Nowi w firmie, czyli… … jak powitać i wdrożyć nowych pracowników HR Na Szpilkach Gdańsk, 26 czerwca 2014 r. 1

Po co nam Nowi? 2

Wstęp Dzisiejszy rynek stawia przed firmami i ich liderami wyzwania spiętrzające się na skalę dotąd niespotykaną. Sprostanie im wymaga elastycznego, innowacyjnego i inspirującego przywództwa oraz sprawnego zarządzania. Taki profil przywództwa i zarządzania można promować od samego POCZĄTKU, czyli:  budowania relacji z nowymi pracownikami,  kreowania własnego wizerunku, jako nowego zwierzchnika,  pierwszego wrażenia na temat kultury organizacyjnej na temat nowej firmy,  wdrażania wszelkich zmian w organizacji… Nie przegapmy tej szansy! 3

Agenda  Cel prezentacji - dlaczego taki temat?  Dwie perspektywy  Pięć kroków w procesie adaptacji  Podział odpowiedzialności  Efektywność osobista  Dlaczego tak?  Przed czym warto uchronić firmę?  Zaangażowanie pracowników  Wizerunek firmy  Wieści z rynku  Q & A 4

Przykład „Pierwsza praca i pierwsze szkolenie w dużej sieci hurtowni artykułów sanitarnych na stanowisku doradca techniczny. Plan szkolenia niczego sobie, ale rzeczywistość całkiem inna. Zamiast profesjonalnych szkoleń uczą nas układania ulotek na ekspozycji i dziurkowania faktur w biurze. Za tydzień mam zacząć pracę a kompletnie nie wiem co mam robić, i po co takie szkolenie które niczego nie uczy?????????” – wpis na portalu  Czy opisanej sytuacji można było zaradzić?  Czy opisanej sytuacji warto było zaradzić?  Czy w ogóle jest to „sytuacja”? 5

Nowy na progu firmy – PERSPEKTYWA I  „wszystkiego pomału się nauczę”  „będę rozwijać swoje kwalifikacje”  „dopytam o to i owo, i dam sobie radę!”  „jestem przygotowany, chcę działać”  „nie mogę doczekać się przyszłych wyzwań”  „chętnie poznam moich nowych współpracowników, na początek pewnie tych najbliższych”  „ta firma jest dla mnie jeszcze zagadką, cieszę się, że ją poznam od wewnątrz” 6

Nowy na progu firmy – PERSPEKTYWA II 7  „skoro go wybrali, to już wszystko umie”  „jeśli rzeczywiście coś potrafi, to niech udowodni!”  „nie ma tu czasu na pogawędki”  „co on tam może wiedzieć, niech siedzi cicho i się uczy”  „nowego pośle się po herbatę i do ksero”  „pobędzie trochę, to i pozna wszystkich”  „obejdzie wszystkie działy pierwszego dnia i na pewno wszystkich pozna”  „musi przecież wiedzieć o naszej firmie wszystko, taka marka!”

Nowy na progu firmy – NA STYKU 8 Początkowo perspektywy wydają się różne, lecz po obu stronach pojawiają się podobieństwa w sferze emocji:  obawy,  oczekiwania,  nadzieje. Stąd chociażby warto przygotować się do odpowiedniego powitania. Obawy będą mniejsze, oczekiwania staną się rzeczywiste, a nadzieje możliwe do spełnienia.

Pięć kroków efektywnego wdrożenia Nowych 9 Pozyskanie informacji nt. dotychczasowych doświadczeń zawodowych Nowego Precyzyjne przekazanie obowiązków Nowemu Klarowne przedstawienie zasad i kryteriów oceny jego pracy Zaprezentowanie zasad współpracy w powiększonym zespole Bieżące przekazywanie informacji zwrotnych, ważnych szczególnie w początkowym okresie współpracy

Kluczowa rola Lidera 10 Pozyskanie informacji nt. dotychczasowych doświadczeń zawodowych Nowego Precyzyjne przekazanie obowiązków Nowemu Klarowne przedstawienie zasad i kryteriów oceny jego pracy Zaprezentowanie zasad współpracy w powiększonym zespole Bieżące przekazywanie informacji zwrotnych, ważnych szczególnie w początkowym okresie współpracy HR Lider Team HR Lider Team LiderTeam

Efektywność osobista Pracownika 11 „Nie chodzi o to, aby robić wszystkie rzeczy we właściwy sposób. Chodzi przede wszystkim o to, aby robić właściwe rzeczy.” – Peter Drucker Wdrożenie zainicjowane i monitorowane przez lidera Plan spotkań zapoznawczych Ogólny program wdrożeniowy Wykształcenie oraz dotychczasowe doświadczenie zawodowe Kompetencje Mapa poruszania się w organizacji Świadomość celu stawianych zadań Znajomość oczekiwań wszystkich grup interesariuszy

Korzyści z prawidłowego wdrożenia Pracownika 12 Beneficjentami pojawienia się szybkiej i pełnej efektywności nowego Pracownika są WSZYSCY UCZESTNICY ORGANIZACJI. Odpowiednio przygotowany Pracownik:  samodzielnie porusza się po firmie, nie zajmując nikomu czasu pytaniami o „oczywistości”,  czuje się swobodnie w nowym środowisku pracy, a jego zaangażowanie i poczucie przynależności szybko wzrastają,  osiąga poziom wydajności „starszych” kolegów w relatywnie krótkim czasie,  szybko staje się wsparciem dla innych,  od razu rozwija swoje umiejętności bez niepotrzebnych przestojów związanych z brakiem podstawowych informacji,  bez obaw dzieli się swoją wiedzą, bo jest świadomy, że i jemu odpowiednia wiedza o organizacji została otwarcie udostępniona.

A bez wdrożenia? Są zagrożenia… 13  Proces „przyzwyczajania się” Pracownika do firmy i zespołu, oraz nawzajem, jest niepotrzebnie wydłużony.  W miejsce radości z uzyskania nowej pracy pojawia się zagubienie, a wraz z nią stres i frustracja, co negatywnie wpływa na efektywność.  Firma musi poczekać na kreatywność, świeże spojrzenie, pomysły i chęć podejmowania wyzwania przez nowego Pracownika do czasu, aż poradzi on sobie z ww. stresem.  Cały zespół odczuwa dodatkowe przeciążenie.  Kolejne etapy cyklu pracowniczego mogą rodzić problemy (np. „jaka ocena okresowa? Pierwszy raz o tym słyszę!”) W ten sposób marnowany może być czas oraz nadwerężana cierpliwość WSZYSTKICH UCZESTNIKÓW ORGANIZACJI.

Zaangażowanie od pierwszego dnia  Zaangażowanie pracowników jest najcenniejszym kapitałem każdej organizacji, dlatego warto się o nie starać już „na wejściu”!  Bazując na wynikach badań, dotyczących zależności między poziomem zaangażowania pracowników, a zadowoleniem i lojalnością klientów, widać, iż te starania mogą przynieść wymierne korzyści. The Service Profit Chain James L. Heske’att, Thomas Jones, Gary Loveman, W. Earl Sasser, Leonard Schlesinger (Harvard University Research 1994) 14 Wzrost zysków Wzrost obrotu Lojalność I zadowolenie klienta Zaangażowanie klienta Wrażenia klienta Produktywność pracowników Nastawienie pracowników Zaangażowanie pracowników Przywództwo i zarządzanie  Jakość warunków pracy  Narzędzia obsługi klienta Inwestycja “Wzrost poziomu utrzymania Klienta o 5% pozwala podnieść zysk o 25% do 85%.” Teoria Łańcucha Zysków

Wizerunek firmy 15 Proces lub program adaptacji nowych pracowników jest naturalnym przedłużeniem procesu rekrutacyjnego:  utrwalane są informacje o atrakcyjności pracodawcy, przekazywane na etapie naboru kandydatów,  pierwsze zetknięcie z kulturą organizacyjną, której przejawem niewątpliwie jest sposób witania nowych pracowników „na pokładzie”, pozwala Nowemu zweryfikować punkty styku jego wartości personalnych z wartościami korporacyjnymi,  w dobie błyskawicznego obiegu informacji (via Internet) pierwsze wrażenia na temat firmy od razu trafiają do szerokiego grona jego znajomych, znajomych znajomych i nieznajomych… Warto zatem zadbać, aby były to wrażenia jak najbardziej pozytywne,  utrzymanie lub osiągnięcie wysokiego miejsca w rankingach o najlepszy wizerunek pracodawcy (Employer Branding) staje się łatwiejsze.

Co słychać na rynku 16 Wnioski z badania ankietowego, przeprowadzonego w maju 2014 r. w 22 firmach różnych branż z obszaru całej Polski:  programy adaptacyjne dla nowych pracowników stały się bardziej popularne, niż chociażby pięć lat temu,  z powodzeniem stosowane są zarówno w dużych instytucjach, jak i w małych firmach (w mniejszych – w uproszczonej wersji) – 80% respondentów na „tak”  w firmach, gdzie istnieją opracowane plany rekrutacyjne, realizowane są programy adaptacyjne – 95% respondentów na „tak”  w firmach zatrudniających regularnie większe grupy pracowników, programy adaptacyjne organizowane są cyklicznie,  ciągle najpopularniejszą formą powitania i przedstawienia nowego pracownika jest „oprowadzenie” go po najbliższym otoczeniu,  pracownicy wyższego szczebla prezentowani są na forum firmy za pomocą oficjalnego a,  w znakomitej większości firm dział HR odpowiedzialny jest za wdrożenie nowego pracownika – 98% respondentów wskazało HR  w relatywnie niewielu firmach pakiet powitalny dla nowego pracownika zawiera coś więcej, niż podstawowe dokumenty pracownicze do wypełnienia oraz narzędzia dostępu do wewnętrznych systemów / pomieszczeń. Zaledwie 2% oferuje „na wejściu” np. firmowy kubek, notatnik, teczkę itp..

Pytania – zaproszenie do dyskusji 17

Dziękuję za uwagę! 18