Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa ROZLICZENIA KOSZTÓW w ramach działania Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata

Warunkiem prawidłowej realizacji operacji jest nie tylko wykonanie zakresu rzeczowego zgodnie z umową, ale również jego właściwe udokumentowanie. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

W trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty: Faktury VAT / rachunki / noty księgowe, Faktury korygujące / noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą), Dowody opłat pocztowych oraz inne dowody opłat, Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

 Listy płac pracowników zatrudnionych na pełen lub część etatu z naliczonymi składkami na ubezpieczenie społeczne i zaliczkami na podatek dochodowy,  Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz z rachunkami określającymi wysokość podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne, o ile umowy zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej,  Samozatrudnienie – powinno być udokumentowane np. notą księgową wraz z wyliczeniem. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

 Zakres obowiązków pracownika lub opis stanowiska pracy, lub umowa o pracę,  Dokumenty będące podstawą wyliczenia kwot przyjętych do rozliczenia,  Oświadczenie, iż zatrudnieni pracownicy wykonują zadania związane z realizacją operacji poza godzinami pracy lub w czasie wolnym od pracy, gdy pracownik podmiotu zostaje dodatkowo zatrudniony do realizacji operacji.  Ewidencja godzin i zadań zrealizowanych w ramach wszystkich operacji Zatrudnienie Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

Polecenia wyjazdu służbowego: pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wraz z ewidencją przebiegu pojazdu lub biletami komunikacji publicznej w zależności od środka transportu, osoby nie będącej pracownikiem wraz z ewidencją przebiegu pojazdu oraz z umową zlecenia, umową o dzieło, umową cywilnoprawną (odpowiedni zapis w umowie dotyczący zwrotu kosztów podróży), Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

 Lista obecności uczestników szkolenia z potwierdzeniem otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Lp. Imię i nazwisko Przedział wiekowyMiejsce zamieszkania (miejscowość, ulica, numer domu (i mieszkania), kod pocztowy, nazwa poczty, gmina) Numer telefonu Sektor, w jakim jest zatrudnion y uczestnik szkolenia (rolnictwo/ leśnictwo) Liczba przejechanych kilometrów/ kilometrówka/ bilet/ - * Kwota zwrotu kosztów dojazdu Podpis uczestnika szkolenia** KobietaMężczyzna do 40 lat 40 lat i powy żej do 40 lat 40 lat i powyż ej Razem

przedziałodległość Maksymalna kwota do zwrotu kosztów dojazdu uczestnikom na każdy dzień szkolenia 1powyżej 1km do 5 km8 zł 2powyżej 5 km do 10 km12 zł 3powyżej 10 km do 20 km15 zł 4powyżej 20 km do 50 km25 zł 5powyżej 50 km Stawka ustalana indywidualnie na podstawie faktycznie przejechanych km. Beneficjentowi zaleca się rozliczać koszty dojazdów uczestników szkolenia na podstawie określonych przedziałów/stawek (kilometrowych/finansowych). Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dojazd uczestników szkoleń

biletów komunikacji publicznej, wniosku o zwrot kosztów dojazdu samochodem prywatnym, faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących transport uczestników szkolenia. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dojazd uczestników szkoleń

 Wewnętrzne dokumenty księgowe, np. noty księgowe, wystawione tytułem rozliczenia poniesionych kosztów związanych z wykonaną usługą, Wraz z notą księgową należy przedłożyć: oficjalny cennik beneficjenta (marża w cenniku nie może stanowić kosztu kwalifikowalnego), lub zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, powinno określać co najmniej: faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej składające się na wartość/kwotę noty księgowej, kwotę do refundacji, opis zdarzenia gospodarczego, nr faktury, kwotę brutto, datę wystawienia.  Inne dokumenty, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanej operacji. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

 Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie dokumentu powinny zawierać opis z następującymi informacjami: Numer umowy o przyznanie pomocy, Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu, Numer odrębnego konta, albo numer pozycji w Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej przez złożenie podpisu przez osoby sprawdzające wraz z datami ich złożenia. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późń. zm.). Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

Faktury oraz dokumenty o równoważnej wartości dowodowej potwierdzające poniesione wydatki na realizację operacji, powinny być: sporządzone rzetelnie, wolne od błędów, sporządzone zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą beneficjent dokumentuje. Niedopuszczalne jest dokonywanie w nich jakichkolwiek przeróbek. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, o których mowa w art. 75 ust. 1 lit. c pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) (Dz. U. L. 277 z , str. 1) – dla wszystkich transakcji związanych realizacją operacji. Wyodrębniona ewidencja księgowa

W przypadku niespełnienia przez Beneficjenta tego zobowiązania, zostanie zastosowana 10% sankcja od każdego dokumentu, który nie został uwzględniony w odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej danej operacji lub nie został ujęty w „Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty”. Wyodrębniona ewidencja księgowa

Do dnia wystąpienia z wnioskiem o płatność dotyczącym danego etapu (wniosek o płatność pośrednią) lub operacji (wniosek o płatność ostateczną), wszystkie faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej muszą zostać opłacone w całości. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dowody zapłaty

 Do przedstawionych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Beneficjent dołącza potwierdzenie poniesienia wydatku (zapłaty należności), tj. dowody płatności gotówkowej lub bezgotówkowej.  Kopie dowodów płatności powinny być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację z fakturami lub dokumentami o równoważnej wartości dowodowej. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dowody zapłaty

W przypadku płatności bezgotówkowej udokumentowanej wydrukiem z systemu e-bankowości każdy wydruk musi być podpisany przez posiadacza rachunku lub osobę upoważnioną. Beneficjent, który składa, jako dowód zapłaty, wydruk z bankowości elektronicznej, zobligowany jest do złożenia w FAPA oświadczenia o wykorzystywaniu w instytucji bankowości elektronicznej i zgodnie w umową zawartą z bankiem nie otrzymuje wyciągów w wersji papierowej. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dowody zapłaty

  Zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek z ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego,  Zaświadczenie z US o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości. Dowody zapłaty ZUS i US Zaświadczenie nie powinno być wystawione wcześniej niż 1 miesiąc przed złożeniem wniosku. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

Wzywamy do poprawienia i uzupełnienia wniosku w przypadkach tzw. błędów oczywistych, np.: arytmetycznych, niespójności pomiędzy informacjami podanymi w tym samym wniosku, niespójności pomiędzy informacjami podanymi do wniosku i samym wniosku. Pracownik może poprawić we wniosku błędy czysto rachunkowe lub o charakterze pisarskim. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

Beneficjent nie może być wzywany do wyłączenia z zakresu kosztów pozycji dotyczących kosztów niekwalifikowalnych oraz poprawy kwoty pomocy. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

Dziękuję Państwu za uwagę Sekcja Finansów FAPA