DRZWI OTWARTE - 18 maj 2010 r. Zasady przeprowadzania kontroli projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego Opracował: Aleksander Szczęsny

Podstawy prawne dotyczące prowadzenia kontroli: rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1998 (Dz. U. U. E. Nr L210, s. 25), rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. U. E. Nr L371, s. 1), ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz. 0658). Wytyczne MRR w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym z dnia roku. Prawo zamówień publicznych z dnia r. (Dz.U. nr 223 poz z późn. zm.). 2

Dokument MRR „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE”Wymierzanie korekt finansowych Inne dokumenty: Wytyczne w zakresie kontroli projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata Załącznik do uchwały nr 95/1704/09 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 30 grudnia 2009 r.Załącznik Wytyczne Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko–Pomorskiego na lata w sprawie realizowania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych” - Załącznik do uchwały nr 5/35/09 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 20 stycznia 2009 r. (wejście w życie r.)Załącznik Wytyczne Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko–Pomorskiego na lata w sprawie realizowania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych” - Załącznik do uchwały nr 34/487/10 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 29 kwietnia 2010 r. - (wejście w życie r.)Załącznik Wytyczne dla beneficjentów z zakresu promocji projektów realizowanych w ramach RPO WK-P - Zmienione uchwałą Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego Nr 93/1658/09 z dnia 16 grudnia 2009 r.Zmienione 3

4 Formy prowadzenia kontroli: 1.Kontrola dokumentacji: weryfikacja dokumentacji przedstawionej przez Beneficjenta, szczególnie informacji o zmianach w realizacji projektu, wniosków o płatność wraz z częścią sprawozdawczą projektu – w siedzibie Departamentu Wdrażania RPO – Wydział Wdrażania Projektów (Biuro Wdrażania Projektów) kontrola dokonanych przez Beneficjenta zakupów, realizacji usług zgodnie z „Wytycznymi Instytucji Zarządzającej (…) w sprawie realizowania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych”, na podstawie dokumentów załączonych do wniosków o płatność (weryfikacja przynajmniej 3 ofert handlowych, umów z wykonawcami i aneksów do tych umów) – w siedzibie Departamentu Wdrażania RPO – Wydział Wdrażania Projektów weryfikacja innych dokumentów przekazanych przez Beneficjenta na wezwanie IZ RPO WK-P – w siedzibie Departamentu Wdrażania RPO – Wydział Wdrażania - Projektów (Biuro Wdrażania Projektów)

2. Kontrola na miejscu realizacji projektu: weryfikacja dokumentów w siedzibie Beneficjenta podczas planowej/doraźnej kontroli realizacji projektu wizyty monitorującej – Biuro Kontroli Wdrażania RPO, oględziny miejsca fizycznej realizacji projektu – Biuro Kontroli Wdrażania RPO. 5

Kontrola będzie prowadzona przy użyciu następujących technik kontrolnych: przegląd kopii i oryginałów dokumentacji (w wypadku oryginałów dowodów księgowych i innych ważnych dokumentów itp. dokonuje się potwierdzenia faktu ich sprawdzenia poprzez parafowanie oraz opatrzenie datą i pieczęcią przez pracowników Biura Kontroli Wdrażania RPO), analiza porównawcza (poszczególnych dokumentów oraz dokumentów ze stanem rzeczywistym), pisemne oświadczenia / wyjaśnienia kontrolowanego, wypełnienie list sprawdzających, wywiady z pracownikami i innymi osobami biorącymi udział projekcie, oględziny. 6

Ogólne zasady dotyczące kontroli dokumentacji Kontroli dokumentów związanych z realizacją projektów oraz dokumentów sporządzanych przez beneficjenta, obligatoryjnie podlegają złożone do IZ RPO WK-P wnioski o płatność (zarówno pośrednią jak i końcową) wraz z częścią sprawozdawczą oraz wszystkimi wymaganymi załącznikami. Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność prowadzona jest w oparciu o listę sprawdzającą i dzieli się na 3 etapy: weryfikację formalną - sprawdzenie zgodności zapisów we wniosku o płatność z posiadaną dokumentacją (wniosek o dofinansowanie, umowa o dofinansowanie wraz z aneksami), kontrola kompletności opisów na fakturach, weryfikację merytoryczną - przede wszystkim kwalifikowalność kosztów (w tym ich zgodność merytoryczna z wnioskiem o dofinansowanie, treść opisów na fakturach, terminowość ponoszenia wydatków), zgodność numeru rachunku z numerem wskazanym w umowie, weryfikację rachunkową - prawidłowość rachunkowa kwot, zgodność dokonanych wydatków z kwotami określonymi we wniosku o dofinansowanie. 7

Ogólne zasady dotyczące kontroli na miejscu realizacji projektu W ramach kontroli na miejscu realizacji projektów przeprowadzane są kontrole: a)planowe – przeprowadzane zgodnie z Rocznym Planem Kontroli Projektów, po otrzymaniu wniosku z Wydziału Wdrażania Projektów o przeprowadzenie kontroli w związku z zaakceptowaniem wniosku o płatność końcową, b) doraźne – nie ujęte w rocznym planie kontroli projektów, prowadzone w momencie podejrzenia wystąpienia przyczyn uzasadniających podjęcie kontroli lub będące wynikiem zaleceń wizyt monitorujących, c) wizyty monitorujące - nie ujęte w rocznym planie kontroli projektów, prowadzone niezwłocznie po wystąpieniu podstaw uzasadniających przeprowadzenie wizyty monitorującej lub na pisemne lub ustne zawiadomienie o potrzebie realizacji wizyty monitorującej przekazane przez Wydział Wdrażania Projektów. Podstawą kontroli doraźnych i wizyt monitorujących stanowią również: - informacja medialna (prasa, telewizja), - informacja powzięta przez pracownika Biura Kontroli Wdrażania z innych źródeł (doniesienie ustne, pisemne), - informacja przesłana przez instytucje, organy ścigania, itp. IZ RPO WK-P obejmie przynajmniej jedną kontrolą na miejscu realizacji projektu wszystkie inwestycje realizowane w ramach RPO WK-P. Kontrola na zakończenie realizacji projektu (kontrola końcowa, planowa) przeprowadzana jest po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową (wraz z wypełnioną częścią sprawozdawczą) i jest obligatoryjna, ponadto możliwe jest przeprowadzenie kontroli w trakcie realizacji inwestycji (kontrola doraźna, wizyta monitorująca). 8

W trakcie kontroli planowej (końcowej) na miejscu, weryfikacji podlega całość dokumentacji związanej z realizowanym w ramach RPO WK-P projektem. W trakcie kontroli końcowej weryfikacji podlega w szczególności: zgodność rzeczowej realizacji inwestycji z przepisami prawa, w szczególności prawa budowlanego (w tym m. in. dokumentacja projektowo-kosztorysowa, dziennik budowy, protokoły odbioru robót), zgodność finansowej realizacji projektu z przepisami prawa, w szczególności: oryginały dowodów księgowych, wydruki z ewidencji księgowej, przelewy bankowe), zgodność dokonanych przez Beneficjenta zakupów lub realizacji usług z Prawem zamówień publicznych oraz „Wytycznymi Instytucji Zarządzającej (…) w sprawie realizowania zamówień (…), w stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych”, zgodność projektu z politykami horyzontalnymi Unii Europejskiej, obowiązujące u Beneficjenta procedury archiwizacji dokumentów związanych z projektem realizowanym w ramach RPO WK-P, elementy promocyjne zgodnie z Wytyczne dla beneficjentów z zakresu promocji projektów realizowanych w ramach RPO WK-P. kontrola prowadzonych przez Beneficjenta postępowań o udzielenie zamówień publicznych na podstawie dokumentów załączonych do wniosku o płatność (weryfikacja ogłoszenia o zamówieniu, informacji o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z protokołem postępowania oraz kosztorysem ofertowym lub innym dokumentem w tym zakresie, informacji o wszczynanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, deklaracji bezstronności i poufności członków komisji przetargowej, umów z wykonawcami i aneksów do tych umów), 9

Kontrola doraźna na miejscu realizacji projektu prowadzona jest przede wszystkim w przypadku uzyskania informacji lub powzięcia podejrzenia o nieprawidłowej realizacji projektu lub w celu sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych. Kontrola doraźna jest kontrolą kompleksową i obejmuje całość zakresu realizacji projektu. Wizyta monitorująca jest kontrolą, w wyniku której podlegać może jeden, kilka elementów realizacji projektu, w zależności od posiadanych informacji na temat nieprawidłowości w projekcie lub od wydanych zaleceń pokontrolnych. Podczas kontroli na miejscu realizacji projektu stosowane są listy sprawdzające dotyczące: - procedura dokonywania zakupów lub realizacji usług, - realizacji rzeczowej i finansowej inwestycji. 10

Ponadto IZ RPO WK – P może przeprowadzać kontrolę trwałości. Kontrola trwałości obejmować będzie przede wszystkim sprawdzenie, czy beneficjent zachowuje prawo do otrzymanych w ramach RPO WK-P środków poprzez zachowanie charakteru projektu przez 5 lat od zakończenia jego realizacji (w przypadku MŚP 3 lat) zgodnie z art. 57 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Ponadto, w trakcie kontroli trwałości sprawdzeniu podlegać będą ewentualne przychody uzyskane w wyniku realizacji projektu, źródła finansowania wydatków poniesionych w ramach projektu oraz rozliczanie podatku od towarów i usług (w części dotyczącej towarów i usług zakupionych w ramach realizacji inwestycji). IZ RPO WK – P przeprowadza kontrolę krzyżową. Celem kontroli krzyżowej jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków Beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt w ramach RPO WK-P. Kontrolę krzyżową przeprowadzają wyznaczeni pracownicy Departamentu Wdrażania RPO. W sytuacji wystąpienia uzasadnionego podejrzenia, iż mogło dojść do podwójnego finansowania wydatków (powtarzające się numery faktur lub innych dokumentów księgowych), osoba dokonująca kontroli krzyżowej – wyznaczony pracownik Wydziału Wdrażania Projektów ustala, czy podwójne finansowanie miało miejsce. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości osoba dokonująca kontroli krzyżowej przekazuje pisemną informację do Biura Kontroli Wdrażania RPO z prośbą o przeprowadzenie wizyty monitorującej, która skutkuje albo spowodowaniem kontroli doraźnej lub stwierdzeniem wykluczającym podwójne finansowanie 11

Szczegółowy zakres kontroli na miejscu realizacji projektu Kontroli podlega: prawidłowość wyboru wykonawcy: usług/robót budowlanych albo dostawcy sprzętu/ wyposażenia, tj. w szczególności zgodność wykonanych czynności z zapisami Prawa zamówień publicznych i „Wytycznymi Instytucji Zarządzającej (…) w sprawie realizowania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych”, zgodność przedmiotu zamówienia w następujących dokumentach: - wniosku o dofinansowanie projektu złożonego do DW RPO, - kompletnej dokumentacji projektowej, - wybranej przez Beneficjenta ofercie, - umowie zawartej pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą, - dokumentacji powykonawczej, - dokumentacji księgowo-finansowej. 12

Szczegółowy zakres kontroli na miejscu realizacji projektu Zamówienia publiczne Kontroli podlega prawidłowość wyboru wykonawcy: usług/robót budowlanych albo dostawcy sprzętu/ wyposażenia, tj. zgodność wykonanych czynności z zapisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 223 poz z późn. zm.) oraz z aktami wykonawczymi, w szczególności: - zasady powoływania komisji przetargowej i organizowania jej pracy, - zasady udostępniania dokumentacji z postępowań oraz zasady i termin jej przechowywania, - prawidłowość określenia rodzaju zamówienia publicznego, - prawidłowość oszacowania wartości przedmiotu zamówienia, - prawidłowość i terminowość prowadzenia poszczególnych etapów postępowania oraz kompletność dokumentów w tym: ogłoszenia o zamówieniu, SIWZ (w tym wysokość i forma wadium, udostępnianie i modyfikacja SIWZ), dokumentacja potwierdzająca otwarcie i ocenę ofert, protokół z postępowania wraz z załącznikami, ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, 13

- kompletność i prawidłowość złożonych ofert, - prawidłowość prowadzenia postępowania w zakresie rozpatrywania protestów (w tym przedłużenie związania ofertą – jeżeli było konieczne) oraz postępowania przed zespołem arbitrów/ krajową izbą odwoławczą, - terminowość zawarcia umowy oraz prawidłowość jej formy i postanowień, - prawidłowość ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, - prawidłowość unieważnienia postępowania, - zgodność przedmiotu zamówienia w następujących dokumentach: wniosku o dofinansowanie projektu złożonego do DW RPO, kompletnej dokumentacji projektowej, SIWZ, wybranej przez Beneficjenta ofercie, umowie zawartej pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą inwestycji, dokumentacji powykonawczej. 14

Rzeczowa i finansowa realizacja projektu Weryfikacji podlega w szczególności: zakres rzeczowy projektu i terminowość jego realizacji (wniosek o dofinansowanie, dokumentacja projektowa, postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w tym oferty wykonawców, SIWZ oferta wybranego wykonawcy, umowa z wykonawcą, protokoły odbioru robót, dokumentacja powykonawcza (protokoły odbioru – zgodność zakresu we wszystkich wskazanych dokumentach), weryfikacja kosztów inwestycji, zakupów (kosztorys inwestorski i inne dokumenty stanowiące podstawę oszacowania wartości inwestycji, urządzenia, wyposażenia), realizacja projektu inwestycyjnego (pod względem rzeczowym kontrola obejmuje sprawdzenie zgodności inwestycji z zapisami ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t. j. Dz. U. z 2003 r. Nr 207, poz z późn. zm.) i z innymi przepisami prawa oraz zgodności z założeniami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie projektu, 15

weryfikacja zakresu i zasadności zmian wprowadzonych do rzeczowego zakresu inwestycji (w tym robót i/lub materiałów zamiennych oraz robót dodatkowych), sprawdzenie zgodności realizacji projektu z harmonogramem rzeczowym lub rzeczowo finansowym (zakres rzeczowy i terminowość prac), potwierdzenie zgodności realizowanej inwestycji z przepisami dotyczącymi środowiska, sprawdzenie dochowania wymogów administracyjnych związanych z inwestycją (pozwolenie na budowę, zgłoszenie budowy, pozwolenie konserwatora zabytków, konserwatora przyrody, zgłoszenie zakończenia realizacji, pozwolenie na użytkowanie i inne), sprawdzenie istnienia świadectw/certyfikatów potwierdzających przeprowadzone badania laboratoryjne wbudowanych materiałów (w zależności od obowiązujących przepisów prawa i od zapisów we wniosku o dofinansowanie, umowie z wykonawcą), sprawdzenie istnienia gwarancji (w przypadku zakupu nowego sprzętu), weryfikacja operatu szacunkowego w przypadku zakupu używanego sprzętu, weryfikacja wpisów w dzienniku budowy, kontrola dokumentów związanych z zakończeniem prac (protokół końcowy odbioru robót, protokół odbioru wyposażenia, dokumentacja powykonawcza), kontrola prowadzonych przez Beneficjenta postępowań o udzielenie zamówień publicznych na podstawie oryginalnych dokumentów (weryfikacja ogłoszenia o zamówieniu, informacji o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z protokołem postępowania oraz kosztorysem ofertowym lub innym dokumentem w tym zakresie, informacji o wszczynanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, deklaracji bezstronności i poufności członków komisji przetargowej, umów z wykonawcami i aneksów do tych umów). 16

Kontrola finansowej realizacji projektu polega przede wszystkim na potwierdzeniu zgodności realizacji projektu z zapisami ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.), ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz z innymi przepisami prawa, a także zgodności z wewnętrznymi regulacjami Beneficjenta, przede wszystkim z planem kont (budżetem, planem finansowym) i polityką rachunkowości. Kontrola obejmuje również sprawdzenie zasadności poniesionych kosztów i ich niezbędności do prawidłowej realizacji projektu. Szczegółowej weryfikacji podlega przede wszystkim: zgodność kopii dokumentów księgowych przekazanych do DW RPO z oryginałami przechowywanymi przez Beneficjenta (zgodność kopii sprawdzana jest w każdym obszarze kontroli, w zależności od tego, jakie dokumenty zostały przekazane przez Beneficjenta do DW RPO), sprawdzenie prawidłowości formalnej dokumentów księgowych (numery ewidencyjne, dekrety, opisy, zatwierdzenia), porównanie wartości wykonanych robót/usług/dostaw określonych we wniosku o dofinansowanie, umowach z wykonawcami, fakturach za wykonane roboty/usługi/dostawy i wyciągach z rachunku bankowego, sprawdzenie danych wystawców faktur z informacjami zawartymi w umowach z wykonawcami oraz z danych wynikających z prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień, 17

sprawdzenie kwalifikowalności kosztów, w szczególności: zgodność z wnioskiem o dofinansowanie i z umowami z wykonawcami, termin poniesienia wydatków, zasadność kosztów (niezbędność, oszczędność), sprawdzenie terminowości dokonania płatności (zgodnie z umową/fakturą/ terminem realizacji projektu określonym w umowie) oraz jej formy (gotówka/ przelew – czy została dokonana zgodnie z umową/ fakturą), sprawdzenie prawidłowości dokumentów OT i PT, sprawdzenie zapisów w ewidencji księgowej Beneficjenta, w tym potwierdzenie zgodności dokonanych księgowań z zakładowym planem kont, sprawdzenie zamówień/zleceń (w razie braku umów z wykonawcami) oraz protokołów odbioru. Kontroli podlega również prawidłowość wydatkowania środków własnych Beneficjenta stanowiących jego wkład w realizację projektu (niezależnie od kwalifikowalności wydatków sfinansowanych tym wkładem) w przypadku, gdy ze względu organizacyjnego, technologicznego itp. oddzielenie zamówienia objętego pomocą nie można oddzielić od niekwalifikowanego. Zakres takiej kontroli jest identyczny z kontrolą wydatków, które zostały lub będą zrefundowane ze środków RPO WK-P. 18

Informacja i promocja W trakcie kontroli projektu sprawdzeniu podlegają również podejmowane przez Beneficjenta działania promocyjne i informacyjne, w szczególności: - sprawdzenie wykonania planowanych we wniosku o dofinansowanie działań promocyjnych i informacyjnych, - zgodność wykonanych materiałów promocyjnych z obowiązującymi wytycznymi IZ RPO WK-P w zakresie promocji oraz umowy o dofinansowanie projektu. 19

Sprawozdawczość W trakcie kontroli dokonuje się sprawdzenia zgodności danych ujętych przez Beneficjenta w złożonej do IZ RPO WK-P części sprawozdawczej wniosku o płatność ze stanem rzeczywistym oraz z dokumentacją techniczną (np. protokołem odbioru). Szczególnej kontroli podlega osiągnięcie przez Beneficjenta zakładanych wskaźników realizacji projektu (produktu, rezultatu). 20

Archiwizacja Kontrolujący dokonują sprawdzenia, czy Beneficjent wprowadził mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektów dofinansowanych ze środków UE (wniosek o dofinansowanie, umowa o dofinansowanie i aneksy, wnioski o płatność, oryginały dowodów księgowych, dokumentacja dotycząca wyboru dostawcy/usługobiorcy, korespondencja prowadzona w ramach realizacji projektów itd.) oraz czy mechanizmy te (w postaci wewnętrznych regulacji Beneficjenta) są zgodne z zapisami umowy o dofinansowanie projektu. 21

Wizyta w miejscu realizacji projektu Wizyta w miejscu realizacji projektu ma upewnić kontrolujących, że projekt jest realizowany zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie, umowy o dofinansowanie projektu, protokołami odbioru i inną dokumentacją. Kontrolujący mogą tworzyć dokumentację fotograficzną z wizyty na miejscu realizacji projektu. W zależności od typu projektu, kontrola w miejscu realizacji inwestycji obejmuje: w przypadku kontroli inwestycji (budowa, rozbudowa): sprawdzenie wymaganych elementów promocyjnych, upewnienie się, że zrealizowana inwestycja jest zgodna z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu, umowie o dofinansowanie projektu i aneksach do tej umowy oraz w dokumentacji powykonawczej (lub w protokołach odbioru robót w toku), ponadto, dokonuje się sprawdzenia zgodności inwestycji z projektem w zakresie wielkości (metraż, liczba komputerów itp.), w przypadku oględzin sprzętu/wyposażenia: porównanie stanu faktycznego z dokumentacją dostępną u Beneficjenta i w DW RPO, w przypadku kontroli działań informacyjnych i promocyjnych realizowanych w ramach projektu: sprawdzenie istnienia materiałów reklamowych oraz innych materiałów zakupionych na potrzeby działań promocyjnych i informacyjnych, 22

Powiadomienie Beneficjenta o kontroli O planowanym przeprowadzeniu kontroli na miejscu Beneficjent informowany jest na piśmie, z wyprzedzeniem umożliwiającym przygotowanie do wglądu dokumentów, o których udostępnienie zwrócą się kontrolujący i zapewnienie obecności osób niezbędnych do udzielenia informacji oraz sprawnego przeprowadzenia kontroli na miejscu. W przypadku kontroli planowych zawiadomienie o kontroli jest przekazywane do Beneficjenta najpóźniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli. O przeprowadzeniu kontroli doraźnej lub wizyty monitorującej Beneficjent nie musi być poinformowany z wyprzedzeniem. Beneficjent zobowiązany jest do zapewnienia, że wskazane w piśmie informującym o kontroli dokumenty są przygotowane i dostępne dla Zespołu Kontrolującego w momencie rozpoczęcia kontroli. Kontrolujący mają prawo prosić o potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu. Beneficjent proszony jest o zapewnienie obecności osób odpowiedzialnych za realizację projektu (np.: osoby odpowiedzialnej za dokonywanie zakupów, pracownika księgowości, inspektora nadzoru – w przypadku kontroli inwestycji budowlanych). 23

Upoważnienie do kontroli Każda kontrola (planowa, doraźna, wizyta monitorująca) prowadzona jest na podstawie upoważnienia, wydawanego przez osobę upoważnioną przez Marszałka Województwa. Upoważnienie zawiera w szczególności: oznaczenie jednostki kontrolującej, datę i miejsce wystawienia, podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, imiona i nazwiska osób wchodzących w skład Zespołu Kontrolującego, nazwę i adres jednostki kontrolowanej, zakres kontroli, podpis osoby udzielającej upoważnienia wraz z informacją o zajmowanym stanowisku i funkcji, datę ważności upoważnienia. 24

Przygotowanie informacji pokontrolnej W trakcie prowadzenia czynności kontrolnych i po ich zakończeniu ZK sporządza informację pokontrolną (z wizyty monitorującej – raport), w której ujmuje ustalenia z kontroli (w tym stwierdzone nieprawidłowości, ich przyczyny i skutki, a także działania wzorcowe). Informacja pokontrolna jest sporządzana w terminie 14 dni od zakończenia kontroli i przesyłana jest do podpisania przez kierownika jednostki. Dzień zakończenia kontroli nie jest tożsamy z dniem zakończenia czynności kontrolnych w siedzibie Beneficjenta: kontrolujący weryfikują dokumenty (szczególnie przekazane przez Beneficjenta wyjaśnienia i dokumenty uzupełniające) także w siedzibie DW RPO. Jeżeli sporządzenie informacji uzależnione jest od przekazania przez kontrolowanego dokumentacji, która nie została przedłożona kontrolującym w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu, termin sporządzenia i przesłania informacji biegnie od dnia zakończenia analizy przekazanej przez kontrolowanego dokumentacji. 25

Niedokonanie zwrotu nienależnie wykorzystanych środków W wypadku, kiedy beneficjent nie dokona zwrotu nienależnie wykorzystanych środków, DW RPO wszczyna postępowanie administracyjne w sprawie. Sporządzone zostaje postanowienie o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie o zwrot nieprawidłowo wykorzystanych środków przez beneficjenta. Postępowanie kończy się wydaniem przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego decyzji, decyzja wydana może być z klauzulą potrącenia należności z innego projektu wdrażanego przez beneficjenta. W przypadku, gdy beneficjent nie zastosuje się do ostatecznej decyzji w sprawie i nie zwróci środków nieprawidłowo wykorzystanych Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego wystawia tytuł wykonawczy i przekazuje go Naczelnikowi Urzędu Skarbowego właściwego wg miejsca siedziby beneficjenta. Naczelnik Urzędu Skarbowego jako organ egzekucyjny przeprowadza egzekucję administracyjną należności pieniężnych. 26

Wnoszenie zastrzeżeń, odmowa podpisania informacji pokontrolnej Beneficjent ma prawo wnieść pisemne wyjaśnienia i zastrzeżenia do informacji pokontrolnej w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. Złożone pisemnie w wyznaczonym terminie wyjaśnienia lub zastrzeżenia są rozpatrywane przez ZK. W przypadku niedochowania terminu zgłoszenia zastrzeżeń przez Beneficjenta, DW RPO może odmówić rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń. ZK pisemnie informuje Beneficjenta o uznaniu zgłoszonych przez Beneficjenta zastrzeżeń w całości lub w części albo o ich odrzuceniu. W przypadku uznania części/całości zastrzeżeń kontrolowanego, ZK sporządza informację pokontrolną w wersji ostatecznej. W przypadku braku uwag, wyjaśnień lub zastrzeżeń do informacji pokontrolnej w terminie wyznaczonym do ich składania, nabiera ona rangi ostatecznej informacji pokontrolnej. Kontrolowany zobowiązany jest odesłać podpisaną informację pokontrolną w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. Beneficjent ma również prawo odmowy podpisania informacji pokontrolnej; o odmowie podpisania należy poinformować na piśmie DW RPO w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji pokontrolnej, podając jednocześnie przyczyny odmowy jej podpisania. 27

Kontrolujący umieszczają informację o odmowie podpisania przez kontrolowanego informacji pokontrolnej i przyczynach odmowy w informacji pokontrolnej (dopisek ręczny na egzemplarzach). Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje realizacji zaleceń pokontrolnych przez Beneficjenta. Jeden egzemplarz informacji pokontrolnej z umieszczoną adnotacją, o której mowa powyżej, zostaje przekazany kontrolowanemu. W przypadku nie odesłania informacji pokontrolnej w terminie uważa się dorozumiale, że beneficjent nie zgłasza zastrzeżeń do ustaleń w niej zawartej. 28

Zalecenia pokontrolne W wyniku stwierdzenia podczas przeprowadzanej kontroli uchybień lub nieprawidłowości w realizacji projektu, ZK może – w razie potrzeby – wydać zalecenia pokontrolne zawierające uwagi i wnioski zmierzające do ich usunięcia. Beneficjent jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do pisemnego poinformowania DW RPO o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach niepodjęcia odpowiednich działań. W zależności od ilości i charakteru wydanych zaleceń DW RPO może przeprowadzić również kontrolę sprawdzającą lub wizytę monitorującą na miejscu, lub poprosić beneficjenta o dostarczenie do swojej siedziby dodatkowej dokumentacji potwierdzającej ich wykonanie. Nie wykonanie zaleceń pokontrolnych wstrzymuje wszelkie płatności na rzecz Beneficjenta do czasu przekazania wymaganych informacji lub skutkuje rozwiązaniem umowy i zwrotem dofinansowania wraz z odsetkami. 29

30 WYTYCZNE IZ RPO WK-P W SPRAWIE REALIZOWANIA ZAMÓWIEŃ WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO, W STOSUNKU DO KTÓRYCH BENEFICJENCI NIE SĄ ZOBOWIĄZANI DO STOSOWANIA USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Podstawowym założeniem niniejszych „Wytycznych” jest wskazanie beneficjentom najważniejszych zasad związanych z realizowaniem zamówień współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego przy wyłanianiu wykonawcy dla usług, dostaw lub robót budowlanych związanych z projektami realizowanymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata , w stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych. Zobowiązanie beneficjentów do stosowania powyższych zasad oraz schematów postępowania stosowanych w toku wyboru oferty najkorzystniejszej, ma stworzyć przejrzysty system dokonywania zakupów przez podmioty ubiegające się o dofinansowanie. Z uwagi na to, iż spora część beneficjentów nie mieści się w katalogu podmiotów zobowiązanych do wydatkowania środków pieniężnych zgodnie z treścią art. 44 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz z późn. zm.), niniejsze „Wytyczne” mają na celu zapewnienie wydatkowania środków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów przede wszystkim przez te podmioty. Przyjęte w niniejszych „Wytycznych” rozwiązania zapewniają zachowanie zasady równego traktowania beneficjentów poprzez niedokonywanie różnicowania wymogów w zależności od ich organizacji prawnej i przynależności do sektora publicznego bądź prywatnego. oraz

31 UDZIELANIE ZAMÓWIENIA W przypadku wydatkowania środków przez Beneficjenta obowiązują odpowiednie zasady wynikające z przepisów ustawy o finansach publicznych nakazujące wydatkowanie tych środków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów (art. 44 ustawy o finansach publicznych). Spełnienie tych zasad zapewnić ma racjonalizację kosztów, oznaczającą wydajność i skuteczność wydatkowania środków publicznych w związku z realizacją zamierzonego zadania. Racjonalizacja kosztów oznacza dążenie do uzyskania największych oszczędności w nakładach, przy porównywalnym efekcie. Ciężar dowodu w zakresie postępowania zgodnego z art. 44 ustawy o finansach publicznych leży po stronie beneficjenta.

32 W przypadku wydatkowania środków, których wartość przekracza kwotę 1.000,00 zł (netto) beneficjenci przy dokonywaniu zakupów towarów, usług bądź robót budowlanych są zobowiązani do przestrzegania zasad wydatkowania w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Beneficjenci zobowiązani są do przestrzegania zasady uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców bez nieuzasadnionego ich różnicowania oraz preferowania konkretnych podmiotów funkcjonujących w obrocie gospodarczym. Ciężar dowodu w zakresie postępowania zgodnego ze wskazanymi zasadami spoczywa po stronie beneficjenta, który zobowiązany jest wykazać racjonalność i oszczędność dokonanego zakupu przy jednoczesnym zachowaniu zasad uczciwej konkurencji oraz wykazać, iŜ jego działanie nie narusza zasady równego traktowania podmiotów znajdujących się na rynku, które oferują dany towar, wykonanie danej usługi bądź roboty budowlanej.

33 Beneficjent, co do zasady, jest zobowiązany do stosowania Wytycznych, również w przypadku dokonywania wydatków niekwalifikowalnych a objętych projektem. Nie mniej jednak warunkiem zastosowania Wytycznych przy nabywaniu dostaw, usług, zlecania robót budowlanych niekwalifikowlanych jest obiektywna konieczność przeprowadzenia jednego wspólnego postępowania na poszczególne elementy składowe projektu (kwalifikowalne jak i niekwalifiko- walne) w celu zachowania kompatybilności produktu, ciągłości technologicznej lub nierozerwalność poszczególnych elementów zamówienia z efektem końcowym (produktem). W każdym innym przypadku nabywania dostaw, usług, zlecania robót budowlanych nie zaliczanych do kosztów kwalifikowalnych, a dających się przedmiotowo, rynkowo lub technologicznie wyodrębnić (co umożliwia ich nabywanie niezależnie od innych produktów kwalifikowalnych) nie wymaga stosowania Wytycznych.

34 WYŁĄCZENIA PRZEDMIOTOWE DOKONYWANIA ZAKUPÓW. Zasady postępowania w zakresie wymogów tworzenia dokumentacji dokonywanych przez beneficjenta zakupów, zbierania ofert handlowych oraz dokonywania ich porównania i oceny nie mają zastosowania w przypadku dokonywania zakupu, którego wartość jest niższa niż 1.000,00 zł netto, a także zakupów bez względu na ich wartość, których przedmiotem są: 1.usługi prawnicze, 2.usługi detektywistyczne i bezpieczeństwa (z wyjątkiem usług samochodów opancerzonych), 3. usługi rekrutacyjne i pozyskania personelu, 4. usługi edukacyjne i szkoleniowe, 5. usługi społeczne i zdrowotne, 6. usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe, 7. usługi w zakresie księgowości oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych, 8. usługi hotelarskie i restauracyjne, 9. nabycie własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości w szczególności dzierżawy i najmu,

35 10.zakup paliwa oraz biletów przejazdu – dotyczy tylko przypadków zakupu paliwa oraz biletów przejazdu dokonywanych jednorazowo w trakcie realizacji danego projektu np.: zakup paliwa przez beneficjenta dokonywany w drodze na targi wystawiennicze, w których udział jest przedmiotem realizacji projektu, o którego dofinansowanie ubiega się beneficjent; wyłączenie niniejsze nie dotyczy zakupów paliwa oraz biletów przejazdu dokonywanych na podstawie zawartych umów na dostawy ciągłe lub okresowe stanowiące zapotrzebowanie na działalność beneficjenta, a nie tylko na realizacje danego projektu, o którego dofinansowanie ubiega się beneficjent; 11.nabycie, przygotowanie, produkcja lub koprodukcja materiałów programowych przeznaczonych do emisji w radiu, telewizji lub internecie, 12.zakup czasu antenowego, 13.umowy z zakresu prawa pracy, 14.pozyskiwanie personelu do realizacji projektów RPO WK-P na innej podstawie prawnej niż umowy o pracę, pod warunkiem, że ich wynagrodzenie nie przekroczy średniomiesięcznie 3.000,00 zł brutto (uwzględniając cały okres realizacji zlecenia w ramach danego projektu), 15.zamówień, których celem jest: pozwolenie zamawiającym na oddanie do dyspozycji publicznej sieci telekomunikacyjnej, eksploatacja publicznej sieci telekomunikacyjnej lub świadczenie publicznie dostępnych usług telekomunikacyjnych za pomocą publicznej sieci telekomunikacyjnej, 16.zakupy, których dokonanie uwarunkowane jest uzyskaniem lub posiadaniem pozwolenia władzy publicznej (np. decyzji administracyjnej) eliminujące możliwość zachowania zasad konkurencyjności przy wyborze dostawcy, wykonawcy, usługodawcy.

36 Nie mniej jednak przy dokonywaniu zakupu powyższych usług i dóbr beneficjent jest zobowiązany do postępowania zgodnego z zasadami celowości i oszczędności wydatkowania środków oraz z zasadą uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Beneficjent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia w powyższym zakresie i załączenia go do dokumentacji związanej z realizowanym projektem. Mimo wyłączeń przedmiotowych, beneficjent pozostaje zobowiązany do dokonywania zakupów w sposób zgodny z zasadami celowości i oszczędności, a także zasadami wynikającymi z Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej w zakresie przewidzianych swobód gospodarczych. Ponadto beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania zasady obiektywizmu przy dokonywaniu wyboru wykonawcy, od którego nastąpi nabycie towaru, usługi bądź robót budowlanych przy jednoczesnym działaniu zgodnie z zasadami zachowania uczciwej konkurencji oraz równości szans wykonawców na rynku ofert, a także dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu przez beneficjenta wykonawcy do realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego projektu.

37 Pracownicy Wydziału Wdrażania Projektów oraz Biura Kontroli Wdrażania, zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie, mogą dokonać samodzielnie analizy rynku w zakresie dokonanych przez beneficjenta zakupów w przedmiocie wchodzącym w zakres usług i dóbr zarówno wyłączonych przedmiotowo jak i pozostałych. W przypadku zawyżenia kosztów zakupu w stosunku do średnich cen rynkowych koszty te mogą ulec obniżeniu lub przedmiotowy wydatek może zostać uznany za niekwalifikowany.

38 UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ 1.000,00 zł (netto) PRZEZ PODMIOTY ZOBOWIĄZANE DO STOSOWANIA USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH ORAZ PODMIOTY NIE ZOBOWIĄZANE DO JEJ STOSOWANIA. Beneficjent zobowiązany jest do zastosowania jednego z poniższych trybów wyboru: a)udzielenie zamówienia wykonawcy wyłonionemu w trybie przetargu, zgodnie z treścią art – 70 2 Kodeksu Cywilnego, b) skierowanie zapytania ofertowego do co najmniej 3 wykonawców, w których zakresie działalności mieszczą się towary, usługi bądź roboty budowlane będące przedmiotem danego zamówienia, c) przeprowadzenie negocjacji z wykonawcą w sytuacji, w której ze względu na szczególny charakter zamówienia lub innych przyczyn niezależnych od stron może ono zostać wykonane tylko przez jeden podmiot działający na rynku.

39 W przypadku udzielania zamówienia w trybie skierowania zapytań ofertowych do co najmniej 3 wykonawców, beneficjent jest zobowiązany do udokumentowania faktu ich przekazania poszczególnym wykonawcom. Dopuszczalnymi formami przekazania zapytań ofertowych jest: a) przesłanie zapytania ofertowego pocztą bądź faksem – wówczas beneficjent jest zobowiązany do załączenia do dokumentacji związanej z projektem dowodów nadania wysłanych zapytań, b) doręczenie wykonawcom zapytań osobiście – wówczas beneficjent jest zobowiązany do załączenia do dokumentacji związanej z projektem pisemnego potwierdzenia przez wykonawcę odbioru zapytania (dopuszcza się podpisanie drugiego egzemplarza zapytania, będącego w posiadaniu beneficjenta, przez wykonawcę otrzymanego zapytania ofertowego), c) przekazanie zapytania drogą elektroniczną – wówczas beneficjent jest zobowiązany do załączenia do dokumentacji związanej z projektem wydruku z poczty elektronicznej, potwierdzającego wysłanie zapytania, d) przekazanie zapytania ofertowego telefonicznie – wówczas beneficjent jest zobowiązany do sporządzenia notatki służbowej z przebiegu rozmowy telefonicznej ze wskazaniem m.in. danych podmiotów (firmę, nr telefonu, imię i nazwisko, ew. stanowisko służbowe rozmówcy), z którymi przeprowadzono rozmowę i jako dowód załączenie jej do dokumentacji związanej z projektem, z zastrzeżeniem:

40 W przypadku, gdy w wyniku skierowania przez beneficjenta zapytań ofertowych w formie telefonicznej, liczba nadesłanych ofert będzie mniejsza niż 3, beneficjent oprócz przedstawionych notatek sporządzonych z przeprowadzonych rozmów telefonicznych, zobowiązany jest wykazać, iż dołożył należytej staranności przy kierowaniu zapytań, celem zebrania wymaganej liczby ofert handlowych zapewniających zachowanie zasad uczciwej konkurencji, w szczególności, jeżeli będący przedmiotem zakupu towar jest powszechnie dostępny, o ustalonych standardach jakościowych, który może zostać zaoferowany przez więcej niż 3 podmioty działające na rynku. Wykazanie dołożenia należytej staranności przy kierowaniu zapytań następuje w szczególności przez wykazanie, iż beneficjent skierował zapytania do jak największej liczby Wykonawców rozeznając jednocześnie poprawnie dany rynek handlowy.

41 Zapytanie ofertowe kierowane do wykonawcy winno zwierać opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, opis kryteriów, którymi beneficjent będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej. W przypadku, gdy liczba ofert handlowych jest mniejsza niż liczba przekazanych zapytań ofertowych, beneficjent zobowiązany jest do dołożenia szczególnej staranności przy udokumentowaniu doręczenia (przekazania) zapytań ofertowych Oferty handlowe winny zostać złożone w formie pisemnej i zostać załączone do dokumentacji związanej z projektem. W przypadku złożenia ofert drogą elektroniczną, beneficjent jest zobowiązany do dokonania wydruków ofert z poczty elektronicznej i załączenia ich do dokumentacji projektu. W przypadku złożenia oferty droga faksową beneficjent jest zobowiązany do zachowania faksu i załączenia go do dokumentacji związanej z projektem.

42 W przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji, beneficjent jest zobowiązany do sporządzenia i załączenia do dokumentacji związanej z projektem uzasadnienia, wskazując okoliczności wpływające na możliwość zrealizowania dostawy, wykonania usługi bądź robót budowlanych wyłącznie przez jednego wykonawcę. Beneficjent jest ponadto zobowiązany do załączenia do dokumentacji związanej z projektem notatki służbowej sporządzonej w wyniku przeprowadzenia rozmów prowadzących do udzielenia zamówienia danemu wykonawcy. Notatka służbowa winna zawierać co najmniej datę przeprowadzenia rozmów, wskazanie uzgodnionej ceny oraz pozostałych istotnych dla stron warunków zamówienia. Notatkę podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania beneficjenta oraz wykonawcy, któremu udzielane jest zamówienie. W przypadku, gdy ze względu na szczególny charakter zamówienia lub innych przyczyn niezależnych od stron, a jednocześnie nie jest możliwe skierowanie zapytania ofertowego do co najmniej 3 wykonawców z uwagi na fakt, iż na rynku funkcjonuje mniejsza liczba wykonawców mogąca zaoferować dany przedmiot zamówienia, beneficjent może skierować zapytanie do mniejszej liczby wykonawców, uzasadniając jednocześnie przyczynę wysłania mniej niż 3 zapytań ofertowych. Uzasadnienie należy załączyć do dokumentacji związanej z projektem.

43 Beneficjent dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o najniższą cenę bądź bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia takich jak w szczególności: funkcjonalność, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis, termin realizacji zamówienia. Kryteria te powinny umożliwić obiektywne porównanie i ocenę złożonych ofert. Przykładowe kryteria oceny ofert wraz z sugerowaną metodologią obliczeń zostały wskazane w Załączniku nr 3 do Wytycznych.Załączniku nr 3 Przykładowe kryteria wyboru: - cena ofertowa (waga kryterium 70 %) (Pc), - terminu instalacji maszyny (waga kryterium 10 %) (Pt), - termin gwarancji (waga kryterium 10 %) (Pg), -czas reakcji na naprawy (waga kryterium 10 %) (Pn). Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która zdobędzie największą liczbę punktów obliczonych ze wzoru: P = (Pc x 0,70) + (Pt x 0,10) + (Pg x 0,10) + (Pn x 0,10)

44 Udzielenie zamówienia winno następować poprzez zawarcie umowy z zachowaniem formy pisemnej, chyba że przepisy wymagają szczególnej formy. Dopuszcza się zawarcie umowy w formie właściwej dla stosunków danego rodzaju. Beneficjent jest zobowiązany do sporządzenia „Opisu udzielonego zamówienia” zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do Wytycznych. (UWAGA – załącznik nr 2 dotyczy tylko departamentów Urzędu Marszałkowskiego).Załącznik

45 Wartość szacunkową realizowanych zakupów beneficjent jest zobowiązany obliczyć następująco: a)dla dostaw i usług – na podstawie szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy, po dokonanej analizie cen rynkowych towarów bądź usług stanowiących przedmiot zakupu. Podstawę do dokonania powyższej analizy mogą stanowić oferty cenowe zamieszczone na stronach internetowych wykonawców, w wydawanych przez nich katalogach czy folderach. Jednocześnie beneficjent jest zobowiązany do przechowywania materiałów, na podstawie których dokonał oszacowania wartości zakupu (obowiązek załączenia do dokumentacji wydruków ze stron internetowych, posiadanych katalogów, itp. oraz okazania ich podczas dokonywania kontroli realizowanego projektu); b)dla robót budowlanych – na podstawie kosztorysu inwestorskiego, sporządzonego na etapie opracowania dokumentacji projektowej/wyceny poszczególnych robót budowlanych określonej w programie funkcjonalno-użytkowym. Wartość zamówienia na roboty budowlane powinna obejmować również wartość dostaw, które związane są z wykonaniem robót budowlanych, chyba że beneficjent dokonuje zakupu materiałów niezbędnych do wykonania robót budowlanych we własnym zakresie. Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania kosztorysów ofertowych/wyceny poszczególnych robót uzyskanych od potencjalnych wykonawców. c)dla robót budowlanych o wartości poniżej zł netto beneficjent może szacować wartość zamówienia w oparciu o zestawienie cen i kosztów, sporządzone z zachowaniem należytej staranności. Wartość zamówienia na roboty budowlane powinna obejmować również wartość dostaw, które związane są z wykonaniem robót budowlanych, chyba że beneficjent dokonuje zakupu materiałów niezbędnych do wykonania robót budowlanych we własnym zakresie. Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania kosztorysów ofertowych/wyceny poszczególnych robót uzyskanych od potencjalnych wykonawców.

46 PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI DOTYCZĄCEJ UDZIELONEGO ZAMÓWIENIA Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania pełnej dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień w ramach realizowanego projektu (a w szczególności: dowody przekazania zapytań ofertowych, oferty – w tym wydruki z poczty elektronicznej w przypadku nadesłania ofert handlowych , foldery, katalogi, wydruki ofert handlowych ze stron internetowych i inne dokumenty związane z udzielanym przez beneficjenta zamówieniem) zgodnie z umową o dofinansowanie projektu tj. do dnia 31 grudnia 2020 r. IZ RPO WK-P może przedłużyć ten termin informując o tym beneficjenta na piśmie przed upływem tego terminu.

47 POSTANOWIENIA KOŃCOWE Wytyczne, stanowiące załącznik do uchwały Zarządu Województwa Kujawsko- Pomorskiego zmieniającej uchwałę w sprawie przyjęcia Wytycznych w sprawie realizowania zamówień współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych Nr 34/487/10 z dnia 29 kwietnia 2010 r. wchodzą w życie z dniem ich upublicznienia poprzez zamieszczenie na stronie internetowej pod adresami: pl oraz W przypadku wniosku o dofinansowanie projektu, w ramach którego wydatki ponoszone będą po dniu jego złożenia, beneficjenci zobowiązani są do stosowania niniejszych Wytycznych.

48 Jeśli zmiana niniejszych Wytycznych regulujących zasady dokonywania zakupów nieobjętych zakresem ustawy PZP nastąpiła w okresie kwalifikowalności projektu rozumianego jako okres od podjęcia przez beneficjenta pierwszej czynności związanej z realizacją projektu do momentu jego zakończenia, tj. gdy spełnione są łącznie dwa warunki: zaplanowane w ramach Projektu zadania zostały faktycznie wykonane oraz wszystkie wydatki kwalifikowane zostały zapłacone przez Wnioskodawcę, beneficjent zobowiązany jest do stosowania „Wytycznych w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych” obowiązujących na mocy uchwały Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego nr 5/35/09 z dnia 20 stycznia 2009 r. („starych” Wytycznych, weszły w życie r.) lub Wytycznych przyjętych uchwałą Zarządu nr 34/487/10 z dnia 29 kwietnia 2010 r. („nowych” Wytycznych, weszły w życie r.).

49 W przypadku, gdy wewnętrzne zasady stosowane przez beneficjenta przy udzielaniu zamówień w ramach realizowanego projektu są bardziej rygorystyczne niż określone w niniejszych Wytycznych, wówczas beneficjent może stosować zasady obowiązujące u beneficjenta w takim zakresie w jakim są one bardziej rygorystyczne niż określone Wytycznymi. Wszelkie wątpliwości w zakresie stosowania niniejszych Wytycznych rozstrzygane będą na korzyść beneficjenta, mając jednakże na uwadze spełnienie przez niego przy wydatkowaniu środków zasad, o których mowa w Wytycznych. Niespełnienie zasad określonych w niniejszych Wytycznych, w szczególności nie zachowanie trybów dokonania zakupów, zasad dokumentowania czynności – dokumentowanie przekazania zapytań ofertowych oraz nadesłanych ofert handlowych stanowi podstawę do uznania wydatku za niekwalifikowalny.

50 PROMOCJA PROJEKTU Beneficjent zobowiązany jest do promocji projektu realizowanego w ramach RPO WK-P zgodnie z „Wytycznymi dla beneficjentów z zakresu promocji projektów realizowanych w ramach RPO WK-P”.Wytycznymi dla beneficjentów

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ