V WARSZTATY STRATEGICZNE Polskiej Izby Firm Szkoleniowych

Jak prawidłowo przygotować projekt szkoleniowy – wnioski po pierwszych ocenach merytorycznych.

Niedbale przygotowany projekt wymaga trzykrotnie więcej czasu na implementację, niż zaplanowano. Starannie przygotowany projekt wymaga tylko dwukrotnie więcej czasu na wdrożenie. Prawo Murphyego

POMYSŁ WYBÓR PROGRAMU I DZIAŁANIA ZAPOZNANIE SIĘ Z DOKUMENTACJĄ ZEBRANIE MATERIAŁÓW PRZYGOTOWANIE PROJEKTU i WNIOSKU APLIKACYJNEGO

Określić należy: problemy, które zostaną rozwiązane dzięki realizacji projektu cel główny i cele szczegółowe zgodność celów z dokumentami strategicznymi Grupa docelowa: opis uzasadnienie wyboru sposób rekrutacji Działania: harmonogram wartość dodana

twarde i miękkie opis sposobu monitorowania wpływ na realizację celów projektu REZULTATY

- doświadczenie - potencjał kadrowy i finansowy - struktura zarządzania - niezbędne - racjonalne - kwalifikowalne - metodologia wyliczenia kosztów pośrednich - budżet WNIOSKODAWCA WYDATKI

S (Specific, simple) Konkretne - szczegółowo opisane i powiązane z konkretnymi problemami oraz prosto skonstruowane M (Measurable) Mierzalne – możliwe do pomiaru przy użyciu odpowiednich do tego narzędzi A (Available/ assessable/ acceptable) Dostępne – informacje potrzebne do pomiaru wskaźnika są lub będą dostępne podczas realizacji projektu po akceptowalnym koszcie R (Realistic/ relevant) Realistyczne – możliwe do wykonania lub urzeczywistnienia przy dostępnych zasobach T T (Timebound) Określone w czasie – powinien zostać określony termin, w jakim zostanie osiągnięta założona we wniosku aplikacyjnym wartość wskaźnika, jak również częstotliwość jego pomiaru CELE I WSKAŹNIKI

KRYTERIA MERYTORYCZNE I STRATEGICZNE Kryteria merytoryczne dotyczą ogólnych zasad odnoszących się do treści wniosku, wiarygodności i zdolności projektodawcy do podjęcia realizacji projektu oraz zasad finansowania projektów w ramach PO KL. Maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów za spełnienie ogólnych kryteriów merytorycznych wynosi 100. Projekt może zostać przyjęty do dofinansowania, jeśli uzyska minimum 60% ogólnej liczby punktów możliwych do uzyskania, a w poszczególnych punktach oceny merytorycznej uzyska przynajmniej 60% punktów.

KRYTERIA MERYTORYCZNE I STRATEGICZNE Kryteria strategiczne dotyczą preferowania pewnych typów projektów przez IP (IP2). Wnioski spełniające kryteria strategiczne otrzymają dodatkową premię punktową. Spełnienie kryteriów strategicznych nie jest obowiązkowe - mogą, ale nie muszą być one spełnione, by projekt mógł uzyskać pozytywną ocenę merytoryczną.

KRYTERIA FORMALNE I KRYTERIA DOSTĘPU Kryteria formalne: wniosek złożono we właściwej instytucji wniosek złożono w określonym terminie (w przypadku konkursów, dla których określono ostateczną datę wpływu) wniosek wypełniono w języku polskim wniosek sporządzono na obowiązującym formularzu wniosek jest kompletny (wydruk zawiera wszystkie strony, jest opatrzony pieczęcią wnioskodawcy i podpisany przez upoważnione osoby)

Kryteria formalne: suma kontrolna papierowej i elektronicznej wersji wniosku jest tożsama na wszystkich stronach wniosku wypełniono wszystkie wymagane pola we wniosku i złożono wymagane załączniki wniosek stanowi odpowiedź na konkurs (wpłynął w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie) wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie KRYTERIA FORMALNE I KRYTERIA DOSTĘPU

Kryteria dostępu: projekty realizowane na terenie województwa łódzkiego minimalna wartość projektu 50 tys. PLN (lub do 50 tys. PLN dla niektórych Działań) okres realizacji nie dłuższy niż 2 lata obowiązek lokalizacji biura projektu na terenie województwa łódzkiego. KRYTERIA FORMALNE I KRYTERIA DOSTĘPU

Podsumowanie pierwszych ocen merytorycznych – województwo łódzkie

WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY Formalne: brak wersji elektronicznej lub wersja elektroniczna niezgodna z papierową brak załączników lub ich niekompletność niewypełnione wszystkie pola niekompletność wniosku - brak stron brak informacji o lokalizacji biura projektu (kryterium dostępu) brak poświadczenia kopii za zgodność z oryginałem NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY

WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY Merytoryczne: brak odwołania do konkretnych zapisów i danych statystycznych, dokumentów programowych i strategicznych nieadekwatność celów w stosunku do zaproponowanych działań zbyt ogólne lub niespójne uzasadnienie grupy docelowej, niespójna informacja o liczbie osób w różnych punktach projektu niespójność harmonogramu z zaplanowanymi działaniami zbyt ogólny opis działań rezultaty twarde są faktycznie produktami, nie są związane z efektami projektu NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY

WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY Merytoryczne: rezultaty miękkie są zbyt wygórowane w stosunku do zaplanowanych działań skrótowy opis monitorowania rezultatów brak wykazania, w jaki sposób rezultaty wpłyną na zakładane cele brak opisu doświadczenia, kwalifikacji i umiejętności personelu zarządzającego projektem brak opisu roli partnera, zaplecza technicznego w kontekście zakupu sprzętu, uzasadnienia wydatków, metodologii wyliczenia kosztów pośrednich (lub zbyt skrótowa). NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY

URZĄD MARSZAŁKOWSKI Oprócz wcześniej wymienionych: Niewypełnione wszystkie pola wniosku. Najczęściej są to pola w harmonogramie: etapy poszczególnych zadań, liczba uczestników, zaangażowany personel; pola w oświadczeniu w punkcie V: brak daty wypełnienia Harmonogram działań Liczba uczestników: IOK nie uznaje pustych kratek w harmonogramie - bez względu na rodzaj zadania. Jeśli Wnioskodawca nie przewiduje udziału uczestników do danego zadania – powinien wpisać wartość 0. NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY

Zaangażowany personel brak informacji o zaangażowanym personelu Zaangażowany personel brak wskazania, kiedy będą wykonywane poszczególne zadania przez zaangażowane do projektu osoby Zadania w harmonogramie muszą być podzielone na etapy, a każdy z etapów musi być nazwany i rozplanowany w czasie zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku (punkt pt. Harmonogram realizacji) Przewidywana liczba osób/instytucji objętych wsparciem EFS w ramach projektu i ich status – pkt Pozostawienie niewypełnionych pól skutkuje odrzuceniem wniosku na etapie oceny formalnej. NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY

KONTROLA REALIZACJA PROJEKTU UMOWA O DOFINANSOWANIE OCENA MERYTORYCZNA OCENA FORMALNA ZŁOŻENIE WNIOSKU

niekwalifikowalność kosztów – wydatki nie związane z realizacją projektu lub nie kwalifikujące się do refundacji w ramach danego działania nieprzestrzeganie prawa zamówień publicznych – brak stosowania procedury zamówień publicznych lub stosowanie niewłaściwych trybów ustawy realizowanie projektu niezgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego i umowy o dofinansowanie realizacja projektu niezgodnie z obowiązującymi przepisami – beneficjent prowadzi działalność gospodarczą bez wymaganych pozwoleń NAJCZĘŚCIEJ POJAWIAJĄCE SIĘ NIEPRAWIDŁOWOŚCI

z r. 22 sierpnia br. zakończyło się drugie posiedzenie Komisji Oceny Projektów. Wnioskodawcy, którzy prawidłowo wypełnili wnioski i odpowiednio je uzasadnili otrzymają na realizację zadań ponad 7 mln 877 tys. zł. Do dofinansowania wybrano 11 projektów. Kwota środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów w roku 2008 w ramach Poddziałania wynosi ogółem PLN. Łączna wartość wniosków zatwierdzonych do dofinansowania na dzień 27 sierpnia 2008 roku wynosi ,82 PLN, w tym kwota dofinansowania ,24 PLN, co stanowi około 20 % całości alokacji. ZE STRONY INTERNETOWEJ URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO

Aby otrzymać ocenę merytoryczną złożonego wniosku należy wystąpić z pismem; odpowiedź przesyłana jest z dużym opóźnieniem, więc jeśli za powzięcie wiadomości o odrzuceniu wniosku uznać datę przesłanego faksu, nie można w przepisowym terminie złożyć protestu Zmiany reguł gry w trakcie oceny formalnej Wyraźne eliminowanie projektów złożonych przez firmy szkoleniowe w działaniu 9.5 (finansowanie otrzymały jedynie projekty złożone przez jednostki samorządowe lub ich stowarzyszenia) Wybór firm spoza województwa do realizacji projektów analogicznych do tych, które złożyły firmy miejscowe (2 na 11 przyjętych w projektów zostały złożone przez tę samą firmę, która nie jest związana z województwem łódzkim) CO NAS NIEPOKOI ?

Kwestionowanie w ocenie merytorycznej wydatków na audyt wewnętrzny przed zamknięciem projektu (niekwalifikowalny, bo nie jest niezbędny) Kwestionowanie oczywistych efektów (przeszkolenie i zdanie egzaminu końcowego nie jest tożsame z realizacją celu: podniesienie znajomości języka obcego) Kwestionowanie wysokości wynagrodzeń kadry kierowniczej, choć jest liczone na podstawie średniej krajowej (kierownik nie powinien zarabiać aż tyle ile wynosi średnia krajowa) Kwestionowanie racjonalności liczenia kosztów pośrednich, chociaż zastosowana metodologia była zalecana w dokumentacji (Wnioskodawca przedstawił metodologię wyliczenia kosztów pośrednich. Jest ona jednak nieracjonalna, a przez to dyskusyjna – cytat dosłowny) CO NAS NIEPOKOI ?

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ