Rola dowódcy w SWD CENTRUM DOKTRYN I SZKOLENIA SIŁ ZBROJNYCH ODDZIAŁ ANALIZ FUNKCJONOWANIA SIŁ ZBROJNYCH Rola dowódcy w SWD

CEL GŁÓWNY ZAJĘĆ Dowódca Podejmuje kluczowe decyzje w procesie WD Identyfikuje obserwacje Wykorzystuje SWD w działalności służbowej Tworzy warunki i kreuje pozytywne zachowania organizacyjne Zrozumienie roli dowódcy w systemie wykorzystania doświadczeń

CELE SZCZEGÓŁOWE ZAJĘĆ zapoznanie z rolą i zadaniami dowódcy w procesie wykorzystania doświadczeń; zapoznanie z rolą i znaczeniem pozytywnych zachowań organizacyjnych w systemie wykorzystania doświadczeń; kształtowanie umiejętności w zakresie podejmowania decyzji dotyczących sposobu procedowania obserwacji i doświadczeń zidentyfikowanych; rozwijanie świadomości w zakresie roli, zadań i odpowiedzialności dowódcy w procesie wykorzystania doświadczeń; rozwijanie świadomości znaczenia zaangażowania wszystkich żołnierzy i pracowników wojska w proces wykorzystania doświadczeń; kształtowanie zachowań przywódczych ukierunkowanych na rozwijanie kultury organizacyjnej i klimatu organizacyjnego sprzyjających zarządzaniu wiedzą.

ZAGADNIENIA SZKOLENIOWE Rola i zadania dowódcy w procesie wykorzystania doświadczeń Pozytywne zachowania organizacyjne w SWD Rola pozytywnego przywództwa w systemie wykorzystania doświadczeń

CEL SWD „Celem SWD jest wspieranie dowódców w procesie doskonalenia zdolności operacyjnych, usprawnienia działalności podległych im struktur organizacyjnych, a także systemów funkcjonalnych SZ RP w oparciu o nabyte doświadczenia”. „SWD umożliwia dowódcom organizacyjne uczenie się poprzez: obserwację – wyciąganie wniosków z doświadczeń; działanie – podjęcie działań tak, by przełożyć wyciągnięte wnioski z doświadczeń na doskonalenie istniejących sposobów działania i funkcjonowania; wykorzystanie – upowszechnianie zmian tak, by wszyscy żołnierze i pracownicy mogli korzystać z nabytych doświadczeń”. Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, pkt. 1001, 1005.

ROLA DOWÓDCY W SWD Dowódca „Dowódca odpowiedzialny jest za stworzenie i utrzymanie zdolności funkcjonowania SWD w podległych mu jednostkach i strukturach”. „Za funkcjonowanie SWD na danym szczeblu dowodzenia odpowiada właściwy dowódca”. „Dowódcy na poszczególnych szczeblach dowodzenia, stosownie do potrzeb i możliwości, tworzą struktury SWD, których obsadę stanowi personel SWD. Składają się na nie komórki (specjaliści) wykorzystania doświadczeń bezpośrednio podporządkowane właściwemu dowódcy”. Dowódca Podejmuje kluczowe decyzje w procesie WD Identyfikuje obserwacje Wykorzystuje SWD w działalności służbowej Tworzy warunki i kreuje pozytywne zachowania organizacyjne Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, pkt. 2015, 2001-2002.

Zag. 1. Rola i zadania dowódcy w procesie wykorzystania doświadczeń

ROLA DOWÓDCY W PWD „Umiejętność identyfikacji i eliminowania błędów w ramach działalności służbowej na wszystkich szczeblach dowodzenia w SZ RP należy traktować jako niezbędną cechę każdego dowódcy (…). Decyzja o wdrażaniu działań naprawczych leży wyłącznie w kompetencjach właściwych dowódców. Dlatego (…) dowódcy powinni rozumieć kryteria nadawania priorytetów doświadczeniom w ramach SWD oraz sposób ich procedowania”. Dowódca Podejmuje kluczowe decyzje w procesie WD Identyfikuje obserwacje Wykorzystuje SWD w działalności służbowej Tworzy warunki i kreuje pozytywne zachowania organizacyjne Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, pkt. 0006.

UPRAWNIENIA DOWÓDCY „Dowódca ma prawo: zgłaszania obserwacji do SWD; wykorzystywania produktów PWD do doskonalenia funkcjonowania podległych struktur i jednostek; występowania (w porozumieniu z właściwymi przełożonymi) do komórek organizacyjnych MON oraz jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej, w tym do jednostek organizacyjnych szkolnictwa wojskowego oraz do wojskowych instytutów (ośrodków) badawczych lub naukowych o wydzielenie ekspertów (np. przedstawicieli gestorów) oraz o udostępnienie dokumentacji (np. opinii, ekspertyz, informacji itp.) w celu wsparcia realizacji etapów identyfikacji obserwacji, analizy oraz weryfikacji działań naprawczych w PWD”. Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, pkt. 2014.

OBOWIĄZKI DOWÓDCY „W celu zapewnienia właściwego funkcjonowania SWD dowódca powinien: aktywnie uczestniczyć w poszczególnych etapach PWD (…); ukierunkowywać i wspierać pracę personelu SWD; udzielać informacji, a także udostępniać dokumentację niezbędną do wykorzystania w SWD; składać właściwemu przełożonemu sprawozdanie z realizacji zamierzeń w zakresie funkcjonowania SWD za dany rok; przedkładać do wiadomości organizatora SWD każde sprawozdanie końcowe z przeprowadzonej analizy, jeśli nie zostało umieszczone w CBD”. Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, pkt. 2016.

PROCES WYKORZYSTANIA DOŚWIADCZEŃ Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, pkt. 3001.

IDENTYFIKACJA OBSERWACJI Opisanie i zgłoszenie obserwacji każdy żołnierz lub pracownik może zgłosić dokonaną przez siebie obserwację opisaną w AZO Kwalifikacja obserwacji personel SWD rozpatruje zgłoszoną obserwację pod kątem przydatności dla SWD Formalna identyfikacja obserwacji dowódca akceptując propozycje personelu SWD dotyczącą obserwacji, decyduje o jej statusie (np. obserwacja zidentyfikowana) IDENTYFIKACJA OBSERWACJI Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, pkt. 3007.

DECYZJA 1: IDENTYFIKACJA OBSERWACJI „Dowódca wobec przedłożonego AZO (wraz z wpisaną propozycją personelu SWD) może: akceptować propozycję personelu SWD co do sposobu dalszego procedowania wobec zgłoszonej obserwacji (dokonując w ten sposób formalnej identyfikacji obserwacji) lub podjąć decyzję o przesłaniu zgłaszanej obserwacji bezpośredniemu przełożonemu; nie zaakceptować zgłaszanej obserwacji”. Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, pkt. 3019.

DECYZJA 2: AKCEPTACJA SPRAWOZDANIA „Uzgodniony projekt sprawozdania końcowego jest przedstawiany dowódcy do akceptacji, który może: zaakceptować sprawozdanie – obserwacja zidentyfikowana staje się doświadczeniem zidentyfikowanym; nie zaakceptować sprawozdania – dowódca podejmuje decyzję odnośnie analizowanego problemu”. Może ponownie nakazać przeprowadzenie etapu analizy lub odstąpienie od jego realizacji. Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, pkt. 3049.

DECYZJA 3: PLANOWANIE DZIAŁAŃ NAPRAWCZYCH „Na podstawie wniosków i rekomendacji dla doświadczenia zidentyfikowanego (…) dowódca dokonuje oceny, czy posiada kompetencje postawienia zadań wskazanym wykonawcom proponowanych działań naprawczych (zawartych jako rekomendacje w AZO lub sprawozdaniu końcowym z analizy): jeśli tak, nakazuje zaplanowanie wdrożenia działań naprawczych głównemu wykonawcy; jeśli nie, sprawozdanie końcowe lub AZO przesyłane jest do dowódcy poziomu nadrzędnego z prośbą o podjęcie proponowanych działań naprawczych”. Dowódca zatwierdza dokument planistyczny działań naprawczych i stawia wykonawcom zadania wdrożenia działań naprawczych. Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, pkt. 3052, 3054.

DECYZJA 4: WDRAŻANIE I WERYFIKACJA DZIAŁAŃ NAPRAWCZYCH „Po zakończeniu wdrażania działań naprawczych główny wykonawca składa dowódcy stawiającemu zadanie meldunek o ich realizacji” Dowódca określa sposób weryfikacji wdrożonych działań naprawczych oraz sposób działania w przypadku negatywnej weryfikacji (zakończenie lub ponowne uruchomienie PWD). Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, pkt. 3057, 3059, 3062.

Zag. 2. Pozytywne zachowania organizacyjne w SWD

SYSTEM WYKORZYSTANIA DOŚWIADCZEŃ DZIELENIE SIĘ WIEDZĄ/INFORMACJAMI P R O C E S T U K Y N A Z Ę D I MENTALNOŚĆ / PRZYWÓDZTWO Źródło: Bi-Strategic Command Directive 80-6 Lessons Learned, NATO, 10 July 2013, s. 6.

SPRAWNOŚĆ I SKUTECZNOŚĆ SWD SYSTEM NIEFORMALNY Infrastruktura SWD słabo rozwinięta lub jej brak Wysoki poziom zaangażowania SYSTEM FIKCYJNY Niski poziom zaangażowania SYSTEM DOSKONAŁY Dobrze rozwinięta infrastruktura SWD SYSTEM BIUROKRATYCZNY Zaangażowanie dowódców, żołnierzy i PW niskie dobrze rozwinięta wysokie Infrastruktura SWD słabo rozwinięta Źródło: A. Lis, Kulturowe uwarunkowania pozytywnych zachowań organizacyjnych w systemie wykorzystania doświadczeń, [w:] W. Kieżun, J. Wołejszo, T. Całkowski (red.), Public Management 2014: Innowacyjność w procesach zarządzania i dowodzenia organizacjami publicznymi, AON, Warszawa 2014, s. 191.

POZYTYWNE ZACHOWANIA ORGANIZACYJNE DETERMINANTY EFEKTYWNOŚCI SWD w SZ RP POZYTYWNE ZACHOWANIA ORGANIZACYJNE „świadomość roli SWD w funkcjonowaniu SZ RP; zaangażowanie w PWD dowódców na wszystkich szczeblach dowodzenia; dążenie personelu SWD do ciągłej realizacji celów SWD; kreatywne i innowacyjne myślenie żołnierzy i pracowników ukierunkowane na doskonalenie zdolności operacyjnych i doskonalenie funkcjonowania SZ RP; gotowość i chęć do dzielenia się doświadczeniami, wiedzą i informacjami w ramach systemu, obejmująca wszystkie szczeble dowodzenia i kierowania”. Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, s. 9.

PRZEJAWY POZYTYWNYCH ZACHOWAŃ ŻOŁNIERZY I PRACOWNIKÓW WOJSKA Aktywne poszukiwanie doświadczeń w SWD z chwilą rozpoczęcia wykonywania nowego zadania Korzystanie z każdej okazji aby dzielić się doświadczeniami Swobodne i nieskrępowane dzielenie się doświadczeniami i korzystanie z nich Źródło: The NATO Lessons Learned Handbook, JALLC, Monsanto 2011, s. E-1.

BARIERY POZYTYWNYCH ZACHOWAŃ ORGANIZACYJNYCH źle pojęte współzawodnictwo i rywalizacja – postrzeganie innych żołnierzy i pracowników wojska jako rywali emocjonalne bariery w komunikacji z przełożonymi zbyt wysoki poziom formalizacji procedur indywidualizm w działaniu żołnierzy i pracowników wojska Źródło: A. Lis, Kulturowe uwarunkowania pozytywnych zachowań organizacyjnych w systemie wykorzystania doświadczeń, [w:] W. Kieżun, J. Wołejszo, T. Całkowski (red.), Public Management 2014: Innowacyjność w procesach zarządzania i dowodzenia organizacjami publicznymi, AON, Warszawa 2014, s. 196.

SYSTEM WYKORZYSTANIA DOŚWIADCZEŃ PRZEŁAMYWANIE STEREOTYPÓW SWD jest narzędziem wspierającym dowódców, umożliwiającym im weryfikowanie podjętych decyzji oraz doskonalenie działalności a nie instrumentem ich kontrolowania przez przełożonych CBD SWD służy do upowszechniania doświadczeń, a nie do kontrolowania i rozliczania z działalności w zakresie SWD O sukcesie SWD decydują pozytywne postawy i zachowania dowódców, żołnierzy i pracowników wojska, a nie biurokratyczne procedury Źródło: Opracowanie własne.

Analiza problemów – propozycje rozwiązań Dobre praktyki / benchmarking WYKORZYSTANIE SWD W DZIAŁALNOŚCI SŁUŻBOWEJ Analiza problemów – propozycje rozwiązań Działania naprawcze Dobre praktyki / benchmarking After Action Review „Show value to the force” – System Wykorzystania Doświadczeń ma być dla dowódcy użytecznym narzędziem, a nie zbiorem biurokratycznych procedur

Zag. 3. Rola pozytywnego przywództwa w systemie wykorzystania doświadczeń

Tworzy warunki i kreuje pozytywne zachowania organizacyjne ROLA DOWÓDCY „Świadomość dowódców co do roli i znaczenia SWD w SZ RP oraz ich zaangażowanie w kreowanie kultury organizacyjnej sprzyjającej organizacyjnemu uczeniu stanowią dwa z kluczowych czynników sukcesu decydujących o efektywności SWD. Dowódcy są odpowiedzialni za stworzenie takich warunków pracy i kultury organizacyjnej, które wytworzą wśród żołnierzy i pracowników resortu obrony narodowej poczucie własnej, niewymuszonej potrzeby dzielenia się swoją wiedzą i doświadczeniem”. Dowódca Podejmuje kluczowe decyzje w procesie WD Identyfikuje obserwacje Wykorzystuje SWD w działalności służbowej Tworzy warunki i kreuje pozytywne zachowania organizacyjne Źródło: Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014, pkt. 0005.

POZYTYWNE PODEJŚCIE DOWÓDCY postrzeganie SWD jako skutecznego narzędzia, przynoszącego korzyści w długim okresie czasu; umiejętność perspektywicznego myślenia i planowania; dawanie podwładnym osobistego przykładu (propagowanie SWD w podległych jednostkach i komórkach organizacyjnych); otwartość na konstruktywną krytykę np. poprzez tworzenie warunków do prowadzenia sesji „burzy mózgów” bądź omawiania i analizowania realizowanych zadań (After Action Review); wspieranie aktywności oficerów SWD w procesie wykorzystania doświadczeń; zbieranie obserwacji w trakcie i tuż po zakończeniu ćwiczeń, treningów, szkoleń, operacji poza granicami kraju; korzystanie z doświadczeń sił zbrojnych państw sojuszniczych zaobserwowanych podczas prowadzonych wspólnie ćwiczeń, szkoleń i operacji; dzielenie się dobrymi praktykami (best practices). Źródło: A. Lis, Kulturowe uwarunkowania pozytywnych zachowań organizacyjnych w systemie wykorzystania doświadczeń, [w:] W. Kieżun, J. Wołejszo, T. Całkowski (red.), Public Management 2014: Innowacyjność w procesach zarządzania i dowodzenia organizacjami publicznymi, AON, Warszawa 2014, s. 193.

NEGATYWNE PODEJŚCIE DOWÓDCY brak wiedzy na temat systemu wykorzystania doświadczeń; opór wobec systemu wynikający z relatywnej „nowości” SWD; nie zaliczanie SWD do spraw priorytetowych; minimalistyczne podejście do tematyki SWD (podejmowanie działań z zakresu SWD wyłącznie na polecenie i rozkaz przełożonych); mylenie systemu wykorzystania doświadczeń z racjonalizatorstwem oraz systemem oceny i kontroli; „uaktywnienie” SWD dopiero w obliczu zbliżającej się kontroli; egoistyczne podejście do SWD, patrzenie z perspektywy zbliżającego się końca służby wojskowej („wprowadzone zmiany nie zdążą być wprowadzone za mojej kadencji/służby”); obawa przed ujawnieniem złych praktyk i krytyką ze strony przełożonych; przekonanie niektórych dowódców o własnej nieomylności. Źródło: A. Lis, Kulturowe uwarunkowania pozytywnych zachowań organizacyjnych w systemie wykorzystania doświadczeń, [w:] W. Kieżun, J. Wołejszo, T. Całkowski (red.), Public Management 2014: Innowacyjność w procesach zarządzania i dowodzenia organizacjami publicznymi, AON, Warszawa 2014, s. 194.

PRZEJAWY POZYTWNEGO PRZYWÓDZTWA W SWD Dowódcy w relacjach z podwładnymi nieustannie podkreślają znaczenie, jakie przywiązują do obszaru wykorzystania doświadczeń. Dowódcy nagradzają swoich podwładnych za dzielenie się i wykorzystanie doświadczeń w działalności służbowej. Dowódcy bezzwłocznie podejmują decyzje mające wpływ na efektywnie funkcjonujący proces wykorzystania doświadczeń. Dowódcy przykładają wagę do statusu działań naprawczych i dostosowują dostępne środki w celu zapewnienia ukończenia etapu działań naprawczych Dowódcy wspierają specjalistów SWD w procesie pozyskiwania i monitorowania doświadczeń zidentyfikowanych. Źródło: The NATO Lessons Learned Handbook, JALLC, Monsanto 2011, s. E-1.

MATERIAŁY DO WYKORZYSTANIA Załącznik nr 1 Portal CDiS SZ w sieci MIL-WAN Centralna Baza Danych SWD. Biuletyny SWD. Instrukcja systemu wykorzystania doświadczeń, Szkol. 879/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014. Podręcznik SWD: Proces, metody, narzędzia, Szkol. 885/2014, CDiS SZ, Bydgoszcz 2014. Platforma e-learningowa Ministerstwa Obrony Narodowej e-learning.wp.mil.pl Kurs zdalny „Wstęp do Systemu Wykorzystania Doświadczeń”

Q & A