Jak zapanować nad rozliczeniem… 1

Dokumenty rozliczeniowe Dokumentami które możemy rozliczyć jest: faktura VAT, duplikat faktury VAT, korekta faktury VAT rachunek decyzja Sanepidu polecenie zapłaty abonamentu RTV Nie można rozliczyć: rachunków uproszczonych ( nie funkcjonują) paragonów kserokopii i faksów dokumentów 2

Terminowość Do Działu Rozliczeń Finansowych dokumenty należy przynosić regularnie, np. raz w tygodniu. Faktury/rachunki przelewowe minimum trzy dni przed terminem płatności. Zamknięcie okresu rozliczeniowego następuje do 5. dnia następnego miesiąca. Wiąże się to z obowiązkiem dostarczenia faktur przelewowych i zestawień gotówkowych oraz raportów żywieniowych możliwie jak najszybciej. 3

Przekazywanie dokumentów Proponujemy sporządzanie ewidencji dokumentów dostarczanych do Działu Rozliczeń. Otrzymanie dokumentów pracownik ZOJM będzie potwierdzał podpisem. Ewidencja faktur i rachunków może być podzielona na paragrafy i zadania budżetowe, co ułatwia kontrolowanie wydatków.

Faktura VAT z rozbiciem na dwa paragrafy Rozbicie na paragrafy i pozycje klasyfikacji budżetowej zgodne z PABS Podpis Dyrektora Podpis Osoby upoważnionej 5

Faktura VAT zgodna z umową 6

Faktura VAT za żywienie Czytelny podpis lub parafka z pieczątką osoby odpowiedzialnej za magazyn. 7

Ważnym jest, aby na dokumentach księgowych widniał sposób ich rzeczywistej zapłaty. A w przypadku faktur płatnych gotówką fakt dokonany. Płatność gotówką Płatność przelewem Płatność kartą płatniczą 8

Obrót środkami na rachunku bankowym Prosimy o zgłaszanie zapotrzebowania na środki pieniężne na rachunek bankowy w celu pobrania gotówki z bankomatu/kasy ZOJM. Dostarczenie rozliczenia zaliczki z pozostałą kwotą do wpłaty w ostatnim dniu miesiąca skutkuje niezamknięciem okresu rozliczeniowego. W związku wydłużonym czasem ściągania płatności kartą płatniczą przez sklepy prosimy aby nie dokonywać takich płatności co najmniej dwa dni przed końcem miesiąca. 9

Plany i realizacja wydatków budżetowych Plan wydatków budżetowych nie jest równoznaczny ze stanem konta bankowego i odwrotnie. Zmian w planach budżetowych można dokonać składając odpowiednie pismo do WE w terminie do 10. każdego miesiąca. Realizowane są tylko te wydatki, które mają pokrycie w planie budżetowym. Aktualny stan wykonania planu budżetowego można sprawdzać w systemie e-mailingowym ZOJM. 10

System e-mailingowy ZOJM W celu otrzymania informacji z systemu należy przesłać e-maila na adres info_zojm@um.wroc.pl, wpisując w temacie odpowiednie hasło z poniższej tabeli: Temat wiadomości Co otrzymamy WYKONANIE2011 - wykonanie wydatków rzeczowych w roku 2011 PLACE2011 - wykonanie wydatków płacowych w roku 2011 11

System e-mailingowy ZOJM – wiadomość zwrotna Plan finansowy w pozycji energii elektrycznej. Wykonanie planu na energię elektryczną. Pozostało do wykonania planu. Wydatki na pozostałe media należy zsumować. Plan finansowy na pozostałe media. 12

System e-mailingowy ZOJM – wiadomość zwrotna Paragraf zawiera jedną pozycję z planem. Po odjęciu wykonania program sam wylicza kwotę pozostałą do realizacji. 13

System e-mailingowy ZOJM – wiadomość zwrotna Kwota z dokumentu dla odpowiedniego paragrafu i zadania. W przypadku rozbicia nierówna całej wartości. Klasyfikacja budżetowa wprowadzona dla danego dokumentu. Oryginalny numer dokumentu. Czasem opis czego dotyczy. Wewnętrzny numer dokumentu w programie Rozrachunki Optivum. Wydatek strukturalny, jeśli zakup został zakwalifikowany. Zadanie budżetowe z jakim dokument został wprowadzony. Data wprowadzenia dokumentu przez pracownika rozliczeń. Fundusz jaki został przypisany do wydatku. Placówka, której dokument dotyczy. 14

Dziękujemy za uwagę. W przypadku pytań lub wątpliwości pracownicy ZOJM służą pomocną dłonią. Opracowała: Magdalena Ziętek 15