Literatura: Berkun S., Sztuka zarządzania projektami, Gliwice, Helion, 2006 Dylewski M. i in., Zarządzanie finansami projektu europejskiego, Warszawa, Wydawnictwo C.H. Beck, 2009 Jones R., Zarządzanie projektami: sztuka przetrwania, Warszawa, MT Biznes, 2009 Kerzner H., Zarządzanie projektami: studium przypadków, Gliwice, Helion, 2005. Lessem W., Zarządzanie projektem: jak precyzyjnie zaplanować i wdrożyć projekt, Warszawa, BC Edukacja Wydawnictwo, 2008

Literatura: Lock D., Podstawy zarządzania projektami, Warszawa, PWE, 2009 Roszkowski H., Wiatrak A. P., Zarządzanie projektem: istota, procedury i ich zastosowanie przy korzystaniu ze środków Unii Europejskiej, Warszawa, SGGW, 2006 Szwabe M. pod red., Zarządzanie projektami współfinansowanymi z funduszy publicznych: planowanie i realizacja, Kraków, Wolters Kluwer Polska, 2007 Trocki M., Grucza B., Zarządzanie projektem europejskim, PWE, Warszawa 2007. Weiss E., Zarządzanie projektami współfinansowanymi przez UE, Wydawnictwo I-Bis, Wrocław 2003.

Strony internetowe: www.rpo.dolnyslask.pl www.funduszestrukturalne.gov.pl www.parp.gov.pl www.rpo.umwd.pl www.mrr.gov.pl

Pojęcie projektu

Dwa podejścia do pojęcia „projekt”: charakterystyczne dla nauk o zarządzaniu - pojęcie wieloznaczne, wykorzystywane niemal we wszystkich obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Projekt (wg H. Kerznera) - to przedsięwzięcie zmierzające do realizacji wyznaczonego celu, wymagające wykorzystania zasobów i ujęte w ramy ograniczeń czasowych, kosztowych i jakościowych. Poza tym projekty mają zwykle charakter przedsięwzięć unikalnych

charakterystyczne dla nauk ekonomii (ekonomii rozwoju - ang charakterystyczne dla nauk ekonomii (ekonomii rozwoju - ang. development economics) – odnosi się do analizą kosztów i korzyści (ang. cost - benefit analysis), efektem tego jest pojawienie się terminu - projekt rozwojowy (prowadzący do osiągnięcia celów rozwojowych).

ma precyzyjnie zdefiniowany zestaw celów; Projekt (wg Potts’a) - to przedsięwzięcie posiadające następujące cechy: ma precyzyjnie zdefiniowany zestaw celów; obejmuje inwestowanie (wykorzystywanie) rzadkich zasobów; może być planowany, finansowany i inwestowany jako niezależna całość ze ściśle wyznaczonym: początkiem i końcem; beneficjentami; zakresem geograficznym i organizacyjnym.

Projekt (definicja UE) – to sekwencja działań skierowanych na osiągnięcie jasno określonych celów w założonym czasie i środkach finansowych (budżecie)

Ponadto projekt powinien posiadać: Jasno zdefiniowanych interesariuszy (udziałowców), Zdefiniowane narzędzia koordynacji, zarządzania i finansowania, System monitoringu i ewaluacji Odpowiedni poziom finansowych i ekonomicznych analiz (korzyści projektu przeważają nad kosztami)

http://www. fundusze. bydgoszcz. uw. gov. pl/index. php http://www.fundusze.bydgoszcz.uw.gov.pl/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=60&Itemid=80

Zarządzanie projektem to „ … wykorzystanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik projektowych w celu zaspokojenia lub nawet przekroczenia potrzeb i oczekiwań interesariuszy zawiązanych z tym projektem” (PMI – Instytut Zarządzania Projektami)

Parametry projektu: zakres – wyznaczenie celów koniecznych do osiągnięcia, określenie co w projekcie zostanie wykonane, a niekiedy także czego realizacja projektu nie przewiduje, koszty – wyrażone w jednostkach pieniężnych, określone w formie budżetu projektu, stanowiącego limit, który nie powinien zostać przekroczony. czas – rozumiany jako termin realizacji projektu, każde skrócenie lub wydłużenie czasu powoduje zmiany w realizacji projektu, szczególności zmiany w jego kosztach.

Parametry projektu: zasoby – obejmujące zazwyczaj następujące grupy: zasoby kapitałowe, ludzkie, technologiczne, informacyjne, w każdym projekcie są podstawą przy tworzeniu harmonogramu. jakość – rozumiana w dwojaki sposób: jako jakość produktu będącego efektem projektu, oraz jakość procesu zarządzania projektem, wynikającej z nieustannej kontroli jego realizacji i implementacji niezbędnych zmian, ogólnie można stwierdzić iż jakość determinuje poziom zadowolenia zleceniodawcy (klienta)

Trójkąt zakresu projektu Zakres i jakość Koszty Zasoby Czas

Metodyki zarządzani projektami Metodyki stowarzyszeń, instytucji i uznanych autorytetów specjalizujących się w zarządzaniu projektami – w formie ogólnodostępnych przewodników i poradników metodyka amerykańskiego Instytutu Zarządzania Projektami (PMI - Project Management Institute) – PMBoK Guide (Project Management Body of Knowledge Guide); europejska metodyka PRINCE2 (Project in Controlled Environment); metodyka UNIDO (United Nations Industrial Development Organization); metodyka APM (Associations for Project Management); metodyka ITIL (IT Infrastructure Library) – realizacji złożonych projektów informatycznych; metodyka PCM (Project Cycle Management – specjalistyczna metodyka zarządzani projektami europejskimi (współfinansowanymi z funduszy UE); metodyka SCRUM - używana w skomplikowanych projektach, o wysokim stopniu innowacyjności. model CMMI (Capability Maturity Model Integration) Metodyki opracowane przez poszczególne firmy – dostosowane do uwarunkowań danego przedsiębiorstwa, zwykle pilnie strzeżone, będące swoistym know how danej firmy W szczególności występują w branżach: konsultingowej, doradczej budowlanej, informatycznej. Szczegółowe techniki zarządzania projektami uniwersalne specyficzne

Zarządzanie cyklem projektu (ZPC) – Project Cycle Management (PCM)

Celem zarządzania cyklem projektu jest podniesienie jakości oraz zwiększenie efektywności udzielanej pomocy

Cykl projektu

Całościowy cykl projektu ma sześć faz: planowanie (programowanie), identyfikacja, opracowanie (formułowanie), finansowanie, wdrożenie, ewaluacja.

Szczegółowy przebieg poszczególnych faz różni się w przypadku poszczególnych instytucji, jednak we wszystkich instytucjach cykl ma trzy wspólne elementy: Cykl określa kluczowe decyzje, potrzeby informacyjne i odpowiedzialność w każdej z faz.

Fazy cyklu mają charakter progresywny – każda z nich musi być ukończona tak, aby następna mogła być przeprowadzona z sukcesem. Cykl oparty jest na ewaluacji tak, by przenosić doświadczenia z istniejących projektów na tworzenie przyszłych programów oraz projektów.

Źródło: Podręcznik - Zarządzanie Cyklem Projektu, MINISTERSTWO GOSPODARKI I PRACY, Maj 2004

Faza planowania (programowania): analiza sytuacji, identyfikacja problemów, przeszkód i sprzyjających uwarunkowań, przegląd wskaźników społeczno-ekonomicznych analiza priorytetów programów i funduszy, określenie i uzgodnienie celów, ustalenie i uzgodnienie zasad współpracy.

Faza identyfikacji: identyfikacja problemów, na które napotykają potencjalni beneficjenci, konsultacje z beneficjentami, zgłaszanie pomysłów dotyczących rozwiązania problemów, analiza różnych możliwości działania, ocena słuszności proponowanych rozwiązań, wskazanie pomysłów do rozpatrzenia w fazie formułowania projektu.

Faza opracowania (formułowania): wybrane pomysły są przekształcane w plany projektów, beneficjenci i inni uczestnicy biorą udział w precyzowaniu szczegółów projektowanego przedsięwzięcia, przeprowadzenie analizy wykonalności projektu oraz ocena trwałości projektowanych rezultatów (czy projekt przyniesie beneficjantom długotrwałe korzyści), na podstawie analizy podejmuje się decyzję,

Faza finansowania: przygotowanie wniosku o sfinansowanie projektu, wniosek jest rozpatrywany przez odpowiednie instytucje, podejmuje się decyzję o sfinansowaniu projektu i ustala reguły jego realizacji.

Faza wdrożenia: realizowane są poszczególne działania w ramach projektu, wszelkie działania w ramach projektu są oceniane pod względem zgodności z planem (monitoring) – umożliwia to sprawdzenie możliwości osiągnięcia zakładanych celów, w razie konieczności projekt jest modyfikowany stosownie do zmian, jakie nastąpiły od momentu jego przygotowania.

Faza ewaluacji: wykonanie działań administracyjnych związanych z zamknięciem projektu, ocena rezultatów projektu i porównanie z przyjętymi założeniami, wyciągnięcie wniosków.

Narzędzia planowania i zarządzania cyklem projektu

Podstawowym narzędziem używanym w ramach ZCP do planowania projektów i zarządzania jest tzw. podejście oparte na ramie logicznej (Logical Framework Approach – LFA) - pozwala uczestnikom na identyfikowanie i analizowanie problemu oraz na definiowanie celów oraz działań, które należy podjąć, by te problemy rozwiązać.

Aby narzędzie to było używane efektywnie musi być wspierane przez inne narzędzia: analizy technicznej, analizy ekonomicznej, analizy społecznej, analizy wpływu na środowisko.

Podejście LFA dzieli się na dwie fazy: Faza 1 – faza analizy - analizowana jest obecna sytuacja, tak by stworzyć wizję „późniejszej pożądanej sytuacji” oraz wybrać strategie, które zostaną użyte by to osiągnąć. Faza 2 – faza planowania - idea projektu jest rozwijana w szczegółach operacyjnych.

Etapy analizy: analiza zainteresowanych (interesariuszy), analiza problemów (drzewo problemów), analiza celów (drzewo celów), analiza i wybór strategii.

Etapy planowania: stworzenie struktury logicznej (matryca logiczna), stworzenie harmonogramu działań (np. wykres Gantt’a), określenie budżetu.

Cele projektu

U podstaw projektu leży zawsze niezaspokojona potrzeba, która może (lecz nie musi) ujawniać się jako problem.   Projekt realizowany jest w celu zaspokojenia potrzeby (likwidacji problemu).

Pułapki związane z definiowaniem projektu/problemu: trudności z określeniem (sformułowaniem) potrzeb, zaspokojenie potrzeb niewłaściwej grupy beneficjentów, przedwczesne proponowanie rozwiązań.

Mając zidentyfikowaną potrzebę, formułujemy ją jako cel, czyli opisujemy to, co otrzymamy w chwili zakończenia projektu.

CEL POTRZEBA (PROBLEM) PROJEKT

Cel powinien być – SMART – sprytny, bystry, mądry: S pecific – konkretne, szczegółowe, M easurable – mierzalne, A ffirmative – akceptowane, doceniane, R ealistic – realistyczne, T imeframed – określone w czasie