcjonuje prawidłowo, efektywnie i zgodnie z prawem.

KONTROLA SYSTEMOWA Podział zadań IZ określa zadania, które będzie realizowała sama oraz zadania, które zleca do wykonania IP lub IP2(IW) w zakresie kontroli. W przypadku zlecenia zadań do wykonania IP lub IP2(IW) IZ określa w szczególności zakres działania IP lub IP2(IW) (tj. oś priorytetowa/działanie) oraz sposób wykonania zadań Zlecanie zadań przez IZ w tym podział praw i obowiązków, odbywa w drodze pisemnego porozumienia zawieranego pomiędzy IZ a IP lub IP2(IW)

KONTROLA SYSTEMOWA Zasady przeprowadzenia kontroli: Kontrole systemowe mają na celu uzyskanie uzasadnionego zapewnienia, że system zarządzania i kontroli funkcjonuje prawidłowo, efektywnie i zgodnie z procedurami oraz obowiązującymi przepisami. IZ jest zobowiązana do przeprowadzenia w każdym roku, w latach 2007-2015, przynajmniej jednej kontroli systemowej w każdej instytucji, do której delegowała część zadań.

KONTROLA SYSTEMOWA Etapy realizacji kontroli systemowej (1): zaplanowania czynności kontrolnych (zebranie dokumentów i informacji o systemie w danej instytucji; powołanie zespołu kontrolującego; sporządzenie upoważnień do kontroli), przekazania zawiadomienia o kontroli IK RPO/IK NSRO oraz IC, przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym ustalenia stanu faktycznego w określonym zakresie,

KONTROLA SYSTEMOWA Etapy realizacji kontroli systemowej (2): sporządzenia informacji pokontrolnej i przekazanie IK RPO/IK NSRO oraz IC, ewentualnego sformułowania zaleceń pokontrolnych i przekazanie IK RPO/IK NSRO oraz IC, przekazania informacji pokontrolnej wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi IK RPO/IK NSRO oraz IC, ewentualnego raportowania nieprawidłowości IK RPO/IK NSRO oraz IC.

KONTROLA SYSTEMOWA Zalecenia pokontrolne W wyniku stwierdzenia podczas przeprowadzanej kontroli, uchybień lub nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu w danej instytucji, IZ może – w razie potrzeby – wydać zalecenia pokontrolne zawierające uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień lub nieprawidłowości. Kontrolowana instytucja jest zobowiązana, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do pisemnego poinformowania IZ/IP o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach niepodjęcia działań.

KONTROLA SYSTEMOWA Zalecenia pokontrolne IZ określa proces sprawdzający czy zalecenia pokontrolne zostały wdrożone. Opis taki powinien uwzględniać możliwość wprowadzenia różnych sposobów postępowania w zależności od rodzaju wykrytych nieprawidłowości i uchybień w funkcjonowaniu kontrolowanej instytucji.

KONTROLA SYSTEMOWA Sposoby weryfikacji wdrożenia zaleceń pokontrolnych: „weryfikacja korespondencyjna” (na podstawie przesłanych przez instytucję kontrolowaną dokumentów, przeprowadzaną w siedzibie instytucji kontrolującej) lub, kontrola na miejscu (sprawdzającą lub doraźną). Informacja pokontrolna sporządzona w wyniku ponownej kontroli powinna zostać przekazana IK RPO/IK NSRO oraz IC zgodnie z obowiązującymi przepisami.

WERYFIKACJA WYDATKÓW

WERYFIKACJA WYDATKÓW Podstawa prawna: art. 60 lit. b rozporządzenia ogólnego oraz art. 13 ust. 2 rozporządzenia implementacyjnego.

WERYFIKACJA WYDATKÓW Obszary weryfikacji (1): Instytucje działające w imieniu IZ w Polsce są zobowiązane do przeprowadzania weryfikacji sprawdzających w szczególności czy: wniosek o płatność wraz z załączonymi kopiami dokumentów poświadczonymi przez beneficjenta za zgodność z oryginałem, potwierdzającymi poniesione wydatki lub wraz z zestawieniem dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, przekazywany jest do właściwej instytucji odpowiedzialnej za weryfikację wniosków o płatność, dostawy, usługi i roboty budowlane współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z decyzją o dofinansowaniu/umową o dofinansowanie,

WERYFIKACJA WYDATKÓW Obszary weryfikacji (2): zadeklarowane przez beneficjentów wydatki zostały faktycznie i rzeczywiście poniesione oraz zapłacone, wnioski beneficjentów o płatność są prawidłowe, wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi – w tym z politykami horyzontalnymi Wspólnoty, w szczególności: konkurencji, ochrony środowiska, niedyskryminacji, społeczeństwa informacyjnego oraz zasadą zakazu podwójnego finansowania wydatków

WERYFIKACJA WYDATKÓW Zgodnie z przepisami rozporządzenia implementacyjnego, art. 13, ust. 2, weryfikacje wydatków i projektów (w aspekcie formalnym, finansowym, technicznym i rzeczowym) polegają w szczególności na: weryfikacji wszystkich wniosków o płatność składanych przez beneficjentów, kontroli projektów na miejscu.

WERYFIKACJA WYDATKÓW Co do zasady przeprowadza się co najmniej jedną kontrolę realizacji projektu- kontrolę na zakończenie realizacji każdego projektu (po ostatecznej akceptacji wniosku beneficjenta o płatność końcową). Uwaga: Dodatkowe działania kontrolne względem projektu (np. kontrola na miejscu realizacji projektu, kontrola doraźna) podejmowane są w miarę potrzeb wynikających ze specyfiki programu oraz możliwości IZ.

WERYFIKACJA WYDATKÓW Weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność Weryfikacja wniosków o płatność prowadzona jest na dokumentach w siedzibie instytucji weryfikującej i obejmuje wszystkie wnioski. Uwaga: Weryfikacja wszystkich dokumentów poświadczających wydatki objęte danym wnioskiem o płatność nie jest konieczna.

WERYFIKACJA WYDATKÓW Weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność W ramach projektów współfinansowanych z EFS, jeśli jest na to zgoda IZ, do wniosku o płatność beneficjent może załączać jedynie wyciąg z wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu, który stanowi dowód poniesienia wydatków. Weryfikacja dowodów księgowych potwierdzających poniesione wydatki oraz poprawność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu dokonywana jest podczas kontroli projektów na miejscu

WERYFIKACJA WYDATKÓW Weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność-etapy: wniosek o płatność wraz z załączonymi kopiami dokumentów poświadczonymi przez beneficjenta za zgodność z oryginałem, potwierdzającymi poniesione wydatki lub wraz z zestawieniem dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, lub wraz z wyciągiem z ksiąg rachunkowych lub wyciągiem z rachunku bankowego przekazywany jest do właściwej instytucji odpowiedzialnej za weryfikację wniosków o płatność;

WERYFIKACJA WYDATKÓW Weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność-etapy: w terminie określonym procedurami instytucji odpowiedzialnej za weryfikację przeprowadzana jest weryfikacja wniosku (formalna, merytoryczna i rachunkowa) oraz wszystkich lub wybranych dokumentów poświadczających wydatki; dane na temat wniosku oraz wynik jego weryfikacji rejestrowany jest w systemie informatycznym. Uwaga: Weryfikacja wniosku o płatność przeprowadzana jest z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”, co oznacza, że każdy sprawdzany wniosek weryfikowany jest przez co najmniej dwie osoby.

WERYFIKACJA WYDATKÓW Częściowa weryfikacja dokumentów poświadczających poniesienie wydatków: Uwaga: Zwolnienie beneficjenta z obowiązku załączania do wniosku o płatność części lub wszystkich dokumentów poświadczających poniesienie wydatków nie oznacza zwolnienia go z obowiązku posiadania oryginałów dokumentacji finansowej realizowanego projektu w zakresie i w terminach określonych odrębnymi przepisami.

WERYFIKACJA WYDATKÓW Częściowa weryfikacja dokumentów poświadczających poniesienie wydatków polega na: Weryfikacji wybranych dokumentów finansowych załączonych do wniosku o płatność Weryfikacji dokumentów finansowych spełniających określone kryteria i załączonych do wniosku o płatność wraz z zestawieniem wszystkich dokumentów finansowych dotyczących danego wniosku o płatność – w przypadku projektów współfinansowanych z EFS beneficjent załącza jedynie część dokumentów finansowych spełniających kryteria określone przez instytucję odpowiedzialną za weryfikację (lub IZ) np. jedynie faktury przekraczające określoną kwotę. Pozostałe dokumenty finansowe nie są dołączane, lecz ujęte jedynie w zestawieniu stanowiącym załącznik do wniosku

WERYFIKACJA WYDATKÓW Weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność: Instytucja dokonująca weryfikacji może żądać przedstawienia oryginalnych wersji wybranych dokumentów w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku o płatność

WERYFIKACJA WYDATKÓW Kontrola projektów na miejscu Zgodnie z art. 60 lit. b rozporządzenia ogólnego kontrole projektów na miejscu mogą być prowadzone na próbie projektów.

WERYFIKACJA WYDATKÓW Kontrola projektów na miejscu-etapy: zaplanowanie czynności kontrolnych (zebranie dokumentów i informacji o projekcie; powołanie zespołu kontrolującego; sporządzenie upoważnień do kontroli), przekazanie zawiadomienia o kontroli, przeprowadzenie czynności kontrolnych, sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej,

WERYFIKACJA WYDATKÓW Kontrola projektów na miejscu-etapy: ewentualne sformułowanie i przekazanie zaleceń pokontrolnych, przekazanie informacji pokontrolnej wraz z zaleceniami pokontrolnymi IK NSRO/IK RPO oraz IC- w przypadku pisemnej prośby złożonej przez tą instytucję IC, raportowanie o ewentualnych nieprawidłowościach IK RPO/IK NSRO i IC.

WERYFIKACJA WYDATKÓW Kontrole na zakończenie realizacji projektu Kontrola na zakończenie realizacji projektu jest obligatoryjna. Uwaga: Ostateczna akceptacja (zatwierdzenie) wniosku o płatność końcową jest jednym z warunków ostatecznego rozliczenia projektu (zakończenie projektu).

WERYFIKACJA WYDATKÓW Kontrole na zakończenie realizacji projektu Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków. Fakultatywnie kontrola ta może także objąć sprawdzenie faktycznego efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu.

WERYFIKACJA WYDATKÓW Podział zadań IZ określa zadania, które będzie realizowała sama oraz zadania, które zleca do wykonania IP lub IP2(IW) w zakresie weryfikacji wydatków i przeprowadzenia kontroli projektów. Informacja na ten temat zawiera w szczególności zakres działania IP lub IP2(IW) (tj. oś priorytetowa /działanie) oraz sposób wykonania zadań. W przypadku, gdy IP lub IP2(IW) realizację części swoich zadań powierzy innemu podmiotowi, należy wyszczególnić również te podmioty oraz przypisane im zadania. Uwaga: Zlecanie zadań przez IZ w tym podział praw i obowiązków odbywa się na podstawie porozumienia zawieranego pomiędzy IZ a IP.

WERYFIKACJA WYDATKÓW Zalecenia pokontrolne W wyniku stwierdzenia podczas przeprowadzanej kontroli uchybień lub nieprawidłowości w realizacji projektu, IZ/IP jest zobowiązane do wydania zaleceń pokontrolnych zawierających uwagi i wnioski zmierzających do usunięcia stwierdzonych uchybień lub nieprawidłowości.

WERYFIKACJA WYDATKÓW Zalecenia pokontrolne Beneficjent jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do pisemnego poinformowania instytucji, w której złożył projekt IP2(IW) o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach niepodjęcia działań nałożonych na niego w ramach zaleceń pokontrolnych.

KONTROLE DORAŹNE Uwaga: Zarówno w przypadku weryfikacji wydatków, jak i kontroli systemowych, przewiduje się możliwość przeprowadzania kontroli doraźnych tj. kontroli nieujętych w rocznym planie kontroli.

KONTROLE DORAŹNE Potrzeba przeprowadzenia kontroli doraźnej może wynikać np. z zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa przez beneficjenta lub wystąpienia istotnych uchybień w pracy instytucji zaangażowanej w system wdrażania Kontrola doraźna jest przeprowadzana z uwzględnieniem w odpowiednim zakresie zasad, o których mowa w niniejszych wytycznych, w odniesieniu do kontroli planowej

ROCZNY PLAN KONTROLI

ROCZNY PLAN KONTROLI Roczny plan kontroli co do zasady dotyczy kontroli systemowych Plan kontroli przygotowywany jest na okres roku kalendarzowego. Jest on przekazywany odpowiednio do IK NSRO lub IK RPO oraz do wiadomości IC najpóźniej do 15 listopada roku poprzedzającego rok, na który sporządzany jest plan

ROCZNY PLAN KONTROLI Sposób akceptacji plany kontroli IP lub IP2(IW) zatwierdzane są przez IZ roczne planu kontroli PO przekazywane są przez IZ do akceptacji IK NSRO, a w przypadku regionalnych programów operacyjnych do IK RPO zaakceptowane przez IK NSRO roczne plany kontroli IZ są przekazywane przez poszczególne IZ do wiadomości IC, a roczne plany kontroli IZ RPO, zaakceptowane przez IK RPO są przekazywane przez IZ RPO do odpowiednich IP w certyfikacji.

ROCZNY PLAN KONTROLI Roczny plan kontroli zawiera w szczególności (1): listę instytucji, które będą podlegać kontroli wraz z harmonogramem czasowym tych kontroli zasoby ludzkie niezbędne do przeprowadzenia każdej kontroli informacje na temat metod, którymi posłużono się w celu opracowania planu kontroli, np. analiza ryzyka, metody statystyczne, dobór próby w przypadku przeprowadzenia kontroli na próbie projektów,

ROCZNY PLAN KONTROLI Roczny plan kontroli zawiera w szczególności (2): zakres kontroli i przedmiot kontroli, inne istotne elementy/uwagi z punktu widzenia danej instytucji W programach, w których realizowane są głównie projekty wieloletnie o dużej wartości, wskazane jest sporządzenie planu kontroli tych projektów. Powinien on wówczas stanowić element rocznego planu kontroli.

ROCZNY PLAN KONTROLI Schemat (układ punktowy) rocznego planu kontroli Opis uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli w danym roku. Układ chronologiczny i tematyczny kontroli systemu oraz przestrzegania procedur w danym programie (kontrola wewnętrzna w ramach programu). Założenia co do zasad kontroli projektów w programie w danym roku (skierowane do komórek i instytucji, które uczestniczą w tym procesie w PO/RPO, przedstawiające zapisy formułowane w obowiązujących podręcznikach procedur).

Wzór tabeli z układem chronologicznym i tematycznym ROCZNY PLAN KONTROLI Wzór tabeli z układem chronologicznym i tematycznym Miesiąc/ kwartał Kontrolowana instytucja lub komórka Temat /zakres kontroli Czas trwania kontroli Liczebność zespołu kontrolnego Informacje dodatkowe

Przykładowa tabela planu kontroli dużych projektów w ramach PO ROCZNY PLAN KONTROLI Przykładowa tabela planu kontroli dużych projektów w ramach PO Miesiąc/ kwartał Kontrolowany projekt Instytucja kontrolująca Liczebność zespołu kontrolnego Czas trwania kontroli Dodatkowe informacje

Pytania?

Dziękuję za uwagę Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Ul. Wspólna 2/4 www.mrr.gov.pl www.funduszestrukturalne.gov.pl