Zasady sporządzania wniosku Beneficjenta o płatność

Podstawa prawna „Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” – obowiązująca wersja z dnia 25 marca 2009 r.: Załącznik nr 5 – „Wzór wniosku o płatność”; Załącznik nr 6 – „ Instrukcja wypełniania wniosku o płatność”. „Zasady dotyczące sporządzania wniosków o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”

Cechy dobrego wniosku o płatność: Sporządzony w Generatorze Wniosków Płatniczych w obowiązującej wersji Złożony terminowo w wersji papierowej oraz z wersji elektronicznej, Podpisany przez osobę do tego upoważnioną; Sporządzony zgodnie z obowiązującą „Instrukcją…”; Zawierający wszystkie wymagane załączniki poprawnie sporządzone.

Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność płatność: Postęp rzeczowy = postęp finansowy; Beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym z otrzymanych środków dotacji rozwojowej oraz w ramach wkładu własnego. Rozliczając wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikających z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu; Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu; P. Rzeczowy = P. Finansowy – tzn. przykładowo, w przypadku gdy w danym okresie rozliczeniowym zrealizowano szkolenie, ale nie została jeszcze zapłacona faktura, we wniosku o płatność nie należy informować o fakcie zrealizowania szkolenia. Informacja na jego temat zostanie wykazana w kolejnym wniosku o płatność, wraz z wydatkami zapłaconymi w związku z jego realizacją. ,np. catering – zapłacono, a nie zapłacono za trenerów i za sale – to wykazywać czy też nie ? "We wniosku o płatność beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym z otrzymanych środków dotacji rozwojowej oraz w ramach wkładu własnego. Niemniej jednak, w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy beneficjent realizuje projekt zgodnie z zakładanym harmonogramem i zmuszony jest finansować podejmowane działania z własnych środków z uwagi na nieotrzymanie kolejnych transz dotacji rozwojowej od IP/IP 2, we wniosku o płatność mogą być wykazywane wydatki sfinansowane z własnych środków beneficjenta".

Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność: Poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu; Co do zasady beneficjent nie musi dołączać kserokopii dokumentów, potwierdzających poniesione wydatki do wniosku o płatność; powinny być archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli, Wszystkie dokumenty księgowe (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem WYJĄTEK – Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem

Częstotliwość składania Określona w umowie; Nie rzadziej niż raz na 3 miesiące; Składany do 8 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego, Wniosek końcowy do 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu realizacji projektu. Wyjątek: w szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek beneficjenta IP2 może zwolnić beneficjenta z obowiązku składania wniosku o płatność w terminie. Przypadek np.: nieponiesienie przez beneficjenta wydatków w okresie, którego wniosek o płatność dotyczy.

Kontrola składania wniosków Gdy Beneficjent nie złożył wniosku o płatność w terminie: Pismo z przypomnieniem gdy nie poskutkuje Wniosek o kontrolę doraźną

Wnioski cząstkowe możliwe jest składanie tzw. wniosków cząstkowych, rozliczających mniej niż 70% przekazanych transzy, w tym przypadku nie jest przekazywana kolejna transza płatności,

Opis dokumentów finansowych w ramach PO KL

Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Wyjątek stanowią koszty pośrednie rozliczane ryczałtem.

W okresie programowania 2007 – 2013 beneficjent nie ma obowiązku załączania kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Dokumenty te są archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez Instytucję Pośredniczącą lub Instytucję Wdrażającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia)

Minimalny zakres opisu dokumentów księgowych: numer umowy o dofinansowanie projektu, zapis, że projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego, nazwa zadania, w ramach, którego wydatek jest ponoszony, kwota kwalifikowalna lub w przypadku, gdy dokument dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego z nich, informacja o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentu, odniesienie do ustawy z 29.01.2004 Prawo zamówień publicznych lub informacja o zastosowaniu zasady konkurencyjności– jeśli jest to konieczne

OPIS DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Wzór opisu dokumentu księgowego Dokument ………(nazwa i numer)………… z dnia ……………….. na kwotę …………………...PLN dotyczy w kwocie …………………...PLN Umowy o dofinansowanie projektu nr ……………………………………. z dnia ……………….w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym: 1. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w związku z realizacją zadania ……………(numer i nazwa zadania)………. zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym: w ramach cross-financingu………..……….PLN, w ramach kosztów personelu………………….PLN 2. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w związku z realizacją zadania ……………(numer i nazwa zadania)………. zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, 3. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie faktycznie poniesionych wydatków zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, (w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań oraz kosztów pośrednich, należy wykazać wszystkie kwoty kwalifikowane w rozbiciu na poszczególne zadania oraz koszty pośrednie według powyższego wzoru) Zakupu dokonano zgodnie z art……….……… Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) lub z zastosowaniem zasady konkurencyjności. Sprawdzono pod względem merytorycznym Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym ………………………………………………………………. ……………………………………………………. (data i podpis osoby upoważnionej) (data i podpis osoby upoważnionej)  

WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ Przy założeniu, że projekt jest realizowany w okresie 01.01.2008-30.09.2008 Harmonogram płatności[1]) WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od 01.01.2008 do 31.03.2008 2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: ................................................................................................. (3) Działanie: ............................................................................................ (4) Poddziałanie: …………………………………………………………………………………… (5) Nazwa projektu: ....................................................................................... (6) Nr umowy/decyzji: ............................................... (7) Okres realizacji projektu od ................. do .......................................... (8) Płatność: …………………………………………………………………………… (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN): 70 000………………………………….. (10) Wnioskowana kwota (PLN): 150 000………………………………………… 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE Nr transzy Data przekazania płatności Kwota transzy dotacji rozwojowej Okres za jaki składany będzie wniosek o płatność (od … do …) Kwota planowanych wydatków do rozliczenia Transza 1 100 000 Transza 2 150 000 01.01- 31.03.2008 70 000 Transza 3 125 000 01.04- 30.06.2008 140 000 Transza 4 01.07- 30.09.2008 165 000 Okres rozliczeniowy Planowane wydatki (PLN) Planowana kwota wnioskowana (PLN) 01.04-30.06.2008 140 000 150 000 (zgodnie z pkt 2_(10) od … do ...

do wniosku o płatność Załącznik 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (po ich faktycznej refundacji ze środków dotacji rozwojowej)

numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty Lp. nr dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi cross-financing (T/N) kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT źródło finansowania   1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Zadanie 1: Zarządzanie projektem Wynagrodzenia brutto za kwiecień 2009 (umowy o pracę): Jan Kowalski (kierownik projektu) – 3300 zł Janina Nowak (specjalista ds. rekrutacji) – 2800 zł Zbigniew Kwiatkowski (specjalista ds. rozliczeń) – 2950 zł Składki pracodawcy od wynagrodzeń za kwiecień 2008

ZAŁĄCZNIK 1 DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Rodzaje wydatków: Zakup towaru/usługi Dokumentacja Wynagrodzenie personelu Inne Ewidencja

Szczegółowa charakterystyka Załącznik 2 do wniosku o płatność Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia

ZAŁĄCZNIK 2 DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ 1.Zgodność danych w odniesieniu do Definicji Deklaracji BO Sprawozdania PEFS Zapisów we wniosku o płatność (5_) Postęp rzeczowy

OBOWIĄZKI BENEFICJENTA EWIDENCJONOWANIE CZASU PRACY W PROJEKTACH Zasady ewidencjonowania czasu pracy w projektach znajdują się do pobrania na stronie www.pokl.wup-krakow.pl, w zakładce Dokumenty do pobrania/Finanse projektu

GENERATOR WNIOSKÓW PŁATNICZYCH Obecnie obowiązująca wersja 2.1.6 do pobrania na stronach www.efs.gov.pl www.pokl.wup-krakow.pl Instrukcja: „Zasady finansowania PO KL” - zał.6

Weryfikacja i zatwierdzanie Okres weryfikacji – 20 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia (okres dla każdej wersji); W przypadku , gdy w ramach projektu dokonywana jest kontrola i złożony został końcowy wniosek o płatność lub jest dokonywana kontrola doraźna – wstrzymanie terminu do dnia przekazania inf. o wykonaniu zaleceń pokontrolnych; Weryfikacja udokumentowana w formie listy kontrolnej; W przypadku stwierdzenia błędów/braków – prośba o poprawę wniosku z wyznaczeniem terminu; Prawo żądania przesłania kserokopii dokumentów księgowych;

Weryfikacja i zatwierdzanie Możliwość poprawy lub uzupełnienia wniosku przez IP2 (np. poprzez przekreślenie i dokonanie korekty na dokumencie wraz z jej parafowaniem...” IP2 nie może poprawiać ani uzupełniać: zestawienia dokumentów– chyba, że dotyczy to oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych (np. NIP); załączonych kserokopii dokumentów – chyba, ze dotyczy to oczywistych omyłek w opisie dokumentów; Zatwierdzenie = przygotowanie i przekazanie Beneficjentowi „Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność”

Rozliczenie końcowe projektu Beneficjent zobowiązany jest do złożenia końcowego wniosku o płatność i dokonania zwrotu niewykorzystanych środków ; Końcowy wniosek opłatność składany jest w terminie 30 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu. IP2 po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność dokonuje rozliczenia końcowego projektu, w którym zawarte są dane z podziałem na źródła finansowania dotyczące: środków rozliczonych przez beneficjenta w ramach wszystkich zatwierdzonych wniosków o płatność. Jeśli będzie wynikać wyższa kwota do zwrotu niż ta zwrócona –istnieje obowiązek zwrotu środków dotacji wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

Zasady dotyczące sporządzania wniosków o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Dostępne na stronie www.pokl.wup-krakow.pl

O czym należy pamiętać : Wypełnianie wniosku w Generatorze Wniosków Płatniczych rozpoczynamy od załącznika nr 1 Jeden dokument należy w załączniku nr 1 wykazywać w jednym zadaniu tylko jeden raz ( w jednym wierszu ) - Wyjątek wydatki związane z cross – financingiem

O czym należy pamiętać: Towary w kolumnie 5 grupujemy wg stawek VAT W kolumnie 7 kwota dokumentu brutto należy wskazywać pełną kwotę dokumentu W kolumnie 4 należy podawać wszystkie daty zapłaty za dokument ( na pełną kwotę dokumentu nie jedynie na kwotę kwalifikowaną ) W przypadku wynagrodzeń w kolumnie 4 powinny się znaleźć daty zapłaty wszystkich części składowych kwoty brutto ( jeżeli daty są różne ) Towary w kolumnie 5 grupujemy wg stawek VAT

W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie 5 Wpisujemy następujące dane : Imię i nazwisko Funkcja/stanowisko w projekcie Informacja o rozliczeniu kwoty netto bądź brutto wynagrodzenia Kwota kwalifikowana Okres za jaki wypłacane jest wynagrodzenie

W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie 5 należy podać: Dokumenty te należy umieścić w dwóch wierszach tabeli załącznika nr 1 wniosku o płatność

Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków związanych z wynagrodzeniem jest: lista płac/rachunki (na kwotę brutto wynagrodzenia) ZUS DRA

O czym należy pamiętać: Na załączonych do wniosku o płatność wyciągach bankowych przy każdej rozliczanej w danym wniosku o płatność kwocie należy ręcznie dopisać pozycję Załącznik nr 1

ZESPÓŁ PROGRAMÓW RYNKU PRACY Dziękuję za uwagę ZESPÓŁ PROGRAMÓW RYNKU PRACY TEL. 012 428-78-34 Małgorzata Miklasińska mmik@wup-krakow.pl