Doskonalenie komunikacji oraz dostęp do informacji dla klientów, mieszkańców i turystów Gminy Stronie Śląskie Urząd Miejski w Stroniu Śląskim ul. Kościuszki 55, Stronie Śląskie Województwo - Dolnośląskie, Gmina - miejsko- wiejska Liczba pracowników urzędu: 29 osób Wielkość budżetu – PLN W ramach realizacji działania doskonalącego dotyczącego poprawy komunikacji oraz dostępu do informacji w Urzędzie Miejskim oraz na terenie Gminy Stronie Śląskie osiągnięto zadawalające wyniki oraz rezultaty w poszczególnych obszarach: I etap - Samorządowy informator SMS osób zarejestrowało się w systemie - Wirtualny spacer po Gminie Stronie Śląskie - stronę internetową odwiedziło już ponad 1mln 200 tys. internautów II etap -Budowa infokiosków na obszarze Miasta i Gminy Stronie Śląskie - licznik dotknięć infokiosków w okresie do , w wybranych lokalizacjach, przedstawia poniższa tabela: III etap - Aktualizacja kart usług w Urzędzie Miejskim - zaktualizowano 75 kart usług - Szkolenie pracowników Urzędu Miejskiego - przeszkolono 22 pracowników, w tym kadrę kierowniczą - Q-System – udostępniono system dla wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego tj. 29 osób - Facebook - na profilu zalogowało się 1284 użytkowników * W 2011 roku nie we wszystkich obszarach przeprowadzano badania (aktualizacja ankiety). Problemy i trudności, które pojawiły się w trakcie realizacji działań doskonalących dotyczą przede wszystkim czynnika ludzkiego, a mianowicie niewielkie zaangażowanie społeczeństwa w przedsięwzięciach i zadaniach o charakterze lokalnym pomimo przeprowadzenia na dużą skalę akcji informacyjno – promocyjnej. Jak wiadomo tworzenie i przetwarzanie informacji, a nie dóbr materialnych, jest jednym z określeń społeczeństwa informacyjnego (e- społeczeństwa) opartego na wiedzy, mądrości oraz nowoczesnej, ciągle rozwijającej się technologii informacyjnej. Do tego grona dołącza coraz większa rzesza osób, ale istnieje też spora grupa obywateli (np. osoby starsze, bezrobotni), którzy są zagrożeni wykluczeniem cyfrowym. Powstające rozwarstwienie społeczne wynika z informatycznego analfabetyzmu, czyli braku umiejętności posługiwania się technologiami informatycznymi i z taką właśnie sytuacją mieliśmy do czynienia na terenie w Gminy Stronie Śląskie. Większość przekazywanych informacji trafiła tylko do określonej grupy odbiorców przeważnie ludzi młodych tzw. e-obywateli. W trakcie naszych działań napotkano również na pewne ograniczenia natury techniczno – instalacyjnej, ale ten czynnik w realizacji całości projektu miał jedynie charakter marginalny. W ramach realizacji projektu pn. Program doskonalenia usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczeń Urzędu Miasta w Dzierżoniowie opracowano i wdrożono w życie działanie doskonalące związane z poprawą komunikacji jak również upowszechnieniem dostępu do informacji klientów, mieszkańców i turystów Gminy Stronie Śląskie. Potrzeba jego realizacji została zidentyfikowana na podstawie przeprowadzonych badań satysfakcji klientów i pracowników Urzędu Miejskiego, a także na podstawie wyników uzyskanych z Samooceny wg modelu CAF. Analiza i ocena opracowanych wyników pozwoliły na sformułowanie celu wdrożenia konkretnego działania doskonalącego, który dotyczył poprawy satysfakcji i zadowolenia pracowników i klientów z komunikacji, przepływu informacji oraz dostępu do informacji publicznej. Podjęte działania doskonalące w zakresie komunikacji oraz dostępu do informacji powiązane były z podejściem procesowo - systemowym naszej organizacji w ramach planowania i ustalania konkretnych zadań na dany rok budżetowy. Podjęcie decyzji o wdrożeniu działania doskonalącego poprzedzone było także potrzebami mieszkańców w zakresie komunikacji i przepływu informacji, które zgłaszano w ramach organizowanych przez Gminę Stronie Śląskie konsultacji społecznych. Doskonalenie komunikacji oraz poprawa dostępu do informacji mieszkańców i turystów naszej Gminy to szereg działań, które realizowane były etapami i prowadziły do osiągnięcia konkretnych rezultatów, a przede wszystkim do osiągnięcia założonego celu czyli wzrostu satysfakcji i zadowolenia naszych klientów. W ramach realizacji działania doskonalącego przeprowadzono następujące zadania i przedsięwzięcia, które podzielono na etapy: I etap (2009 rok) - wprowadzenie samorządowego informatora SMS (otrzymywanie rzetelnych informacji od Gminy, bezpłatne informacje dla użytkowników o imprezach kulturalnych, sportowych i rekreacyjnych, atrakcjach turystycznych, zagrożeniach, awariach, bezpłatnych badaniach i programach zdrowotnych, edukacji szkolnej i przedszkolnej) - koszt wdrożenia systemu wyniósł 9 760,00 PLN + abonament miesięczny w czasie trwania umowy w wysokości 316,00 PLN -upowszechnianie informacji w zakresie portalu Wirtualny spacer po Gminie Stronie Śląskie, wykonanie multimedialnej prezentacji Gminy Stronie Śląskie w postaci panoram na Stronie internetowej – koszt zadania to ,00 PLN. II etap (2010 rok) - budowa 8 infokiosków na obszarze Miasta i Gminy Stronie Śląskie oraz unowocześnienie infrastruktury teleinformatycznej w celu zwiększenia dostępności elektronicznych usług i poprawy bezpieczeństwa danych – projekt dofinansowany ze środków UE, całkowity koszt zadania ,52 PLN, w tym środki z UE ,95 PLN. III etap (2011 rok) - aktualizacja kart usług w Urzędzie Miejskim oraz ich rozpowszechnienie dla klientów (w ramach sytemu zarządzania jakością zmieniono dokumentację) - szkolenie pracowników Urzędu Miejskiego w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w ramach realizacji projektu - wdrożenie w ramach projektu Q-Systemu umożliwiającego prowadzenie i doskonalenie systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miejskim w Stroniu Śląskim oraz komunikowanie się pomiędzy pracownikami urzędu - uruchomienie portalu społecznościowego jakim jest Facebook - mieszkańcy mają możliwość wyrażenia swoich opinii, na naszym profilu dzielimy się najświeższymi informacjami, wydarzeniami, informujemy o akcjach, w których udział bierze Gmina Stronie Śląskie Analizując wpływ wprowadzonych w Gminie Stronie Śląskie działań w zakresie dostępności do informacji oraz doskonalenia komunikacji należy stwierdzić, że podjęte kroki w znacznym stopniu przyczyniły się do zwiększenia zadowolenia klientów, a także pozytywnie wpłynęły na funkcjonowanie procesów wspomagających wspieranie społeczności lokalnej, co przedstawiają uzyskane wyniki z monitorowania procesów. Podjęte działania wykraczają w dużej mierze poza tradycyjną formę przekazywania informacji i komunikacji. Dlatego też podjęto decyzję o rozszerzeniu i modyfikacji działań doskonalących poprzez : 1. rozbudowę systemu infokiosków o nowe lokalizacje w obrębie wsi Bolesławów, Bielice, Nowy i Stary Gierałtów oraz Stara Morawa i Strachocin, 2. dokonanie zmian w układzie strony internetowej poprawa czytelności oraz dodanie portali: - turystycznego - wirtualne wsie strońskie - inwestycyjnego – tereny inwestycyjne gminy aktywnej z natury 3. kontynuację umowy o udostępnienie systemu informatycznego Samorządowy Informator SMS i świadczenie e-usług oraz podjęcie działań polegających na zwiększeniu odbiorców do co najmniej 1000 osób, 4. organizację szkoleń i konsultacji społecznych w zakresie komunikacji i dostępu do informacji z wykorzystaniem nowych technologii informatycznych w celu określenia grup społecznych zagrożonych cyfrowym wykluczeniem. Reasumując należy stwierdzić, iż zrealizowane działania doskonalące w zakresie doskonalenia komunikacji oraz dostępu do informacji klientów Urzędu Miejskiego doprowadziły do osiągnięcia celu budowy e – społeczeństwa na terenie Gminy Stronie Śląskie. Efektem podjętych działań doskonalących było także: - otwarcie i oddanie do użytku gminnej instytucji kultury pn. Centrum Edukacji, Turystyki i Kultury w Stroniu Śląskim (dawny dworzec PKP) z salą widowiskową na 200 osób, z oferty Centrum korzysta dziennie około osób, - organizacja imprez plenerowo – rekreacyjnych tj. Teatralno – Muzyczne Dni Stronia Śląskiego (Międzynarodowy Jarmark Twórców Ludowych i Rzemiosła Artystycznego + Ogólnopolski Przegląd Kapel Podwórkowych), Woda i Ogień nad Zalewem (zabawa i konkursy nad zalewem retencyjno - rekreacyjnym w Starej Morawie), Lato Misia Jaskiniowego (Jarmark Produktu Lokalnego – Kamieniołomy w Kletnie ), w każdej imprezie zaplanowano uczestnictwo od 800 do 1000 osób, w tym mieszkańców, gości i turystów Jednym z elementów realizacji działań doskonalących w ramach projektu było przeprowadzenie badań satysfakcji klientów Urzędu Miejskiego w Stroniu Śląskim co do jakości świadczonych usług, w tym także uzyskanie wyczerpującej informacji. Stopień zadowolenia klientów przedstawiają poniższe wykresy : * W 2011 roku nie we wszystkich obszarach przeprowadzano badania (aktualizacja ankiety).