Funkcje pracy biurowej

Praca biurowa Na pracę biurową składa się cały szereg różnorodnych czynności, których celem jest sporządzanie informacji niezbędnych do wykonywania funkcji zarządzania. Dzięki zastosowaniu urządzeń biurowych informacja może być przekazywana właściwemu odbiorcy rzetelnie, dokładnie, szybko i terminowo. Praca biurowa - rozumiana jako zarządzanie informacją, jest w przedsiębiorstwach wykonywana przede wszystkim w sekretariacie.

W obiekcie hotelarskim funkcje sekretariatu mogą pełnić: Recepcja – lecz jej zakres obowiązków i czynności jest znacznie szerszy Typowy sekretariat – w administracji hotelu, przy komórkach zarządzających np. sekretariat dyrektora Business Center – może być zorganizowany jak rozbudowany sekretariat przedsiębiorstwa i zatrudniać poza osobami pełniącymi typowe funkcje sekretarskie np. tłumaczy czy prawników

Rodzaje sekretariatów ze względu na wykonywane zadania Sekretariat osobisty – powołany do obsługi administracyjno – technicznej kierownika lub kierownictwa. Występuje w dużych obiektach hotelarskich o rozbudowanej strukturze wewnętrznej. Na terenie hotelu może być zorganizowanych kilka sekretariatów np. sekretariat zarządu, sekretariaty dyrektorów działów Sekretariat uniwersalny – łączy funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej, występuje w małych i średnich obiektach hotelarskich np. sekretariat kierownika hotelu Sekretariat imprezy – tworzony doraźnie do obsługi danej imprezy, jest odpowiedzialny za czynności związane z przygotowaniem imprezy, jej obsługą oraz zakończeniem i rozliczeniem

Pracownik sekretariatu wykonuje zadania: Asystenckie – obejmujące prace pomocnicze dla przełożonego np. odbieranie lub łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, przepisywanie pism, czuwanie nad harmonogramem pracy przełożonego, organizacja wyjazdów służbowych Recepcyjne – związane z obsługą klientów, gości i pracowników firmy np. przyjmowanie klientów, załatwianie spraw lub kierowanie ich do kompetentnych pracowników, umawianie na rozmowy z kierownikiem, przyjmowanie i łączenie rozmów od interesantów

Czynniki wpływające na obniżenie kosztów działalności: Zastosowanie rozwiązań technicznych – wyposażenie firm w odpowiednie urządzenia biurowe Przyjęty obieg informacji i sposób kontroli realizacji zadań

Podsumowanie Sekretariat zajmuje się sprawami administracyjnymi, biurowymi, technicznymi i usługowymi. Jest komórką o charakterze usługowym, a nie merytorycznym. W większym sekretariacie może być zatrudnionych kilka osób, najczęściej jednak sekretariaty są jednoosobowe. Sprawny przepływ wiadomości do firmy oraz wewnątrz jej nie tylko ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorstwa, ale także przynosi wymierne korzyści w postaci obniżenia kosztów działalności.