Zarządzanie projektem EFS Wrocław, 30 września 2005 roku Pirjo Sylvänne Ministerstwo Handlu i Przemysłu, Finlandia pirjo.sylvanne@ktm.fi tel. +358 9 1606 2142 fax. +358 9 1606 2699 www.ktm.fi, www.yrityssuomi.fi www.te-keskus.fi www.esr.fi www.minedu.fi 12/26/2018

Od wyboru projektów do wypłat Po zatwierdzeniu wniosku o dofinansowanie projektu wydawana jest decyzja o projekcie Rezerwowane są fundusze EFS oraz współfinansowanie państwowe (krajowe) dla projektu i zatwierdzany jest plan innych źródeł finansowania (samorządowych, prywatnych, itp.) Decyzja o finansowaniu gdy przyznawane jest dofinansowanie EFS oraz państwowe (w części budżetu obejmującej MPH) Jeśli jest kilku urzędników ds. finansowania, sporządzają oni umowę finansowania projektu, w której uzgadniają udział procentowy każdego źródła finansowania i podział pracy związanej z wytycznymi dla projektu i zbieraniem danych z procesu monitorowania Projektowi nadaje się kod w systemie monitorującym ESRA i zatwierdzone projekty są wprowadzane do bazy danych systemu monitorowania Stosowany jest system operacyjny KEPA/TEPA 2000 i informacje z systemu ESRA trafiają automatycznie do systemu operacyjnego. 12/26/2018

Wytyczne w sprawie realizacji projektów Główne wytyczne są dołączane do projektu i do decyzji o finansowaniu (szablony z systemu monitorującego ESRA). Wytyczne Ministerstwa Pracy dotyczące kosztów kwalifikowalnych Wytyczne dotyczące inwestowania w projekty EFS Standardowy formularz raportu monitorującego z wytycznymi w sprawie jego wypełniania Standardowy formularz raportu końcowego Wytyczne w sprawie informacji, itp. Koordynator EFS służy radami podczas spotkania rozpoczynającego prace nad projektem i podczas przetwarzania wniosku o płatność Wytyczne w sprawie zarządzania projektami EFS 12/26/2018

Kontrola projektów Organizacja, której przyznano fundusze na finansowanie projektu, jest odpowiedzialna za jego wdrażanie Projekt ma swoją grupę sterującą Steruje ona projektem i kontroluje go na podstawie zatwierdzonego planu projektu Jednym z jej członków jest zawsze przedstawiciel organizacji, która przyznała fundusze (ministerstwo, centrum T&E) Protokół ze spotkania Strona finansująca powołuje urzędnika, który monitoruje i kontroluje projekt w imieniu tej strony. 12/26/2018

Kontrola projektów kont. Informacje o monitorowaniu i płatnościach Wpłata składek udziałowców Protokół ze spotkań grup sterujących raporty okresowe i końcowe Faktury (z załączonymi potwierdzeniami czasu szkolenia i konsultacji) Raporty monitorujące (dwa razy w roku) Reakcje uczestników szkoleń, itp. Weryfikacje na miejscu (438/2001) Projektodawca - organizacja zewnętrzna - wszystkie projekty Zwykle brak, gdy jest to własny projekt (np. własne usługi ekspertów) Ogólnie rzecz biorąc przed dokonaniem końcowego wyrównania salda (możliwe korekty) Czasem odbywają się spotkania trenera, projektodawcy, MSP i instytucji finansującej w celu omówienia efektów działań w ramach projektu 12/26/2018

Wniosek o płatność Podstawy kompensaty i wytyczne w sprawie wniosków o płatność dla projektodawcy Wniosek o sfinansowanie rzeczywistych i kwalifikowalnych wydatków poniesionych w ramach projektu Organizacja przyznająca fundusze Standardowy formularz wniosku o płatność Brak zaliczek - płatności po Rzeczywiście poniesione wydatki w kwalifikowalnym okresie Poparte dokumentami księgowymi Poniesione podczas działań wybranych do finansowania Wyraźny podział obowiązków i odpowiednie zróżnicowanie zadań 12/26/2018

Wypłata Organizacja przyznająca fundusze Współfinansowanie EFS oraz państwowe Inne fundusze (samorządowa i prywatne) są monitorowane na podstawie raportów monitorujących (dwa razy w roku) Kontrola merytoryczna i techniczna Kierownik departamentu (zwykle) zatwierdza płatność Informacja o płatności trafia automatycznie z systemu operacyjnego do systemu księgowego organizacji, a stamtąd do systemu wypłat, który wysyła polecenie przelewu do banku 12/26/2018

Monitorowanie Projektodawcy dwa razy w roku przedstawiają informacje monitorujące na standardowym szablonie raportu (system monitorujący ESRA) Raporty wysyłane są drogą elektroniczną do ESRA, a podpisany raport w wersji papierowej jest wysyłany do organizacji finansującej Po sprawdzeniu raport jest zatwierdzany w ESRA 12/26/2018

Audyt, nieprawidłowości i korekty 5 % wyrywkowe kontrole Coroczne kontrole wyrywkowe dokonywane przez Ministerstwo Handlu i Przemysłu Dokonywane są również inne kontrole (audyt) w zależności od potrzeb organizacji finansującej Kontrole są prowadzone przez audytora z ministerstwa Korekty są dokonywane w terminie 6 miesięcy od wysłania pisma w związku z raportem z audytu Organizacja finansująca decyduje o zwrotach (o windykacji) 12/26/2018