Jachranka, 12 grudnia 2014 r. Najczęściej popełniane błędy przy rozliczaniu projektów realizowanych w ramach PROW

Jachranka, 12 grudnia 2014 r. Część - „płatności”:  Składanie wniosków o płatność  Błędy przy wypełnianiu WoP, brakujące dokumenty, najczęściej popełniane błędy przy rozliczaniu projektów  Zobowiązania/sankcje  Terminy składnia wniosków o płatność

Jachranka, 12 grudnia 2014 r. Obowiązujące wzory WoP i instrukcji wypełniania wniosków o płatność są dostępne na stronach:

Jachranka, 12 grudnia 2014 r. Składanie WoP:  W wersji papierowej (i elektronicznej aktywny pdf.), bezpośrednio w miejscu wskazanym przez UM w terminach wynikających z umowy przyznania pomocy lub aneksu do umowy  Wraz z WoP należy przedstawić faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej dokumentujące poniesione koszty, które pracownik UM oznacza pieczęcią „przedstawiono do refundacji w ramach PROW ”, kopie dokumentów potwierdza za zgodność z oryginałem.

Jachranka, 12 grudnia 2014 r. Uwaga : W związku z dużą ilością składanych wniosków o płatność w szczególności na koniec miesiąca oraz załączników do WoP wskazane jest, aby wraz z oryginałami dokumentów mieć ich kopie, w celu sprawnego poświadczania za zgodność z oryginałem dokumentów przez pracowników UM.

Jachranka, 12 grudnia 2014 r. WoP:  Niepoprawnie wypełniony wniosek o płatność, niezgodnie z instrukcją (puste pola wniosku). Kwotę pomocy oraz dane finansowe wskazuje się do dwóch miejsc po przecinku, w pola które nie dotyczą Wnioskodawcy wpisuje się „-”  Wniosek i załączniki złożone na niewłaściwym formularzu,

Jachranka, 12 grudnia2014 r. Sposób wypełniania WoP:  Nieczytelny podpis lub brak podpisu na wniosku osoby reprezentującej Beneficjenta,  Nieprawidłowe dane identyfikacyjne Beneficjenta (NIP, REGON oraz numer identyfikacyjny),  Nieprawidłowo wypełnione pole wniosek za okres („od” należy wpisać datę złożenia wniosku o przyznanie pomocy, a w pozycji „do” faktyczny dzień złożenia wniosku o płatność do UM lub ostatni dzień terminu wskazanego w umowie o przyznanie pomocy),  Niezgodność danych finansowych w sekcji wykaz faktur oraz sekcji zestawienie rzeczowo-finansowe operacji dla etapu,  Liczba załączników niezgodna z liczbą dokumentów faktycznie dołączonych do wniosku o płatność

 Błędnie wyliczona kwoty pomocy Kwota pomocy stanowi iloczyn kwoty kosztów kwalifikowalnych i poziomu wsparcia przewidzianego w danym działaniu, nie więcej jednak niż kwota przyznanej pomocy wynikająca z umowy przyznania pomocy, aneksu. Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

 Nieprawidłowo opisane faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej często brak informacji: 1. Numer umowy o przyznanie pomocy, 2. Numer pozycji w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, 3.Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu ………………………… zł, 4. Numer odrębnego konta na którym zostały zaksięgowane wydatki w ramach danej operacji – zgodnie z wymogami określonymi w ustawie z dnia 27 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U roku Nr 152, poz z późn zm.), 5. Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej przez złożenie podpisu przez osoby sprawdzające wraz z datami ich złożenia. Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

 Dane na fakturze niezgodne z danymi Beneficjenta (niepełna nazwa, NIP),  Niezgodna nazwa towaru/opis operacji gospodarczej na fakturze (opis operacji gospodarczej powinien umożliwić weryfikację kosztów kwalifikowalnych lub odnosić się do umowy z dostawcą/wykonawcą, w której zawarty jest szczegółowy wykaz robót/dostaw/usług będących przedmiotem umowy

Jachranka, 12 grudnia 2014 r.  Brak wyjaśnienia dotyczącego powstałych odchyleń finansowych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji dla etapu W przypadku, gdy faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne operacji, określone dla danej pozycji w zestawieniu rzeczowo-finansowym realizacji operacji dla etapu… (stanowiącym załącznik do wniosku o płatność ), będą wyższe o więcej niż 10% (dla działania 413 będą niższe albo wyższe o więcej niż 10%) niż określono to w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji stanowiącym załącznik…, będą wyższe o więcej niż 10% (dla działania 413 będą niższe albo wyższe o więcej niż 10%) niż określono to w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji stanowiącym załącznik do umowy, przy obliczaniu kwoty pomocy koszty te mogą być uwzględnione w wysokości faktycznie poniesionej, jeżeli Samorząd Województwa na podstawie pisemnych wyjaśnień Beneficjenta, uzna za zasadne przyczyny tych zmian.

Jachranka, 12 grudnia 2014 r.  Cel operacji określony w umowie o przyznanie pomocy (cel określony w czasie np. druk i wydanie folderu grudzień 2014 r.) W przypadku, gdy podczas oceny wniosku UM stwierdza, że cel operacji nie został osiągnięty lub nie zostanie osiągnięty następuje odmowa wypłaty całości pomocy.

Jachranka, 12 grudnia 2014 r.  Brak dokumentów na podstawie, których możliwa jest weryfikacja zachowania zasady konkurencyjności i zasadności wyboru Wykonawcy Wybór wykonawcy zadania powinien być dokonywany przy zachowaniu uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców nawet przez tych Beneficjentów, którzy nie są zobowiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Beneficjent powinien posiadać dokumentację stanowiącą potwierdzenie konkurencyjnego wyboru wykonawców zadań oraz opisujące sposób upublicznienia informacji o planowanym do wykonania zadaniu, tak aby dotarła do jak największej liczby potencjalnych wykonawców.

 Niekwalifikowalne koszty poniesione przed okresem kwalifikowalności: tzn. należność związana z danym kosztem powinna być uregulowana do dnia złożenia wniosku o płatność, w ramach którego dany koszt ma być zakwalifikowany lub do ostatniego uzupełnienia, o którym mowa w §16 ust. 2 ww. rozporządzenia, przy czym zaciągnięcie zobowiązania, z którego wynika dany koszt nie może być wcześniejsze niż złożenie pierwszego wniosku o przyznanie pomocy w ramach ww. działania.  Niekwalifikowalne koszty ogólne poniesione przed dniem 1 stycznia 2007roku. Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

 Brak interpretacji indywidualnej wydanej przez Organ upoważniony - w przypadku, gdy Beneficjent złożył do wniosku o przyznanie pomocy oświadczenie o kwalifikowalności VAT oraz wykazał w kosztach kwalifikowalnych podatek VAT – jedna na cały okres operacji.

Jachranka, 12 grudnia 2014 r.  Brak dokumentu potwierdzającego numer rachunku prowadzonego przez bank lub przez spółdzielczą kasę oszczędnościowo - kredytową beneficjenta lub jego pełnomocnika lub cesjonariusza, na który mają być przekazane środki finansowe. Nieprawidłowy numer rachunku, często o cyfrę za krótki Dane na zaświadczeniu o numerze rachunku niezgodne z danymi Beneficjenta, Przedstawianie do wniosku o płatność zaświadczenia z innego banku pomimo zawarcia umowy z BGK na przedmiotową operację.

Jachranka, 12 grudnia 2014 r.  Brak potwierdzenia otwarcia rachunku pożyczki zawartej z Bankiem Gospodarstwa Krajowego: Jeśli Beneficjent zawarł z Bankiem Gospodarstwa Krajowego umowę pożyczki na daną operację jest zobowiązany do dołączenia do wniosku „Potwierdzenia otwarcia rachunku pożyczki do obsługi pożyczki z budżetu państwa na wyprzedzające finansowanie w ramach PROW ”.

 Brak obowiązkowego załącznika sprawozdania z realizacji operacji: Dokument obowiązkowy, który powinien zawierać opis realizacji operacji. W załączniku tym należy umieścić wszelkie wyjaśnienia, dotyczące sposobu realizacji, wysokości poniesionych kosztów, dokonanych zmian, a także powinien zawierać opis wszystkich sytuacji wymagających jakiegokolwiek komentarza, ułatwiające ocenę złożonej dokumentacji. Sprawozdanie wypełnić należy zgodnie z instrukcją do sprawozdania końcowego z realizacji operacji. Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

 Brak zgodności stanu faktycznego po zakończeniu realizacji operacji z wnioskiem o płatność, dokumentacją powykonawczą, dokumentem według, którego został rozliczony zakres rzeczowo-finansowy operacji określony w umowie o przyznanie pomocy Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

 Brak zastosowania systemu wyodrębnionej księgowości dla operacji lub korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją. Beneficjent nie ewidencjonował w ewidencji księgowej wyodrębnionej w ramach prowadzonych przez Beneficjenta ksiąg rachunkowych wkładu niepieniężnego, pracy oraz usług świadczonych nieodpłatnie, jak również udostępniania ziemi, nieruchomości, sprzętu lub surowców. (załącznik nr 16)

 Płatności gotówką powyżej dopuszczalnej kwoty (powyżej 1000 zł – brak dowodów zapłaty bezgotówkowej).  Brak dowodów zapłaty za składniki wynagrodzeń (rachunki) Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

 Przedstawianie do refundacji faktury/rachunku będące przedmiotem refundacji w ramach innych środków – podwójne finansowanie.  Brak dokumentów, informacji ze sposobu wywiązania się z obowiązku informowania i rozpowszechniania informacji o pomocy otrzymanej z EFRROW. Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

 Brak kosztorysu różnicowego.  Błędnie sporządzony protokół odbioru robót (brak wartości robót, brak wyszczególnionych robót oraz obmiaru, brak podpisów, niewłaściwa data).  Niezgodność miejsca realizacji operacji z zapisami umowy przyznania pomocy. Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

 Osoby wskazane w karcie pracy oraz usług świadczonych nieodpłatnie wykonywały prace związane z realizacją operacji odpowiadające zakresowi ich obowiązków w ramach umów o pracę, na podstawie których były zatrudnione przez Beneficjenta.  Pomieszczenia świetlicy wiejskiej utworzonej/ wyremontowanej/ wyposażonej w ramach PROW nie są użytkowane zgodnie z przeznaczeniem. Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

 Brak dokumentów (umowy/zamówienia) na podstawie, którego została wystawiona faktura/ rachunek.  Brak decyzji ostatecznej o pozwoleniu na użytkowanie. Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

 Koszty bieżące poniesione przez LGD w okresie realizacji Programu, przekraczające 15 % sumy zrefundowanych kosztów kwalifikowalnych wszystkich operacji, objętych opracowaną przez nią LSR i zrealizowanych w tym okresie w ramach działań, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt ustawy z dnia 7 marca 2007 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, nie są kosztami kwalifikowalnymi.

Jachranka, 12 grudnia 2014 r.  Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 10 czerwca 2014 zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania i wypłaty pomocy w ramach działania „Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja” (Dz. U. z 2014 r. poz. 971). Dotyczy LGD, które nie zostały wybrane do realizacji LSR w zakresie dodatkowych zadań wprowadzono ograniczenie dotyczące wniosków o płatność składanych od dnia 24 sierpnia 2014r. Jeśli suma kwot pomocy przyznanej oraz kwot wynikających z wniosków o przyznanie pomocy, w stosunku do których toczą się postępowania w sprawie jej przyznania na operacje w ramach działania Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju wybrane przez LGD nie przekracza 80% wysokości środków określonych na to działanie w umowie ramowej wg stanu na dzień złożenia wniosku o płatność – koszty wskazane we wniosku o płatność zostaną uznane za niekwalifikowalne i nie będą podlegać refundacji.

Zobowiązania/sankcje Beneficjent w trakcie realizacji operacji oraz do dnia upływu 5 lat od dnia dokonania przez ARiMR płatności ostatecznej, zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z przyznaną pomocą, z wyłączeniem dokumentów, których oryginały znajdują się w siedzibie UM. W przypadku niespełnienia ww. warunku, zwrotowi podlega 5% pobranej kwoty pomocy. Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

Zobowiązania/sankcje W przypadku gdy zdarzenie powodujące poniesienie kosztów kwalifikowalnych nie zostało uwzględnione w oddzielnym systemie rachunkowości albo do identyfikacji nie wykorzystano odpowiedniego kodu rachunkowego, koszty te będą podlegać refundacji w wysokości pomniejszonej o 10%. Pomniejszeniu podlegają koszty kwalifikowalne. Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

Zobowiązania/sankcje W przypadku stwierdzenia, iż Beneficjent umyślnie złożył fałszywe deklaracje, dana operacja zostanie wykluczona ze wsparcia EFRROW a wszystkie kwoty, które już zostały wypłacone na tę operację zostaną odzyskane wraz z należnymi odsetkami zaś Beneficjent zostanie wykluczony z otrzymania wsparcia w ramach tego samego działania w danym oraz w następnym roku kalendarzowym. Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

Sankcja/ kwota pomocy Jeżeli procentowe przekroczenie kosztów wynosić będzie więcej niż 3% (X > 3%) pracownik UM dokona obliczenia kwoty do refundacji wg poniższego wzoru: Procentowe przekroczenie kosztów (X) pracownik UM obliczy wg następującego wzoru: Jachranka, 12 grudnia 2014 r.

Terminy składania wniosków o płatność dla poszczególnych działań: 313, 322, czerwiec 2015 r czerwiec 2015 r grudzień 2014 r. (wnioski z naborów przed 17 lipca 2014 r.) marca 2015 r. (wnioski z naborów po 17 lipca 2014 r.) czerwiec 2015 r czerwiec 2015 r.

Dziękuję za uwagę Agnieszka Grzybowska Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie Departament Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich Wydział Autoryzacji Płatności Unijnych dla Rolnictwa Jachranka, 12 grudnia 2014 r.