BIURO GEODETY WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO ZASADY WDRAŻANIA, ROZLICZANIA I PROWADZENIA PROJEKTU „Wypracowanie i wdrożenie innowacyjnych metod integracji danych katastralnych, mapy zasadniczej i Bazy Danych Topograficznych oraz modernizacja usług publicznych świadczonych przez Służbę Geodezyjną i Kartograficzną” Ewa Janczar BIURO GEODETY WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

WDROŻENIE ZASAD - INTEROPERACYJNOŚĆ Stworzenie uniwersalnej koncepcji baz danych w aspekcie technicznym i semantycznym. Stworzenie procedur organizacyjnych dla wymiany danych między poszczególnymi podmiotami. Stworzenie odpowiednich uregulowań legislacyjnych. Uwzględnianie efektów merytorycznych i technicznych zrealizowanych i realizowanych przedsięwzięć. Supported by a grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA Financial Mechanism 2

produkty państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego SYSTEM BAZ DANYCH GEOREFERENCYJNYCH produkty państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego system baz danych georeferencyjnych zintregorowane środowisko systemów informatycznych pojedyncze wdrożenia informatyczne w zakresie udostępniania danych Supported by a grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA Financial Mechanism 3

IDEOGRAM OF GEOREFERENCE SPATIAL DATABASES SYSTEM Główne cele Projektu IDEOGRAM OF GEOREFERENCE SPATIAL DATABASES SYSTEM 4

GŁÓWNE DZIAŁANIA PROJEKTOWE Prace badawcze Opracowanie modelu danych w tym rekomendacji do zmiany aktów prawnych Konwersja materiałów analogowych Stworzenie i wdrożenie narzędzi informatycznych do zarządzania i udostępniania baz danych Opracowanie i wdrożenie mechanizmów organizacyjnych, logistycznych i formalnych Szkolenia Promocja i informacja o projekcie Supported by a grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA Financial Mechanism

STRUKTURA ZARZĄDZANIA PROJEKTEM RADA PROJEKTU KOMITET STERUJĄCY RADY EKSPERTÓW Powoływane w celu merytorycznego wsparcia poszczególnych przedsięwzięć wymagającymi specjalistycznej wiedzy Kierownik Projektu

STRUKTURA ZARZĄDZANIA PROJEKTEM RADA PROJEKTU Marszałek Województwa Mazowieckiego -Przewodniczący Przedstawiciele Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii Prezydent Miasta Płocka Starosta Piaseczyński Geodeta Województwa Mazowieckiego Geodeta Miasta Płocka Geodeta Powiatu Piaseczyńskiego Określa cele strategiczne Powołuje Komitet Sterujący Koordynuje działania związane z zarządzaniem produktami Projektu po jego zakończeniu KOMITET STERUJĄCY Przewodniczący Wiceprezes Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii Członkowie: Geodeta Województwa Mazowieckiego przedstawiciele BGWM, Geodeta Miasta Płocka Geodeta Powiatu Piaseczyńskiego przedstawiciele Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii Powołuje Kierownika Projektu Pełni nadzór wewnętrzny (czy produkty są zgodne z założeniami?) Podejmuje decyzje, w tym decyzje o zmianach Akceptuje propozycje Kierownika Projektu Wyznacza nadzór konkretnych przedsięwzięć Planowanie harmonogramu, budżetu, narzędzi realizacji Projektu Bieżąca realizacja Projektu (prowadzenie przetargów, współpraca z Wykonawcami, koordynacja działań projektowych) Przedstawianie propozycji oraz raportów Komitetowi Sterującemu, wnioskowanie o zmiany Raportowanie do Biura Mechanizmów Finansowych Kierownik Projektu (Geodeta Województwa Mazowieckiego) i Zastępca Kierownika Projektu

KOMUNIKACJA Z DARCZYŃCAMI Beneficjent Instytucja Pośrednicząca (UKIE) Krajowy Punkt Kontaktowy (MRR) Biuro Mechanizmów Finansowych w Brukseli

UMOWA FINANSOWA Całkowity szacunkowy koszt realizacji projektu: 5 494 880 EUR Całkowite szacunkowe koszty kwalifikowane: 5 442 880 EUR Maksymalna kwota przyznanego dofinansowania: 4 626 448 EUR Poziom dofinansowania: 85% kosztów kwalifikowanych Okres kwalifikowalności wydatków: 16 listopada 2006 r. - 30 kwietnia 2011 r. Możliwość dokonywania przesunięć finansowych pomiędzy działaniami Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

RODZAJE ANGAŻOWANYCH ŚRODKÓW FINANSOWYCH Budżet Województwa WFGZGIK Budżet GGK (CFGZGIK) Budżety Partnerów (samorząd, PFGZGIK) Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

PODSTAWOWE DOKUMENTY FINANSOWE Harmonogram rzeczowo-finansowy Projektu Budżet Województwa Mazowieckiego Budżety Partnerów Projektu Umowa Finansowa - Plan Wdrażania Projektu Porozumienie o współpracy przy realizacji Projektu Dokumenty regulujące przepływy finansowe pomiędzy Partnerami Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

PLAN WDRAŻANIA PROJEKTU HARMONOGRAM PROJEKTU PLAN WDRAŻANIA PROJEKTU Budżet Województwa Podstawowy dokument zarządczy Projektu stanowiący bazę rozliczenia projektu w ramach budżetu WM, WFGZGiK. Materiał źródłowy dla PWP oraz Budżetu Województwa Podstawowy dokument regulujący rozliczenia finansowe Projektu z Darczyńcami Załącznik do Umowy Finansowej Podstawowy dokument regulujący gospodarkę finansową województwa Zatwierdzany przez Komitet Sterujący Projektu przez BMF (72 dni) lub Instytucję Pośredniczącą przez Sejmik Rozliczenia finansowe w rozbiciu na lata w podziale na zadania (15 głównych zadań) oraz zaangażowanie finansowe partnerów Projektu. Uwzględniający podział wydatków na działy, rozdziały i paragrafy w podziale na działania sprawozdawcze w rozbiciu na kwartały (8 głównych działań) i kategorie budżetowe w rozbiciu na lata (4 pozycje: zarządzanie, sprzęt, aplikacje, usługi) w rozbiciu na lata w podziale na działy, rozdziały i paragrafy Waluta PLN EURO ( stały kurs z dnia złożenia wniosku aplikacyjnego tj. 3,9895 PLN) Zmiana na podstawie wyników postępowań o zamówienie publiczne Zmiana: na podstawie harmonogramu Projektu Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

PRZESUNIĘCIA FINANSOWE POMIĘDZY DZIAŁANIAMI PROJEKTOWYMI Przesunięcia powyżej 15% kwoty wskazanej na daną pozycję budżetową lub na dane działanie projektowe wymagają wcześniejszej pisemnej zgody BMF. Przesunięcia do 15 % kwoty wskazanej na daną pozycję budżetową lub na dane działanie projektowe wymagają wcześniejszej pisemnej zgody Instytucji Pośredniczącej Każdorazowo – zmiana i akceptacja PWP Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

ZMIANA PWP Powyżej 15% Beneficjent Instytucja Pośrednicząca Krajowy Punkt Kontaktowy Biuro Mechanizmów Finansowych. Czas reakcji BMF - do 72 dni. Do 15% Beneficjent Instytucja Pośrednicząca. Czas reakcji - kilkanaście dni. Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

Harmonogram – PWP – Budżet Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

ROZLICZENIA PROJEKTU A KURS WALUT Kurs EUR z wniosku: 4,0 zł Kurs obowiązujący we wnioskach o płatność (EUR): kurs wymiany z dnia poprzedzającego ostatni dzień roboczy miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym odnotowano wydatek (wg Serii C Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich) – publikowany na www.eog.gov.pl w zakładce > Realizacja projektów > Refundacja kosztów Kurs dokonania płatności na rzecz Beneficjenta (PLN): kurs wymiany z dnia poprzedzającego dzień dokonania płatności wg NBP Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

ROZLICZENIA PROJEKTU A KURS WALUT Beneficjent otrzymuje od IP specjalnie wygenerowany wniosek o płatność przed końcem okresu, którego będzie on dotyczył (określane na podstawie PWP) Kurs do wniosku: z dnia poprzedzającego ostatni dzień roboczy miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym poniesiono wydatek ZŁOŻENIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ REFUNDACJA Wg kursu kupna NBP z dnia poprzedniego Max 10 dni WYDATEK Okres weryfikacji Wniosku o płatność przez kolejne instytucje i dokonania refundacji. Nie dłuższy niż 2 miesiące. Okres objęty wnioskiem o płatność: określony w PWP, od 3 do 12 miesięcy Co w praktyce oznacza „kurs z dnia poprzedzającego ostatni dzień roboczy miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym poniesiono wydatek”? Np.: wydatek poniesiono 19 listopada 2008 roku, poprzedni miesiąc to październik, ostatni dzień roboczy to piątek, 31, a więc należy zastosować kurs z czwartku, 30 października. UWAGA! W Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich kurs ten publikowany jest naturalnie z jednodniowym opóźnieniem, czy w przykładzie: 31 października. Korzystając z Dziennika (np. pod adresem: http://eur-lex.europa.eu/JOIndex.do?ihmlang=pl )należy zatem właściwego kursu szukać w ostatnim opublikowanym w danym miesiącu wydaniu

ROZLICZENIA PROJEKTU A KURS WALUT Wartość projektu - PLN 100 000 zł Wartość projektu - EUR 25 000 € Kurs EUR wg Umowy Finansowej 4 zł Wydatek 1 200 zł Kurs EUR do wypełnienia Wniosku o płatność 3 zł 5 zł Wydatek po przeliczeniu na EUR 400 € 300 € 240 € Kurs refundacji (wg NBP) 2,50 zł 3,50 zł 4,50 zł 5,50 zł Refundacja w PLN 1 000 zł 1 400 zł 1 050 zł 1 350 zł 1 080 zł 1 320 zł Pozostała wartość projektu - PLN 98 800 zł Pozostała wartość projektu - EUR 24 600 € 24 700 € 24 760 € Zależność wysokości Wniosku o płatność w EUR od wahań kursu: jeżeli kurs EUR spada w stosunku do Umowy Finansowej (i PWP), to wysokość Wniosku relatywnie rośnie (a więc pozostaje w puli do wykorzystania mniej EUR na przyszłe wnioski), jeżeli jest wyższy – wysokość Wniosku relatywnie spada (a więc zostaje „zapas” do wykorzystania w kolejnych Wnioskach). W przykładzie: wartość projektu w przeliczeniu na EUR wg PWP to 25 000 EUR, dokonano wydatku w wysokości 1200 zł, według kursu z PWP jest to równowartość 300 EUR i do wykorzystania w projekcie pozostałoby jeszcze 24 700 EUR, ale jeżeli kurs EUR spadnie, to wydatek 1 200 zł będzie równowartością np. 400 EUR, a więc w projekcie zostanie tylko 24 600 EUR (o 100 EUR mniej). Zależność wysokości refundacji dokonywanej w PLN od wahań kursu: jeżeli w okresie pomiędzy złożeniem Wniosku o płatność a dokonaniem refundacji kurs EUR spada, to Beneficjent otrzyma po przeliczeniu na złotówki kwotę mniejszą niż wydał, w sytuacji odwrotnej – kwota zwrotu będzie wyższa niż poniesiony wydatek. W przykładzie: przy wydatku 1 200 zł i wg kursu 3zł = 1EUR wartość Wniosku o płatność wynosi 400 EUR, jeżeli do czasu dokonania refundacji kurs EUR ulegnie obniżeniu do 2,5 zł, to na konto Beneficjenta nie wpłynie 1 200 zł, jakby to miało miejsce, gdyby kurs pozostał na poziomie 3 zł, ale tylko 1 000 zł, a więc o 200 zł mniej niż wysokość wydatku. Sytuacja najbardziej niekorzystna dla Beneficjenta: ciągły spadek kursu EUR – wówczas szybciej „zużywa się” przyznana przez BMF pula EUR, a jednocześnie kwoty refundacji są niższe niż wydatki.

ROZLICZENIA PROJEKTU A KURS WALUT Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

ROZLICZENIA PROJEKTU A KURS WALUT Zapłacono 9 760 zł tj według kursu z wniosku 2 440 euro Różnica minus 236 euro Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

ROZLICZENIA PROJEKTU A KURS WALUT Zapłacono 27 533,50 zł tj. 6 883,38 euro Różnica minus 684,62 euro Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

ROZLICZENIA I RELACJE POMIĘDZY PARTNERAMI UMOWA PARTNERSKA Czterostronna umowa zawarta pomiędzy wszystkimi Partnerami w formie porozumienia o współpracy przy budowie Projektu Określa podstawowe zasady współpracy przy tworzeniu Projektu i jego finansowania Definiuje cele, zadania, zakres i termin realizacji Projektu Określa wysokość wkładu finansowego każdego z Partnerów Wskazuje Samorząd Województwa Mazowieckiego jako Lidera Projektu i określa jego najważniejsze zadania, takie jak: zawarcie umowy finansowej prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Projektu prowadzenie sprawozdawczości dla Biura Mechanizmów Finansowych Zawiera zobowiązanie Partnerów do zapewnienia ciągłości zarządzania i finansowania bieżącej eksploatacji produktów Projektu po jego zakończeniu

ROZLICZENIA I RELACJE POMIĘDZY PARTNERAMI UMOWY O DOFINANSOWANIE PROJEKTU umowy dwustronne zawierane pomiędzy Samorządem Województwa Mazowieckiego – Liderem – a każdym z pozostałych Partnerów Projektu; zawierane na okres jednego roku; precyzują wysokość wkładu finansowego danego Partnera w danym roku przy zachowaniu ogólnej kwoty dofinansowania określonej na poziomie Umowy Partnerskiej; określają szczegóły niezbędne do efektywnego przekazania środków finansowych, takie jak: paragrafy klasyfikacji budżetowej, z których i na które będą przekazywane środki, numer rachunku bankowego, termin przekazania środków, zadania, które mogą być finansowane z przekazanych środków, warunki zwrotu niewykorzystanej w danym roku części dotacji,

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE przygotowanie projektu Warunków Technicznych i Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przez Kierownika Projektu z zespołem; zatwierdzenie WT i SIWZ przez Komitet Sterujący; przekazanie upoważnienia dla Samorządu Województwa Mazowieckiego do występowania jako Zamawiający w imieniu Partnerów Projektu i przeprowadzenia procedury postępowania o zamówienie publiczne; przyjęcie Uchwały Zarządu Województwa Mazowieckiego wyrażającej zgodę na wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne i rezerwującej niezbędne środki na ten cel, określone przez Kierownika Projektu i zaakceptowane przez Komitet Sterujący zgodnie z budżetem projektu; przeprowadzenie postępowanie zgodnie z Ustawą prawo zamówień publicznych, przedstawienie propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty przez Komisję Przetargową; przyjęcie Uchwały Zarządu Województwa Mazowieckiego wybierającej najkorzystniejszą ofertę zgodnie z ustaleniami Komisji Przetargowej i wyrażającej zgodę na wydatkowanie określonych środków finansowych; realizacja przedmiotu Umowy przez Wykonawcę; odbiór przedmiotu umowy przez Komisję Odbioru.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ Umowa Finansowa i Plan Wdrażania Projektu Sprawozdanie Okresowe Wniosek o Płatność Wniosek Aplikacyjny Sprawozdanie Końcowe Sprawozdanie Kwartalne Sprawozdanie Roczne Struktura planowania i sprawozdawczości: na podstawie przyjętego wniosku aplikacyjnego Biuro Mechanizmów Finansowych generuje Plan Wdrażania Projektu wypełniony o podstawowe informacje i przekazuje go do dalszego wypełnienia Beneficjentowi zgodnie z okresami sprawozdawczymi wskazanymi przez Beneficjenta w PWP (nie częstszymi niż raz na trzy miesiące i nie rzadszymi niż raz w roku) wypełnia on sprawozdanie okresowe (zazwyczaj kwartalne/półroczne/roczne), zaś Biuro Mechanizmów Finansowych generuje Wniosek o Płatność i przekazuje Beneficjentowi do wypełnienia Ścieżka sprawozdawczości: Beneficjent Instytucja Pośrednicząca Krajowy Punkt Kontaktowy Biuro Mechanizmów Finansowych Takimi ścieżkami następuje przepływ wszelkich informacji pomiędzy BMF a Beneficjentem, w tym dokumentów i decyzji odnośnie ewentualnych zmian w Projekcie. Szczegółowe zasady sprawozdawczości sprecyzowane są w wytycznych Państw Darczyńców

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Ewa Janczar ewa.janczar@bgwm.pl Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego