1 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Dla rozwoju Mazowsza Konferencja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu województwa mazowieckiego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Aspekty kontroli w projektach realizowanych w ramach RPO WM Wojciech Motelski

2 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Jakie są czynniki sukcesu w projektach finansowanych z EFRR?

3 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Jakie są czynniki sukcesu w projektach finansowanych EFRR? Otrzymanie dofinansowania – podpisanie umowy o dofinansowanie; Poprawne zrealizowanie Projektu, zgodnie z zakładanym harmonogramem Rozliczenie Projektu i osiągnięcie zakładanych wskaźników.

4 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Kontrole w ramach RPO WM Projekty realizowane w ramach RPO WM mogą podlegać kontrolom: Weryfikacja dokumentów potwierdzających poniesione wydatki/koszty (weryfikacja wniosków o płatność); Wizyty monitorujące, wizyty weryfikujące wydatki, kontrole na miejscu realizacji Projektu; Kontrola na miejscu, (wizyta monitorująca) na zakończenie realizacji Projektu.

5 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Wniosek o płatność – podstawa rozliczania i refundacji wydatków Wniosek o płatność jest podstawowym dokumentem składanym przez Beneficjenta: -rozlicza poniesione wydatki, -wnioskuje o środki finansowe, -pełni funkcję sprawozdawczą z realizacji projektu. Weryfikacja wniosku o płatność jest podstawową formą kontroli i monitoringu realizowanego Projektu

6 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Wniosek o płatność – podstawa rozliczania i refundacji wydatków Na podstawie wniosku o płatność (wraz z załącznikami) weryfikacji podlegają następujące aspekty: Czy wniosek został prawidłowo wypełniony? (formularz wniosku); Czy zadeklarowane wydatki są zgodne z zasadami krajowymi i wspólnotowymi oraz umową o dofinansowanie – czy są kwalifikowalne? (opisane kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej); Czy zadeklarowane wydatki zostały rzeczywiście poniesione i zapłacone? (kopie wyciągów bankowych z rachunków, na których przeprowadzane są wszelkie operacje finansowe związane z realizacją projektu); Czy dostawy, usługi i roboty budowlane zostały rzeczywiście wykonane? (kopie dokumentów potwierdzających odbiór).

7 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Najczęściej popełniane błędy związane z rozliczaniem projektów/wydatków Błędy w zakresie formularza wniosku o płatność: –błędnie wskazany okres, którego dotyczy wniosek; –kwota wniosku niezgodna z załączonymi dokumentami; –ujmowanie we wniosku danych niezgodnych z umową o dofinansowanie; –błędne wskazywanie wydatków na kolejne IV kwartały (wydatki jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach) – niezgodność z umową przy jednoczesnym braku informacji nt. problemów w realizacji projektu; –wniosek podpisany przez osoby nie mające odpowiednich upoważnień; –brak paraf upoważnionej osoby na każdej stronie wniosku; –niezgodność danych ujmowanych w tabeli 18 w zakresie postępu finansowego w stosunku do dotychczas składanych wniosków oraz dokumentów przedkładanych w ramach bieżącego wniosku.

8 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Najczęściej popełniane błędy związane z rozliczaniem projektów/wydatków Błędy w zakresie załączników do wniosku o płatność: –błędny opis faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (brak wszystkich danych); –brak oznakowania faktury nt. współfinansowania; –przedstawianie nieczytelnych, niepotwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów; –brak protokołów odbioru prac/usług/dostaw; –niezgodność danych wynikających z faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej z protokołami odbioru.

9 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Skutki dla beneficjenta błędnego dokumentowania i rozliczania wydatków naruszenie warunków Umowy o dofinansowanie (§ 8 ust. 3 pkt. 2); ryzyko uznania części wydatków za niekwalifikowalne (kwalifikowalny jest tylko wydatek właściwie udokumentowany); konieczność poniesienia dodatkowego nakładu pracy i kosztów związanych ze złożeniem korekty wniosku o płatność; opóźnienie w otrzymaniu środków finansowych – możliwość utraty płynności finansowej.

10 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Wizyty monitorujące, wizyty weryfikujące wydatki, kontrole na miejscu realizacji projektu Beneficjent poddaje się wizytom monitorującym, wizytom weryfikującym wydatki lub kontroli dokonywanej przez zespoły kontrolujące MJWPU oraz innych podmiotów uprawnionych do ich przeprowadzenia, w zakresie prawidłowości realizacji Projektu - o ile Projekt zostanie wytypowany do takiej wizyty/kontroli po przeprowadzeniu analizy ryzyka

11 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Wizyty monitorujące, wizyty weryfikujące wydatki, kontrole na miejscu realizacji projektu Beneficjent zapewnia zespołom kontrolującym, monitorującym i weryfikującym wydatki: nieograniczony wgląd we wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne lub zastrzeżone związane z realizacją Projektu; tworzenie uwierzytelnionych kopii i odpisów dokumentów; nieograniczony dostęp, w szczególności do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest Projekt oraz ich dokumentacji oraz do miejsc, gdzie zgromadzona jest dokumentacja dotycząca realizowanego Projektu; obecność osób, które udzielą wszelkich żądanych wyjaśnień dotyczących realizacji Projektu w formie pisemnej i ustnej; tworzenie zestawień, opracowań, odpowiedzi na zapytania zespołów kontrolujących i zespołów weryfikujących wydatki.

12 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Wizyty monitorujące, wizyty weryfikujące wydatki, kontrole na miejscu realizacji projektu Wizyty monitorujące, wizyty weryfikujące wydatki, kontrole na miejscu realizacji projektu mają na celu: potwierdzić, iż współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone; potwierdzić zgodność Projektu z Umową, przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, zasadami Programu oraz w zakresie osiągnięcia zakładanych celów Projektu.

13 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Konsekwencje nieprawidłowości i uchybień wykazanych w czasie kontroli projektu Jeżeli zostanie stwierdzone, że Beneficjent wykorzystał całość lub część Dofinansowania niezgodnie z przeznaczeniem, bez zachowania obowiązujących procedur lub pobrał całość lub część Dofinansowania w sposób nienależny albo w nadmiernej wysokości, Beneficjent zobowiązuje się do zwrotu tych środków wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, a wartość dofinansowania zostaje odpowiednio obniżona; w sytuacji zwrotu MJWPU wzywa Beneficjenta do dokonania zwrotu lub wyrażenia zgody na potrącenie odpowiedniej kwoty z kolejnej refundacji/ zaliczki w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania; jeśli istnieje możliwość korekty wykrytej nieprawidłowości organy kontrolujące powinny zalecić jej naprawienie, a zwrot środków jest ostatecznością.

Konferencja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu województwa mazowieckiego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Punkt Kontaktowy infolinia Dziękuję Państwu za uwagę