„Biblioteki w społeczeństwie wiedzy – strategie dla przyszłości”   Projekt „Biblioteki w społeczeństwie wiedzy – strategie dla przyszłości” został zrealizowany przy wsparciu udzielonym przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego w ramach Funduszu Wymiany Kulturalnej.

Dzień 1: Sesja 1 Wprowadzenie Co to jest analiza SWOT? „Biblioteki w społeczeństwie wiedzy – strategie dla przyszłości” Dzień 1: Sesja 1 Wprowadzenie Co to jest analiza SWOT? Analiza SWOT własnej biblioteki

Zarys programu spotkań  28 – 30 kwietnia – analiza SWOT, definicja celów strategicznych i szczegółowych  7 – 9 lipca – definicja projektów na lata 2011 – 2012, harmonogramy i budżety, analiza potrzeb dotyczących wizyty studyjnej w Norwegii  20 – 22 października – ewaluacja i monitoring, wdrażanie strategii, zasady wprowadzania zmian, analiza koniecznych zmian organizacyjnych w bibliotekach potrzebnych do wdrożenia strategii, konsultacje społeczne, tworzenie zespołów realizacyjnych, PR, fundrising, narzędzia ICT w realizacji strategii Pomiędzy spotkaniami grupy będą proszone o pracę własną polegającą na przygotowaniu danych wyjściowych do pracy w kolejnym etapie. 3

Zarys programu spotkań  10-12 marca  28 – 30 kwietnia  7 – 9 lipca  20 – 22 października W ramach pracy własnej: Przegląd strategii regionalnych, które mogą dotyczyć biblioteki wojewódzkiej, zebranie i przywiezienie dokumentów na następne spotkanie Raport o stanie biblioteki wojewódzkiej – dane wyjściowe do analizy W ramach pracy własnej: Zdefiniowanie listy projektów do poszczególnych celów szczegółowych W ramach pracy własnej: Zdefiniowanie listy projektów do zadań na lata 2011 – 2012 Opracowanie wstępnej wersji strategii 4

Stałe godziny rozpoczynanie i kończenia 3 – dniowych warsztatów  I dzień : 12.00 – 18.00  II dzień: 9.00 – 18.00  III dzień: 9.00 – 14.00 szczegółowy program znajduje się w materiałach szkoleniowych 5

Dodatkowe informacje (1)  Uczestnicy będą mogli korzystać ze wsparcia trenerów prowadzących warsztaty, pomiędzy spotkaniami będzie można przysyłać fragmenty lub całe opracowania do konsultacji  Końcowe wersje strategii będą również konsultowane  W pracy nad strategią podczas warsztatów będą brały udział trzy osoby, ważne jest, aby zespół pracujący nad strategią był szerszy. Proponujemy, aby w każdej z bibliotek powołać większe gremium, które będzie generowało i konsultowało rozwiązania oraz brało udział w przygotowywaniu potrzebnych do pracy danych wyjściowych 6

Dodatkowe informacje (2)  Podczas pracy nad strategią będzie stosowana metoda warsztatowa, każdy zespół składający się z przedstawicieli trzech bibliotek będzie miał opiekuna/trenera, który będzie czuwał nad metodyką pracy, natomiast konkretne rozwiązania i zapisy będą wypracowywane przez członków grupy  Każdy z zespołów powinien wybrać osobę, która będzie odpowiedzialna za koordynację prac miedzy spotkaniami, kontakt z trenerem oraz będzie zbierała wszystkie efekty pracy warsztatowej (notowanie pomysłów, zbieranie kartek z flipchartów) 7

Produkt, czy proces?  W opracowaniu strategii ważny jest produkt jakim jest opracowany dokument.  Równie ważna jest praca nad dokumentem, czyli proces opracowywania strategii. Daje on możliwość wspólnego zastanowienia się nad obecną sytuacją instytucji i jak pracownicy chcieliby, aby instytucja wyglądała w przyszłości. 8

Zasady pracy  Wyłączamy/wyciszamy telefony komórkowe  Trzymamy się celu/tematu  Imię + Pan/Pani według uznania  5 minut tolerancji na spóźnienia  Szanujemy zdanie innych  Nie przerywamy sobie  Możliwość wniesienia wkładu, zachęcamy wszystkich członków grupy do aktywności 9

Jak się pracowało?  Czy udało się powołać szersze zespoły do pracy nad strategią?  Jakie są wyniki pracy nad wstępnymi danymi do analizy stanu biblioteki? 10

Analiza SWOT (1) Analiza SWOT jest jedną z technik analitycznych służących do porządkowania informacji Celem wykonania analizy SWOT jest uporządkowanie informacji i przekonań na temat analizowanej instytucji/obszaru po to, aby w sposób możliwie obiektywny ocenić, jaka jest obecna sytuacja i jakim potencjałem dysponujemy. 11

Analiza SWOT (2) Strengths Weaknesses Opportunities Threats + (plusy) - (minusy) dzisiaj tutaj Mocne strony Strengths pozytywne strony/przewagi mojej biblioteki Słabe strony Weaknesses Negatywne strony mojej biblioteki. jutro tam (na zewnątrz) Szanse Opportunities Pozytywne możliwości, jakie niesie ze sobą przyszłość Pozytywne możliwości tkwiące w otoczeniu zewnętrznym Zagrożenia Threats Negatywne tendencje, jakie niesie ze sobą przyszłość. Nagrożenia tkwiące w otoczeniu zewnętrznym . 12

Do kogo się porównywać w analizie?  porównanie do najgroźniejszego konkurenta  analiza wszystkich konkurentów/liderów branży  szukanie liderów poza branżą  instytucja, do której się porównujemy może być drogowskazem strategicznym  może służyć jako źródło dobrych praktyk oraz szansa do uczenia się na przykładach lub/i analizy potencjalnych błędów i porażek 13

Dzień 1: Sesja 2 Prezentacja wyników analizy SWOT „Biblioteki w społeczeństwie wiedzy – strategie dla przyszłości” Dzień 1: Sesja 2 Prezentacja wyników analizy SWOT Ocena istotności czynników Przypomnienie sformułowań wizji Zasady tworzenia wizji – przypomnienie Sformułowanie wizji uwzględniające wyniki analizy SWOT

Ocena istotności czynników  Czynnik słaby  Czynnik średni  Czynnik silny Czynnik rosnący ↑ Czynnik malejący ↓ Czynnik utrzymujący się na tym samym poziomie _ 15

Jak będzie wyglądała nasza biblioteka  za pięć,  za dziesięć,  za piętnaście, dwadzieścia lat? 16

Wizja jest obrazem instytucji w perspektywie 15 – 20 lat Co to jest wizja? Skąd przychodzimy? Czym jesteśmy? Dokąd idziemy? Paul Gauguin Wizja jest obrazem instytucji w perspektywie 15 – 20 lat Przykłady sformułowań wizji:  Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich przestrzenią partnerską dla rozwoju bibliotek w społeczeństwie wiedzy  Biblioteka przystępna i wygodna dla pracy, odpoczynku i samorealizacji, a także popularyzująca kształcenie się przez całe życie (Powiatowa Biblioteka Publiczna im. Adama Mickiewicza w Wilnie)  Firma Samsung realizuje jedną wizję: przewodzić zmianom cyfrowej konwergencji 17

Dzień 1: Sesja 3 Misja biblioteki „Biblioteki w społeczeństwie wiedzy – strategie dla przyszłości” Dzień 1: Sesja 3 Misja biblioteki

Jakimi wartościami się kierujemy? Proszę własnymi słowami powiedzieć:  co jest głównym celem istnienia biblioteki wojewódzkiej?  jakie są najważniejsze wartości, którymi kierujemy się w naszej bibliotece? Ważne, aby nie cytować zapisów ustawowych 19

Siedem wartości zazwyczaj obecnych w „doskonałych” firmach (Peters and Waterman książka W poszukiwaniu organizacyjnej doskonałości)  jesteśmy najlepsi  ważne są szczegóły  liczy się przede wszystkim człowiek  najważniejsze są jakość i służba wspólnocie  ważne jest nowatorstwo i wspieranie w przypadku porażki  ważne są więzi nieformalne i porozumiewanie się  ważny jest wzrost gospodarczy i zysk 20

Co to jest misja instytucji? Misja to cel nadrzędny, któremu ma służyć instytucja. Misja organizacji jest kształtowana przez: wyznawane wartości, historię instytucji, preferencje kierownictwa, otoczenie, zasoby i posiadane kompetencje. Moje życie jest moją misją. Musisz obserwować jak żyję, jak jem, jak siedzę, mówię i jak się zachowuję. Suma wszystkich moich zachowań stanowi moją misję. Mahatma Gandhi 21

Co to jest misja instytucji? Misja powinna:  definiować sens istnienia instytucji,  wyrażać wartości i wyzwania z którymi identyfikują się pracownicy,  być ogólna i sformułowana tak, aby przetrwała upływ czasu oraz zmiany w istotnych elementach środowiska,  pracownicy powinni znać misję, a proces jej realizacji powinien być widoczny w codziennej praktyce,  tekst misji powinien być prosty i krótki,  misja pełna sentymentalnych ogólników pokazuje, że organizacja nie wie, jaki jest jej cel lub/i mocne strony Dobra misja motywuje pracowników i pozwala im traktować wizję organizacji jako swoją własną. 22

Przykłady misji (1) Przykłady sformułowań misji:  Dostarczanie usług w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i komfortu mieszkańcom Cocoa  Dostarczanie usług publicznych i światłego przywództwa mieszkańcom Berkley w najbardziej sprawny, skuteczny, sprawiedliwy, ekonomiczny i demokratyczne sposób (miasto Berkley)  Naszą sprawą jest konstruowanie maszyn i metod pomagających rozwiązać coraz bardziej skomplikowane problemy biznesu, rządu, nauki, badania przestrzeni kosmicznej, oświaty, medycyny i prawie każdej innej dziedziny ludzkiej działalności 23

Tak wizja jak i misja biblioteki może być elementem promocji bibliotek Przykłady misji (2) Przykłady sformułowań misji:  Działanie na rzecz rozwoju bibliotekarstwa, budowanie tożsamości zawodu bibliotekarza, integracja środowiska, a także kreowanie pozytywnego wizerunku bibliotek i zawodu bibliotekarza (Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich).  Wspierać rozwój społeczeństwa informacyjnego, zapewniając prawo dostępu do informacji, wolność wyrazu i umożliwiając korzystanie z Biblioteki i jej zasobów informacyjnych wszystkim mieszkańcom miasta Wilna, a także wspierać działalność samorządowych bibliotek publicznych powiatu, integrując wielonarodową społeczność regionu Litwy Wschodniej (Powiatowa Biblioteka Publiczna im. Adama Mickiewicza w Wilnie)  W firmie Samsung wszystkie działania wytyczane są przez naszą misję: być najlepszą „efirmą cyfrową”. Tak wizja jak i misja biblioteki może być elementem promocji bibliotek 24

Misja wewnętrzna i zewnętrzna Przykład misji zewnętrznej i wewnętrznej firmy Coca-cola:  Misja zewnętrzna: Allways Coca-Cola  Misja wewnętrzna: Istniejemy, by wypracować dochody dla naszych udziałowców… 25

Wizja Misja Misja, a wizja Istniejemy po to, żeby zaspakajać określone potrzeby Istniejemy po to, żeby zaspakajać określone potrzeby coraz lepiej 26

Dzień 2: Sesja 4 Zdefiniowanie głównych obszarów działania biblioteki „Biblioteki w społeczeństwie wiedzy – strategie dla przyszłości” Dzień 2: Sesja 4 Zdefiniowanie głównych obszarów działania biblioteki

Dzień 2 i 3: Sesja 5, 8, 9 Zasady formułowania celów „Biblioteki w społeczeństwie wiedzy – strategie dla przyszłości” Dzień 2 i 3: Sesja 5, 8, 9 Zasady formułowania celów Wskaźniki i źródła ich pozyskiwania

Umiejscowiony w czasie Mierzalny Akceptowalny Konkretny Cel Realistyczny Umiejscowiony w czasie Mierzalny Akceptowalny Konkretny 29

Przykład dobrze sformułowanego celu (1) Zwiększenie dostępności biblioteki dla osób starszych Zwiększenie liczby Kogo? (grupa docelowa) osób powyżej 60 roku życia korzystających z biblioteki publicznej Gdzie? (miejsce) w miejscowości X O ile (od x do Y) z 56 do 120 Do kiedy? (termin) do końca 2010 roku wskaźnik 30

Przykład dobrze sformułowanego celu (2) Osoby starsze korzystają z biblioteki Minimum 120 osób powyżej 60 roku życia korzysta stale z biblioteki publicznej w miejscowości X w 2010 roku. wskaźnik 31

Wskaźniki powinny być:  trafne – dostosowane do przedmiotu pomiaru;  mierzalne – wyrażone w wartościach liczbowych, procentowych lub binarnie (Tak/Nie);  wiarygodne – niezależne, reprezentacyjne;  dostępne – łatwe do uzyskania 32

Źródła weryfikacji wskaźników  źródła weryfikacji pokazują, gdzie można uzyskać dane, zdefiniowane jako wskaźnik, np. gdy wskaźnikiem jest liczba uczestników, to źródłem weryfikacji jest lista obecności  zdefiniowanie źródła weryfikacji pozwala na sprawdzenie, czy wskaźnik może być faktycznie mierzony, przy zaangażowaniu rozsądnej ilości czasu, pieniędzy i wysiłku 33

Struktura celów cel strategiczny projekt cel projektu cel szczegółowy

Terminologia  Cel strategiczny ma charakter długoterminowy; jego zapis może być dość ogólny, osiągnięcie tego celu nie jest możliwe poprzez realizację pojedynczego projektu, jednak realizacja poszczególnych projektów przybliża nas do realizacji celów strategicznych  Cel szczegółowe są określone w obrębie celów strategicznych, powinny posiadać wskaźniki  Cel projektu – to cel konkretnego przedsięwzięcia, zrealizowanie celów poszczególnych projektów zdefiniowanych w ramach danego celu szczegółowego powinno doprowadzić do osiągnięci celu szczególowego

Analiza celów strategicznych  podjęcie decyzji, które cele zostaną włączone do strategii, a które pozostaną poza jej zakresem  decyzja powinna być wynikiem porozumienia co do priorytetów, które cele są najważniejsze, możliwe do osiągnięcia oraz która z podejmowanych aktywności będzie najbardziej efektywna

 Cel V - Zwiększenie prestiżu społecznego zawodu bibliotekarza Przykłady celów strategicznych – Strategia Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich na lata 2010 - 2021  Cel I - Uzyskanie przez Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich realnego wpływu na kształtowanie polityki i praktyki bibliotecznej w Polsce  Cel II - Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich ważnym (strategicznym) partnerem w tworzeniu społeczeństwa wiedzy  Cel III - Zwiększenie roli Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich w działaniach na rzecz integracji środowiska  Cel IV - Zwiększenie dostępu do różnych nowoczesnych form kształcenia i doskonalenia zawodowego dla każego bibliotekarza  Cel V - Zwiększenie prestiżu społecznego zawodu bibliotekarza 37

Przykłady celów szczegółowych w ramach I celu strategicznego  Cel szczegółowy I.1 - Zwiększenie roli Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich tworzeniu uregulowań prawnych mających wpływ na rozwój biblioteki i pozycji bibliotekarza  Cel szczegółowy I.2 - Zwiększony i bezpośredni udział Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich w tworzeniu i realizowaniu strategicznych programów rozwoju bibliotek  Cel szczegółowy I.3 - Inicjowanie opracowania i upowszechnianie standardów w dziedzinie bibliotekarstwa 38

Projekt według Davidsona Frame’a Projekty to przedsięwzięcia charakteryzujące się następującymi cechami:  są zorientowane na cel ;  polegają na skoordynowanym podejmowaniu powiązanych ze sobą działań;  mają skończonych czas trwania, a także początek i koniec;  wszystkie są do pewnego stopnia wyjątkowe 39

Przykłady projektów w ramach I celu szczegółowego I.1  Projekt I.1.1 – Opracowanie założeń do nowej ustawy o bibliotekach  Projekt I.1.2 – Przedstawienie założeń ustawy właściwym ministerstwom i lobbowanie na przygotowania przez rząd nowej ponadresortowej Ustawy o bibliotekach, udział w konsultacjach  Projekt I.1.3 – Opracowanie założeń jednolitej pragmatyki zawodowej zawodu bibliotekarza  Projekt I.1.4 – Działania na rzecz wprowadzenia w życie jednolitej pragmatyki zawodowej, w tym ścieżek kariery zawodowej 40

Przykład zapisów projektów w strategii wskaźnik realizacji termin odpowiedzialni partnerzy budżet 41

 Projekty do celu szczegółowego I.1 ujęte w tabelce Przykład zapisu Proszę zwrócić uwagę na rekomendowany sposób oznaczenia celów i projektów  cel strategiczny I  cel szczegółowy I.1, cel szczegółowy I.2…..; do każdego celu szczegółowego należy dodać wskaźnik realizacji  Projekty do celu szczegółowego I.1 ujęte w tabelce Projekt wskaźnik realizacji termin odpowiedzialni partnerzy budżet 42

Praca własna przed następnymi zajęciami  dokończenie definiowania celów szczegółowych do poszczególnych celów strategicznych  zdefiniowanie listy projektów do poszczególnych celów szczegółowych 43

„Biblioteki w społeczeństwie wiedzy – strategie dla przyszłości” Do zobaczenia 7 lipca