Najczęstsze błędy we WND w zakresie kwalifikowalności Olsztyn, 17 czerwca 2016 r.

Plan prezentacji 1. Uproszczone metody rozliczania wydatków 2. Cross-financing i środki trwałe 3. Zasada uczciwej konkurencji 4. Zlecanie usług merytorycznych 5. Koszty pośrednie 6. Wkład własny 7. Personel projektu (zewnętrzny/wewnętrzny)

Uproszczone metody rozliczania wydatków 1 z 6 W projektach gdzie wartość wkładu publicznego jest równa bądź nie przekracza 100 tys. euro - obligatoryjnie (wyjątek – 100% pzp lub zasada konkurencyjności) Dopuszczone przez IOK są tylko w Działaniu 2.3 w zakresie szkoleń z j.angielskiego, j.niemieckiego oraz j.francuskiego Stawki jednostkowe Kwoty ryczałtowe

Kwoty ryczałtowe 2 z 6 Rozliczanie wydatków 1.Wydatki rozliczane kwotami ryczałtowymi są traktowane jako wydatki poniesione. 2.Nie ma obowiązku gromadzenia i opisywania dokumentów księgowych ale niezbędne są dokumenty potwierdzające zrealizowanie zakresu zadań, osiągnięcie rezultatów i wykonanie produktów, którym przypisane są kwoty.

Kwoty ryczałtowe 3 z 6 Rozliczanie wydatków cd. Wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej musi odnosić się do zakresu oferowanego wsparcia, a nie realizacji celu, np. rozliczając zadanie związane ze szkoleniami nauczycieli wskaźnikiem jest: liczba przeprowadzonych godzin kursu, liczba wydanych zaświadczeń/certyfikatów, liczba zakupionych i przekazanych materiałów dydaktycznych, liczba zapewnionych dojazdów, itd.

Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY 4 z 6 Rozliczanie wydatków – Działanie 2.1 protokół zdawczo-odbiorczy materiałów budowlanych do przeprowadzenia adaptacji protokół zdawczo-odbiorczy wyposażenia (np. meble, zabawki, sprzęt do kuchni) po dokonaniu zakupów zaświadczenie o uzyskaniu wpisu nowoutworzonego punktu przedszkolnego do rejestru gminy zestawienie podpisanych umów na świadczenie usług wychowania przedszkolnego protokół zdawczo-odbiorczy zakupionych materiałów dydaktycznych (np. kredki, farby)

Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY 5 z 6 Rozliczanie wydatków – Działanie 2.1 oświadczenia rodziców potwierdzające realizację wsparcia zgodnie z zakresem określonym we wnd (np. podstawa, zajęcia dodatkowe, posiłki) karta wycieczki (program, lista obecności) zdjęcia potwierdzenie wykonania usługi transportowej dokument potwierdzający zakup biletów itp. protokół wydania określonej liczby posiłków

Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY 6 z 6 Rozliczanie wydatków – Działanie 2.1 listy obecności wraz z potwierdzeniem odbioru cateringu, materiałów szkolnych (warsztaty dla rodziców) protokół zdawczo-odbiorczy dotyczący zakupionych materiałów szkoleniowych itp. (warsztaty dla rodziców).

Cross – financing 1 z 7 Cross- financing w ramach projektów współfinansowanych z EFS może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, bez których realizacja projektu nie byłaby możliwa, w szczególności w związku z zapewnieniem realizacji zasady równości szans, a zwłaszcza potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

Cross – financing 2 z 7 Obecnie na gruncie EFS jako cross-financing rozumie się wyłącznie wydatki dotyczące: zakupu nieruchomości, zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku, dostosowania lub adaptacji (prace remontowo- wykończeniowe) budynków i pomieszczeń.

Cross- financing, środki trwałe – limit 3 z 7 Środki trwałe 350 PLN netto Środki trwałe +10% wartości projektu cross-financing Cross-financing 8,5% wartości projektu

Cross- financing, środki trwałe – wniosek o dofinansowanie 4 z 7 W przypadku kosztów, które podlegają regule cross-financingu i środków trwałych, należy w budżecie szczegółowym oznaczyć te wydatki w polu wyboru (tzw. „check-box”). W przypadku wydatków poniżej 350,00 PLN netto pole wyboru (tzw. „check-box”) musi zostać nieodznaczone. W przypadku wątpliwości związanych z zakwalifikowaniem wydatku do cross-financingu, środków trwałych należy zaznaczyć taki wydatek jako cross- financing.

W przypadku wykazania w budżecie szczegółowym projektu wydatków kwalifikowalnych na zakup środków trwałych o wartości od 350,00 PLN do 440,00 PLN, w celu zweryfikowania poprawności odznaczenia pola wyboru wykazującego środek trwały, należy w kolumnie „Kategoria kosztu” uzupełnić opis o „%” stawki VAT, np. kategoria kosztu „Zakup drukarki atramentowej (23 %VAT)” Cross- financing, środki trwałe - wniosek o dofinansowanie 5 z 7

Uzasadnienie kosztów 6 z 7 Obowiązkowo we wniosku o dofinansowanie należy podać uzasadnienie wysokości poszczególnych stawek (dokonać szacowania kosztów), gdyż będzie ona podlegać ocenie efektywności i racjonalności wydatków. Zestawienie standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków jest załącznikiem do Regulaminu konkursu.

Konieczność uzasadnienia pozyskania środków trwałych wraz ze wskazaniem najbardziej efektywnej metody: PLN netto - limit z Wytycznych (Rozdział 6.12) PLN netto - limit z Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie – obowiązujący Beneficjenta Uzasadnienie nie musi być sporządzone indywidualnie dla każdego środka trwałego, ale może dotyczyć również grupy środków trwałych o tym samym przeznaczeniu. Uzasadnienie kosztów pozyskania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych 7 z 7

Zasada uczciwej konkurencji od PLN do PLN netto – obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku od € netto - pzp - dla podmiotów zobligowanych zasada konkurencyjności od PLN do € - podmioty zobligowane pzp od PLN do ∞ - niezobligowani do pzp zasada konkurencyjności od PLN do € - podmioty zobligowane pzp od PLN do ∞ - niezobligowani do pzp

Zlecanie usług merytorycznych 1 z 3 powierzenie wykonawcom zewnętrznym, nie będącym personelem projektu, realizacji działań merytorycznych przewidzianych w ramach danego projektu, np. zlecenie usługi szkoleniowej (wyjątki) do 30% wartości projektu ogólna zasada – do 30% wartości projektu

Uzasadnienie zlecania usług merytorycznych 2 z 3 We części wniosku należy zawrzeć uzasadnienie dlaczego daną usługę merytoryczną wnioskodawca chce zlecić wykonawcy i dlaczego nie jest w stanie sam jej zrealizować

Wnioskodawca musi pamiętać, że faktyczną realizację zleconej usługi merytorycznej należy udokumentować (np. protokołem zdawczo – odbiorczym). Nie jest kwalifikowalne zlecenie usługi merytorycznej przez wnioskodawcę partnerom projektu i odwrotnie. Uzasadnienie zlecania usług merytorycznych 3 z 3

Koszty pośrednie 1 z 1 Koszty bezpośrednie zł Koszty bezpośrednie zł Koszty pośrednie do 1 mln zł 25% = zł Kb + kp zł Kb + kp zł Projekt > 1 mln zł = kp = 20%!!! Kp = zł Kb + kp = zł Błędny wybór = odrzucenie wniosku o dofinansowanie

Wkład własny 1 z 5 Wnioskodawca może go wnieść w postaci niepieniężnej i finansowej. Wykazanie wkładu własnego możliwe jest zarówno w kosztach bezpośrednich jak i pośrednich. Możliwe jest łączenie różnych form wkładu własnego, np. wniesienie wkładu własnego częściowo w postaci pracy wolontariusza, a częściowo w postaci opłat od uczestników. Obligatoryjny w ramach przedmiotowego konkursu minimalny wkład własny wynosi 15 % wartości projektu

Wkład własny 2 z 5 Wkład niepieniężny - przykłady:  udostępnianie/użyczanie budynków, pomieszczeń, urządzeń, wyposażenia na potrzeby projektu;  świadczenia wykonywane przez wolontariuszy na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego;  dodatki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią uczestnikom danego projektu; Zastrzeżenie: wkład własny jest niekwalifikowalny w przypadku wniesienia go w postaci środka trwałego, który był w ciągu 7 lat wstecz (w przypadku nieruchomości 10 lat) współfinansowany ze środków unijnych lub z dotacji krajowych.

Wkład własny 3 z 5 Wkład finansowy - przykłady:  wynagrodzenie kadry merytorycznej zaangażowanej w realizację projektu, która nie jest finansowana ze środków projektu;  środki finansowe będące w dyspozycji danej instytucji lub pozyskane przez tą instytucję z innych źródeł;  wkład w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem;  środki wpłacane przez podmioty zewnętrzne (np. przez uczestników projektu, pracodawców, sponsorów);  opłaty związane z udziałem uczestników w projekcie;

Wkład własny 4 z 5 Sposób obliczenia wysokości wkładu własnego: Wartość wkładu własnego = Całkowita wartość wydatków kwalifikowalnych projektu x …. % Wartość wkładu własnego stanowi różnicę między kwotą wydatków kwalifikowalnych, a kwotą dofinansowania przekazaną Wnioskodawcy, zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych. Wartość wkładu własnego stanowi różnicę między kwotą wydatków kwalifikowalnych, a kwotą dofinansowania przekazaną Wnioskodawcy, zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych.

Wkład własny 5 z 5 Istotne jest zachowanie spójności pomiędzy częściami WND, w szczególności: budżetem projektu, uzasadnieniem dla przewidzianego w projekcie wkładu własnego, w tym metodologią wyliczenia jego wartości znajdującymi się w części Uzasadnienie kosztów WND, sposobem realizacji projektu w części 4.1 tak aby informacje o wkładzie własnym wnoszonym w ramach poszczególnych zadań znalazły odzwierciedlenie w każdej z wymienionych części WND.

Zatrudnienie personelu 1 z 4 W przypadku, gdy osoba stanowiąca personel projektu jest pracownikiem beneficjenta jej zaangażowanie do projektu lub projektów może mieć miejsce wyłącznie na podstawie stosunku pracy lub umowy o dzieło. Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu projektu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności z Kodeksem pracy, Kodeksem cywilnym oraz Kartą Nauczyciela. Posiadany potencjał kadrowy może być wykazany jako wkład własny w projekcie.

Zatrudnienie personelu 2 z 4 Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu współfinansowanego z EFS w ramach RPO WiM na lata w części 4.5 wniosku POTENCJAŁ WNIOSKODAWCY I PARTNERÓW i 4.7 SPOSÓB ZARZĄDZANIA PROJEKTEM należy wskazać potencjał kadrowy w zakresie kadry merytorycznej wnioskodawcy/partnerów i zarządzającej w podziale na: Kadrę własną (posiadaną) – osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę i osoby współpracujące oraz samozatrudnienie; Kadrę zewnętrzną – pozostałe osoby, np. zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, prowadzące działalność

Zatrudnienie personelu 3 z 4 NAUCZYCIEL WŁASNY - otrzymuje wynagrodzenie jak za godziny ponadwymiarowe, które wypłacane jest według stawki osobistego zaszeregowania nauczyciela z uwzględnieniem dodatku za warunki pracy; NAUCZYCIEL Z ZEWNĄTRZ - podstawą zatrudnienia Kodeks Pracy, nauczycielowi przysługuje wynagrodzenie nie wyższe niż wynagrodzenie za jedną godzinę prowadzenia zajęć ponadwymiarową dla nauczyciela dyplomowanego posiadającego wykształcenie wyższe magisterskie i realizującego tygodniowy obowiązkowy wymiar zajęć;.

Zatrudnienie personelu 4 z 4 Uregulowania dotyczące angażowania personelu nie mają zastosowania do personelu projektu zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod, np. koordynatora projektu, którego wynagrodzenie przewidziane jest w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem.

Dziękuję za uwagę Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie