I i II POZIOM KONTROLI ZARZĄDCZEJ STAROSTWO POWIATOWE W KRAKOWIE Mirosław Golanko Kraków, 5 listopada 2013

Organizacja KZ W Starostwie Powiatowym w Krakowie kontrolę zarządczą określają: Zarządzenie Starosty Krakowskiego w sprawie organizacji kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Krakowie i jednostkach organizacyjnych Powiatu Krakowskiego oraz zasad jej koordynacji. Zarządzenie Starosty Krakowskiego w sprawie wprowadzenia procedury samooceny systemu kontroli zarządczej i składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Krakowie i jednostkach organizacyjnych powiatu. Zarządzenie Starosty Krakowskiego w sprawie wprowadzenia procedury zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Krakowie.

Organizacja KZ Regulamin KZ dotyczy: sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Krakowie i jednostkach organizacyjnych powiatu krakowskiego, ustalenia zasad koordynacji kontroli zarządczej. „Starosta zleca realizację zadań z zakresu kontroli zarządczej w Starostwie sekretarzowi oraz dyrektorom wydziałów z zachowaniem właściwości merytorycznej, w podziale na obszary odpowiadające poszczególnym elementom kontroli zarządczej. „W jednostkach organizacyjnych Powiatu odpowiedzialność za realizację zadań w zakresie kontroli zarządczej ponoszą dyrektorzy jednostek”

Organizacja KZ 4. „Dyrektorzy jednostek organizacyjnych powiatu po pełnej analizie wyników monitorowania realizacji celów i zadań, samoocenie, oraz przeprowadzonych audytach i kontrolach składają Staroście, za pośrednictwem Sekretarza Powiatu, oświadczenie w formie pisemnej o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni do dnia 31 marca roku następnego.” 5. „Sekretarz Powiatu składa Staroście oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Starostwie za rok poprzedni do dnia 31 marca roku następnego.” 6. „Sekretarz Powiatu do 30 kwietnia za okres roku poprzedniego, w szczególności na podstawie wyników samooceny i oświadczeń o stanie kontroli zarządczej opracowuje informację o stanie kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych powiatu i Starostwie.

Zarządzanie ryzykiem w jednostkach organizacyjnych „Zalecam dyrektorom jednostek organizacyjnych powiatu krakowskiego w procesach identyfikacji ryzyka i zarządzania ryzykiem korzystanie z rozwiązań wprowadzonych w Procedurze zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Krakowie.” „Zobowiązuje dyrektorów jednostek organizacyjnych powiatu krakowskiego do przedłożenia Sekretarzowi Powiatu dokumentów opisujących wprowadzony w jednostce organizacyjnej system kontroli zarządczej w terminie do dnia …...”

Obszary kontroli zarządczej Środowisko wewnętrzne Cele i zarządzanie ryzykiem Mechanizmy kontroli Informacja i komunikacja Monitorowanie i ocena

1. Środowisko wewnętrzne 1.1. Przestrzeganie wartości etycznych Pracownicy są świadomi wartości etycznych oraz przestrzegają je przy wykonywaniu powierzonych żądań. Stosują Kodeks Etyki Pracowników Starostwa Powiatowego w Krakowie ustalający katalog standardów zachowań etycznych, określających sposób postępowania i zachowania pracowników samorządowych, oparty na powszechnie uznawanych zasadach i wartościach etycznych. Za promowanie postawy etycznej odpowiedzialni są dyrektorzy wydziałów. Dyrektorzy wydziałów zobowiązani są przynajmniej raz w roku dokonywać oceny kodeksu i sporządzać informację w sprawie skuteczności stosowanych standardów zachowań etycznych oraz procedur postępowania zgodnie z obowiązującymi zasadami i przedkładać ją na piśmie Sekretarzowi w terminie do 31 stycznia roku następnego

1. Środowisko wewnętrzne 1.2. Kompetencje zawodowe Pracownicy Starostwa są świadomi istotności podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych, uczestniczą w szkoleniach, dbają o ciągłe poszerzanie i aktualizowanie koniecznego zakresu wiedzy i umiejętności. Starostwo zapewnia rozwój kompetencji zawodowych pracowników w ramach posiadanych środków. Diagnoza potrzeb szkoleniowych przeprowadzana jest przez dyrektorów wydziałów i służy przygotowaniu planu szkoleniowego, który tworzy i realizuje Referat Kadr w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich, zgodnie z przyjętą procedurą w sprawie systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego w Starostwie. Pracownicy realizują zadania zgodnie z uprawnieniami i odpowiedzialnością zawartą w zakresie czynności, oraz udzielonymi upoważnieniami. Proces rekrutacji przyszłych pracowników Starostwa jest prowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zarządzeniami Starosty. Kryteria naboru sporządzone są na podstawie zatwierdzonego opisu stanowiska pracy, w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko. Dyrektorzy wydziałów oraz kierownicy referatów przeprowadzają oceny okresowe podległych pracowników, zgodnie z Procedurą okresowej oceny pracowników Starostwa. Wyniki ocen okresowych wykorzystywane są w procesie optymalizacji działania wydziałów.

1. Środowisko wewnętrzne 1.3. Struktura organizacyjna Strukturę organizacyjną Starostwa ustala Rada w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa i Starosta w drodze zarządzenia na poziomie referatów w wydziałach. Jest ona okresowo przeglądana i dostosowywana do zmieniających się przepisów prawa i potrzeb Starostwa . Równocześnie dyrektorzy wydziałów w sposób ciągły analizują przepisy prawa i zobowiązani są do składania wniosków mających na celu aktualizację Regulaminu Organizacyjnego Starostwa do Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. Dyrektorzy wydziałów odpowiedzialni są ponadto za tworzenie i aktualizacje regulacji wewnętrznych dotyczących zadań referatów. Wprowadzony został do stosowania wzór opisów stanowisk pracy oraz zakresu czynności, obejmujący w szczególności opis uprawnień i odpowiedzialności pracowników. Każdy pracownik ma mieć ustalony na piśmie zakres obowiązków, który podlega aktualizacji.

1. Środowisko wewnętrzne 1.4. Delegowanie uprawnień Zakres uprawnień powierzonych poszczególnym pracownikom Starostwa i dyrektorów jednostek organizacyjnych Powiatu jest określony w pisemnych, imiennych upoważnieniach, stosownie do rangi podejmowanych decyzji i czynności ( np. kontrolnych, gospodarowania mieniem) stopnia ich złożoności i związanego z nimi ryzyka. Upoważnienia takie są rejestrowane i przechowywane w zbiorze prowadzonym w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich oraz dołączane do akt osobowych pracowników. Delegowanie uprawnień jest potwierdzane podpisem osoby upoważnionej. Zarządzenie Starosty w sprawie udzielania upoważnień i pełnomocnictw przez Zarząd i Starostę , reguluje zasady tworzenia tych dokumentów, organizację obiegu i ich przechowywania.

2. Cele i zarządzanie ryzykiem 2.1. Misja Starostwa Starostwo jest jednostką powołaną na podstawie ustawy o samorządzie powiatowym przy pomocy której Zarząd wykonuje zadania własne i zlecone z zakresu administracji rządowej określone ustawami. Starostwo wraz z jednostkami organizacyjnymi powiatu realizuje także zadania powierzone na podstawie porozumień zawartych przez powiat z samorządami innych szczebli i administracją rządową. Starostwo realizuje zadania zlecone Zarządowi przez Radę w podjętych uchwałach. Misją Starostwa jest wykonywanie prawem określonych działań, służących zaspakajaniu potrzeb wspólnoty samorządowej powiatu krakowskiego. 2.2. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Cele i zadania Starostwa identyfikowane są na poziomie ogólnym poprzez ustalenia dotyczące podstawowych zakresów działania w Regulaminie Organizacyjnym. Uszczegóławiane celów polega na procesowym opisaniu na poziomie wydziałów w kluczowych obszarach działania z podaniem: a) przebiegu procesu (realizowanych działań), b) ustaleniu mierników określających stopień realizacji celu , c) identyfikacji ryzyka w realizacji w procesie realizacji zadań i celów.

2. Cele i zarządzanie ryzykiem 2.3. Identyfikacja, analiza i reakcja na ryzyko Zarządzanie ryzykiem zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia ustalonych przez Starostwo celów. Identyfikacja, analiza i reakcja na ryzyko realizowana są zgodnie z obowiązującą Procedurą Zarządzania Ryzykiem w Starostwie. Dyrektorzy jednostek zobowiązani są nie rzadziej niż raz w roku do identyfikacji i analizy ryzyka w odniesieniu do celów i zadań jednostki. Identyfikacja i analiza ryzyka w zakresie zadań wydziałów odbywa się najpóźniej do dnia 15 lipca w roku, którego dotyczy analiza. Dyrektorzy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do opracowania procedury identyfikacji, analizy i reakcji na ryzyko. Procedura powinna być spójna w całej jednostce i spełniać standardy kontroli zarządczej.

3. Mechanizmy kontroli 3.1. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej Elementem kontroli zarządczej w Starostwie i jednostkach organizacyjnych Powiatu jest system wprowadzonych mechanizmów kontroli, na który składają się regulaminy, zarządzenia, procedury wewnętrzne, w tym: a)procedury związane z funkcjonowaniem Starostwa lub jednostki organizacyjnej, b) procedury o charakterze organizacyjno- prawnym, c) procedury związane z zamówieniami publicznymi, d)procedury finansowe, e)procedury gospodarowania mieniem, f)dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, g)dokumenty kontroli i audytu wewnętrznego oraz inne dokumenty wewnętrzne, tj. instrukcje, wytyczne. Dokumentacja systemu kontroli zarządczej powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, którym jest niezbędna. Za właściwe dokumentowanie systemu kontroli zarządczej w Starostwie, zgodnie z właściwością merytoryczną, odpowiadają dyrektorzy wydziałów. Dokumentacja przechowywana jest w Wydziałach zgodnie z ustaleniami zawartymi w Regulaminie Organizacyjnym , instrukcją kancelaryjną i wewnętrznymi procedurami

3. Mechanizmy kontroli 3.2. Nadzór W trybie zwierzchnictwa służbowego prowadzony jest ciągły nadzór, którego celem jest zapewnienie osiągania przez Starostwo wyznaczonych celów i właściwie realizowanie zadań. Na system kontroli zarządczej składają się: 1)samokontrola; 2)kontrola funkcjonalna; 3)kontrola instytucjonalna. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Starostwa. Kontrola funkcjonalna sprawowana jest przez Starostę , Wicestarostę, Członków Zarządu Powiatu , Sekretarza i osoby znajdujące się na stanowiskach kierowniczych oraz urzędników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań . Za kontrole funkcjonalną w wydziałach odpowiadają dyrektorzy wydziałów Kontrola funkcjonalna finansowa sprawowana jest przez Skarbnika i Głównego księgowego. Kontrola instytucjonalna realizowana jest przez: Audytora Wewnętrznego, Radcę Prawnego, pracowników wyodrębnionej komórki - Zespołu Kontroli Wewnętrznej, pracowników Starostwa powołanych do przeprowadzenia kontroli na podstawie zarządzenia Starosty w sprawie ustalenia rocznego planu kontroli w Starostwie, Główny Specjalista ds. Zamówień Publicznych, Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Doraźne zespoły kontrolne powołane przez Starostę, Komisję Rewizyjną Rady Powiatu w Krakowie. Zewnętrzną kontrolę instytucjonalną na podstawie umocowań ustawowych prowadzą w Starostwie w szczególności: Wojewoda Małopolski, RIO, NIK, PiP, ZUS, Izba Skarbowa.

3. Mechanizmy kontroli 3.3. Ciągłość działalności W Starostwie i jednostkach organizacyjnych Powiatu zapewniona jest ciągłość funkcjonowania poprzez właściwy podział zadań, ustalenie zakresów czynności, upoważnień i zastępstw. Na ciągłość funkcjonowania wpływa wprowadzony obowiązek ustalania planu urlopów. Prowadzony jest również nabór na wolne stanowiska urzędnicze. Generalny wpływ na zachowanie ciągłości działalności Starostwa ma właściwa realizacja zadań wynikających z obowiązujących przepisów prawa, dlatego prowadzone monitorowanie obszarów ryzyka zapewnia stabilność działania Starostwa w zakresie wszystkich procesów zarządzania ryzykiem oraz ma wpływ na identyfikację nowo powstałych ryzyk.

3. Mechanizmy kontroli 3.4. Ochrona zasobów W Starostwie funkcjonują procedury dotyczące ochrony jego zasobów. Pracownicy mają świadomość konieczności dołożenia należytej staranności w zakresie ich wykorzystania i bezpieczeństwa. Starostwo posiada stosowne zabezpieczenia, aby dostęp do jego zasobów materialnych, finansowych, informatycznych miały jedynie upoważnione osoby. Osoby te są odpowiedzialne za ochronę i właściwe wykorzystywanie tych zasobów. Pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za przekazany sprzęt, potwierdzają ten obowiązek podpisem w stosownej ewidencji. Opracowano wewnętrzne procedury dotyczące ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, wykorzystywania narzędzi informatycznych i obowiązków wynikających z ich stosowania przy realizacji zadań oraz przechowywania wytworzonej dokumentacji. Okresowo prowadzone są porównania stanu rzeczywistego zasobów z zapisami rejestrów np. kontrola kasy, inwentaryzacja, audyt oprogramowania. W przypadku danych informatycznych istnieje odpowiedni system zabezpieczeń fizycznych i technicznych chroniący do nich dostępu. Ochrona danych osobowych w systemie informatycznym, a w szczególności przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych oraz przeciwdziałanie w przypadku wykrycia naruszeń zabezpieczeń systemu odbywa się zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. W Archiwum Zakładowym, zgodnie z instrukcją archiwalną i kategoriami archiwalnymi, przechowywana jest dokumentacja b. Urzędu Rejonowego i Starostwa.

3. Mechanizmy kontroli 3.5. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Zadania dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania, sprawdzania operacji finansowych i gospodarczych oraz innych zdarzeń związanych z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych są rozdzielane pomiędzy pracowników Starostwa zgodnie z przydzielonymi zakresami czynności. Realizowane są stosownie do obowiązujących przepisów prawa, procedur wewnętrznych. Procedury wewnętrzne zatwierdzone są przez Starostę. Przyjęta została procedura przeprowadzania kontroli finansowej w powiatowych jednostkach organizacyjnych. Dyrektor jednostki zobowiązany jest do opracowania w formie pisemnej i stałego uaktualniania procedur finansowych i procedur okołofinansowych. 3.6. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych W Starostwie funkcjonują mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. Funkcjonuje: kontrola dostępu, kontrola oprogramowania systemowego, kontrola tworzenia i zmian w aplikacjach, nadawanie uprawnień, ciągłość działalności i kontroli aplikacji. Zarządzeniem Starosty ustalone zostały procedury wykonywania czynności kancelaryjnych z wykorzystaniem informatyki i oprogramowania oraz zarządzania oprogramowaniem. Niezależnie od nich funkcjonują dodatkowe procedury zabezpieczenia danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych.

4. Informacja i komunikacja 4.1 Bieżąca informacja. W celu skutecznej i prawidłowej realizacji zadań wszyscy pracownicy Starostwa mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnej do realizacji powierzonych im zadań szczególności do : BIP Starostwa, portal www.powiat.krakow.pl, systemów informacji prawnej, stron www administracji publicznej I rządowej, wewnętrznej poczty elektronicznej, organizowanych cyklicznych spotkań najwyższego kierownictwa jednostki.   W Starostwie pracownicy mają dostęp do niezbędnej prasy fachowej-czasopism wydawanych dla administracji samorządowej i dotyczącej merytorycznie realizowanych zadań. Wszyscy pracownicy Starostwa odpowiadają za to, aby udzielane przez nich informacje były aktualne, rzetelne i zrozumiałe. Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do wzajemnego uzgadniania swojej działalności oraz do współpracy przy wykonywaniu zadań w zakresie niezbędnym do zapewnienia koordynacji działania Starostwa jako całości. Wszyscy pracownicy Starostwa odpowiadają za to aby udzielana przez nich bieżąca informacja była aktualna, rzetelna, kompletna i zrozumiała, co umożliwia podejmowanie na jej podstawie właściwych działań i decyzji. Dyrektorzy wydziałów obowiązani są do wzajemnego uzgadniania swojej działalności oraz do współpracy przy wykonywaniu zadań w zakresie niezbędnym do zapewnienia koordynacji działania Starostwa jako całości, w tym w szczególności obowiązani są informować się wzajemnie o ustaleniach, zasadniczych rozstrzygnięciach i innych działaniach mających związek z ich działalnością, których znajomość niezbędna jest dla zharmonizowanej działalności Starostwa.

4. Informacja i komunikacja 4.2. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna System komunikacji wewnętrznej umożliwia skuteczne przekazywanie potrzebnych informacji wewnątrz jednostki. Wiadomości przekazywane są w Starostwie poprzez pocztę elektroniczną i na nośnikach papierowych. Odbywają się cykliczne spotkania Starosty z kadrą kierowniczą podczas których następuje wymiana informacji pomiędzy kierownictwem a dyrektorami wydziałów oraz dokonywane są ustalenia co do wspólnych działań wydziałów. Dyrektorzy wydziałów odpowiedzialni są za skuteczny system wewnętrznej komunikacji w kierowanych przez siebie wydziałach, realizowany np. poprzez: cykliczne spotkania, narady, komunikaty mailowe, itp. Wymiana informacji następuje także za pośrednictwem wewnętrznego systemu obiegu dokumentów e- SOD. W zakresie komunikacji wewnętrznej z innymi samorządami , realizowane są cykliczne spotkania z wójtami i burmistrzami gmin powiatu krakowskiego. Przedstawiciele powiatu krakowskiego uczestniczą w spotkaniach z przedstawicielami innych samorządów m.in. Konwentu Starostów oraz w ramach stowarzyszenia Związek Powiatów Polskich. System komunikacji zewnętrznej Starostwa zapewnia dostęp do wszechstronnej informacji z zakresu wydawanych komunikatów oraz obowiązujących procedur załatwiania spraw. Wykorzystywany jest jako miejsce podawania informacji Biuletyn Informacji Publicznej. Uruchomiono punkt informacyjny w Starostwie i ustalono zasady współpracy pomiędzy wydziałami w celu podania klientom Starostwa pełnych informacji pozwalających na załatwienie sprawy. Wprowadzono jako standard obowiązek opracowywania i publikowania w BIP kart informacyjnych określających sposób realizacji zadań publicznych powiatu ,ze szczególnym uwzględnieniem indywidualnych spraw z zakresu administracji realizowanych przez wydziały Starostwa. Informacji takiej udzielają również, zgodnie ze swoja właściwością merytoryczną, wszyscy pracownicy Starostwa. Wyznaczona przez Starostę osoba odpowiada za koordynację polityki informacyjnej Starostwa wobec stron oraz szerokiej opinii publicznej. Działania prowadzi w szczególności poprzez redakcję strony www oraz bieżące kontakty z mediami, a także wydawanie Biuletynu Powiat Krakowski.

5. Monitorowanie i ocena 5.1. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej. Dyrektorzy jednostek i dyrektorzy wydziałów zobowiązani są do ciągłego monitorowania i oceny poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w celu bieżącego identyfikowania problemów i ich rozwiązywania. Pracownicy Starostwa mają możliwość zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania systemu kontroli zarządczej. 5.2. Samoocena Do przeprowadzania samooceny zobowiązani są wszyscy pracownicy Starostwa. Samoocena realizowana jest podczas bieżącej realizacji zadań w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności. Dokumentowanie prowadzonej przez pracowników samooceny nie jest wymagane. Dyrektorzy jednostek i dyrektorzy wydziałów, zgodnie z zasadami Procedury dotyczącej przeprowadzania samooceny wypełniają kwestionariusz samooceny

5. Monitorowanie i ocena 5.3. Audyt Wewnętrzny Audytor Wewnętrzny prowadzi obiektywną i niezależną ocenę systemu kontroli zarządczej. Działalność Audytora Wewnętrznego stanowi istotne wsparcie dla Starosty w realizowaniu zadań z zakresu kontroli zarządczej i wydatnie pomaga w realizacji celów i zadań jednostek organizacyjnych powiatu i Starostwa. 5.4. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Dyrektorzy jednostek składają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej według ustalonego wzoru określonego w zarządzeniu Starosty, za rok poprzedni do dnia 31 marca roku następnego. Sekretarz składa Staroście oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Starostwie wg wzoru i w terminie określonym dla dyrektorów jednostek. Starosta może złożyć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Starostwie za dany rok budżetowy. Podstawą dla złożenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Starostwie za poprzedni rok kalendarzowy jest w szczególności: a)monitoring celów i zadań, b)samoocena kontroli zarządczej prowadzona zgodnie z ustaloną procedurą, c)monitoring zarządzania ryzykiem, d)prowadzony audyt wewnętrzny, e)wyniki przeprowadzonych kontroli wewnętrznych oraz kontroli zewnętrznych

Dziękuje za uwagę