Etapy tworzenia wniosków o płatność

Plan prezentacji Podstawowa dokumentacja projektowa 2. Etapy tworzenia wniosku o płatność 3. Korzystanie z podstawowych narzędzi PO KL

PODSTAW0WA DOKUMENTACJA PROJEKTOWA WND ADEKWATNE, NIEZBĘDNE, RACJONALNE PROBLEM WSPARCIE REZULTAT WNP Paragraf 10 UMowy BIEŻĄCY MONITORING REZULTATÓW DZIAŁANIA /WYDATKI UCZESTNICY

REALIZACJA PROJEKTU / GROMADZENIE I PREZENTACJA DANYCH DANE OSOBOWE STATYSTYCZNE RODZAJE WYKONANYCH PRAC (REALIZACJA HARMONOGRAMU DZIAŁAŃ) PROBLEMY Z REALIZACJĄ PLAN PRAC W KOLEJNYM OKRESIE (W ODNIESIENIU DO HARMONOGRAMU DZIAŁAŃ) WYDATKI PONIESIONE W OKRESIE TRANSZA NA WYDATKI W PRZYSZŁYM OKRESIE EFEKTY DZIAŁAŃ – obserwacja dynamiki wzrostu ANALIZA : Testów Ankiet …

SPORZĄDZANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Ocena kwalifikowalności wydatków /Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL/ 2. Bieżąca organizacja i monitoring /koordynacja / zarządzanie/ 3. Obsługa narzędzi PO KL /GWP, Formularz PEFS/

MAJĄ BEZPOŚREDNI ZWIĄZEK Z CELAMI PROJEKTU WDATKI W PROJEKCIE MAJĄ BEZPOŚREDNI ZWIĄZEK Z CELAMI PROJEKTU ZGODNE ZE SZCZEGÓŁOWYM BUDŻETEM NIEZGODNE ZE SZCZEGÓŁOWYM BUDŻETEM UWZGLĘDNIONE W SZCZEGÓŁOWYM BUDŻECIE LECZ W INNEJ WYSOKOŚCI ZGODNE Z WYTYCZNYMI I OBOWIĄZUJĄCYM PRAWEM NIEZGODNE Z WYTYCZNYMI I OBOWIĄZUJĄCYM PRAWEM NIE UWZGLĘDNIONE W SZCZEGÓŁOWYM BUDŻECIE

ZMIANY W SPOSOBIE WYDATKOWANIA ŚRODKÓW   BEZ ZGODY IW NIE MOŻNA: ZWIĘKSZYĆ ŁĄCZNEJ WARTOŚCI WYDATKÓW NA CROSS-FINANCING ZWIĄKSZYĆ ŁĄCZNEJ WARTOŚCI ZADANIA ZARZĄDZANIE PROJEKTEM ZWIĘKSZYĆ ŁĄCZNEJ WARTOŚCI WYNAGRODZENIA PERSONELU ZARZĄDZAJĄCEGO PRZESUNĄĆ MIĘDZY ZADANIAMI WIĘCEJ NIŻ 10 % RÓWNOWARTOŚCI TYCH ZADAŃ /LICZĄC Z PIERWOTNEGO WND; KOSZTY POŚREDNIE NIE SĄ ZADANIEM/ DOKONYWAĆ PRZESUNIĘĆ ŚRODKÓW MIĘDZY LATAMI

Częstotliwość składania wniosków Określona w umowie: Nie rzadziej niż raz na 3 miesiące - nie ma obowiązku zachowania pełnego miesiąca rozliczeniowego Składany do 8 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego, Wniosek końcowy do 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu realizacji projektu.

Częstotliwość składania wniosków W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności, od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek.

Cechy dobrego wniosku o płatność: Sporządzony w Generatorze Wniosków Płatniczych w obowiązującej wersji Sporządzony zgodnie z obowiązującą „Instrukcją…”; Podpisany przez osobę do tego upoważnioną; Zawierający wszystkie wymagane załączniki poprawnie sporządzone. Złożony w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej, Spójny z zapisami wniosku o dofinansowanie, dokumentacją projektu, wewnętrznie ze sobą i załącznikami do wniosku o płatność.

Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność: Postęp rzeczowy = postęp finansowy; Beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym z otrzymanych środków dofinansowania oraz w ramach wkładu własnego. Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu oraz ogólnej kwoty wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu zarządzającego projektem. P. Rzeczowy = P. Finansowy – tzn. przykładowo, w przypadku gdy w danym okresie rozliczeniowym zrealizowano szkolenie, ale nie została jeszcze zapłacona faktura, we wniosku o płatność nie należy informować o fakcie zrealizowania szkolenia. Informacja na jego temat zostanie wykazana w kolejnym wniosku o płatność, wraz z wydatkami zapłaconymi w związku z jego realizacją. ,np. catering – zapłacono, a nie zapłacono za trenerów i za sale – to wykazywać czy też nie ? "We wniosku o płatność beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym z otrzymanych środków dotacji rozwojowej oraz w ramach wkładu własnego. Niemniej jednak, w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy beneficjent realizuje projekt zgodnie z zakładanym harmonogramem i zmuszony jest finansować podejmowane działania z własnych środków z uwagi na nieotrzymanie kolejnych transz dotacji rozwojowej od IP/IP 2, we wniosku o płatność mogą być wykazywane wydatki sfinansowane z własnych środków beneficjenta".

Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność: Poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu ale muszą być adekwatne i niezbędne na potrzeby realizacji projektu. Sporządzony na podstawie faktycznie zaksięgowanych i zapłaconych dokumentów księgowych; Jednostki sektora finansów publicznych powinny każdy wydatek kwalifikowalny ująć we wniosku w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia, przy czym wydatek ujęty we wniosku o płatność zgodnie z ww. terminem to wydatek uwzględniony we wniosku o płatność za okres, w którym został poniesiony.

Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność: Dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków: Co do zasady beneficjent nie musi dołączać kserokopii dokumentów, potwierdzających poniesione wydatki do wniosku o płatność; powinny być archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli, Wraz z pierwszym wnioskiem o płatność należy złożyć pięć dowolnych kopii dokumentów księgowych ujętych do rozliczenia w tym wniosku

Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są: 1. Faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty w przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. „zapłacono gotówką” lub „forma płatności – gotówka” lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta; 2. W przypadku wkładu niepieniężnego; dokumenty uzupełniające o wartości dowodowej równoważnej fakturom;

3. W przypadku wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń uczestników projektu oświadczenie składane przez podmioty wypłacające dodatki lub wynagrodzenia pozwalające na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wkładu własnego w odniesieniu do każdego z nich.

Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki W przypadku amortyzacji tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego) oświadczenie, iż amortyzowany środek trwały nie został zakupiony z dotacji krajowej lub wspólnotowej podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta.

Opis dokumentów finansowych w ramach PO KL

koszty pośrednie rozliczane ryczałtem. Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był ich związek z projektem. Wyjątek stanowią koszty pośrednie rozliczane ryczałtem. W przypadku takiej konieczności do WUP należy przesłać kopię dokumentu księgowego wraz z jego opisem.

Minimalny zakres opisu dokumentów księgowych: numer umowy o dofinansowanie projektu, zapis, że projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego, nazwa zadania, w ramach, którego wydatek jest ponoszony, kwota kwalifikowalna lub w przypadku, gdy dokument dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego z nich, informacja o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentu, odniesienie do ustawy z 29.01.2004 Prawo zamówień publicznych lub informacja o zastosowaniu zasady konkurencyjności – jeśli jest to konieczne

OPIS DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Wzór opisu dokumentu księgowego Dokument ………(nazwa i numer)………… z dnia ……………….. na kwotę …………………...PLN dotyczy w kwocie …………………...PLN Umowy o dofinansowanie projektu nr ……………………………………. z dnia ……………….w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym: 1. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w związku z realizacją zadania ……………(numer i nazwa zadania)………. zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym: w ramach cross-financingu………..……….PLN, w ramach kosztów personelu………………….PLN 2. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w związku z realizacją zadania ……………(numer i nazwa zadania)………. zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, 3. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie faktycznie poniesionych wydatków zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, (w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań oraz kosztów pośrednich, należy wykazać wszystkie kwoty kwalifikowane w rozbiciu na poszczególne zadania oraz koszty pośrednie według powyższego wzoru) Zakupu dokonano zgodnie z art……….……… Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) lub z zastosowaniem zasady konkurencyjności. Sprawdzono pod względem merytorycznym Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym ………………………………………………………………. ……………………………………………………. (data i podpis osoby upoważnionej) (data i podpis osoby upoważnionej)   www.pokl.wup-krakow.pl

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ

Podstawowe części wniosku o płatność Dane dotyczące projektu i Beneficjenta; Postęp finansowy i rzeczowy realizacji projektu; Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem; Korekty finansowe; Źródła sfinansowania wydatków projektu; Rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego; Harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe; Planowany przebieg realizacji projektu; Informacja na temat problemów w realizacji projektu wraz z planowanymi środkami zaradczymi Oświadczenia (zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych, ze stanem faktycznym).

Formularz wniosku o płatność WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od 01.01.2011 do 31.03.2011 2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: ................................................................................................. (3) Działanie: ............................................................................................ (4) Poddziałanie: ............................................................................................ (5) Nazwa projektu: ....................................................................................... (6) Nr umowy/decyzji: jeśli jest aneks to nr aneksu (7) Okres realizacji projektu od ................. do .......................................... (8) Płatność: zaliczkowa (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN): (10) Wnioskowana kwota (PLN): kwota tożsama z pierwszą w harmonogramie płatności (10_)

Formularz wniosku o płatność 4_Postęp finansowy Wszystkie wydatki kwalifikowalne, łącznie z wkładem własnym Lp. Zadania/cele założone we wniosku o dofinansowanie Wydatki określone we wniosku o dofinansowanie projektu (PLN) Wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym (PLN) Wydatki kwalifikowalne od początku realizacji projektu (bez wydatków w obecnym okresie rozliczeniowym) (PLN) % realizacji 1 2 3 4 5=(3+4)/2 1.1. Zadanie 1 (nazwa) 1.1.1 … w tym wydatki personelu 1.2 Zadanie 2 (nazwa) 1.2.1 ... w tym wydatki personelu wydatki pośrednie 3. wydatki ogółem: 3,1. w tym VAT 3.2. w tym cross-financing 3.3. w tym wkład niepieniężny (wydatki bezpośr . – cross-fin.) *% z umowy ryczałt 3.4. w tym objęte pomocą publiczną

Formularz wniosku o płatność PRZYCHÓD – każdy wpływ środków finansowych w ramach projektu pochodzący ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat oraz kar umownych które powstaną w związku z realizacją projektu PO KL. Odsetki bankowe nie stanowią przychodu projektu W przypadku przychodu, w sytuacji gdy nie jest możliwe pomniejszenie kolejnych transz dotacji, Ben. Ma obowiązek poinformować IW o uzyskanym przychodzie oraz dokonać zwrotu kwoty przychodu na wskazany przez IW rachunek bankowy. 1) Opłaty ksero za usługi – zakup w projekcie; 2) Sprzedaż wyrobów wytworzonych w ramach projektu np. na szkoleniu

Formularz wniosku o płatność 7_Korekty finansowe KOREKTA FINANSOWA – dokonywana w przypadku, gdy Beneficjent dostrzegł niekwalifikowalność wydatków wykazanych w złożonych już i zatwierdzonych wnioskach o płatność. Jeśli korekta przewyższa kwotę rozliczanych wydatków we wniosku zostaje ona pomniejszona w całości dopiero w kolejnym wniosku o płatność, w którym możliwe jest jej rozliczenie. W tabeli tej nie ujmowane są korekty wykazane przez kontrolę po zakończeniu czynności kontrolnych.

W przypadku rozliczania wydatków inwestycyjnych , należy podać ich kwotę Korekta dotyczy pomniejszenia wydatków z zatwierdzonych wniosków o płatność

Formularz wniosku o płatność 8_Źródła finansowania jeśli beneficjent otrzymuje dotacje w wysokości 100% wartości projektu, to całość wpisuje w wierszu „budżet państwa”, suma kolumny, przedstawiającej wydatki w okresie rozliczeniowym powinna być zgodna z kolumną 3, wiersz 3 – tabeli 4_

4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU Lp. Zadania/cele założone we wniosku o dofinansowanie Wydatki określone we wniosku o dofinansowanie projektu (PLN) Wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym (PLN) 1 2 3 1.1. Zadanie 1 (nazwa) 1.1.1 … w tym wydatki personelu 1.2 Zadanie 2 (nazwa) 1.2.1 ... w tym wydatki personelu wydatki pośrednie 3. wydatki ogółem: 3,1. w tym VAT 3.2. w tym cross-financing 3.3. w tym wkład niepieniężny

9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO** kwota dofinansowania (PLN) wkład własny (PLN) Ogółem (PLN) budżet państwa budżet jednostki samorządu terytorialnego inne krajowe środki publiczne wkład prywatny 1. Całkowita wartość projektu 2. Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki* 3. Kwota dotychczas rozliczonych środków 4. Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem 5. Procent rozliczenia (3+4)/2 (3+4)/1 6. Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku 2-(3+4) 1-(3+4)

WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ Przy założeniu, że projekt jest realizowany w okresie 01.01.2011-30.09.2011 Harmonogram płatności[1]) WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od 01.01.2008 do 31.03.2008 2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: ................................................................................................. (3) Działanie: ............................................................................................ (4) Poddziałanie: …………………………………………………………………………………… (5) Nazwa projektu: ....................................................................................... (6) Nr umowy/decyzji: ............................................... (7) Okres realizacji projektu od ................. do .......................................... (8) Płatność: …………………………………………………………………………… (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN): 70 000,00…………. (10) Wnioskowana kwota (PLN): 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE 150 000……........................ 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI Nr transzy Data przekazania płatności Kwota transzy dotacji rozwojowej Okres za jaki składany będzie wniosek o płatność (od … do …) Kwota planowanych wydatków do rozliczenia Transza 1 100 000 Transza 2 150 000 01.01- 31.03.2011 70 000 Transza 3 125 000 01.04- 30.06.2011 140 000 Okres rozliczeniowy Planowane wydatki (PLN) Planowana kwota wnioskowana (PLN) 01.04-30.06.2011 140 000 150 000 (zgodnie z pkt 2_(10) od … do ...

Formularz wniosku o płatność 10_Harmonogram płatności powinien być zgodny z załączonym do umowy o dofinansowanie projektu, beneficjent może korygować (uaktualniać) harmonogram płatności, ale IP2 może nie wyrazić zgody na zaproponowane przez niego zmiany – dlatego jest to ujęte w informacji do beneficjenta Okres rozliczeniowy należy rozumieć okres rozliczeniowy wskazany w harmonogramie płatności załączonym do umowy

Formularz wniosku o płatność Załączniki do wniosku o płatność: Zał.1 – zestawienie poniesionych wydatków Zał. 2 – szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Zał. 3 – Wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku projektu Zał. 4 – Raporty kasowe/oświadczenie o dokonanych płatnościach gotówkowych Ponadto: Formularz PEFS Zał. A do „Zasad sporządzania wniosków o płatność WUP w Krakowie” Zestawienie wydatków związanych z personelem projektu. należy dołączyć do pierwszego wniosku o płatność

Zestawienie dokumentów potwierdzających Załącznik 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Faktyczna refundacja ze środków dotacji rozwojowej

Załącznik nr 1 do wniosku o płatność INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Lp. nr dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi cross-financing (T/N) kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT źródło finansowania   1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 zadanie 1: (nazwa) Zadanie 1 ogółem w PLN zadanie 2: (nazwa) Zadanie 2 ogółem w PLN Koszty bezpośrednie ogółem w PLN Koszty pośrednie* … Koszty pośrednie ogółem w PLN OGÓŁEM KOSZTY w PLN kol.7 - podajemy kwotę, na którą opiewa cały dokument, który wykazujemy w Zestawieniu. Różnica między kwotą dokumentu brutto i netto może wynikać tylko i włącznie kol. 5 –podajemy pełne informacje umożliwiające ocenę kwalifikowalności danego wydatku z podatku VAT!!!

Załącznik nr 1 Jeden dokument należy wykazać w jednym zadaniu tylko jeden raz (w jednym wierszu). Wyjątkiem są tu jedynie dokumenty: - obejmujące w części wydatki związane z cross-financingiem - np. gdy na jednej fakturze znajdą się wydatki na zakup komputera (które rozliczane są w ramach cross-financingu) oraz na tonery do drukarki, dokument ten umieszczamy w tabeli w dwóch wierszach: w jednym wierszu pokazujemy kwotę w ramach cross-finacingu, w drugim pozostałą kwotę faktury - sfinansowane w części z dofinansowania i w części z wkładu własnego - wówczas w jednym wierszu wpisujemy dokument na kwotę sfinansowaną z wkładu własnego, a w kolejnym wierszu ten sam dokument na kwotę sfinansowaną z dotacji,

Załącznik nr 1 Wszystkie dokumenty w załączniku nr 1 do wniosku powinny być wykazywane następująco: w kolumnie 1 należy zamieścić numer dokumentu wskazujący na jego rodzaj w kolumnie 4 należy podawać wszystkie daty zapłaty dokumentu (na pełną kwotę dokumentu, a nie jedynie na kwotę kwalifikowalną) W przypadku wynagrodzeń w kolumnie 4 załącznika nr 1 powinny znaleźć się daty zapłaty wszystkich części składowych kwoty brutto (jeżeli daty są różne). Kol. 4 data zapłaty – w przypadku wkładu niepieniężnego pole nie jest wypełniane.

Załączniki nr 1 W przypadku rozliczania dokumentu zawierającego różne stawki podatku VAT, w kolumnie nr 5 załącznika nr 1 do wniosku o płatność (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem) należy pogrupować asortyment wg. stawek VAT; Wydatki dotyczące personelu powinny być oznaczone we wniosku o płatność literą „P” (w kolumnie 5 Załącznika nr 1 do wniosku o płatność).

Załącznik nr 1 W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie nr 5 załącznika nr 1 do wniosku o płatność (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem) należy wpisać następujące dane: imię i nazwisko funkcja / stanowisko w projekcie (zgodnie z punktem 3.5 wniosku) informacja o rozliczaniu kwoty netto bądź brutto wynagrodzenia (w zależności, jaką kwotę wynagrodzenia Beneficjent rozlicza w danym wniosku o płatność) kwota kwalifikowana wynagrodzenia danej osoby okres za jaki wypłacone jest wynagrodzenie

Załącznik nr 1 W przypadku rozliczania kosztów związanych z organizacją szkolenia w kolumnie nr 5 należy podać w przypadku wynajmu sal - okres / datę szkolenia / oznaczenie / nazwę / liczbę godzin / dni wynajmu (w zależności od sposobu opłacania wynajmu sali) w przypadku pracy trenerów – okres / datę szkolenia / oznaczenie / nazwę / liczbę godzin / dni pracy trenera (w zależności od sposobu opłacania pracy trenera) w przypadku usługi cateringowej –jakiego okresu/ jakiego szkolenia dotyczy)

Załącznik nr 1 W przypadku rozliczania delegacji w kolumnie 5 załącznika nr 1 należy podać co najmniej następujące informacje: Imię i nazwisko osoby delegowanej Cel wyjazdu i miejsce wyjazdu Datę wyjazdu Opis wydatku w kolumnie 5 załącznika nr 1 powinien zawierać informację o rodzajach zakupionych produktów/usług (np. papier ksero, toner; długopisy; notatniki). Opis wydatku nie powinien ograniczać się jedynie do nazwy pozycji budżetowej z budżetu szczegółowego. Nie ma natomiast konieczności podawania marki zakupionego produktu.

Załącznik nr 1 W przypadku rozliczania wydatków poniesionych w ramach cross-financingu należy każdorazowo podawać w kolumnie 5 załącznika nr 1 ceny jednostkowe zakupionego sprzętu. W kolumnie data zapłaty powinna pojawiać się data płatności za towar/usługę kontrahentowi, nie zaś data refundacji – datę refundacji należy wpisywać w kolumnie 5. nr 1

Załączniki

Szczegółowa charakterystyka Załącznik 2 do wniosku o płatność Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia

ZAŁĄCZNIK 2 DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ 1.Zgodność danych w odniesieniu do Definicji Deklaracji BO Sprawozdania PEFS Zapisów we wniosku o płatność (5_) Postęp rzeczowy

Dodatkowe zasady Co do zasady wydatki powinny być ponoszone z konta projektowego. W przypadku dokonywania refundacji wydatków z konta projektu na konto ogólne beneficjenta należy podawać tytuł przelewu niepozostawiający wątpliwości czego dotyczy dana refundacja. W przypadku dokonania refundacji za kilka wydatków jednym przelewem do wniosku o płatność należy sporządzić zestawienie dokonanych refundacji.

Dodatkowe zasady W przypadku dokonywania przelewów dotyczących kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem z rachunku projektu na konto główne Beneficjenta w tytule przelewu rekomenduje się, aby podać za jaki okres refundowane są koszty pośrednie. W celu usprawnienia procesu weryfikacji oraz zatwierdzania złożonych przez Państwo wniosków o płatność prosimy o przyjęcie jednolitego okresu (np. miesięcznie, kwartalnie) za jaki następuje refundacja odpowiedniej kwoty z rachunku projektu

Dodatkowe zasady W celu udokumentowania płatności dokonanej w formie gotówkowej należy przedstawić oświadczenie zawierające zestawienie płatności dokonanych gotówką podpisane przez księgowego posiadającego upoważnienie do reprezentowania Beneficjenta (oświadczenie stanowi Załącznik B do niniejszych Zasad) bądź poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych. Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, nie może przekroczyć 15 tyś euro.

Dodatkowe zasady W przypadku rozliczania amortyzacji, należy załączyć do dokumentacji wniosku oświadczenie, iż amortyzowany środek trwały nie został zakupiony z dotacji krajowej lub wspólnotowej podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta. We wniosku o płatność rozliczane powinny być jedynie wydatki poniesione bądź zrefundowane ze środków dotacji.

Dodatkowe zasady Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków związanych z obsługą konta bankowego (miesięczna opłata za konta + prowizje za przelewy) jest odpowiedni wyciąg bankowy. Prowizje bankowe za wykonane przelewy należy wykazywać w załączniku nr 1 do wniosku o płatność pogrupowane według wspomnianych wyciągów, tzn. w jednym wierszu załącznika nr 1 należy wykazać sumę prowizji pobranych w ramach jednego wyciągu bankowego. W przypadku pobierania przez bank prowizji w momencie dokonania każdego z przelewów, należy w kolumnie 4 Data zapłaty wpisać wszystkie daty pobrania przez bank prowizji bądź okres, w jakim prowizje były pobierane.

Dodatkowe zasady W przypadku składania do WUP skorygowanego wniosku o płatność sporządzonego zgodnie z uwagami WUP nie należy do wniosku o płatność wprowadzać zmian innych niż wskazane w uwagach przesłanych przez WUP. Jeżeli jednak takie zmiany są konieczne (wynikają one z uwag WUP, są ich konsekwencją, bądź zauważono błąd we wniosku) należy o tym poinformować w piśmie przewodnim składanym wraz ze skorygowanym wnioskiem o płatność.

Dodatkowe zasady Dokument, który w wyniku weryfikacji nie musiał zostać zmieniony nie musi być składany ponownie np. jeżeli w uwagach do wniosku o płatność WUP nie zgłasza się zastrzeżeń do załącznika nr 2 do wniosku o płatność to wspomniany załącznik nie musi być składany ponownie. Wniosek w wersji elektronicznej wraz z załącznikami może zostać złożony do WUP na płycie CD bądź przesłany mailem na adres opiekuna projektu.

Dodatkowe zasady Zwroty środków na rachunek WUP w tytule przelewu powinny zawierać poniższe dane: numer umowy, skrócona nazwa beneficjenta, zwrot (w zależności od rodzaju).: 1) środków niewykorzystanych; korekt finansowych ; nieprawidłowości / roku 2011 lub 2012 ; kwota.......... 2) odsetek od nieterminowego zwrotu; nieprawidłowości ) kwota ............z opisem: na wydatki bieżące/majątkowe

do pobrania na stronach www.efs.gov.pl www.pokl.wup-krakow.pl GENERATOR WNIOSKÓW PŁATNICZYCH obowiązująca wersja do pobrania na stronach www.efs.gov.pl www.pokl.wup-krakow.pl

Weryfikacja i zatwierdzanie Okres weryfikacji – 20 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia (okres dla każdej wersji); W przypadku , gdy w ramach projektu dokonywana jest kontrola i złożony został końcowy wniosek o płatność lub jest dokonywana kontrola doraźna – wstrzymanie terminu do dnia przekazania inf. o wykonaniu zaleceń pokontrolnych; W przypadku stwierdzenia błędów/braków – prośba o poprawę wniosku z wyznaczeniem terminu; Prawo żądania przesłania kserokopii dokumentów księgowych;

Rozliczenie końcowe projektu Beneficjent zobowiązany jest do złożenia końcowego wniosku o płatność i dokonania zwrotu niewykorzystanych środków; W końcowym wniosku dokonuje się podsumowania monitoringu zrealizowanych wskaźników oraz celów projektu IP2 po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność dokonuje rozliczenia końcowego projektu, Jeśli z rozliczenia będzie wynikać wyższa kwota do zwrotu niż ta zwrócona – obowiązek zwrotu środków

Dziękuję za uwagę