Kasy rejestrujące 2015 1 1

Najważniejsze zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 stycznia 2015 r. wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. 2 2

Podstawa prawna stosowania kas rejestrujących; Prawa i obowiązki związane z rozpoczęciem stosowania kas rejestrujących; Warunki używania kasy rejestrującej – moment ewidencjonowania usługi; Ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej; Obowiązki podatnika związane z zakończeniem użytkowania kasy rejestrującej; Kontrola prawidłowości ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej przez Urzędy Skarbowe; 3

Zasady ewidencjonowania obrotu za pomocą kas rejestrujących określają przepisy art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. 2011 r., nr 177, poz. 1054 ze zm.); rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. 2013 r., poz. 363); rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. 2014 r., poz. 1544); rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2014 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. 2010 r., nr 257, poz. 1733); 4 4

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących § 4. Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku: 2) świadczenia usług: g) prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia, 5

Termin instalacji kasy rejestrującej Na mocy w/w przepisu adwokaci od 1 stycznia 2015 r. utracą prawo do wszelkich zwolnień z kas fiskalnych, jeśli z takowych wcześniej korzystali. Adwokaci, którzy w 2014 r. korzystają ze zwolnienia ze względu na obrót nieprzekraczający 20.000 zł rocznie i nie stracą tego prawa do 31 grudnia 2014 r., przestaną spełniać warunki uprawniające do zwolnienia z dniem 1 stycznia 2015 r. Ustawodawca dał 2 miesiące na wprowadzenie kasy rejestrującej w kancelarii prawnej. W praktyce oznacza to, że kasa musi być zafiskalizowana i gotowa do ewidencji sprzedaży najpóźniej 1 marca 2015 roku. 6

Termin instalacji kasy rejestrującej Adwokat rozpoczynający świadczenie usług prawnych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych w 2015 r. będzie miał obowiązek wprowadzić kasę fiskalną w ciągu 2 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym wykonał pierwszą czynność. 7

Zgłoszenie danych dotyczących kasy Obowiązek zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego określony jest w art. 111 ust. 3a pkt 10 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu podatnicy rozpoczynający ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy 8 8

Prawa i obowiązki związane z rozpoczęciem stosowania kasy rejestrującej: Zgodnie z przepisem § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przez podatnika poprzedzone jest: złożeniem zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, że będzie przez niego prowadzona ewidencja przy zastosowaniu kasy, dokonaniem fiskalizacji kasy 9 9

Przykładowo wypełnione zawiadomienie 10 10

Fiskalizacja kasy Fiskalizacja kasy oznacza nieodwracalne uaktywnienie pamięci fiskalnej. Od tego momentu zapisywane są wszystkie dane o operacjach prowadzonych na kasie. W terminie 7-dni, po fiskalizacji należy dokonać zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W oparciu o te zgłoszenie naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie numer ewidencyjny, który podatnik powinien nanieść w książce kasy oraz w sposób trwały na obudowę kasy. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy jest identyczny i nie może być przypisany innym urządzeniom. 11 11

Pamiętać należy, że w przypadku podatników, którzy zobowiązani są do stosowania więcej niż jednej kasy rejestrującej, zawiadomienie dokonane na formularzu "Zgłoszenie przez podatnika danych dotyczących kasy" (według wzoru określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia) nie jest tożsame z zawiadomieniem o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania (załącznik nr 1 do rozporządzenia). Niezłożenie w wymaganym terminie jednego z powyższych zawiadomień skutkuje utratą prawa do odliczenia ulgi na zakup kasy. 12 12

Uchybienie terminowi zgłoszenia Utrata prawa do zastosowania ulgi z tytułu nabycia kasy rejestrującej Podatnik, który nie rozpoczął na czas ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej musi się ponadto liczyć także z nałożeniem kary określonej w przepisach ustawy Kodeks karny skarbowy. Ten bowiem wskazuje, że kto wbrew obowiązki nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych (art. 60 §1 kks). Przez księgę ustawodawca nakazuje tutaj natomiast rozumieć m. in. zapisy kasy rejestrującej (art. 53 §21 pkt 5 kks). 13

Zasady ewidencjonowania obrotu na kasie rejestrującej Zasady ewidencjonowania obrotu za pomocą kas rejestrujących określają przepisy art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Z przepisów tych wynika, że podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani m.in.: 14 14

dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy; zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących obowiązkowy przegląd techniczny kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata ( z zastrzeżeniem wyjątków) 15 15

sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym; sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; 16 16

Awaria kasy rejestrującej Zgodnie z art. 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. 17 17

Moment ewidencjonowania w kasie rejestrującej Przyjmuje się, że momentem tym jest, co do zasady, moment powstania obowiązku podatkowego (zasady powstawania obowiązku podatkowego określają przede wszystkim przepisy art. 19a ustawy o podatku od towarów i usług). Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 29 czerwca 2009 r. (ITPP1/443-329/09/MS). Czytamy w niej, że „ewidencjonowanie sprzedaży i podatku należnego za pomocą kasy rejestrującej powinno następować, co do zasady, w momencie powstania obowiązku podatkowego". 18 18

Otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania. Art. 19a. [Powstanie obowiązku podatkowego] ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług stanowi, iż obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 5 i 7–11, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1. Art. 19a ust. 8 w/w ustawy statuuje, iż jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4. 19

Zwroty i uznane reklamacje Obecnie zasady takie określają przepisy § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Z przepisów tych wynika, że zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług nie ewidencjonuje się za pomocą kas rejestrujących. 20 20

termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi; Czynności takie, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej: datę sprzedaży; nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy; termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi; wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży; zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży; dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży; protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. 21

Korygowanie błędnych paragonów W wypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty poprzez ujęcie w odrębnej ewidencji: błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego); krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka. W przypadkach takich, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości. 22 22

Pojęcie „oczywistej pomyłki" wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 12 lutego 2014 r. (IPPP2/443-1213/13-5/KOM), w której czytamy, że „przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży, bądź niezwłocznie po niej. Oczywista pomyłka jest to więc pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a "oczywistość" omyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów".

Ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej Przepis art. 111 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. - o podatku od towarów i usług stanowi, że podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania. 24 24

Kwota ulgi Wysokość ulgi na zakup kas jest ograniczona. Podatnicy korzystający z tej ulgi mogą odliczyć lub uzyskać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu, nie więcej jednak niż 700 zł. 25 25

Ulga na zakup kasy rejestrującej Odliczenia kwoty lub jej zwrotu można dokonać pod warunkiem: złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tego ewidencjonowania; rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązujących terminach, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem że kasy te spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać; posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą. 26 26

Rozliczenie ulgi na zakup kasy fiskalnej Odliczenie to może być dokonane w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. Odliczenie dokonywane jest przez wykazanie kwoty ulgi w poz. 46 deklaracji VAT- 7/VAT-7K/VAT-7D. 27

Zwrot wykorzystanej ulgi Zgodnie z art. 111 ust. 6 u.p.t.u., podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku: gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania; gdy nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis; naruszenie warunków związanych z odliczaniem tych kwot; 28 28

Jedna kasa dwa miejsca Zgodnie z załącznikiem nr 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, stanowiącym zgłoszenie/aktualizację przez podatnika danych dotyczących kasy, podając miejsce instalacji kasy, w przypadku kas przenośnych - należy podać adres siedziby lub adres zamieszkania podatnika. 29 29

Zmiana miejsca używania kasy rejestrującej zmiana miejsca używania kasy nie wymaga odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy; w przypadku zmiany miejsca używania kasy podatnik zapewnia dokonanie zmiany w książce kasy w zakresie określenia miejsca używania kasy oraz zapewnia dokonanie zmiany danych zapisanych w pamięci kasy dotyczących adresu punktu sprzedaży, w którym po dokonanej zmianie kasa będzie używana; podatnik w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy informuje o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, składając zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących 30 30

Zakończenie pracy kasy rejestrującej wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny); składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących; składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego; dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego. 31 31

Zawieszenie działalności a kasa rejestrująca (...)”wstrzymanie się na określony czas od prowadzenia działalności nie zostało wymienione jako przesłanka zobowiązująca do dokonania przy pomocy serwisanta odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy oraz do zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej”(...) Zawieszenie działalności, czyli wstrzymanie się na określony czas od prowadzenia działalności nie jest tożsame z definitywnym zakończeniem przez kasę pracy w trybie fiskalnym i nie wywołuje skutku w postaci obowiązku dokonania odczytu zawartości pamięci kasy. 32 32

Kontrola prawidłowości ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej 33 33

Dziękuję za uwagę Tomasz Wach 34 34