Umowa o dofinansowanie Projektu realizowanego w ramach Priorytetu VIII Gdańsk, kwiecień 2009r.

Podpisywanie umowy o dofinansowanie Na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie projektu Instytucja Pośrednicząca będzie wymagać w terminie 14 dni, od daty otrzymania przez Beneficjenta informacji, złożenia w dwóch egzemplarzach dokumentów lub ich kopii poświadczonych przez wnioskodawcę za zgodność z oryginałem oraz parafowanych na wszystkich stronach przez wnioskodawcę lub osobę/osoby uprawnione do reprezentowania.

Załączniki do umowy o dofinansowanie

Do sporządzenia umowy niezbędne są: 1.Kopia statutu lub innego dokumentu stanowiącego podstawę prawną działalności Wnioskodawcy, potwierdzona za zgodność z oryginałem. Powyższe dokumenty nie są wymagane od jednostek sektora finansów publicznych. 2.Wypis z organu rejestrowego dotyczący wnioskodawcy, z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem otrzymania pisma o możliwości przyjęcia wniosku do realizacji. Niezależnie od powyższego, nadzień podpisania umowy i złożenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, wymagany będzie aktualny wypis z organu rejestrowego.

3. Pełnomocnictwo do reprezentowania ubiegającego się o dofinansowanie załącznik jest wymagany, gdy wniosek jest podpisywany przez osobę/osoby nie posiadające statutowych uprawnień do reprezentowania wnioskodawcy lub gdy z innych dokumentów wynika, że uprawniony do podpisywania wniosku są co najmniej dwie osoby. Dostarczone pełnomocnictwo powinno mieć charakter szczególny. W treści pełnomocnictwa należy zawrzeć następujące informacje: tytuł projektu, numer konkursu w ramach którego projekt został złożony, nazwę i numer działania i poddziałania; Ponadto w treści dokumentu należy dokładnie określić zakres udzielanego pełnomocnictwa np. poprzez zamieszczenie klauzuli: pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli w imieniu ….., w sprawie realizacji projektu pod nazwą …., w tym do: - podpisywania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, - potwierdzania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów związanych z realizacją projektu za zgodność z oryginałem, - podpisania umowy o dofinansowanie, - podpisywania aneksów do umowy o dofinansowanie, - zaciągania zobowiązań finansowych koniecznych do zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, w przypadku zabezpieczenia w formie weksla wymagana jest dokładna klauzula Pełnomocnictwo do podpisywania weksla in blanco - oraz innych spraw związanych z realizacją i rozliczaniem projektu

UWAGA ! Pełnomocnictwa udziela się zawsze do podejmowania działań prawnych w imieniu beneficjenta, a więc w imieniu: spółki, fundacji lub stowarzyszenia.

4. Odpowiednia uchwała właściwego organu jednostki samorządu terytorialnego lub inny właściwy dokument organu wymagany do zatwierdzenia projektu i udzielenia pełnomocnictwa W treści dokumentu należy uwzględnić m.in. takie informacje jak: tytuł projektu Numer konkursu w ramach którego projekt został złożony Nazwę i numer działania/poddziałania 5. Oświadczenie o nieskorzystaniu z pomocy pochodzącej z innych programów operacyjnych w odniesieniu do tych samych wydatków kwalifikowanych związanych z danym projektem.

6. Umowa pomiędzy partnerami /w przypadku, gdy w realizację projektu oprócz wnioskodawcy zaangażowani są partnerzy/ Umowa partnerstwa musi zawierać następujące elementy: cel partnerstwa, obowiązki partnera wiodącego (lidera projektu – Wnioskodawcy), zadania i obowiązki partnerów w związku z realizacją projektu, plan finansowy w podziale na partnerów oraz zasady zarządzania finansowego (min. należy konkretnie wskazać, czy pomiędzy Liderem projektu a Partnerem występują przepływy finansowe, w jakiej są one wysokości i na jakie zadania), zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie, zasady podejmowania decyzji w partnerstwie, sposób monitorowania i kontroli projektu, zasady odpowiedzialności Beneficjenta oraz Partnerów wobec osób trzecich za działania wynikające z Umowy partnerstwa.

7. Zaświadczenie o nie zaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne lub innych opłat wydane przez właściwy organ z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem otrzymania pisma o możliwości przyjęcia wniosku do realizacji. 8. Zaświadczenie o nie zaleganiu z uiszczaniem podatków wobec Skarbu Państwa z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem otrzymania pisma o możliwości przyjęcia wniosku do realizacji.

9.Harmonogram płatności stanowiący załącznik nr 4 do umowy o dofinansowanie. W przypadku jednostek sektora finansów publicznych należy dostarczyć dodatkowo Tabelę - Podział wydatków na bieżące i inwestycyjne, zgodnie z harmonogramem płatności. 10.Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT stanowiące załącznik nr 3 do umowy o dofinansowanie (w przypadku umów partnerskich, w których występują przepływy finansowe każdy z partnerów składa oświadczenie o kwalifikowalności VAT). 11. Oświadczenie o wyborze jednego z dwóch sposobów zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki: wydruk z ewidencji księgowej beneficjenta, zgodny z wymaganiami określonymi w załączniku nr 5 do umowy o dofinansowanie, tabela w formie zawartej w załączniku nr 1 do wzoru wniosku o płatność - Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.

12. Potwierdzenie otwarcia rachunku bankowego wyodrębnionego do obsługi projektu (np. kopia umowy o prowadzeniu rachunku bankowego) wraz z podaniem nazwy właściciela rachunku, nazwy i adresu banku oraz numeru rachunku bankowego. Należy również dostarczyć oświadczenie z informacją, iż dany rachunek został otwarty na potrzeby projektu (należy podać numer i nazwę projektu).

13. Oświadczenie o zgodzie na zaciągnięcie przez małżonka osób fizycznych zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie projektu Dotyczy tylko osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą bez rozdzielności majątkowej.

Pomoc publiczna w Priorytecie VIII 1.Pomoc na szkolenia: - ogólne i specjalistyczne szkolenia oraz doradztwo związane ze szkoleniami dla kadr zarządzających i pracowników przedsiębiorstw, m.in. w zakresie zarządzania, wdrażania technologii produkcyjnych przyjaznych środowisku, wykorzystania technologii informacyjnych i komunikacyjnych (Poddziałanie 8.1.1); - szkolenia dla przedsiębiorców wspomagające proces zmiany profilu przedsiębiorstwa (Poddziałanie 8.1.2); 2. Pomoc na doradztwo: - doradztwo dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, w szczególności w zakresie ekonomii, finansów, zarządzania zasobami ludzkimi z wyłączeniem doradztwa związanego z procesami inwestycyjnymi (Poddziałanie 8.1.1); - doradztwo dla przedsiębiorców wspomagające proces zmiany profilu przedsiębiorstwa (Poddziałanie 8.1.2);

Pomoc publiczna w Priorytecie VIII c.d. 3. Pomoc de minimis : - tworzenie lub realizacja programów zwolnień monitorowanych, w tym w zakresie obejmującym szkolenia lub doradztwo, o ile łącznie są spełnione następujące warunki: - pracodawca jest zobowiązany, na podstawie odrębnych przepisów, do zapewnienia pracownikom wsparcia w postaci szkoleń; - pracownik po otrzymaniu wsparcia w postaci szkoleń zostanie ponownie zatrudniony u tego samego pracodawcy (Poddziałanie 8.1.2) - staże oraz szkolenia praktyczne dla przedsiębiorców i pracowników przedsiębiorstw w jednostkach naukowych oraz dla pracowników naukowych w przedsiębiorstwach (Poddziałanie 8.2.1)

Pomoc publiczna – podstawowe pojęcia Szkolenie ogólne to szkolenie teoretyczne lub praktyczne prowadzące do zdobycia przez pracownika kwalifikacji, które będzie można wykorzystać zarówno na obecnym stanowisku pracy u danego beneficjenta pomocy, jak również na przyszłych stanowiskach pracy, u innych pracodawców lub na innych polach działalności zawodowej. Szkolenie specjalistyczne to szkolenie teoretyczne lub praktyczne, prowadzące do zdobycia przez pracownika kwalifikacji zasadniczo i bezpośrednio przydatnych na obecnym lub przyszłym stanowisku pracy u danego beneficjenta pomocy oraz bezpośrednio powiązanych ze specyfiką prowadzonej przez niego działalności, których nie będzie można wykorzystać lub też będą mogły być wykorzystane w ograniczonym stopniu u innych pracodawców lub na innych polach działalności zawodowej

Pomoc publiczna – maksymalna intensywność pomocy Szkolenie specjalistyczne - 25% kosztów kwalifikowalnych (kk.) Szkolenie ogólne – 60% kk. (maksymalnie do 80% kk.). Premie punktowe: % w przypadku, gdy beneficjentem jest średnie przedsiębiorstwo, % w przypadku, gdy beneficjentem jest małe przedsiębiorstwo, % jeśli szkolenie są pracownicy znajdujący się w gorszym położeniu.

Brak pomocy publicznej Podziałanie 8.1.1: - uczestnicy (z wyłączeniem samozatrudnionych) udają się na szkolenie z własnej inicjatywy, oraz - szkolenie realizowane jest poza godzinami pracy uczestników, oraz - podmioty realizujące projekt są niezależne od pracodawcy uczestnika szkolenia, oraz - szkolenie realizowane jest poza miejscem pracy uczestników szkolenia, i - pracownicy zatrudnieni u jednego przedsiębiorcy (pracodawcy) stanowią maksymalnie 20% uczestników jednego szkolenia w ramach tego samego projektu.

Brak pomocy publicznej Poddziałanie 8.1.2: –pracodawca nie jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom, znajdującym się w okresie wypowiedzenia, wsparcia w postaci szkoleń, oraz –pracownik, znajdujący się w okresie wypowiedzenia, po otrzymaniu wsparcia w postaci szkoleń nie zostanie ponownie zatrudniony u tego samego pracodawcy.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielenia pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U r., Nr 90, poz. 557), oraz Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 17 grudnia 2008 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U r. Nr 224, poz. 1484). Zasady udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dn. 12 stycznie 2009 r.

OBIEG UMOWY

WERYFIKACJA PRZEKAZANYCH PRZEZ BENEFICJENTA ZAŁĄCZNIKÓW -OPIEKUN PRZYGOTOWANIE PROJEKTU UMOWY - OPIEKUN WERYFIKACJA PROJEKTU UMOWY – KIEROWNIK, PRAWNIK ZESP.DS.PROCEDUR, RADCA PRAWNY PRZEKAZANIE 2 EGZ. UMOWY DO PODPISANIA BENEFICJENTOWI WERYFIKACJA UMOWY - PRAWNIK ZESP.DS.PROCEDUR, DYREKTOR DEFS, RADCA PRAWNY PRZEKAZANIE UMOWY DO PODPISU DYREKTORA LUB JEGO ZASTĘPCY DZIAŁAJĄCYCH W IMIENIU CZŁONKA ZARZĄDU – NA PODSTAWIE UCHWAŁY ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA PRZEKAZANIE UMOWY DO SKARBNIKA (KONTRASYGNATA) PRZEKAZANIE UMOWY DO PODPISU CZŁONKA ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA WERYFIKACJA PRZEKAZANYCH PRZEZ BENEFICJENTA ZAŁĄCZNIKÓW -OPIEKUN

WYMAGANIA FINANSOWE ZAWARTE W UMOWIE W celu realizacji projektu wymagane jest otwarcie i prowadzenie odrębnego rachunku bankowego oraz prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej; Beneficjent nie powinien na konto wyodrębnione do obsługi projektu wpłacać swoich środków własnych; Rozliczanie projektu następuje na podstawie wniosku beneficjenta o płatność sporządzonego zgodnie z zasadami PO KL; Wniosek o płatność /wypełniony w Generatorze Wniosków Płatniczych/ składany jest do IP nie rzadziej niż raz na kwartał – Beneficjent rozlicza wydatki zgodnie z zadaniami zdefiniowanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu; Dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków przechowywane są w siedzibie Beneficjenta i podlegają weryfikacji przez IP podczas kontroli na miejscu.

WYMAGANIA DOTYCZĄCE KONKURENCYJNOŚCI Beneficjent realizujący projekt w ramach PO KL ponosi wydatki zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, w szczególności wszystkie wydatki ponoszone w projektach są konkurencyjne i efektywne. Wymagań dotyczących konkurencyjności nie stosuje się do beneficjentów i partnerów projektu, którzy są zobowiązani do stosowania ustawy z dnia Prawo zamówień publicznych. Natomiast pozostali beneficjenci, w przypadku realizacji zamówień przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tyś. euro realizują zasadę konkurencyjności: - wysyłając zapytania ofertowe do trzech potencjalnych wykonawców - wybierając najkorzystniejszą spośród złożonych ofert w oparciu o ustalone kryteria - prawidłowo dokumentując wszelkie czynności związane z realizacją zamówienia.

WYMAGANIA CZASOWE DOTYCZĄCE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW Co do zasady środki na finansowanie projektu mogą być przeznaczone na sfinansowanie przedsięwzięć realizowanych w ramach projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, o ile wydatki zostaną uznane za kwalifikowalne oraz dotyczyć będą okresu realizacji projektu. Wydatkowanie do chwili zatwierdzenia wniosku i podpisania umowy odbywa się na wyłączna odpowiedzialność projektodawcy. Możliwe jest również ponoszenie wydatków po okresie ich kwalifikowania określonym w umowie o dofinansowanie, pod warunkiem, ze wydatki te odnoszą się okresu realizacji projektu i zostaną uwzględnione w końcowym wniosku o płatność.

Wszelkie ewentualne zmiany w projekcie winny zostać zgłoszone Instytucji Pośredniczącej przed ich wprowadzeniem. Procedura zgłaszania zmian została określona w wytycznych dotyczących Zasad finansowania PO KL. Należy złożyć zaktualizowaną wersję wniosku zawierającą zmiany (złożoną w 2 egzemplarzach wraz z wersją elektroniczną) oraz pismem informującym o zmianach. ZMIANY WE WNIOSKU O DOFINANSOWANIE

Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie Projektu określonym we wniosku, do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego przesuwane są środki, jak i do zadania, na które przesuwane są środki w stosunku do zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu bez konieczności informowania IP. Przesunięcia, o których mowa w zdaniu pierwszym, nie mogą zwiększać wysokości środków przeznaczonych na wynagrodzenia personelu w ramach danego zadania. Wprowadzanie jakichkolwiek zmian do projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie jest niedopuszczalne. Jedynym wyjątkiem jest zmiana okresu realizacji projektu, pod warunkiem, że wprowadzenie takiej zmiany jest uzasadnione. Wprowadzanie jakichkolwiek zmian do projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie jest niedopuszczalne. Jedynym wyjątkiem jest zmiana okresu realizacji projektu, pod warunkiem, że wprowadzenie takiej zmiany jest uzasadnione.

SPOSÓB ROZLICZANIA PROJEKTU – WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOSĆ Wszystkie projekty w ramach PO KL są rozliczane na podstawie wniosku beneficjenta o płatność. Wniosek o płatność składany jest w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu, nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, w terminie do 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego, w przypadku końcowego wniosku o płatność – nie p ó źniej niż 30 dni od zakończenia okresu realizacji projektu. Obecnie wniosek o płatność wypełniany jest w Generatorze Wniosk ó w Płatniczych (GWP wersja ) dla PO KL.

Ważne terminy 7 dni (od daty otrzymania) na odesłanie podpisanych przez Beneficjenta dwóch egzemplarzy umowy. Składanie wniosku o płatność – nie rzadziej niż raz na 3 miesiące. Beneficjent składa wniosek o płatność w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego, Końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu. Instytucja Pośrednicząca dokonuje weryfikacji formalno-rachunkowej i merytorycznej wniosku o płatność, w terminie do 20 dni roboczych od daty jego otrzymania dotyczy każdej złożonej wersji wniosku). Instytucja Pośrednicząca, (przy rozliczeniu min. 70% przyznanych środków), przekazuje kolejną transzę dotacji rozwojowej w terminie do 20 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez nią wniosku o płatność – pod warunkiem dostępności środków na rachunku bankowym IP.

NAJCZĘŚCIEJ POJAWIAJĄCE SIĘ BŁĘDY PRZY ROZLICZANIU PROJEKTÓW

Niewłaściwie skonstruowany harmonogram płatności – ryzyko utraty płynności finansowej beneficjenta. Postęp finansowy projektu nie odpowiada postępowi rzeczowemu. Problemy związane z zatrudnianiem personelu projektu. Rozróżnienie kosztów pośrednich i bezpośrednich w projekcie. Nie informowanie IP o zmianach w projekcie. Brak niezbędnych informacji w umowach partnerstwa. Niedokładne zapoznanie się z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność

Problemy z rozliczaniem c.d. Przekraczanie określonego w umowie o dofinansowanie procentu kosztów pośrednich (należy pamiętać, iż wysokość kosztów pośrednich w danym okresie rozliczeniowym nie może być wyższa niż limit procentowy wskazany w umowie). Brak informacji odnośnie wprowadzonych zmian lub przesunięć środków między zadaniami co skutkuje wydłużoną weryfikacją wniosku o płatność i koniecznością przedkładania wyjaśnień ze strony Beneficjenta.

Dziękuję za uwagę Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Urząd Marszałkowski Wojew ó dztwa Pomorskiego ul. Augustyńskiego 2, Gdańsk tel , fax