2010 Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.1.1 PO KL. Omówienie zasad sprawozdawczości finansowej.

Prezentacja na temat: "2010 Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.1.1 PO KL. Omówienie zasad sprawozdawczości finansowej."— Zapis prezentacji:

1 2010 Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.1.1 PO KL. Omówienie zasad sprawozdawczości finansowej

2 Terminy składania wniosków o płatność 1.płatność pierwsza: złożenie wraz z podpisaną umową o dofinansowanie harmonogramu płatności oraz zabezpieczenia umowy. 2.płatność pośrednia: składanie nie rzadziej niż raz na 3 miesiące do 10 dnia roboczego miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego. 3.wniosek końcowy: należy złożyć w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu oraz dokonać zwrotu niewykorzystanych środków, tj. oszczędności powstałych w okresie realizacji projektu. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

3 Dokonywanie płatności UFP wprowadza w systemie przepływu środków w programach finansowanych z funduszy strukturalnych instytucję Płatnika, którego funkcję ma pełnić Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK). Płatności będą dokonywane z dwóch źródeł : -85% płatność ze środków europejskich - płatność dokonywana przez BGK na podstawie zlecenia PARP -15% współfinansowanie krajowe (dotacja celowa)– płatność dokonywana przez PARP, obowiązek zwrotu na koniec roku budżetowego. Oba źródła powinny być wypłacane w tym samym czasie

4 Terminy weryfikacji wniosku o płatność Wniosek o płatność: weryfikacja wniosku w ciągu 20 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku Każda przedkładana wersja wniosku podlega ocenie w ciągu 20 dni roboczych. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

5 Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z harmonogramem Metody aktualizacji harmonogramu: -Wniosek o płatność, -Wniosek o zmianę harmonogramu przed złożeniem wniosku o płatność, nie później niż 30 dni przed planowanym końcem okresu realizacji projektu. Aktualizacja harmonogramu wymaga zgody IP2. Zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność Beneficjent ma prawo złożyć wniosek o płatność, w którym rozliczanych jest mniej niż 70% środków dotychczas przekazanych, o ile wynika to z harmonogramu płatności zaakceptowanego przez IP / IW (IP2).

6 Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z harmonogramem Nr transzyPłatność Okres za jaki składany jest wniosek Kwota planowanych wydatków do rozliczenia kwota wydatków rzeczywiście rozliczonych Transza 148 000,00 Transza 230 000,0001.01-31.03.201035 000,0040 000,00 Transza 330 000,0001.04-30.06.201055 000,0010 000,00 Transza 410 000,0001.07-30.09.201025 000,0019 000,00

7 Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z harmonogramem Wniosek beneficjenta o płatność nr 1: otrzymane dofinansowanie 48 000 zł za okres styczeń - marzec 2010 na kwotę 40 000,00 zł złożony 10.04.2010 nie nalicza się odsetek (wniosek złożony w terminie i na rozliczenie powyżej 70%)

8 Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z harmonogramem Wniosek beneficjenta o płatność nr 2: otrzymane dofinansowanie 78 000 zł za okres kwiecień – czerwiec 2010 na kwotę 10 000 zł złożony 10.07.2010 nalicza się odsetki (nie rozliczono 70% dotychczas otrzymanych transz: 50 000/ 78 000 = 64,10%). Odsetki naliczane będą od kwoty (78 000 x 70%) – 50 000 = 4 600,00, od daty wypłaty ostatniej transzy do daty złożenia wniosku. Beneficjent nie otrzyma środków, o które wnioskował.

9 Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z harmonogramem Wniosek beneficjenta o płatność nr 3: łącznie otrzymane dofinansowanie 78 000 zł za okres lipiec - wrzesień 2010 na kwotę 19 000 zł złożony 16.10.2010 nalicza się odsetki od kwoty pozostającej do rozliczenia (tj. 78 000 * 70% – 50 000 = 4 600 zł) od daty wypłaty środków do daty złożenia wniosku o płatność.

10 Weryfikacja wniosku o płatność przez PARP 1.W przypadku błędów lub braków we wniosku PARP może zwrócić się do Beneficjenta z prośbą o: a)poprawę wniosku, b)przesłanie brakujących informacji c)udzielenie niezbędnych wyjaśnień, d)przesłania wybranych lub wszystkich kserokopii dokumentów księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem, które zostały uwzględnione we wniosku o płatność 2. Beneficjent dokonuje poprawy wniosku w wyznaczonym w piśmie przez PARP terminie pod rygorem wstrzymania wypłaty kolejnej transzy Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

11 Zatwierdzenie wniosku o płatność przez PARP 1.Po zatwierdzeniu wniosku o płatność PARP przekazuje do Beneficjenta Informację o wynikach weryfikacji wniosku o płatność. 2.Informacja zawierać będzie: a) wysokość wydatków uznanych za niekwalifikowalne wraz z uzasadnieniem; b) wysokość rozliczonych korekt finansowych; c) wysokość rozliczonych nieprawidłowości finansowych wraz z odsetkami; d) wysokość zatwierdzonych wydatków w ramach cross-financingu;

12 Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów e) podział na źródła finansowania wydatków zatwierdzonych w podziale na płatność ze środków europejskich i dotację celową; f) wysokość kolejnej transzy do przekazania Beneficjentowi w podziale na płatność ze środków europejskich i dotację celową; g) kwotę otrzymanych środków w ramach projektu w podziale na płatność ze środków europejskich i dotację celową.

13 Rachunek bankowy projektu 1.Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionych kont bankowych do: a)wpłat środków w ramach dofinansowania, b)wpłat Beneficjentów Ostatecznych. 2.Opłaty związane z utrzymaniem rachunków bankowych mogą stanowić wydatki kwalifikowane. 3.Wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją umowy powinny być dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionych rachunków bankowych Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

14 Warunki przekazywania transz Beneficjentom 1.posiadanie przez Beneficjenta wyodrębnionego rachunku bankowego, Uwaga: Beneficjent zobowiązany jest do bezzwłocznego poinformowania PARP zmianie wyodrębnionego rachunku 2.wydatkowanie co najmniej 70% dotychczas otrzymanych transz w okresie rozliczeniowym wniosku Uwaga: Nieosiągnięcie powyższego procentu nie zwalnia z obowiązku składania terminowo wniosków o płatność 3.dostępność środków na finansowanie Działania. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

15 Zawieszenie wypłacania transz 1.może nastąpić w przypadku stwierdzenia: -nieprawidłowej realizacji Projektu, -utrudniania kontroli realizacji Projektu, -dokumentowania realizacji Projektu niezgodnie z postanowieniami umowy, -na wniosek instytucji kontrolnych. 2.uruchomienie płatności następuje po usunięciu lub wyjaśnieniu nieprawidłowości Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

16 Zwrot środków 1.następuje jeżeli na podstawie wniosków o płatność lub w trakcie kontroli zostanie stwierdzone, że dotacja jest przez Beneficjenta: a)wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, b)wykorzystana z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy o finansach publicznych, c)pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości. 2.zwrot następuje na pisemne wezwanie PARP w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia wezwania do zapłaty. 3.zwrot następuje wraz z odsetkami naliczonymi zgodnie z art. 207 ustawy o finansach publicznych, liczonymi od dnia przekazania środków. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

17 Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków 1.dotyczy Projektodawcy oraz Partnerów; 2.wymóg utrzymywania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem; 3.ewidencja podlega weryfikacji w trakcie kontroli projektu na miejscu; Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji beneficjentów można podzielić na 2 grupy: beneficjentów prowadzących pełną księgowość; pozostałych beneficjentów nieprowadzących pełnej księgowości.

18 Pełna księgowość 1.należy prowadzić odrębną ewidencję księgową nie zaś odrębne księgi rachunkowe; 2.jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na: wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

19 Brak pełnej księgowości 1.comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr … na koniec miesiąca : …/rok. 2.zestawienie powinno być kumulatywne i obejmować wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego, 3.sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań oraz kosztów pośrednich. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

20 1. Co do zasady jednostki sektora finansów publicznych objęte są obowiązkiem księgowań w proporcji: - 85% (finansowanie z funduszy strukturalnych); - 15% (współfinansowanie krajowe). 2. Konieczność zachowana proporcji na koniec okresu realizacji projektu oraz dodatkowo na koniec każdego roku budżetowego.

21 Wkład prywatny w projekcie Wkład własny w postaci wynagrodzeń: wkład wirtualny wnoszony w postaci wynagrodzeń BO za czas uczestnictwa w projekcie, musi wynikać z dokumentacji finansowej podmiotu wypłacającego wynagrodzenie i może podlegać kontroli, wyliczony proporcjonalnie do czasu udziału w projekcie, w projekcie rozliczany jest na podstawie oświadczenia. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

22 Rozliczanie wkładu prywatnego w projekcie 1. Wkład gotówkowy – musi zostać zebrany na cele projektu, 2. Wkład w postaci wynagrodzeń – na podstawie oświadczenia. Uwaga: Możliwość uśredniania wkładu występuje: w projektach zamkniętych - na poziomie poszczególnych firm, których pracownicy uczestniczą w projekcie, w projektach otwartych - na poziomie szkoleń i jednego przedsiębiorstwa. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

23 Wydatki pośrednie w ramach POKL Metoda kosztowa rozliczenie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków – pełna dokumentacja kosztowa, wyciągi bankowe, opisy dokumentów, możliwość rozliczenia wydatków do wysokości kwoty nie przekraczającej kwoty określonej w kosztorysie projektu. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

24 Wydatki pośrednie – metoda ryczałtowa rozliczanie na podstawie ryczałtu przyjętego na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. co do zasady obowiązkiem Beneficjenta jest bieżące, np.: comiesięczne, przeksięgowanie środków w ramach wydatków pośrednich z konta głównego projektu, przyjęty limit procentowy w rozliczaniu wydatków będzie odnosił się zawsze do rzeczywiście poniesionych wydatków bezpośrednich pomniejszonych o cross- financing, zmniejszenie puli wydatków bezpośrednich będzie wpływało na automatyczne obniżenie puli wydatków pośrednich, podczas kontroli na miejscu weryfikowana będzie szczegółowo metodologia wyliczenia wydatków. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

25 Wydatki pośrednie – metoda ryczałtowa Możliwość zmiany przyjętej metody ryczałtowej na kosztową w trakcie realizacji projektu: -konieczność akceptacji przez IP2; -ujęcie wydatków rozliczonych jako korektę finansową; -ponowne przedstawienie wydatków metodą kosztową we wniosku.

26 Zasady rozliczania wydatków we wniosku o płatność 1.We wniosku przedstawiane są wydatki projektu przypisane do każdego zadania oraz wydatków pośrednich, 2.Wydatki są weryfikowane i odnoszą się do budżetu zadaniowego nie zaś do budżetu szczegółowego, 3.Nie może zostać przekroczona łączna wartość wydatków zaplanowanych na personel w ramach zadania zarządzanie, 4.Możliwe jest rozliczanie wydatków innych niż założone w budżecie szczegółowym, jeśli są one ściśle związane z danym zadaniem. 5.Zgodnie z art. 190 UFP, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

27 Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są: 1.faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty, 2.w przypadku amortyzacji – tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi, 3.w przypadku wkładu w postaci wynagrodzeń uczestników projektu – oświadczenie poświadczające wysokość wkładu w postaci wynagrodzeń – zał. do Wytycznych PARP. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

28 Sposób opisywania dokumentacji księgowej Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) posiadać opis zawierający co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu, informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego, nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu w ramach którego wydatek jest ponoszony (lub adnotację, że dotyczy dokument kosztów pośrednich), kwotę kwalifikowaną w ramach danego zadania. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

29 Sposób opisywania dokumentacji księgowej c.d. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien: zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych - w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego, nabycia towaru / usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności – również odniesienie do zastosowania ww. trybu Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

30 Odsetki i przychody w projekcie 1.Odsetki narosłe na koncie dotacji stanowią dochód Beneficjenta i nie są wykazywane we wniosku o płatność. 2.Przychód powinien zostać wykazany we wniosku o płatność. Podlega zwrotowi przez Beneficjenta na koniec roku budżetowego, bądź na pisemne wezwanie IP2. Od przychodu nie są naliczane odsetki. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

31 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ – sposób wypełniania części finansowej Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

32 Rodzaj płatności zaliczkowa Okres w którym zostały poniesione i zaksięgowane wydatki /pełny miesiąc/ Zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Kwota zgodna z harmonogramem płatności Suma z załącznika 1 – wszystkie wydatki rozliczane we wniosku

33 Kol. nr 1 Zadania zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie Kol. nr 2 Wydatki zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Kol. nr 3 Kwoty wydatków zgodnie z załącznikiem nr 1 + koszty pośrednie Kol. nr 4 Wydatki Kumulatywne zatwierdzone w Informacjach o wynikach… Kol. 5 Procentowa wartość realizacji projektu

34 Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem Przychodem nie są odsetki bankowe !

35 Tabela: wypełniana w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych w poprzednich, zatwierdzonych wnioskach o płatność, wypełniana w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego korekta dotyczy.

36 W okresie, którego dotyczy wniosek o płatność Kumulatywnie od początku projektu Wkład prywatny Kwota rozliczonego dofinansowania

37 ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO kwota dofinansowania (PLN) wkład własny (PLN) Ogółem (PLN) budżet państwa budżet jednostki samorządu terytorialnego inne krajowe środki publiczne wkład prywatny 1.Całkowita wartość projektu 2. Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki* 3. Kwota dotychczas rozliczonych środków 4. Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem 5.Procent rozliczenia(3+4)/2(3+4)/1 6. Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku 2-(3+4)1-(3+4)

38 Okresy rozliczeniowe (pełne miesiące kalendarzowe) Informacja o całkowitych planowanych wydatkach kwalifikowalnych, w kolejnych okresach rozliczeniowych do zakończenia projektu Kwoty kolejnych transz do wypłaty

39 Dokumenty księgowe powinny być pogrupowane zgodnie z zadaniami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie

40 Załącznik nr 1 dokumenty księgowe pogrupowane zgodnie z zadaniami wykazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie oraz na dotyczące kosztów pośrednich, jeżeli koszty te rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, wydatki w ramach każdego zadania należy podsumować., jeśli w ramach jednego dokumentu księgowego rozliczane są wydatki mające różną stawkę VAT, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT, w przypadku gdy dany wydatek został poniesiony z kilku źródeł należy go wykazać w osobnych wierszach podając w kolumnie 9 wartość wydatku sfinansowaną z danego źródła. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

41 Pozostałe załączniki do wniosku o płatność załącznik nr 2 – szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia, informacja o wszystkich uczestnikach projektu (wersja elektroniczna), wyciągi bankowe z przyporządkowaniem wydatków do pozycji z załącznika nr 1, raporty kasowe (bez załączników) bądź podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych z przyporządkowaniem wydatków do pozycji z załącznika nr 1, oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT, harmonogram płatności. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów

42 Dziękuję za uwagę