PROJEKTY MIĘDZYNARODOWE NA UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM wnioskowanie – procedury wewnętrzne – realizacja – monitoring – kontrola – najczęściej popełniane błędy Monika Adamczuk Dominika Kozłowska Dział Zarządzania Projektami Międzynarodowymi

REGULAMIN ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI MIĘDZYNARODOWYMI W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM Zarządzenie Rektora UG nr 11/R/13 dotyczy projektów finansowanych w ramach: funduszy strukturalnych, inicjatyw wspólnotowych, europejskich mechanizmów finansowych, programów Unii Europejskiej, programów międzynarodowych; określa procedury związane z inicjowaniem, przygotowaniem, realizacją, rozliczeniem, zakończeniem realizacji i archiwizacją projektów w UG; określa procedury zapewniające nadzór i kontrolę nad Projektami;

PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKU APLIKACYJNEGO/O DOFINANSOWANIE REGULAMIN KARTA PROJEKTU (ZAŁ. NR 1) OŚWIADCZENIE WKŁAD WŁASNY I KOSZTY NIEKWALIFIKOWANE (ZAŁ. NR 2) OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ Z REGULAMINEM (ZAŁ. NR 3) OŚWIADCZENIE O VAT I PRZYCHODACH PROJEKTU(ZAŁ. NR 4) ZGODA NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH (ZAŁ. NR 5) INFORMACJA O KONIECZNOŚCI PRZESŁANIA BUDŻETU PROJEKTU I BUDŻETU DLA UG

Dział Zarządzania Projektami Międzynarodowymi: WERYFIKUJE: - ZGODNOŚĆ FORMALNO – PRAWNĄ Z WYTYCZNYMI; - BUDŻET I PRAWIDŁOWOŚĆ ZASTOSOWANYCH STAWEK WYNAGRODZEŃ - MOŻLIWOŚĆ SFINANSOWANIA WYDATKÓW ZE WSKAZANYCH ŹRÓDEŁ KONSULTUJE BUDŻET Z KWESTURĄ UZYSKUJE DODATKOWE INFORMACJE I WYJAŚNIENIA OD KIEROWNIKA PROJEKTU I INNYCH JEDNOSTEK UG PROJEKTY INWESTYCYJNE I REMONTY –WYSYŁA PISMO DO KANCLERZA Z PROŚBĄ O OPINIĘ I UJĘCIE W PLANIE INWESTYCJI I REMONTÓW

KOMITET STERUJĄCY analizuje projekt: jego cele, założenia oraz ocenia związane z nim ryzyka; analizuje racjonalność budżetu oraz wysokość i źródła pokrycia kosztów niekwalifikowanych; może poprosić Kierownika projektu o dodatkowe wyjaśnienia; REKOMENDUJE / NIE REKOMENDUJE projekt Rektorowi (zał. nr 6); Decyzję ostateczną podejmuje REKTOR UG (zał. nr 7);

Kierownik Projektu Wypełnia wniosek i załączniki Dostarcza do DZPM wniosek z załącznikami (wersja papierowa i elektroniczna) Wprowadza poprawki DZPM Parafuje egzemplarz UG Dostarcza do DZPM oryginał decyzji o dofinansowaniu

DZPM INFORMUJE O ZASADACH PROGRAMU I WEWNĘTRZNYCH PROCEDURACH UG WSKAZUJE ŹRÓDŁO POBRANIA DOKUMENTÓW POMAGA PRZY WYPEŁNIENIU WNIOSKU I SPORZĄDZENIU BUDŻETU SPRAWDZA WNIOSEK POD WZGLĘDEM FORMALNYM (Z KWALIFIKOWALNOŚCIĄ WYDATKÓW) REJESTRUJE WNIOSEK W REJESTRZE WNIOSKÓW UZYSKUJE PODPISY

Karta Projektu – Formularz zgłoszeniowy   Kierownik Projektu Imię i nazwisko: E-mail: Tel.: Jednostka organizacyjna: Tytuł Projektu w języku polskim: Tytuł Projektu w języku obcym – jeśli dotyczy: Nazwa programu / inicjatywy / funduszu: Czy informacje zawarte w Karcie Projektu będą podstawą opracowania patentu? (niewłaściwe skreślić): TAK / NIE Termin konkursu: Lider Projektu (nazwa instytucji koordynującej): Partnerzy (nazwa oraz dane identyfikacyjne Partnerów): Osoby do kontaktów ze strony Uniwersytetu Gdańskiego, jeśli są inne niż Kierownik Projektu (imię, nazwisko, e-mail, tel.): Planowany zespół zaangażowany w realizację Projektu ze strony Uniwersytetu Gdańskiego: Rola Uniwersytetu Gdańskiego w Projekcie: (koordynator / partner / podwykonawca / inny – jaki?):

  Planowany termin rozpoczęcia i zakończenia Projektu: Merytoryczny opis Projektu (nie więcej niż 2 strony): Uzasadnienie potrzeby realizacji Projektu: Zgodność Projektu ze „Strategią Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego do roku 2020” wraz z uzasadnieniem: Cele Projektu (nie więcej niż pół strony): Korzyści merytoryczne/finansowe dla Uniwersytetu Gdańskiego wynikające z realizacji Projektu: Przewidywane rezultaty do osiągnięcia: Ryzyka i zagrożenia związane z realizacją Projektu oraz sposoby ich zapobiegania: Szacowany całkowity budżet Projektu: Szacowany budżet Projektu po stronie Uniwersytetu Gdańskiego: Kategorie i wysokość planowanych wydatków w ramach budżetu Projektu dla Uniwersytetu Gdańskiego: wynagrodzenia: sprzęt i aparatura: koszty podróży i zakwaterowania: promocja: usługi zlecone / zewnętrzne: koszty pośrednie inne (jakie?) Suma ogółem:

Wysokość wkładu własnego dotycząca Uniwersytetu Gdańskiego:   Wysokość wkładu własnego dotycząca Uniwersytetu Gdańskiego: Źródło pokrycia wkładu własnego dot. Uniwersytetu Gdańskiego: Wysokość kosztów niekwalifikowanych dotyczących Uniwersytetu Gdańskiego: Źródło pokrycia kosztów niekwalifikowanych dot. Uniwersytetu Gdańskiego: Wysokość i sposób finansowania kosztów bankowych: Forma finansowania Projektu – wybrać właściwe: zaliczka refundacja mieszany Rodzaj Projektu – wybrać właściwe: inwestycyjny naukowo - badawczy dydaktyczny badawczo-rozwojowy Inne ………………………… Klasyfikacja Projektu według sprawozdania Rb-WS: Uwagi i komentarze: ………………………………………………… Kierownik Projektu (data i podpis) Dziekan lub Kierownik jednostki (data i podpis)

KARTY MONITORINGOWE (zał. nr 19)             MONITORING PROJEKTÓW KARTY MONITORINGOWE (zał. nr 19) WIZYTY MONITORINGOWE

Kontrole projektów finansowanych w ramach funduszy strukturalnych, programów Unii Europejskiej oraz programów międzynarodowych, odbywające się w Uniwersytecie Gdańskim w 2012 r.: 15 kontroli na miejscu rozpoczętych i zakończonych w 2012 r., 7 kontroli doraźnych na dokumentach rozpoczętych i zakończonych w 2012 r. 2 kontrole na miejscu rozpoczęte w 2012 r. 3 kontrole doraźne na dokumentach rozpoczęte w 2012 r. Łącznie 27 kontroli.

Zakres kontroli: Prawidłowość rozliczeń finansowych, Kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu, Zakres rzeczowy: umowy z dostawcami, wykonawcami i szkoleniowcami, protokoły odbiorów, dokumentacja techniczna zakupionego sprzętu, wskaźniki produktu / rezultatu, Weryfikacja dokumentów merytorycznych sporządzonych w związku z dotychczasową realizacją projektu, Sposób rekrutacji uczestników projektu, Sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu – jeśli dotyczy (w ramach zbioru PEFS 2007), Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta, Poprawność udzielania zamówień publicznych, Poprawność stosowania zasady konkurencyjności,

Zakres kontroli cd.: Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP–na podstawie przewidzianych w niej zwolnień w oparciu o art.4, Prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych, Wizyta monitoringowa na miejscu realizacji projektu, Osiągnięcie celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową, Sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu, Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu, Realizacja wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów.

Najczęściej popełniane błędy: Nieprawidłowe dokonywanie zakupów poza Ustawą PZP na podstawie przewidzianych w niej zwolnień w oparciu o art.4 (np. brak lub niewłaściwie sporządzona analiza rynku, brak wskazania kryterium wyboru oferty w zapytaniu ofertowym, brak udokumentowania wysłania zapytań ofertowych do wykonawców, wybór oferty innej niż z najniższą ceną itp.) Brak szczegółowego planu zamówień publicznych do zrealizowania w ramach Projektu, Zbyt późne zgłaszanie zapotrzebowania na sprzęt / wyposażenie do Działu Zamówień Publicznych, Dzielenie zamówień, Brak informacji do wykonawców o dofinansowaniu lub współfinansowaniu ze środków europejskich, Opisywanie przedmiotu zamówienia, w sposób wskazujący na produkt lub producenta Brak przeprowadzenia i udokumentowania procesu rekrutacji pracowników,

Najczęściej popełniane błędy cd.: Realizacja projektu niezgodnie z harmonogramem jego realizacji, Brak sprzętu zakupionego w ramach projektu podczas kontroli, Niewłaściwe lub brak oznakowania sprzętu / wyposażenia / materiałów szkoleniowych / dokumentacji projektowej Stawki umów z personelem niezgodne z wnioskiem o dofinansowanie i stanem faktycznym, Brak ewidencji czasu pracy, Metodologia kosztów pośrednich (brak dokumentów i danych historycznych, które posłużyły Beneficjentowi do opracowania zapisów metodologii i wyliczenia kosztów pośrednich do projektu).

Wybrane wytyczne dotyczące kontroli: POIG – „Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Pośredniczących i Instytucji Wdrażających dla Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013” wersja obowiązująca od 27.10.2010 http://www.poig.gov.pl/Dokumenty/wso/Strony/wytyczne.aspx POKL – „Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013” - wersja obowiązująca od 1.01.2013 r. http://www.efs.gov.pl/Dokumenty/Strony/Dokumenty.aspx POIiŚ – „Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013”, wersja obowiązująca od 07.12.2011 r. https://www.pois.gov.pl/Dokumenty/wso/Strony/wytyczne.aspx RPO WP – „Przewodnik Beneficjenta RPO WP 2007-2013”, wersja obowiązująca od 26.02.2013 r. http://dpr.pomorskie.eu/pl/aktualnosci/przewodnik Program Europejskiej Współpracy Terytorialnej – Południowy Bałtyk 2007 – 2013 – „Wytyczne w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007 – 2013”, obowiązujące od 05.07.2010 r. http://www.ewt.gov.pl/Dokumenty/wso/Strony/wytyczne.aspx Polsko – Szwajcarski Program Badawczy – „System monitorowania Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy”, obowiązujące od 02.2010 r. http://www.swiss.opi.org.pl/dokumenty/ogolne-wytyczne/ 7 Program Ramowy – „Annex II” - w zależności od działania http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html#standard_ga

Dodatkowo… Wytyczne dot. trwałości projektu – Podręcznik „Zagadnienie zachowania trwałości projektu współfinansowanego z funduszy europejskich”, wersja obowiązująca od 03.2012 r. http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/Dokumenty/Strony/Dokumenty.aspx?zakladka=2&strona=1#

DZIAŁ ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI MIĘDZYNARODOWYMI Ul. Bażyńskiego 1A, pok. 110-111 (1 piętro) Tel. 058 523 23 60 / 24 08 mail: programyeuropejskie@univ.gda.pl Zespół DZPM: Ewa Weronis – Kierownik DZPM Marta Kontowska – Z-ca Kierownika DZPM Monika Adamczuk - Stanowisko Pracy ds. Zarządzania i Monitoringu Monika Kobyłecka PROJEKTY MIĘDZYNARODOWE Julian Wierciński Dominika Kozłowska FUNDUSZE STUKTURALNE

DZIĘKUJEMY I ZAPRASZAMY DO WSPÓŁPRACY 