Prezentacja na Side Event, 5.11.2009 Barcelona 2017-03-31 Zasady sporządzania dokumentacji finansowej – weryfikacja dokumentacji rozliczeniowej przedsięwzięć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Departament Weryfikacji Rozliczeń Departament Księgowości Warszawa, 24 czerwca 2010 r. 1

Przekazanie dokumentów rozliczeniowych 2 Przekazanie dokumentów rozliczeniowych BENEFICJENT PRZYJĘCIE I REJESTRACJA (DATA !) DOKUMENTACJA ROZLICZENIOWA

Obszary weryfikacji dokumentów rozliczeniowych 3 Obszary weryfikacji dokumentów rozliczeniowych DOKUMENTACJA ROZLICZENIOWA WERYFIKACJA MERYTORYCZNA, w tym POPRAWNOŚĆ KWALIFIKACJI KOSZTÓW WERYFIKACJA RACHUNKOWA WERYFIKACJA FORMALNA

4 Co sprawdza NFOSiGW? Zgodność z umową o dofinansowanie, a w szczególności : zgodność danych dotyczących Beneficjenta, tzn. właściwość i poprawność danych identyfikacyjnych, takich jak: nazwa, forma prawna, dane adresowe, REGON, NIP itp. zgodność zakresu rzeczowego przedsięwzięcia zgodność dokumentowanych wydatków z harmonogramem rzeczowo-finansowym terminowość zdarzeń (operacji, czynności, zadań) datę wpływu dokumentacji do NFOSiGW (data stempla kancelarii NF) daty wystawienia dokumentów rozliczeniowych (pkt. 10. warunki szczególne umowy dotacji) zgodność wnioskowanej wypłaty środków finansowych z aktualnym harmonogramem wypłat

5 Co sprawdza NFOSiGW? Poprawność formalno-prawną i rachunkową dokumentów rozliczeniowych (faktury,rachunki,delegacje i inne dowody księgowe), a w tym : właściwe oznakowanie i zgodność zawartości dokumentów z przepisami prawa ujęcie wszystkich wymaganych prawem informacji (rodzaj i nazwa dokumentu, jego numer, kontrahenci i ich dane identyfikacyjne, daty zdarzeń, przedmiot operacji, miary, ilość, wartość, cena jednostkowa, rodzaj i stawki opodatkowania, symbole PKWiU, itp.) rachunkową poprawność danych i obliczeń zawartych w dokumentach

Co sprawdza NFOSiGW? Właściwe opisanie dokumentów , a w szczególności: 6 Co sprawdza NFOSiGW? Właściwe opisanie dokumentów , a w szczególności: umieszczenie i poprawność wymaganych oznakowań finansowo-księgowych , jak: dekretacja, zatwierdzenie do wypłaty, daty, podpisy (czytelność!) , stemple, itp. opis związku wydatku z projektem, np.:” wynajęcie sali dla celów przeprowadzenia szkolenia w dniu …. W szkoleniu wzięło udział 20 osób- w tym 18 uczestników oraz dwóch trenerów” Uwaga załącznik- Faktura VAT.

7 Co sprawdza NFOSiGW? Właściwe udokumentowanie wydatków, a w szczególności: Dokumentację zobowiązań cywilno-prawnych (umowy wykonawcze, kontrakt, umowa o dzieło, umowa zlecenie, polecenie wyjazdu służbowego itp.) Zgodność dokumentacji zobowiązań cywilno-prawnych z zakresem: terminowości, kosztów i rzeczowym, określonym w umowach o dofinansowanie (pożyczka/dotacja) Dokumentację powykonawczą (protokoły odbioru zadań nieinwestycyjnych, np. protokół z kolaudacji, listy nagrodzonych, listy uczestników, protokoły przekazania, sprawozdania oraz inne dokumenty potwierdzające realizację zadania, np. adres strony internetowej, statystyki wejść na stronę; protokół odbioru wykonanych robót, protokół konieczności, protokół odbioru instalacji, kosztorys powykonawczy, protokół odbioru zakupionych urządzeń/sprzętu, itp.).

Co sprawdza NFOSiGW? Właściwe udokumentowanie wydatków, c.d.: 8 Co sprawdza NFOSiGW? Właściwe udokumentowanie wydatków, c.d.: Zgodność dokumentacji powykonawczej z dokumentacją zobowiązań cywilno – prawnych i warunkami (termin, koszty, zakres rzeczowy) wynikającymi z umowy o dofinansowanie (pożyczka/dotacja). Zasadę zachowania stron w dokumentacji powykonawczej: wykonujący zobowiązanie cywilno-prawne odbierający zobowiązanie (reprezentujący beneficjenta umowy o dofinansowanie). Zachowanie zasad formalnych przy sporządzaniu dokumentacji powykonawczej (podpisy wykonującego-odbierającego, daty, opis zrealizowanego zobowiązania, informacja o odbiorze zobowiązania (z uwagami/bez uwag) itp.) ZLECASZ – ODBIERASZ – PŁACISZ ( każdy z tych etapów NFOŚiGW weryfikuje i kontroluje)

9 Co sprawdza NFOSiGW? 5. Dokumentację potwierdzająca końcowe wykonanie rzeczowe, a w tym: Protokoły odbioru i przekazania. Zestawienia zrealizowanych prac, obiektów/urządzeń, opracowań itp. z podaniem podstawowej charakterystyki zgodnej z charakterystyką wynikającą z HRF( parametry techniczne, tj.: sztuki, km, kg, itd.) Ostateczne pozwolenia na użytkowanie obiektów budowlanych lub dokumenty zawiadamiające właściwe organy o zakończeniu budowy. Dokumenty potwierdzające przyjęcie w stan posiadania zakupionego sprzętu/urządzeń (OT, PT, LT).

10 Co sprawdza NFOSiGW? 5. Dokumentację potwierdzająca końcowe wykonanie rzeczowe, c.d.: Sprawozdania z realizacji czynności nieinwestycyjnych. Zestawienia kosztów poniesionych na zrealizowane zadania z podaniem źródeł i struktury finansowania. Oświadczenia: w sprawie stosowania/niestosowania przez beneficjenta ustawy Prawo zamówień publicznych o zastosowaniu form informowania o uzyskanym dofinansowaniu zgodnie z „Instrukcją oznakowania Przedsięwzięć ze środków NFOSiGW” Kserokopie protokołów z posiedzeń członków komisji, jury, itp.

Zasady ogólne – o tym należy zawsze pamiętać 11 Zasady ogólne – o tym należy zawsze pamiętać Wypłata dotacji tylko i wyłącznie ze środków krajowych NFOŚiGW. Na etapie negocjacji warunków umowy i po jej podpisaniu zalecane jest włączenie do współpracy własnych służb księgowych. Wymagane dokumenty w celu dokonania refundacji kosztów - zawarta umowa wraz z załącznikami oraz przesłane w terminie kompletne, uwierzytelnione, wolne od błędów rachunkowych dowody księgowe wraz z ich zbiorczym zestawieniem. NFOŚiGW nie dotuje zysków.

Zasady ustawy o rachunkowości – obowiązują bezwzględnie 12 Zasady ustawy o rachunkowości – obowiązują bezwzględnie Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji. Jednostki otrzymujące środki publiczne zobligowane są do przestrzegania „zasad polityki rachunkowości” zgodnie Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (uor), Dz.U. z 2009r. Nr.152, poz.1223 Każda jednostka oprócz „dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości” określonej teraz „polityką rachunkowości” powinna opracować i wprowadzić do stosowania zakładową instrukcję sporządzania, obiegu, kontroli oraz przechowywania i zabezpieczenia dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych . Podstawowym elementem „polityki rachunkowości” jest zakładowy plan kont ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązanie z kontami księgi głównej.

przeznaczenie i podstawa prawna (1) 13 Dowody księgowe – przeznaczenie i podstawa prawna (1) Problematykę dowodów księgowych stanowiących podstawę do ujęcia w księgach rachunkowych rozstrzyga rozdział 2 uor. „Prowadzenie ksiąg rachunkowych” w szczególności art. 20-25 Zgodnie z art. 20 uor do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym Podstawą zapisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zwane dalej „dowodami źródłowymi” zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz firmy

przeznaczenie i podstawa prawna (2) Dowody księgowe – przeznaczenie i podstawa prawna (2) 14 Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze - służące do dokonania zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione korygujące poprzednie zapisy zastępcze - do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy wg nowych kryteriów kwalifikacyjnych np. służące do rozliczenia kosztów operacyjnych ujętych uprzednio na kontach wg rodzajów na miejsca ich powstawania dowody księgowe zastępcze nie mogą dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności dowód księgowy wystawiony w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie na polskie złote wg kursu obowiązującego dla danej operacji gospodarczej dowody księgowe sporządzone w języku obcym muszą być na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta przetłumaczone na język polski

treść dowodu księgowego 15 Dowody księgowe – treść dowodu księgowego Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju i jego numeru indentyfikacyjnego określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych opis operacji oraz jej wartość, jeśli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu podpis wystawcy dowodu oraz osoby , której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania

Kwalifikowanie ( dekretowanie ) 16 Kwalifikowanie ( dekretowanie ) dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych Kwalifikowanie dowodów księgowych (określane tradycyjnie dekretowaniem ) oznacza w praktyce odnotowanie na dokumencie sposobu, w jaki operacja gospodarcza zostanie ujęta w księgach rachunkowych. Polega na ustaleniu i oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ewidencji na kontach księgowych, tzn. na podaniu korespondencji kont zgodnie z ustaleniami zakładowego planu kont. Kwalifikowaniem zajmuje się główny księgowy lub upoważniony przez niego pracownik księgowości.

zasady sporządzania i korygowania (1) 17 Dowody księgowe – zasady sporządzania i korygowania (1) zawartość dokumentu jako dowodu księgowego musi wynikać z faktów i zdarzeń rzeczywiście zaistniałych oraz zawierać dane zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami dowód wypełnia się czytelnie, ręcznie maszynowo lub komputerowo treść i liczby w poszczególnych rubrykach nanosi się starannie w sposób czytelny, bezbłędny i wypełnia się zgodnie z ich przeznaczeniem numeracja kolejno wystawionych dowodów musi być ciągła sporządzone przez podatników podatku VAT faktury VAT, faktury VAT korygujące, noty korygujące muszą być zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług

zasady sporządzania i korygowania (2) 18 Dowody księgowe – zasady sporządzania i korygowania (2) błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty i wpisanie danych poprawnych z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb z dopisaniem daty poprawki i podpisu osoby upoważnionej do tej czynności niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek oraz poprawianie pojedynczych liter i cyfr błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej

Kontrola dokumentów (dowodów) księgowych (1) 19 Kontrola dokumentów (dowodów) księgowych (1) kontrola merytoryczna – polega na sprawdzeniu prawidłowości, legalności i rzetelności dokumentów (dowodów księgowych ) oraz czy operacja gospodarcza była celowa, zasadna i zgodna z przepisami. W małych podmiotach gospodarczych w których nie ma wyodrębnionych jednostek organizacyjnych decyzje podejmuje Prezes Zarządu, właściciel firmy a w spółkach cywilnych-wspólnicy spółki.

Kontrola dokumentów (dowodów) księgowych (2) 20 Kontrola dokumentów (dowodów) księgowych (2) kontrola formalno rachunkowa - ma za zadanie stwierdzić czy dokument odpowiada wymaganiom formalnym i rachunkowym, a więc czy np. zawiera : określenie wystawcy dokumentu np. odcisk pieczęci wskazanie podmiotów które uczestniczą w operacji gospodarczej wszystkie załączniki i jest kompletny datę wystawienia dokumentu i datę przeprowadzenia operacji gospodarczej własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie prawidłowo wyliczone, poprawnie zaokrąglone i zsumowane dane liczbowe kontrolę formalno-rachunkową przeprowadza główny księgowy lub upoważniony przez niego pracownik w sytuacji małych firm i prowadzenia rachunkowości przez biuro rachunkowe właściciel lub Zarząd może upoważnić do tej czynności biuro rachunkowe osoba, która sprawdzała dokument musi to na nim odnotować wpisując datę i składając swój podpis

Zatwierdzenie dokumentów 21 Zatwierdzenie dokumentów Dokumenty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym do realizacji/zapłaty/ zatwierdza kierownik jednostki gospodarczej lub jego upoważniony zastępca. Dopiero w tym momencie dokumenty stają się dowodami księgowymi i są podstawą do ewidencji operacji i zdarzeń gospodarczych. Sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentów (dowodów księgowych) może ułatwić pieczęć odciskana w wolnym polu dokumentu.

Dowód księgowy – jako podstawa wypłaty dotacji 22 Dowód księgowy – jako podstawa wypłaty dotacji Dowód księgowy spełniać musi ww. wymogi zgodnie z uor i zawierać dodatkowe zapisy określone zawartą umową, a w szczególności zapisy § 4 opis źródła finansowania wskazanie kwoty dofinansowania (refundacji) wskazanie nr umowy dotacji zawartej z NFOŚiGW przedłożona kopia dowodu księgowego potwierdzona za zgodność z oryginałem

Rodzaje dokumentów – ogólna klasyfikacja i specyfikacja 23 Rodzaje dokumentów – ogólna klasyfikacja i specyfikacja

Wybrane rodzaje dokumentów (1) 24 Wybrane rodzaje dokumentów (1) faktura VAT - zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem MF z dnia 28 listopada 2008r w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług faktury VAT - wystawiają zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, faktura VAT MP, faktura VAT-marża np. (turystyka), faktura VAT RR np. rolnik za fakturę uznaje się również bilety jednorazowe wydane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług podlegających na przewozie osób /jeśli zawiera odpowiednie dane dowody zapłaty za przejazdy autostradami jeśli zawierają dane określone przepisami

Wybrane rodzaje dokumentów (2) 25 Wybrane rodzaje dokumentów (2) faktura VAT korygująca, nota korygująca - wystawia się w razie błędów na fakturze VAT (wymagane potwierdzenie odbioru) - faktura korygująca powinna zawierać wyraz „korekta” albo „faktura korygująca” może być wystawiona tylko przez wystawcę faktury której dotyczy - nota korygująca – pomyłki związane między innymi z nazwą nabywcy, sprzedawcy z wyjątkiem pomyłek w pozycjach określonych w § 5 ust 1 pkt 6-12 Rozporządzenia d) faktury VAT wewnętrzne – np. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług itp. rachunek - zasady wystawiania rachunków przez podatników nie będących podatnikami VAT zostały określone w ustawie „Ordynacja podatkowa” z dnia 29 sierpnia 1997r. Podatnicy wystawiający r-ki powinni je kolejno numerować, a w przypadku gdy zaginął oryginał lub uległ zniszczeniu, wystawiony ponownie r-ek zawiera słowo ”Duplikat”

Wybrane rodzaje dokumentów (3) 26 Wybrane rodzaje dokumentów (3) nota księgowa (obciążeniowa, uznaniowa) - może być dowodem zewnętrznym własnym jak również zewnętrznym obcym . Stosowana wyłącznie w operacjach nieobjętych ustawą o VAT lista płac – podstawowy dokument księgowy, w którym wykazywane są wynagrodzenia z tytułu zawartych z pracownikami umów o pracę. Stanowi podstawę do zaksięgowania kosztów wynagrodzeń (funkcja kosztowa), rozrachunków z pracownikami i rozrachunków publicznoprawnych. rachunek wystawiany przez wykonawcę umowy (zlecenia, dzieło) - na podstawie zawartej umowy spisanej na gruncie przepisów KC. Jeśli zawarto umowę (zlecenia, o dzieło) określającą wynagrodzenie za pracę, oraz w której przewidziano wyjazdy służbowe związane z wykonywaną pracą, należy zapisać to w umowie. polecenie wyjazdu służbowego /delegacja - zasady zwrotu kosztów podróży powinny być określone w polityce rachunkowości, regulaminie wynagrodzenia, umowie o pracę lub innym dokumencie wewnętrznym organizacji.

Wypłata i rozliczenie zaliczki 27 Wypłata i rozliczenie zaliczki Na wniosek Beneficjenta NFOŚiGW może dokonać wypłaty zaliczki na zadanie przewidziane w umowie Rozliczenie zaliczki oraz wpłata pożytków następuje zgodnie z terminami określonymi w umowie na podstawie dowodów księgowych wraz z potwierdzeniami zapłaty i wyciągów bankowych z wydzielonego dla celów rozliczania zaliczki rachunku bankowego. Z wydzielonego na potrzeby rozliczania zaliczki rachunku bankowego nie mogą być regulowane inne zobowiązania jednostki, ani też ponoszone żadne opłaty i prowizje bankowe Nierozdysponowane, wolne z wypłaconej zaliczki środki powinny być inwestowane w depozyty bankowe typu „overnight”, bądź inne lokaty Nieprawidłowe rozliczenie pożytków skutkować będzie obciążeniem Dotowanego pożytkami naliczonymi w oparciu o średnioważoną stopę oprocentowania depozytów bankowych uzyskaną przez NFOŚiGW w danym kwartale

Podsumowanie – z punktu widzenia księgowości 28 Podsumowanie – z punktu widzenia księgowości Składane przez Beneficjenta dokumenty / dowody muszą być zgodne i sporządzone oraz opisane w sposób zgodny przede wszystkim z z ustawą o rachunkowości i prawem podatkowym przyjętą przez Beneficjenta Polityką Rachunkowości odpowiednimi zapisami umowy zawartej z NFOŚiGW Sposób prowadzenia ewidencji i rejestracji zdarzeń gospodarczych przez Beneficjenta musi zapewniać pełną i jednoznaczną identyfikowalność oraz jasne wyodrębnienie operacji związanych z wykorzystaniem dotacji. NFOŚiGW dotuje nakłady oraz finansuje większość typów kosztów. Co do zasady Fundusz nie dotuje zysku i amortyzacji Na etapie negocjacji umowy z NFOŚiGW bardzo wskazanym jest wewnętrzne, merytoryczne wsparcie Beneficjenta przez jego służby księgowe.

Błędy występujące w dokumentacji 29 Błędy występujące w dokumentacji Przedkładanie dokumentów za roboty/czynności niewykonane Brak potwierdzenia „za zgodność z oryginałem” na każdej stronie Brak kopii umów, porozumień, protokołów będących podstawą wystawienia dokumentów finansowo-księgowych Błędy rachunkowe Brak dat i podpisów osób odpowiedzialnych za gospodarkę finansowo-księgową Niezgodność kwoty rozliczenia z harmonogramem wypłat Nieterminowe złożenie dokumentacji w NF Brak daty wystawienia dokumentu bądź data niezgodna z okresem rozliczeniowym Brak pozycji wydatku w harmonogramie Błędny NIP Brak wskazania ilości lub/i jednostek miar Niepełna nazwa kontrahenta, Braki adresowe Brak oznaczenia nazwy dokumentu Brak lub błędnie oznaczone symbole PKWiU

Dziękujemy za uwagę!