PROJEKTÓW W RAMACH OSI PRIORYTETOWYCH II – VII RPO WP UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE PROJEKTÓW W RAMACH OSI PRIORYTETOWYCH II – VII RPO WP

Zastosowane skróty IK NSRO - Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia IK RPO - Instytucja Koordynująca Regionalne Programy Operacyjne IZ - Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym IA - Instytucja Audytowa IC - Instytucja Certyfikująca IPOC - Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji KZK - Kierownik Zespołu Kontrolującego MRR - Ministerstwo Rozwoju Regionalnego MF - Ministerstwo Finansów PO - Program Operacyjny RPO WP - Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego ZK - Zespół Kontrolujący

Ramy czasowe procesu kontroli PLAN PREZENTACJI Podstawy prawne kontroli w ramach RPO WP Ramy czasowe procesu kontroli Instytucje uczestniczące w kontroli projektów Kontrole stanowiące odpowiedzialność IZ RPO WP - weryfikacja wydatków: - weryfikacja dokumentów - kontrole projektów na miejscu Kontrole krzyżowe Obszary wrażliwe Jak przygotować się do kontroli?

I. Podstawy prawne kontroli projektów w ramach RPO WP Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (...) oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFRR Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami.

Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami, Wytyczne MRR w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej PO Źródło: www.funduszeeuropejskie.gov.pl „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” - tzw. Taryfikator. Źródło: www.wrota.podkarpackie.pl/pl/rpo/vademecum

„Zalecenia dla beneficjentów funduszy UE dotyczące interpretacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych” – MRR – 29 luty 2008r. - dot. postępowań, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne. Źródło: www.funduszestrukturalne.gov.pl/Wiadomosci/Strona+glowna/Zalecenia+stosowanie+PZP.htm Wytyczne IZ RPO WP dla beneficjentów dotyczące: kontroli projektów na miejscu udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych - obowiązują od 31 marca 2008 r., prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach RPO WP na lata 2007-2013 , zawierania umów/porozumień o partnerstwie, informacji i promocji. Źródło: - stanowią załączniki do umowy o dofinansowanie; - www.wrota.podkarpackie.pl/pl/rpo/vademecum

II. Ramy czasowe procesu kontroli kontrola krzyżowa kontrola na koniec realizacji kontrola pośrednia kontrola doraźna Wniosek o dofinansowanie Umowa o dofinansowanie Wnioski o płatność Zakończenie realizacji projektu Zakończenie okresu trwałości projektu weryfikacja dokumentów, wykrywanie nieprawidłowości

III. Instytucje uczestniczące w kontroli realizacji projektów w ramach osi priorytetowych II – VII RPO WP Instytucje krajowe  IZ RPO WP  IC/IPOC (wizyty sprawdzające) * Instytucje wspólnotowe  KE  OLAF  ETO GIKS/UKS NIK UZP * w szczególnych przypadkach m.in. w sytuacji braku możliwości przeprowadzenia kontroli wydatków w IZ.

SION dopełnieniem struktury instytucjonalnej podmiotów odpowiedzialnych za kontrolę projektów notatka o nieprawidłowości informacja pokontrolna Inne informacje, w tym: od beneficjentów, prasowe lub anonimowe DBF, DRR, DPI, DWP na podstawie działań własnych DPI Instytucje uczestniczące we wdrażaniu funduszy strukturalnych (IK NSRO, IK RPO, IA, IC/IPOC) informacje wymagające potwierdzenia Zespół Kontrolujący Inne organy lub instytucje (np. UZP, GIKS/ UKS, RIO, NIK, organy ścigania: Policja, Prokuratura, CBŚ, CBA) wstępne ustalenie sądowe lub administracyjne informacja o naruszeniu przepisów prawa

IV. Kontrole stanowiące odpowiedzialność IZ RPO WP Kontrole IZ RPO WP CEL - weryfikacje wydatków sprawdzające: - dostarczenie współfinansowanych towarów i usług, faktyczne poniesienie zadeklarowanych wydatków, zgodność projektów i wydatków z zasadami krajowymi i wspólnotowymi. Weryfikacja dokumentów Kontrole projektów na miejscu

WERYFIKACJA DOKUMENTÓW Realizowana jest w siedzibie jednostki kontrolującej. Obejmuje sprawdzenie oryginałów lub uwierzytelnionych kopii dokumentów przekazanych przez beneficjentów pod kątem ich zgodności z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. W toku kontroli wypełnia się właściwe listy sprawdzające, weryfikuje dokumenty oraz prowadzi niezbędne postępowania wyjaśniające.

Kontrolą na dokumentach w siedzibie jednostki kontrolującej co do zasady zostanie objęte w szczególności: 100 % wniosków o dofinansowanie, 100 % wniosków o płatność, 100 % indywidualnych projektów kluczowych - informacja miesięczna oraz w przypadku wystąpienia opóźnień powyżej 3 miesięcy, 100 % projektów w zakresie dokumentów potwierdzających realizację zaleceń pokontrolnych, 100 % projektów - w przypadku uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości, 100 % projektów - w przypadku badania trwałości projektu, generowania dochodu oraz kwalifikowalności podatku VAT w terminie 5 lat od zakończenia finansowego realizacji projektu, fakultatywna kontrola ex-post dokumentacji dot. udzielonego zamówienia publicznego w siedzibie jednostki kontrolującej.

Kontrole na miejscu w ramach osi priorytetowych II – VII RPO WP CEL: sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem o dofinansowanie/umową o dofinansowanie, przepisami wspólnotowymi i krajowymi oraz kompletności i prawidłowości dokumentacji związanej z realizacją projektu ze szczególnym uwzględnieniem: dokumentów potwierdzających kwalifikowalność, prawidłowość i faktyczność poniesionych wydatków, przestrzegania przepisów oraz procedur dot. udzielenia zamówień publicznych, sprawdzenia zgodności realizacji projektu z zasadami udzielania pomocy publicznej, polityką ochrony środowiska i równości szans, faktycznego dostarczenia lub wykonania współfinansowanych dostaw, usług lub robót budowlanych, zgodności realizacji projektu z przyjętym harmonogramem oraz ustalenie faktycznego, rzeczowego i finansowego zaawansowania projektu w porównaniu ze stanem deklarowanym w dokumentach, autentyczności dokumentów przedstawianych przez beneficjenta, wypełnienia obowiązków dotyczących informacji i promocji oraz archiwizacji dokumentów.

Zarząd Województwa Podkarpackiego Departament Wspierania Przedsiębiorczości Oś priorytetowa I RPO WP Departament Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych RPO Osie priorytetowe II – VII RPO WP Departament Budżetu i Finansów Osie priorytetowe I – VII RPO WP Departament Rozwoju Regionalnego Oś priorytetowa VIII RPO WP Oddział kontroli merytoryczno-technicznej projektów osi priorytetowych II - VII RPO Oddział kontroli finansowej beneficjentów RPO Oddział kontroli merytoryczno-technicznej projektów osi priorytetowej I RPO Oddział kontroli projektów Pomocy Technicznej RPO IZ RPO WP Zarząd Województwa Podkarpackiego

Typy kontroli projektów na miejscu I.  Kontrola planowa - przeprowadzana zgodnie z Rocznym Planem Kontroli (RPK) i może mieć następującą formę: fakultatywnej kontroli w trakcie realizacji projektu (kontrola pośrednia); kontroli na zakończenie realizacji projektu. II. Kontrola doraźna (ad hoc)

Kontrola pośrednia Może dotyczyć projektów, w przypadku których podpisane zostały umowy o dofinansowanie, ich realizacja została rozpoczęta i w ramach projektów złożone zostały 2 wnioski o płatność w celu uzyskania refundacji środków.

Kontrola na zakończenie realizacji projektu Przeprowadzana jest co do zasady po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową (100 % projektów). Akceptacja (poświadczenie) wniosku o płatność końcową jest jednym z warunków ostatecznego rozliczenia projektu. Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków oraz na sprawdzeniu faktycznego efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu. Płatność końcowa na rzecz beneficjenta może zostać dokonana wyłącznie w przypadku wydania pozytywnej opinii nt. zrealizowania projektu i kompletności zgromadzonej przez beneficjenta dokumentacji.

Etapy kontroli projektów na miejscu 1. Zaplanowanie czynności kontrolnych m.in.: zebranie dokumentów i informacji; powołanie ZK; upoważnienie, 2. Przekazanie zawiadomienia o kontroli na przynajmniej 5 dni kalendarzowych – w przypadku kontroli doraźnych na 1 dzień roboczy - przed planowanym terminem rozpoczęcia czynności kontrolnych, 3. Przeprowadzenie czynności kontrolnych MAX - 7 dni roboczych. W trakcie przeprowadza się oględziny w miejscu fizycznej realizacji projektu,

4. Sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej w terminie 21 dni kalendarzowych, 5. Wykrywanie i zgłaszanie nieprawidłowości 6. Ewentualne sformułowanie i przekazanie zaleceń pokontrolnych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub uchybień w realizacji projektu wymagających podjęcia działań naprawczych Marszałek Województwa w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania / nieotrzymania w wyznaczonym terminie informacji pokontrolnej, 7. Weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych

Skład ZK: pracownik PI.VI (KZK); pracownik BF.VI. Dopuszcza się możliwość przeprowadzenia kontroli bez udziału przedstawiciela BF.VI w uzasadnionych przypadkach, w szczególności w sytuacjach, gdy kontrola nie obejmuje sprawdzenia dokumentacji finansowej. Przy projektach szczególnie skomplikowanych tj. np.: obejmujących minimum 6 i więcej kontraktów lub gdy całkowita wartość minimum jednego kontraktu przekracza 20 mln zł w skład ZK wchodzi: 2 pracowników PI.VI (KZK), pracownik BF.VI. W przypadku kontroli na miejscu projektów wymagających posiadania specjalistycznej wiedzy z danej dziedziny – skład ZK może zostać poszerzony o pracowników poszczególnych Departamentów UMWP.

Uwaga na zapisy umowy o dofinansowanie!!! § 11 ust. 2 pkt 2 W przypadku gdy beneficjent na podstawie ustawy Pzp jest zobowiązany do stosowania jej przepisów, jest on również zobowiązany do niezwłocznego przekazywania IZ RPO WP kopii protokołów wraz z ewentualnymi zaleceniami kontroli przeprowadzonych przez Prezesa UZP lub inne instytucje uprawnione do kontroli zamówień publicznych. § 11 ust. 9 pkt 2 Ponadto beneficjent nie zobowiązany do stosowania ww. ustawy ma obowiązek niezwłocznego przekazywania do IZ RPO WP informacji o wynikach ewentualnych kontroli przeprowadzonych przez upoważnione podmioty oraz o zaleceniach z tych kontroli.

Uwaga na zapisy umowy o dofinansowanie c.d. § 12 ust.1 pkt 1 Beneficjent zobowiązuje się do monitorowania przebiegu realizacji Projektu oraz niezwłocznego, w terminie nie dłuższym niż 7 dni, informowania IZ RPO WP o zaistniałych nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji projektu.

Uwaga na zapisy umowy o dofinansowanie c.d. § 13 ust. 5 Nieudostępnienie wszystkich wymaganych dokumentów, niezapewnienie pełnego dostępu w szczególności do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dot. realizowanego projektu, a także niezapewnienie osób, które udzielą wyjaśnień na temat wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją projektu w trakcie kontroli na miejscu jest traktowane, jako odmowa poddania się kontroli.

Uwaga na zapisy umowy o dofinansowanie c.d. § 15 ust. 4 Beneficjent zgłasza w formie pisemnej IZ RPO WP zmiany dot. realizacji projektu przed ich wprowadzeniem i nie później niż na 35 dni przed planowanym zakończeniem finansowym realizacji projektu.

Uwaga na zapisy umowy o dofinansowanie c.d. § 16 ust.1 pkt 3, 4,6,7 IZ RPO WP może rozwiązać niniejszą umowę z zachowaniem jednomiesięcznego terminu wypowiedzenia, jeżeli beneficjent: utrudniał przeprowadzenie kontroli przez IZ RPO WP bądź inne uprawnione podmioty, w określonym terminie nie usunął nieprawidłowości, nie przestrzegał procedur udzielania zamówień publicznych, nie wywiązuje się z obowiązków nałożonych na niego w umowie o dofinansowaniu, realizuje projekt w sposób niezgodny z umową, przepisami prawa lub procedurami właściwymi dla RPO WP.

Uwaga na zapisy umowy o dofinansowanie c.d. § 16 ust. 2 pkt 2,3,5 IZ RPO WP może rozwiązać niniejsza umowę bez wypowiedzenia, jeżeli: beneficjent odmówił poddania się kontroli IZ RPO WP bądź innych uprawnionych podmiotów, Prezes UZP w wyniku kontroli stwierdzi rażące naruszenia, które miały wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia publ. w ramach projektu, beneficjent złożył lub przedstawił IZ RPO WP nieprawdziwe, sfałszowane, podrobione, przerobione lub poświadczające nieprawdę albo niepełne dokumenty i informacje w celu uzyskania (wyłudzenia) dofinansowania w ramach umowy.

Zapisy rozporządzenia 1828/2006 ważne dla beneficjenta!!! Zgodnie z art. 28 ust. 2 rozporządzenia 1828/2006 nie podlegają obowiązkowi zgłoszenia do KE: (...) - przypadki zgłaszane IZ lub IC przez beneficjenta z własnej woli i przed wykryciem przez właściwe podmioty, przed lub po dokonaniu płatności z wkładu publicznego;

KONTROLE DORAŹNE Przeprowadzana jest poza RPK. Kontroli podlegają co do zasady dokumenty ściśle związane z charakterem wykrytej/podejrzewanej nieprawidłowości. Marszałek Województwa ma prawo do przeprowadzenia kontroli doraźnych w szczególności w przypadku:  uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości lub otrzymania informacji z instytucji zewnętrznych o wystąpieniu nieprawidłowości (również w przypadku wykluczenia beneficjenta z możliwości ubiegania się o dofinansowanie ze środków UE na skutek nieprawidłowości dotyczących innych projektów realizowanych przez wykluczony podmiot), wystąpienie opóźnień powyżej 3 miesięcy w przygotowaniu indywidualnych projektów kluczowych, konieczności sprawdzenia wdrożenia przez beneficjenta zaleceń zawartych w wystąpieniach pokontrolnych (kontrola sprawdzająca).

Uwaga na kryteria jakościowe CEL kryteriów jakościowych: zbadanie stopnia oddziaływania projektu na istotne problemy zidentyfikowane w RPO w odniesieniu do poszczególnych dziedzin wsparcia programu. Ocena na podstawie tych kryteriów polega na przyznawaniu punktacji projektowi w zależności od stopnia tego oddziaływania. Kryteria te decydują o miejscu projektu na liście rankingowej. Wskazane przez Wnioskodawcę wartości, kwoty, współczynniki muszą bazować na konkretnych danych źródłowych! Należy pamiętać, iż zamieszczone dane oraz ich poprawność będą monitorowane. W przypadku podania błędnych lub nierzetelnych danych może zaistnieć konieczność zwrotu dotacji wraz z odsetkami.

V. Kontrole krzyżowe Ze względu na cele kontroli krzyżowej wyróżnia się: kontrolę krzyżową programu, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach jednego PO/RPO, kontrolę krzyżową horyzontalną, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach różnych PO/RPO perspektywy finansowej 2007-2013, kontrolę krzyżową międzyokresową, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach PO dwóch perspektyw finansowych.

Podmioty kontrolujące kontrole krzyżowe RPO WP IZ RPO WP kontrole krzyżowe horyzontalne z projektami PROW 07-13 IK NSRO kontrole krzyżowe horyzontalne (bez PROW 07-13) i międzyokresowe

Kontrole krzyżowe RPO WP MRR zaleca weryfikację każdego wniosku o płatność, z możliwymi odstępstwami (ze względu na wykonalność i skuteczność kontroli), akceptowanymi przez IK NSRO. W przypadku doboru próby identyfikacja beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt w ramach jednego lub kilku programów/okresów programowania dokonywana będzie w oparciu o NIP. Kontrole krzyżowe co do zasady prowadzone będą w oparciu o dane zarejestrowane w KSI SIMIK 07-13/LSI RPO WP z dokumentów poświadczających poniesione wydatki lub z zestawień tych dokumentów, załączanych do wniosków o płatność danego beneficjenta, pod kątem przedkładania do sfinansowania więcej niż jeden raz tego samego dokumentu finansowo-księgowego.

Kontrole krzyżowe horyzontalne z projektami PROW 07-13 Mają na celu wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków na podstawie dokumentów finansowo-księgowych przedkładanych równolegle w ramach PO NSRO i PROW 07-13. IZ RPO WP zapewni sprawdzanie w trakcie kontroli na miejscu występowania na oryginałach faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) adnotacji instytucji wdrażających PROW 07-13 o treści: „Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013”. Adnotacja potwierdza fakt przedłożenia faktur do refundacji w ramach PROW 07-13, w związku z czym instytucja kontrolująca w ramach czynności kontrolnych ustala czy wydatki zostały zrefundowane.

Wystąpienie uzasadnionego podejrzenia podwójnego finansowania wydatków W sytuacji wystąpienia uzasadnionego podejrzenia, iż mogło dojść do podwójnego finansowania wydatków, IZ RPO WP ustala, czy podwójne finansowanie miało miejsce. Wyjaśnienie to może zostać dokonane poprzez kontrolę oryginałów bądź poświadczonych kopii dokumentów finansowo-księgowych przedkładanych przez beneficjenta do rozliczenia lub kontrolę projektów na miejscu w trybie doraźnym.

VI. Obszary wrażliwe Zamówienia publiczne Ochrona środowiska Praktyka związana z realizacją projektów współfinansowanych ze środków strukturalnych wskazuje, iż jednym z obszarów szczególnie narażonych na występowanie nieprawidłowości są zamówienia publiczne. Powyższa opinia znalazła odzwierciedlenie w zaleceniu Europejskiego Trybunału Obrachunkowego skierowanym do Komisji Europejskiej, który wskazał na potrzebę wzmożenia działań mających na celu kontrolę przestrzegania prawa zamówień publicznych oraz dokonywania korekt finansowych w przypadku wykrycia jego naruszeń.

Typy nieprawidłowości – 1.05.2004r. – 30.06.2008r. Dane MF

Metody wykrycia nieprawidłowości zgłoszonych do KE – 1.05.2004r. – 30.06.2008r. Dane MF

Przykłady naruszeń w zakresie udzielania zamówień publicznych dot Przykłady naruszeń w zakresie udzielania zamówień publicznych dot. perspektywy finansowej 2004 – 2006. Źródło: MF niestosowanie ustawy Pzp, nieprawidłowe ogłoszenie (brak ogłoszenia w DZ.U.UE., brak informacji o współfinansowaniu ze środków UE, różne ogłoszenia w prasie/UZP/siedzibie zamawiającego) nieprawidłowy wybór trybu, nierówne traktowanie wykonawców, zatajenie związków kapitałowych i osobowych zamawiającego z wykonawcą, wybór oferty z rażącym naruszeniem ustawy, niedozwolona zmiana w SIWZ w trakcie postępowania, żądanie niedozwolonych dokumentów potwierdzających doświadczenie wykonawcy,

Przykłady naruszeń w zakresie udzielania zamówień publicznych – c.d. w SIWZ lub innej dokumentacji opisującej przedmiot zamówienia zamieszcza się parametry, cechy i warunki utrudniające uczciwą konkurencję albo mające na celu wybór konkretnego wykonawcy lub produktu, zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia w celu ominięcia stosowania ustawy Pzp, podział zamówienia na kilka mniejszych w celu uniknięcia konieczności stosowania ustawy Pzp, roboty dodatkowe zlecane z pominięciem lub naruszeniem ustawy Pzp, roboty dodatkowe deklarowane jako zamienne, wybór trybu z wolnej ręki z naruszeniem art. 67 ustawy Pzp (każde zamówienie z wolnej ręki obarczone jest wysokim ryzykiem wystąpienia nieprawidłowości).

Podwójne finansowanie te same wydatki różne programy lub projekty, dotacje krajowe (kultura, sport, ochrona środowiska, przedsiębiorczość), umorzenia kredytów preferencyjnych, podatek VAT podlegający zwrotowi, pomoc publiczna.

Pozostałe nieprawidłowości płatności gotówkowe pow. 15 tys. euro, wykorzystanie zaliczek niezgodnie z przeznaczeniem, zatajanie wydatków niekwalifikowanych, które faktycznie zostały poniesione w ramach danej umowy z wykonawcą, opisy na oryginałach faktur nie są zgodne z opisami na kopiach faktur lub na oryginałach faktur brak opisów które widnieją na kopii.

VII. Jak przygotować się do kontroli? zgromadzić w jednym miejscu oryginały dokumentów dot. realizacji projektu, zapewnić pełny wgląd we wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne związane z realizacją projektu, dostarczyć dokumenty potwierdzających osiągnięcie wskaźników, wyznaczyć oraz upoważnić do składania oświadczeń i wyjaśnień osoby bardzo dobrze zorientowane w projekcie, która będą w każdej chwili dostępne dla ZK, stworzyć warunki organizacyjno – technicznych umożliwiających sprawne przeprowadzenie kontroli, zapewnić pełny dostęp do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca realizowanego projektu.

Dariusz Stecuła d.stecula@podkarpackie.pl 017 – 747 65 23 Dziękuję za uwagę