Kontrola zarządcza w jednostkach samorządu FORUM SEKRETARZY SAMORZĄDÓW POLSKI POŁUDNIOWEJ Kontrola zarządcza w jednostkach samorządu terytorialnego Kraków, dnia 5.11.2013

Zarządzanie „Zarządzanie – to proces osiągania celów organizacji poprzez ludzi i dla ludzi” (James.A.F Stoner, Charles Wankel) „Zarządzanie – jest porządkowaniem chaosu organizacyjnego „ (H.M Boettinger)

Zarządzanie •„ Zestaw działań (obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie, tj. kierowanie ludźmi, i kontrolowanie) skierowanych na zasoby organizacji -ludzkie, finansowe, rzeczowe i informacyjne i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny” (•R.W. Griffin)

Zarządzanie (wg. Tadeusza Kotarbińskiego) TO: planowanie organizowanie motywowanie kontrolowanie

Kontrola zarządcza Ustawa o finansach publicznych z 2009r wprowadziła termin jakim jest kontrola zarządcza w miejsce dotychczasowej kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.

Kontrola zarządcza To ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób: zgodny z prawem, efektywny, oszczędny, terminowy. (art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych)

Kontrola zarządcza Ale czym tak naprawę jest kontrola zarządcza? I co można dzięki niej osiągnąć ?

Kontrola zarzadcza Jest to większość dotychczasowych działań prowadzonych w ramach zarządzania jednostką samorządu. Jest to narzędzie zarządzania jednostką, rozumiane, jako zbiór procedur i mechanizmów organizacyjnych służących realizacji celów i zadań każdej jednostki oraz dających kierownikowi racjonalna pewność, że zostaną one osiągnięte.

REGULACJE PRAWNE Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z póź. zm.) weszła w życie z dniem 1 stycznia 2010r. Akty wykonawcze: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 września 2010r.w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania(Dz.U.187 poz.1254). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010r w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej( Dz. U. Nr 238 poz.1581)

Regulacje prawne Komunikat Ministra Finansów z 16 grudnia 2009r,Nr 23 w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych( Dz. Urz. M.F. Nr 15, poz. 84 z dnia 30.12.2009 r.), Komunikat Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych. Ustawa z dnia 19 sierpnia 2011r. o zmianie ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz niektórych ustaw (Dz .U. Nr 240.poz.1429)

Cele kontroli zarządczej 1. osiągnięcie zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2. osiągnięcie skuteczności i efektywności działania, 3. zapewnienie wiarygodności sprawozdań, 4. zapewnienie ochrony zasobów,

Cele kontroli zarządczej 5. zapewnienie zasad przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6. zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7. zapewnienie zarządzania ryzykiem (art. 68 ust. 2 ustawy o finansach publicznych)

Funkcjonowanie kontroli zarządczej Kontrola zarządcza w gminie winna funkcjonować na dwóch poziomach: I poziom - w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy, sprawowana przez kierowników tych organizacji, II poziom - sprawowana przez wójta, burmistrza, prezydenta w jednostkach organizacyjnych gminy.

Odpowiedzialność-Kto to ma robić? Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w j.s.t. należy odpowiednio do ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej; wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego; kierownika jednostki Ustawa (art. 69 ust. 1

Rola kierownika jednostki Efektywne funkcjonowanie kontroli zarządczej wymaga aktywnego działania ze strony kierownika jednostki i wszystkich osób na stanowiskach kierowniczych, które mają udział w zarządzaniu jednostką. Kontrola zarządcza nie może zostać przypisana lub ograniczona do jednej jednostki, jako grupa jej wyłącznych obowiązków.

Jak to robić? Przepisy dają daleko idącą autonomię w korzystaniu z różnych środków zapewniania właściwej kontroli zarządczej

Jak to robić? Ustawodawca nie wskazuje, nie narzuca odgórnie form i sposobów zorganizowania KZ.

Elementy kontroli zarządczej Środowisko wewnętrzne Cele i zarządzanie ryzykiem Mechanizmy kontroli Informacja i komunikacja Monitorowanie i ocena

Standardy kontroli zarządczej Minister Finansów wydał 16.12.2009r. Komunikat Nr 23 w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. M.F. Nr 15, poz. 84). Wprowadzane standardy mają zapewnić realizację celów określonych w art. 68 ust.2 ustawy o finansach publicznych. Są narzędziem pomocniczym dla kierownika jsfp.

Elementy kontroli zarządczej wg standardów

Środowisko wewnętrzne Ma najistotniejsze znaczenie z punktu widzenia jakości przeprowadzanej kontroli, bowiem składają się na nie takie elementy jak np: Odpowiednia wiedza, umiejętności i doświadczenie pracowników oraz kadry zarządzającej Struktura organizacyjna dostosowana do celów i zadań jednostki, regulamin organizacyjny Opisy stanowisk, zakresy czynności sporządzone na piśmie Delegowanie uprawnień, zwłaszcza dot. bieżącej działalności pełnomocnictwa, powierzenia obowiązków

Cele i zarządzanie ryzykiem Każda jednostka działa w oparciu o strategię wyznaczającą jej misję oraz cele strategiczne w ujęciu rocznym lub wieloletnim. Dla potrzeb zarządzania ryzykiem ujęcie celów i zadań powinno nastąpić w perspektywie rocznej -budżet Monitorowanie osiąganych rezultatów za pomocą odpowiednich mierników Przynajmniej raz w roku identyfikacja ryzyk Analiza zidentyfikowanych ryzyk oraz określenie ich akceptowalnego poziomu Wypracowanie rodzaju reakcji, w stosunku do każdego zidentyfikowanego ryzyka.

Mechanizmy kontroli Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią : procedury wewnętrzne, wytyczne,instrukcje oraz inne dokumenty wewnętrzne Prowadzenie nadzoru nad działaniami jednostki Zapewnienie ciągłości działalności jednostki Tylko upoważnione osoby powinny mieć dostęp do zasobów jednostki Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Mechanizmy kontroli bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych

Informacja i komunikacja Szybki dostęp do rzetelnej informacji potrzebnej do realizacji zadań. Wewnętrzna komunikacja odbywająca się bez zbędnych przeszkód. Efektywna komunikacja z partnerami zewnętrznymi (mieszkańcy, przedsiębiorcy, inwestorzy, organizacje pozarządowe ).

Monitorowanie i ocena Samoocena systemu kontroli zarządczej przez pracowników i zarządzających jednostką, co najmniej raz w roku. Audytor wewnętrzny zgodnie z ustawą prowadzi ocenę kontroli zarządczej. Dla kierownika jednostki źródłami uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są: wyniki samooceny, przeprowadzone audyty i kontrole. Standardy kontroli zarządczej wprowadzają zasadę ciągłej oceny systemu kontroli zarządczej funkcjonującej w jednostce, za którą odpowiedzialny jest kierownik jednostki.

Dlaczego standardy? Standardy z założenia nie stanowią przepisów prawa powszechnego. (Komunikat Ministra Finansów z 16 grudnia 2009r,Nr 23 w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych) Należy je traktować jako podstawę i wytyczne do opracowania bardziej szczegółowych procedur, z uwzględnieniem tzw. dobrych praktyk, które j.s.t. będą tworzyć, uwzględniając własną specyfikę i warunki miejscowe.

Dlaczego standardy? 1.Ponieważ są wiedzą ekspercką wypracowaną w drodze konsensusu i zyskały międzynarodowe uznanie, 2.Zawierają profesjonalizm i użyteczność stosowanych rozwiązań, 3.Są ogólnie dostępne i mamy okazję do skorzystania z nich „za darmo”, 4.Instytucje dokonujące badania prawidłowości kontroli zarządczej(RIO,NIK ) wykorzystują standardy jako kryterium prawidłowego wdrożenia kontroli zarządczej.

Rola audytu wewnętrznego Istotną rolę w systemie kontroli zarządczej odgrywa audyt wewnętrzny. Ocena systemu kontroli zarządczej, a także czynności doradcze wykonywane przez audyt wewnętrzny mają wspierać kierownika jednostki w realizacji celów i zadań jednostki. .

Rola audytora wewnętrznego Audytor wewnętrzny powinien stanowić dla kierownika jednostki źródło obiektywnej i profesjonalnej oceny systemu kontroli zarządczej. Poprzez przeprowadzanie zadań audytowych i czynności doradczych audytor wskazuje słabości w funkcjonowaniu jednostki (jeżeli takie występują) oraz proponuje usprawnienia.

Rola audytora wewnętrznego Audytor nie ponosi odpowiedzialności za wdrożenie wydanych rekomendacji. Decyzję co do tego, czy należy wdrażać wydane przez audytora rekomendacje zawsze winien podjąć kierownik komórki organizacyjnej lub jednostki).

Zarządzanie ryzykiem 1). Misja (cel jej istnienia) cel jst Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. 1). Misja (cel jej istnienia) cel jst 2). Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, (cele jasno określone w rocznej perspektywie) 3). Identyfikacja ryzyka, (identyfikacja ryzyka w odniesieniu do celów i zadań) 4). Analiza ryzyka, (, (identyfikacja ryzyka w odniesieniu do celów i zadań) 5). Reakcja na ryzyka, (do istotnego ryzyka powinno się określić rodzaj reakcji tolerowanie, przeniesienie, wycofanie, działanie w celu zmniejszenia ryzyka do poziomu akceptowanego)

Elementy dokumentowania kz na poziomie jednostki Oświadczenie o stanie realizacji kontroli zarz. Samoocena kontroli zarządczej – arkusz samooceny, raport

System kontroli zarządczej (to taki sposób spojrzenia na organizację, który ma ułatwić zarządzanie nią w sposób uporządkowany) Kontrola funkcjonalna Zarządzanie ryzykiem Samokontrola Audyt wewnętrzny Cele ustawowe KZ: osiągnięcie zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2. osiągnięcie skuteczności i efektywności działania, 3. zapewnienie wiarygodności sprawozdań, 4. zapewnienie ochrony zasobów, 5. zapewnienie zasad przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6. zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7. zapewnienie zarządzania ryzykiem Elementy KONTROLI-to Środowisko wewnętrzne Cele i zarządzanie ryzykiem Mechanizmy kontroli Informacja i komunikacja Monitorowanie i ocena System Zarządzania Jakością 33

Dobre praktyki Ustanowienie systemu kontroli zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego – praktyczne aspekty (m. in. organizacja kontroli zarządczej, samoocena, procedury wewnętrzne, analiza ryzyka, warianty postępowania z ryzykiem). Przykłady .

Stanisława Szołtysek Dziękuję za uwagę