1 Kontrola zamówień publicznych w projektach realizowanych w ramach PWT PL-SK Szkolenie jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i budżetu państwa z Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka Zakopane 24 kwietnia 2014r.

2 1.Wytyczne w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka (ostatnia wersja z r.); 2. Umowa o dofinansowanie projektu - §11 ust 2 pkt. 2 Umowy; 3. Podręcznik Programu (obowiązująca wersja z marca 2014r.) – dostępna na stronach internetowych WST, ŚUW. Podstawy prawne/ dokumenty

3 Kontrola EX ANTE stosowania prawa zamówień publicznych. Prowadzona jest w oparciu o listę sprawdzającą w terminie 10 dni roboczych. Weryfikacji podlegają: - Ogłoszenie o zamówieniu, - Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wraz załącznikami, - zaproszenia do negocjacji, - i /lub inne dokumenty (np. dotyczące szacowania wartości zamówienia, projekt umowy z Wykonawcą). KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

4 Kontrola EX ANTE - sprawdzenie dokumentacji pod względem: - zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, - możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia, - możliwości nie podania kryteriów wyboru i udzielania zamówienia w Ogłoszeniu i w SIWZ, - prawidłowości wyboru trybu zamówienia, - przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji. KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

5 Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-ante: 1. Poprawność formalna postępowania – kompletność dokumentacji, potwierdzanie za zgodność z oryginałem, zastosowanie właściwych formularzy, zgodność z zakresem przewidzianym w projekcie, obowiązki w zakresie informacji i promocji, 2. Rodzaj i wartość postępowania – czy prawidłowo określono rodzaj postępowania i oszacowano jego wartość (dokumentacja dot. robót budowlanych, termin oszacowania, kurs euro zastosowany do przeliczenia), czy postępowania nie podzielono na części w celu ominięcia stosowania przepisów ustawy, KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

6 Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-ante: 3. Wybór trybu postępowania, w przypadku wyboru innego niż jeden z podstawowych – czy wybrano prawidłowy tryb, stosując właściwe przesłanki ustawowe, 4. Ogłoszenie o zamówieniu / inne dokumenty – czy Ogłoszenie, SIWZ, zaproszenie do składania ofert/wniosków zawierają wymagane elementy, czy prawidłowo opisano przedmiot zamówienia i warunki udziału w postępowaniu, czy żądano prawidłowych dokumentów, czy prawidłowe są z punktu widzenia ustawy zasady i kryteria oceny ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, czy termin wykonania zamówienia jest zgodny z ustawą. KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

7 Kontrola EX POST stosowania prawa zamówień publicznych. - przeprowadzana jest po udzieleniu zamówienia, - odbywa się w trybie kontroli administracyjnej, - przeprowadzana jest według listy sprawdzającej - odbywa się równocześnie z weryfikacją raportu, - przeprowadzana jest na kopiach dokumentów lub na oryginałach dokumentów w siedzibie beneficjenta, - w razie wykrycia nieprawidłowości wprowadzane są korekty finansowe zgodnie z tzw. TARYFIKATOREM KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

8 Kontroler zwraca szczególną uwagę na możliwość zaistnienia następujących błędów: - nieuprawnione stosowanie trybów niekonkurencyjnych lub nieuprawnione stosowanie procedur przyśpieszonych (powołując się na termin zakończenia projektu lub koniec roku budżetowego); - nieuzasadnione przedmiotem zamówienia ograniczenia dotyczące podwykonawstwa; - nieuprawnione nałożenie obowiązku przynależności do właściwych izb samorządu zawodowego; - dyskryminacyjne warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; - nieuprawnione wprowadzanie warunku, aby każdy członek konsorcjum spełniał warunki udziału w postępowaniu oddzielnie; KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

9 - nieuprawnione dzielenie zamówienia na części w celu ominięcia stosowania przepisów ustawy PZP (zamawiający wszczyna kilka postępowań, które są tożsame przedmiotowo i czasowo, a zamówienie może być wykonane przez jednego wykonawcę); - - zamawiający żąda od wykonawcy przedstawienia dokumentów innych niż wymienione w odpowiednim rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzaju dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane; - - zamawiający żąda wykazu dostaw, usług lub robót nie odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawom, usługom lub robotom stanowiącym przedmiot zamówienia; - - zamawiający wymaga posiadania przez wykonawcę potencjału technicznego już na etapie składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;

10 KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH - - zamawiający żąda aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych współfinansowanych ze środków UE i/lub z funduszy krajowych (w sytuacji, gdy fakt współfinansowania nie ma wpływu na potwierdzenie umiejętności wykonawcy w zakresie wykonania zamówienia); - - zamawiający żąda aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych wykonywanych w Polsce; - - zamawiający uwzględnia jedynie doświadczenie zdobyte po uzyskaniu przez wykonawcę stosownych polskich uprawnień budowlanych lub posiadania doświadczenia zdobytego w Polsce; - - zamawiający udziela zamówienia w sposób niezgodny z przepisami zamówień dodatkowych;

11 KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH - - w przypadku usług priorytetowych (usługi o charakterze priorytetowym wymienione są w załączniku 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz.U. Nr 12, poz. 68) zamawiający stosuje kryteria oceny ofert dotyczące właściwości wykonawcy; - - w przypadku opisania przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, zamawiający nie dopuszcza zaoferowania produktu równoważnego; - - po zmianie treści SIWZ wpływającej na zmianę ogłoszenia o zamówieniu zamawiający nie zamieszcza właściwych sprostowań w Dzienniku Urzędowym UE lub Biuletynie Zamówień Publicznych; - - zamawiający dokonuje zmiany w ogłoszeniach ws. zamówień publicznych bez zachowania właściwej formy publikacji;

12 KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH - - zamawiający odrzuca ofertę zamiast dokonać poprawy oczywistej omyłki pisarskiej/rachunkowej; - - nieuprawniona zmiana podpisanej umowy w sprawie zamówienia publicznego; - - brak zasadności wykluczenia wykonawców i odrzucenia ofert.

13 Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 1. Część wstępna – dot. wyników kontroli ex – ante i czy Zamawiający w trakcie postępowania stosował dokumenty zweryfikowane na etapie kontroli ex – ante, 2. Poprawność formalna postępowania - kompletność dokumentacji, potwierdzanie za zgodność z oryginałem, zastosowanie formy pisemnej, zastosowanie właściwych formularzy, 3. Komisja przetargowa – czy została powołana zgodnie z ustawą, przez kogo i w jakim składzie, czy prawidłowo wykonywała swoje czynności (w szczególności czy prawidłowo wypełniono protokół z postępowania, czy prawidłowo dokonano oceny wykonawców i ofert) oraz czy osoby wykonujące czynności w postępowaniu złożyły druk ZP-1, KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

14 Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 4. Rodzaj i wartość postępowania – czy prawidłowo określono rodzaj postępowania i oszacowano jego wartość (właściwa dokumentacja dot. robót budowlanych, termin oszacowania, kurs euro zastosowany do przeliczenia), czy postępowania nie podzielono na części w celu ominięcia stosowania przepisów ustawy, 5. Wybór trybu postępowania, w przypadku wyboru innego niż jeden z podstawowych – czy wybrano prawidłowy tryb, stosując właściwe przesłanki ustawowe, KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

15 Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 6. Ogłoszenie o zamówieniu/konkursie/ogłoszenie o udzieleniu zamówienia – czy ogłoszenie zostało zamieszczone zgodnie z ustawą (terminy, miejsca publikacji – w zależności od wartości zamówienia), czy zawiera wymagane w ustawie elementy, czy w przypadku zmiany ogłoszenia o zamówieniu przesunięto terminy składania ofert, czy wszystkie informacje o niezgodnych z przepisami ustawy czynnościach podjętych lub zaniechanych przez Zamawiającego na treść ogłoszenia o zamówieniu zostały rozstrzygnięte zgodnie z ustawą, KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

16 Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 7. SIWZ/Opis przedmiotu zamówienia - czy SIWZ zawiera wszystkie niezbędne elementy i czy został udostępniony zgodnie z ustawą, czy przedmiot zamówienia został opisany w prawidłowy sposób, czy termin składania ofert został wyznaczony w sposób prawidłowy w stosunku do wartości i trybu zamówienia, czy warunki udziału nie utrudniają uczciwej konkurencji, czy żądano prawidłowych dokumentów, czy termin wykonania zamówienia jest zgodny z ustawą, czy jasne i prawidłowe są z punktu widzenia ustawy zasady i kryteria oceny ofert, czy odpowiedzi na pytania do SIWZ były udzielane zgodnie z ustawą i czy zamieszczono je na stronie internetowej, gdzie udostępniono SIWZ, czy zmiana SIWZ nastąpiła zgodnie z ustawą, czy wszystkie odwołania na treść/postanowienia SIWZ zostały rozstrzygnięte zgodnie z ustawą, KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

17 Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 8. Procedura wyłonienia wykonawcy – czy termin złożenia i otwarcia ofert jest zgodny z przepisami, czy podczas otwarcia ofert podano informacje wymagane ustawą, czy nie ograniczono kręgu potencjalnych Wykonawców, czy wykluczono Wykonawców podlegających wykluczeniu z mocy ustawy oraz uzasadniono tą decyzję, czy prawidłowo oceniono Wykonawców pod względem warunków udziału w postępowaniu (zgodność z SIWZ i ustawą), czy sprawdzono prawidłowość i kompletność pełnomocnictw w ofertach złożonych przez konsorcja, czy złożone oferty są zgodne z SIWZ, czy odrzucono oferty podlegające odrzuceniu z mocy ustawy, czy Zamawiający ocenił oferty w sposób zgodny z ustawą i posiada dowody oceny ofert, czy w przypadku zamówień, w których wymaga się wniesienia wadium, wniesiono je w sposób prawidłowy, czy nie prowadzono negocjacji dotyczących treści ofert, KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

18 Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 8. Procedura wyłonienia wykonawcy (cd.) - czy w przypadku wystąpienia omyłek w treści ofert, podejrzenia wystąpienia rażąco niskiej ceny lub wystąpienia okoliczności opisanych w art. 26 ust 3 i 4 ustawy (uzupełnienie dokumentacji, złożenie wyjaśnień) - wypełniono obowiązki ustawowe, czy postępowanie zostało unieważnione w razie wystąpienia okoliczności skutkujących jego unieważnieniem, czy protokół zawiera wszystkie wymagane dane oraz został podpisany przez Kierownika Zamawiającego lub osobę upoważnioną, 9. Wybór najkorzystniejszej oferty – czy najkorzystniejsza oferta została wyłoniona w oparciu o ustalone kryteria, jest ofertą najlepszą wg tych kryteriów, a jej wybór nastąpił zgodnie z ustawą, czy informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty została opublikowana zgodnie z ustawą i trafiła do wykonawców, którzy złożyli oferty, KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

19 Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 10. Środki ochrony prawnej – czy w przypadku wniesienia środków ochrony prawnej (odwołania) Zamawiający postąpił zgodnie z ustawą, czy wniesione środki ochrony prawnej zostały rozstrzygnięte w terminie i zgodnie z ustawą, czy rozstrzygnięcia zostały upublicznione zgodnie z ustawą, czy Zamawiający powtórzył czynności objęte środkami ochrony prawnej, czy Zamawiający wykonał postanowienia/wyrok KIO, 11. Zawarcie umowy z Wykonawcą – czy umowa została zawarta w terminie zgodnym z ustawą, czy zakres świadczenia w umowie jest zgodny z ofertą, czy umowa została zawarta na czas oznaczony (z zastrzeżeniem art. 143 ustawy dot. umów na czas nieoznaczony), czy zachodzą przesłanki nieważności umowy, czy umowa zawiera informację o źródłach finansowania zamówienia, czy zmiana umowy nastąpiła zgodnie z ustawą, czy umowa/zmiana umowy została dokonana przez osobę do tego umocowaną i została zawarta w formie pisemnej. KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

20 Najczęstsze błędy - RUTYNA w podejściu do zamówień publicznych – należy na bieżąco śledzić zmiany w ustawie prawo zamówień publicznych (ostatnia nowelizacja obowiązuje od r.). Ważna zmiana : podniesienie progu stosowania ustawy z 14 do 30 tyś. EUR !; - Udzielenie zamówienia bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, - Podział zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy; KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

21 Najczęstsze błędy - Niedopełnienie obowiązku publikacji informacji o przetargu we właściwych publikatorach; - Zastosowanie nieprawidłowego trybu postępowania w wyniku nienależytego szacowania wartości zamówienia; - Zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki, zapytanie o cenę, negocjacji bez ogłoszenia bez wystąpienia przesłanek ustawowych pozwalających na ich zastosowanie; - Nie zmienione terminy składania ofert w przypadku zmiany ogłoszenia; KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

22 Najczęstsze błędy - Dokonanie modyfikacji istotnych warunków zamówienia bez zmiany ogłoszenia, np. termin składania ofert, termin realizacji, warunki udziału w postępowaniu; - Różnice w opisie przedmiotu zamówienia i w sposobie oceny pomiędzy SIWZ i ogłoszeniem o zamówieniu; - Opisanie przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący; KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

23 Najczęstsze błędy - Odniesienie się do znaków towarowych w dokumentacji przetargowej, w tym również w załącznikach do SIWZ np. przedmiarach robót, bez wskazania możliwości zastosowania materiałów równoważnych lub też ze wskazaniem możliwości zastosowania materiałów równoważnych, ale bez określenia zasad weryfikacji tej równoważności; - Żądanie spełnienia wszystkich warunków udziału w postępowaniu przez każdego członka konsorcjum, KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

24 Najczęstsze błędy - Ustanowienie warunków udziału w postępowaniu w sposób niezwiązany z przedmiotem zamówienia i/lub nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia: a. wymóg posiadania przez oferentów środków finansowych, wykazania się doświadczeniem, potencjałem technicznym czy osobowym niewspółmiernie wysokim w stosunku do wartości zamówienia, b. wymóg wykazania się doświadczeniem jako Generalny Wykonawca, KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

25 Najczęstsze błędy c. wymóg ZATRUDNIENIA pracownika/POSIADANIA sprzętu, a nie DYSPONOWANIA pracownikiem/sprzętem, d. wymóg wykazanie przez wykonawców doświadczenia w realizacji i rozliczaniu prac finansowanych ze środków UE, e. wymóg wykazania przez wykonawców doświadczenia w wykonywaniu zamówień, których przedmiot nie jest związany z udzielanym zamówieniem; - Brak zapisów dotyczących dokumentów od wykonawców zagranicznych; KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

26 Najczęstsze błędy - Wymaganie dokumentów, które nie są niezbędne do prowadzenia postępowania lub niezgodnych z rozporządzeniem z 19 lutego 2013r. w sprawie dokumentów jakich może żądać Zamawiający; - Wymaganie zbędnych UPRAWNIEŃ, a nie KWALIFIKACJI; - Nierzetelne zastosowanie kryteriów wyboru podczas wyboru najkorzystniejszej oferty; - Brak zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty; KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

27 Najczęstsze błędy - Zaniechanie wezwania oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do uzupełnienia dokumentów i odrzucenie jego oferty; - Wybór jako oferty najkorzystniejszej oferty podlegającej odrzuceniu lub wykluczeniu; - Bezpodstawne odrzucenie najkorzystniejszej oferty lub wykluczenie wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę; - Udzielenie robót dodatkowych/uzupełniających bez zachowania ustawowych przesłanek/w sposób sprzeczny z ustawą lub bez zastosowania procedury zamówienia publicznego. KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

28 Najczęstsze błędy - Niedozwolona zmiana postanowień zawartej umowy - dokonanie istotnych zmian w zawartej umowie w stosunku do istotnych postanowień umowy zawartej w SIWZ, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w SIWZ oraz określił warunki takiej zmiany (do istotnych postanowień umowy należy zaliczyć m.in.: termin realizacji zamówienia, wysokość wynagrodzenia, przedmiot zamówienia, sposób zapłaty). KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

29 Taryfikator „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” - jest narzędziem do wymierzania korekt finansowych w przypadku wykrycia nieprawidłowości w udzielonym zamówieniu - dla Instytucji Zarządzających stanowi Instrukcję postępowania w zakresie obliczania wartości korekt finansowych, - dla Instytucji Audytowych stanowi narzędzie pomocnicze do szacowania poziomu błędów związanych z wykrytymi nieprawidłowościami w obszarze zamówień publicznych. KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

30 Taryfikator Sam Taryfikator nie stanowi podstawy prawnej nałożenia korekty, podstawą prawną są: - art. 39 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych, - art. 98 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności. Na mocy powyższych artykułów państwo członkowskie zobowiązane jest „dokonywać korekt finansowych wymaganych w związku z pojedynczymi lub systemowymi nieprawidłowościami”. KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

31 Taryfikator Metoda dyferencyjna - stosowana jest wtedy kiedy możliwe jest obliczenie wielkości szkody. Metoda wskaźnikowa - stosowana jest wtedy gdy skutki finansowe naruszenia są niemożliwe do dokładnego wyliczenia, - do ustalenia wielkości korekty stosowany jest wskaźnik %, - wskaźniki % oraz kategorie naruszeń zawarte są w tabelach. KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

32 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Dominik Osysek ŚLĄSKI URZĄD WOJEWÓDZKI