Nowe wzory ofert i sprawozdań w realizacji zadań publicznych Strzegom, 25.10.2016 r.

Dlaczego zmiany? Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań

Co uległo zmianie? Pojawiły się oddzielne wzory ofert, sprawozdań i umów dla konkursów ofert i regrantingu: √ Załącznik nr 1 (oferta) √ Załącznik nr 2 (oferta – regranting) √ Załącznik nr 3 (umowa) √ Załącznik nr 4 (umowa – regranting) √ Załącznik nr 5 (sprawozdanie) √ Załącznik nr 6 (sprawozdanie – regranting)

Nowy wzór oferty

Opis sytuacji problemowej: gdzie dany problem występuje (region, konkretne miejsce) ilu i jakich osób dotyczy problem jaka jest konkretna potrzeba tych osób (ustalona na podstawie badań, rozmów z samymi zainteresowanymi, a nie na podstawie tylko swoich osobistych przeświadczeń) jakie są rozmiary problemu (liczby, procenty, dane statystyczne lub szacunkowe)

Opis sytuacji problemowej (analiza oparta na zebranych wcześniej danych): dlaczego jest to problem jakie są objawy, przyczyny i skutki problemu co by było gdybyśmy nie zajęli się tym problemem czy ktoś jeszcze zajmuje się tym problemem i z jakim skutkiem

Cel / cele: Dobrze sformułowany cel odpowiada na pytanie co, gdzie, kiedy, dla kogo, zostanie zmienione dzięki realizacji projektu. Cel projektu powinien być zgodny z celami statutowymi organizacji. Np. Celem projektu jest zwiększenie wiedzy i zmniejszenie poczucia zagrożenia związanego z integrację europejską wśród 50 przedstawicieli społeczności wiejskiej z terenu gminy Kłodzko w okresie od stycznia do grudnia 2004 r.

Cel / cele: Cel powinien spełniać kryteria SMART: S – specific numbers – określony liczbowo (ściśle określona ilość odbiorców) M – measurable – wymierny (określony słowami kluczami: zmniejszenie, zwiększenie...) A – area specific – określony teren R – realistic – realność T – time bound – określony w czasie

Cel musi być: Specyficzny (konkretny i dobrze zdefiniowany). Powinien być tak sformułowany, żeby każdy mógł go zrozumieć i dowiedzieć się co chcemy osiągnąć. Mierzalny. Aby doprowadzić zadanie do końca, trzeba znać odpowiedź na pytanie: skąd będziemy wiedzieli, że osiągnęliśmy cel tym bardziej sponsor). Po czym to poznamy? Cel musi być mierzalny, żeby realizatorzy projektu (i sponsor) wiedzieli, ile im do niego brakuje lub czy może już został osiągnięty.

Cel musi być: Uzgodniony. Musi istnieć zgoda i porozumienie co do stawianych celów. Poza tym musi on wynikać z opisanych wyżej analiz, a nie z indywidualnych przeczuć i odczuć. Realistyczny. Możliwy do osiągnięcia w świetle rozpoznanych szans i zagrożeń oraz mocnych i słabych stron organizacji, możliwy w określonym czasie i przy określonych środkach.

Rezultaty: W tym punkcie należy opisać oczekiwany wpływ projektu na grupy docelowe: w jaki sposób projekt poprawi sytuację grup odbiorców, do których jest adresowany? w jaki sposób projekt rozwinie potencjał grup odbiorców? co i jak się zmieni w wyniku realizacji projektu?

Rezultaty: Należy opisać, jaki jest spodziewany (po zakończeniu projektu) wpływ działań przewidzianych projektem na zmianę sytuacji wyjściowej (rozwiązanie problemu). Rezultaty to nic innego jak zrealizowane cele. Rezultaty muszą być opisane za pomocą kryteriów liczbowych.

Nowy ramowy wzór umowy - co ważnego?

§ 2 Sposób wykonania zadania publicznego Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać zadanie publiczne zgodnie z ofertą, z uwzględnieniem aktualizacji opisu poszczególnych działań* / harmonogramu* / kalkulacji kosztów*, w terminie określonym w umowie. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania środków dotacji, zgodnie z celem, na jaki je uzyskał, i na warunkach określonych w niniejszej umowie. Niewykorzystane przychody Zleceniobiorca zwraca Zleceniodawcy.

§ 2 Sposób wykonania zadania publicznego Wydatkowanie osiągniętych przychodów, w tym także odsetek bankowych od środków przekazanych przez Zleceniodawcę, z naruszeniem postanowień umowy uznaje się za dotację pobraną w nadmiernej wysokości. § 3 Finansowanie zadania publicznego Ściśle określa się wysokość dotacji (także kolejnych transz, jeżeli występują) oraz wysokość wkładu finansowego ze środków własnych, opłat od odbiorców, z innych źródeł publicznych oraz pozostałych, a także wysokość wkładu osobowego (wolontariatu) i rzeczowego.

§ 3 Finansowanie zadania publicznego Określa się procentowy udział środków z innych źródeł w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji. Wysokość środków z innych źródeł może się zmieniać, o ile nie zmniejszy się udział tych środków w stosunku do wydatkowanej kwoty dotacji. Określa się procentowy udział łącznej wartości wkładu osobowego oraz rzeczowego w stosunku do otrzymanej kwoty dotacji. Wartość wkładu osobowego oraz rzeczowego może się zmieniać, o ile nie zmniejszy się udział tej wartości w stosunku do wydatkowanej kwoty dotacji.

§ 3 Finansowanie zadania publicznego Naruszenie określonych postanowień procentowych uważa się za pobranie dotacji w nadmiernej wysokości. Określa się procentowo ewentualne zwiększenie wysokości świadczenia pieniężnego pobranego od pojedynczego odbiorcy w stosunku do wysokości planowanej w ofercie. Przekazanie kolejnej dotacji nastąpi po złożeniu* / zaakceptowaniu* sprawozdania częściowego (nie dotyczy zadań wieloletnich).

§ 3 Finansowanie zadania publicznego Przekazanie kolejnej transzy dotacji nastąpi po złożeniu* / zaakceptowaniu* sprawozdania częściowego (jeżeli dotyczy takiej sytuacji). Uzależnia się przekazanie kolejnych transz dotacji od wydatkowania określonej procentowej wartości przekazanych środków. § 4 Wykonanie części zadania przez podmiot niebędący stroną umowy Wyraża się zgodę na realizację ściśle określonych działań we współpracy z podmiotem trzecim. Za działania bądź zaniechania podmiotu trzeciego odpowiada się jak za własne.

§ 5 Procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie zadania publicznego Określa się procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie zadania publicznego. Jest się zobowiązanym zachować procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie zadania publicznego. Obowiązek ten jest zachowany, jeżeli w umowie określi się o ile procent udział może zwiększyć się udział dotacji w całkowitym koszcie zadania. Przekroczenie limitu tego procentowego limitu uważa się za pobranie dotacji w nadmiernej wysokości.

§ 6 Dokonywanie przesunięć w zakresie ponoszonych wydatków Określa się procent, o który nie mogą zwiększyć się wydatki finansowane z dotacji w stosunku do planowanego w budżecie danego wydatku oraz planowanych w budżecie kategorii wydatków. Naruszenie tych procentowych limitów uważa się za pobranie części dotacji w nadmiernej wysokości.

§ 7 Dokumentacja związana z realizacją zadania publicznego Należy prowadzić wyodrębnioną dokumentację finansowo-księgowej i ewidencję księgową zadania publicznego, zgodnie z ustawą o rachunkowości Należy przechowywać dokumentację zadania publicznego przez okres 5 lat. Jest się zobowiązanym do opisywania dokumentacji finansowo--księgowej związanej z realizacją zadania, dotyczącej zarówno dotacji, jak i innych środków finansowych, zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości.

§ 7 Dokumentacja związana z realizacją zadania publicznego Niedochowanie powyższych zobowiązań uznaje się, w zależności od zakresu jego naruszenia, za niezrealizowanie części albo całości zadania publicznego. § 8 Obowiązki i uprawnienia informacyjne Zobowiązanym jest się do informowania, że zadanie publiczne jest współfinansowane*/finansowane* ze środków otrzymanych od Zleceniodawcy.

§ 8 Obowiązki i uprawnienia informacyjne Informacja na ten temat powinna się znaleźć we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego. Należy umieszczać loga i informacje przekazane przez Zleceniodawcę. § 9 Kontrola zadania publicznego Zleceniodawcy przysługuje prawo kontroli realizacji zadania publicznego. Określone są warunki kontroli. Należy w terminie do 14 dni wypełnić zalecenia pokontrolne (jeżeli takie występują).

§ 10 Obowiązki sprawozdawcze Zleceniobiorcy(-ców) Określone są szczegółowo warunki sprawozdawcze z realizacji zadania publicznego, na wzorze sprawozdania. Zleceniodawca ma prawo żądać w wyznaczonym terminie dodatkowych informacji, wyjaśnień oraz dowodów do sprawozdań. Żądanie to jest wiążące. Niezłożenie sprawozdania skutkuje wezwaniem z terminem 7.dniowym do jego złożenia. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje uznaniem dotacji za wykorzystanie jej niezgodnie z przeznaczeniem (na podstawie ustawie o finansach publicznych).

§ 10 Obowiązki sprawozdawcze Zleceniobiorcy(-ców) Niezastosowanie się do wezwania może być podstawą do natychmiastowego rozwiązania umowy przez Zleceniodawcę. § 11 Zwrot środków finansowych Określone są sytuacje i warunki zwrotu środków finansowych dotacji niewykorzystanych w danym roku budżetowym, albo przychodów powstałych z dotacji, albo dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, albo pobranej w nadmiernej wysokości.

§ 12 Rozwiązanie umowy za porozumieniem Stron § 13 Odstąpienie od umowy przez Zleceniobiorcę(-ców) § 14 Rozwiązanie umowy przez Zleceniodawcę Określone są sytuacje i warunki rozwiązania oraz odstąpienia od umowy. § 15 Zakaz zbywania rzeczy zakupionych za środki pochodzące z dotacji Zakupione rzeczy w ramach projektu można używać na realizację działań statutowych, ale nie wolno zbywać przez 5 lat od dnia ich zakupu. Z ważnych przyczyn Zleceniodawca może wyrazić zgodę na ich sprzedaż przed terminu, ale środki ze sprzedaży muszą być przeznaczone na cele statutowe

§ 16 Forma pisemna oświadczeń Wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z umową wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wszelkie wątpliwości związane z realizacją umowy winny być wyjaśniane w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. § 17 Odpowiedzialność wobec osób trzecich Zleceniobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją zadania publicznego. Zleceniobiorca winien stosować ustawę o ochronie danych osobowych.

Nowy wzór sprawozdania - to już przy następnej okazji 

Dolnośląski Punkt Konsultacyjno-Doradczy: ul. Beethovena 10, 58-300 Wałbrzych tel. 74 666 22 00, faks 74 666 22 01 e-mail: inkubator.ngo@merkury.org.pl www.facebook.com/fundacja.merkury www.inkubatorngo.info Zrealizowano przy wsparciu finansowym Budżetu Województwa Dolnośląskiego

e-mail: waldemar@weihs.pl Dziękuję za uwagę!  Waldemar Weihs tel. 509 673 693 e-mail: waldemar@weihs.pl www.facebook.com/waldemar.weihs