Lepszy start dla „zawodowca” 17 i 21.10.2011 r.

Agenda szkolenia Wprowadzenie Omówienie zasad rozliczania podstawowego wsparcia pomostowego Sesja pytań Omówienie zasad i procedury zmiany harmonogramu wydatkowania jednorazowej dotacji Przerwa 11.30 – 11.45 Omówienie zasad rozliczania jednorazowej dotacji

Szkolenie z zasad rozliczania podstawowego wsparcia pomostowego i jednorazowej dotacji Cel szkolenia przygotowanie rozliczenia podstawowego wsparcia pomostowego przygotowanie do procedury zmiany harmonogramu rzeczowo – finansowego przygotowanie rozliczenia jednorazowej dotacji

Podstawowe wsparcie pomostowe - rozliczanie 1. Podstawowe wsparcie pomostowe przeznaczamy na pokrycie obligatoryjnych opłat ponoszonych w pierwszych 6 miesiącach prowadzenia działalności gospodarczej. 2. Zgodnie z umową do opłat, o których tych zalicza się: opłaty z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne ponoszone w pierwszej kolejności; koszty administracyjne (w tym koszty czynszu lub wynajmu pomieszczeń bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą); koszty eksploatacji pomieszczeń (m.in. energia elektryczna, cieplna, gaz, woda) koszty usług pocztowych; koszty usług księgowych; koszty usług prawnych; koszty Internetu i połączeń telefonicznych (na podstawie faktur VAT wystawionych na firmę Uczestnika); koszty materiałów biurowych inne bieżące koszty operacyjne niezbędne i bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Podstawowe wsparcie pomostowe - rozliczanie Szczegółową procedurę rozliczenia określają zasady rozliczenia podstawowego wsparcia pomostowego zamieszczone na stronie internetowej www.um.warszawa.pl/lepszystart

Podstawowe wsparcie pomostowe - rozliczanie Rozliczenie przekazanych środków finansowych odbywa się na podstawie tabeli rozliczeń, wraz z dokumentami potwierdzającymi ich poniesienie, takimi jak: faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, wyciągi bankowe z rachunku Uczestnika lub potwierdzenia przelewów bankowych dokonanych płatności.

Podstawowe wsparcie pomostowe - rozliczanie Wszystkie faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej oraz dowody płatności składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne muszą być na odwrocie (na niezadrukowanej stronie) opisane wg poniższego wzoru: - numer umowy o udzielenie podstawowego wsparcia pomostowego - opis rozliczanej pozycji na dokumencie - kwota wydatków kwalifikowalnych

Podstawowe wsparcie pomostowe - rozliczanie

Podstawowe wsparcie pomostowe - rozliczanie Opis faktury Wzory opisu faktur do wzoru tabeli rozliczenia wydatków Opis wyciągu bankowego do poz. nr 1 wzoru wypełnienia tabeli rozliczenia podstawowego wsparcia pomostowego w przypadku gdy wydatek jest rozliczony w jednej transzy Nr umowy o udzielenie podstawowego wsparcia pomostowego FE/B/IX/2/1/…/11 Opis rozliczonej pozycji w dokumencie równoznaczna z pozycją w rozliczeniu -ZUS Składka na Ubezpieczenie Społeczne  Kwota wydatków kwalifikowanych 666,52 zł Pieczęć i podpis (w przypadku braku pieczęci podpis najlepiej czytelny i parafa)

Podstawowe wsparcie pomostowe - rozliczanie Opis faktury cd. W przypadku gdy kwota faktury jest większa niż kwota którą dysponujemy do wykorzystania możemy rozliczyć w następujący sposób po uprzednim zatwierdzeniu przez spec. ds. rozliczeń i sprawozdawczości Beatę Kozłowską: Opis faktury do poz. nr 3 wzoru wypełnienia tabeli rozliczenia podstawowego wsparcia pomostowego w przypadku gdy wydatek jest rozliczony w kilku transzach Nr umowy o udzielenie podstawowego wsparcia pomostowego FE/B/IX/2/1/…/11 Opis rozliczonej pozycji w dokumencie równoznaczna z pozycją w rozliczeniu Materiały biurowe: poz 2,3,4 (to jest pozycja zakupów na fakturze) Kwota wydatków kwalifikowanych 200,00 zł Pieczęć i podpis (w przypadku braku pieczęci podpis najlepiej czytelny i parafa) Całkowita kwota tego dokumentu wynosiła  333,53 zł do rozliczenia pozostało 133,53 i tą kwotę możemy rozliczyć w następnej transzy (po uprzednim zatwierdzeniu przez spec. ds. rozliczeń i sprawozdawczości Beatę Kozłowską)

Podstawowe wsparcie pomostowe - rozliczanie Opis faktury cd. Przy następnym rozliczeniu dokładamy drugi opis, faktura przedstawiona do rozliczenia w następnej transzy powinna już wyglądać tak: Nr umowy o udzielenie podstawowego wsparcia pomostowego FE/B/IX/2/1/…/11 opis rozliczonej pozycji w dokumencie równoznaczna z pozycją w rozliczeniu Materiały biurowe poz 2,3,4 (to jest pozycja zakupów na fakturze) Kwota wydatków kwalifikowanych 200,00 zł Pieczęć i podpis (w przypadku braku pieczęci podpis najlepiej czytelny i parafa) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Opis rozliczonej pozycji w dokumencie równoznaczna z pozycją w rozliczeniu Materiały biurowe: poz 1,5,6 (to jest pozycja zakupów na fakturze) 133,53 zł

SESJA PYTAŃ

Obowiązki wynikające z umowy o dotację Jakie warunki musi spełnić Uczestnik projektu, aby uzyskać wypłatę II transzy dotacji? Zrealizować przedsięwzięcie zgodnie harmonogramem rzeczowo – finansowym; Złożyć zestawienie poniesionych wydatków, zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym; Przedstawić zespołowi kontrolującemu niezbędne dokumenty potwierdzające poniesienie zaplanowanych w projekcie wydatków i potwierdzające realizację projektu zgodnie z założeniami; Okazać wszystkie zakupy dokonane ze środków dotacji.

Zmiany w umowie o dotację UWAGA! Przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian rzeczowych w realizowanym projekcie (przedsięwzięciu) należy uzyskać zgodę Beneficjenta (Urzędu Miasta). W tym celu należy się skontaktować ze specjalistą ds. rozliczeń projektu „Lepszy start dla „zawodowca””, ustalić zakres zmian i uzyskać wstępną zgodę. Przed rozliczeniem wydatków poniesionych w projekcie, należy dokonać aktualizacji harmonogramu rzeczowo – finansowego

Zmiany w umowie o dotację W przypadku zmian w harmonogramie rzeczowo – finansowym, za wyjątkiem przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami wydatków do wartości nieprzekraczającej 10% zakładanej wartości wydatku, należy złożyć: wniosek (o dokonanie zmian w umowie dotacji), kartę zmian w harmonogramie rzeczowo – finansowym. nowy harmonogram rzeczowo - finansowy

Zmiany w umowie o dotację Zgodnie z par. 6 Umowy dotacji: 1. Wszelkie zmiany Umowy, wymagają aneksu w formie pisemnej, pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3. 2. Jeżeli wniosek o zmianę Umowy pochodzi od Uczestnika, musi On przedstawić ten wniosek Beneficjentowi nie później niż w terminie 30 dni przed dniem, w którym zmiana ta powinna wejść w życie. 3. Zasada, o której mowa w ust. 2 nie dotyczy sytuacji, gdy niezachowanie terminu, o który mowa w ust. 2 nastąpi z przyczyn niezależnych od Uczestnika lub została zaakceptowana przez Beneficjenta. 4. Zmiany dotyczące przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami wydatków ujętych w zaakceptowanym przez Beneficjenta harmonogramie rzeczowo-finansowym, dopuszczalne są do wysokości nieprzekraczającej 10 % zakładanej wartości wydatku. 5. Zmiany, o których mowa w ust. 4 nie wymagają sporządzania aneksu do niniejszej Umowy a jedynie poinformowania Beneficjenta w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia zmian.

Harmonogram rzeczowo – finansowy

Harmonogram rzeczowo – finansowy – zmiany Zmiany nie wymagające aneksu do Umowy dotacji Przesunięcia pomiędzy pozycjami wydatków, które nie przekraczają 10 % wartości wydatku Uczestnik informuje o zmianie UM w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem zmian Termin na poinformowanie: 14 dni od dnia wystąpienia zmian

Harmonogram rzeczowo – finansowy – zmiany Jak rozumieć zmianę do 10 % wartości wydatku? Przykład – firma świadcząca usługi w zakresie druku materiałów reklamowych Czy Uczestnik może dokonać zmian przedstawionych w tabeli bez konieczności składania wniosku o aneks do umowy dotacji??

Harmonogram rzeczowo – finansowy – zmiany Jak rozumieć zmianę do 10 % wartości wydatku? C.d. Wydatki zaplanowane w harmonogramie Uaktualnione ceny Laptop – 4 000 PLN Oprogramowanie graficzne – 5 000 PLN Oprogramowanie graficzne – 6 400 PLN Ploter – 14 000 PLN Ploter – 12 600 PLN

Harmonogram rzeczowo – finansowy – zmiany Uwaga: dokonując zmian do 10 % wartości wydatku należy pamiętać, iż 10% odnosi się zarówno do wartości pozycji, z której dokonywane jest przesunięcie, jak i do wartości pozycji, na którą dokonywane jest przesunięcie.

Harmonogram rzeczowo – finansowy – zmiany Warszawa dnia .................. Wzór pisma Imię, nazwisko uczestnika Adres zamieszkania PESEL Pan …………………………………….. Dyrektor Biura Funduszy Europejskich Urząd m.st. Warszawy WNIOSEK Zgodnie z zapisami paragrafu 6 Umowy o udzielenie jednorazowej dotacji na rozwój przedsiębiorczości w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 Priorytet VI PO KL – Rynek pracy otwarty dla wszystkich Działania 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia, nr …….................... z dnia............. 2011r, zwracam się z prośbą o dokonanie zmian w w/w umowie w formie aneksu. Zmiany w umowie będą dotyczyły aktualizacji harmonogramu rzeczowo – finansowego, będącego załącznikiem do wniosku o przyznanie jednorazowej dotacji na rozwój przedsiębiorczości. Aktualny harmonogram rzeczowo – finansowy, w dwóch kopiach oraz karta zmian są załącznikami do tego dokumentu. Uzasadnienie zaproponowanych zmian:

Harmonogram rzeczowo – finansowy – zmiany

SESJA PYTAŃ

Okres wydatkowania otrzymanych środków okres wydatkowania środków z jednorazowej dotacji na powinien być zgodny z okresem realizacji przedsięwzięcia określonego w umowie dotacji (par. 3). termin zakończenia realizacji przedsięwzięcia może zostać przedłużony na uzasadniony wniosek Uczestnika, złożony nie później niż w terminie 14 dni przed dniem zakończenia realizacji przedsięwzięcia objętego dotacją. Wyjątkami są sytuacje, gdy: niezachowanie terminu zakończenia realizacji przedsięwzięcia nastąpi z przyczyn niezależnych od Uczestnika, Beneficjent zaakceptował zmianę terminu zakończenia realizacji przedsięwzięcia. Uczestnik może zostać zobowiązany do przedłożenia dokumentów uzasadniających wniosek o wydłużenie terminu realizacji przedsięwzięcia.

Przebieg procedury rozliczenia dotacji Realizacja projektu zgodnie z Umową Wydatkowanie I transzy dotacji Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych Zgłoszenie pracownikowi projektu „Lepszy start dla „zawodowca”” drogą mailową gotowości do kontroli i rozliczenia poniesionych wydatków Ustalenie przez obie strony dogodnego terminu kontroli Kontrola w miejscu prowadzenia działalności

Przebieg procedury rozliczenia dotacji Sporządzenie przez pracownika projektu protokołu pokontrolnego i przekazanie go Uczestnikowi w terminie 14 dni od zakończenia kontroli W przypadku stwierdzenia uchybień lub nieprawidłowości zespół kontrolujący opisuje w protokole zalecenia pokontrolne zmierzające do usunięcia zidentyfikowanych uchybień czy nieprawidłowości Uczestnik w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu usuwa nieprawidłowości bądź pisemne ustosunkowuje się do zaleceń zespołu kontrolującego

Jakie dokumenty podlegają weryfikacji w trakcie kontroli? Przebieg procedury rozliczenia dotacji Jakie dokumenty podlegają weryfikacji w trakcie kontroli? Faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej Dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń lub wykonanie prac Inne dokumenty potwierdzające prawidłową realizację przedsięwzięcia, zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym Potwierdzenia przelewów, wyciągi z rachunku bankowego Uczestnika

Przebieg procedury rozliczenia dotacji Płatności Uwaga! Data sprzedaży, płatności i data wystawienia faktury nie może być wcześniejsza niż data rozpoczęcia realizacji przedsięwzięcia umieszczona w umowie o dofinansowanie realizacji przedsięwzięcia i późniejsza niż data zakończenia rzeczowego przedsięwzięcia. Kwoty poniesione w walutach obcych powinny być opisane na odwrocie z podaniem sposobu przeliczenia na PLN, czyli po kursie sprzedaży zastosowanym przez bank dokonujący płatności w dniu jej dokonania, a w przypadku wydatków w gotówce według średniego kursu walut obcych, ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego wykonanie operacji gospodarczej.

Rozliczenie poniesionych wydatków Przebieg procedury rozliczenia dotacji Rozliczenie poniesionych wydatków Rekomendowany termin rozliczenia I transzy do końca 2011 roku Rozliczamy przyznaną kwotę dotacji a nie kwotę wydatkowanych środków W celu rozliczenia poniesionych w ramach przedsięwzięcia wydatków należy sporządzić zestawienie wydatków w tabeli „Rozliczenie wydatków w ramach ... transzy objętych umową o udzielenie jednorazowej dotacji na rozwój przedsiębiorczości” zgodnie z zasadami rozliczania dotacji.

Rozliczenie jednorazowej dotacji Szczegółową procedurę rozliczenia określają zasady rozliczenia podstawowego wsparcia pomostowego zamieszczone na stronie internetowej www.um.warszawa.pl/lepszystart

Zasady rozliczania jednorazowej dotacji Rozliczenie jednorazowej dotacji odbywa się na podstawie kontroli przedstawicieli Beneficjenta w siedzibie firmy Uczestnika. Po wydatkowaniu transzy, Uczestnik zgłasza (mailowo) gotowość do kontroli, strony ustalają termin kontroli. W trakcie kontroli Uczestnik udostępnia osobom kontrolującym. tabelę rozliczenia wydatków (zał. nr 1) faktury lub inne dokumenty księgowe dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń lub wykonanie prac; kopii wyciągów bankowych z rachunku potwierdzających dokonanie płatności.

Zasady rozliczania jednorazowej dotacji W trakcie kontroli Uczestnik udostępnienia osobom kontrolującym. tabelę rozliczenia wydatków (zał. nr 1) faktury lub inne dokumenty księgowe dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń lub wykonanie prac; kopii wyciągów bankowych z rachunku potwierdzających dokonanie płatności. Uczestnik zobowiązany jest do okazania wszystkich urządzeń lub maszyn zakupionych ze środków dotacji.

Zasady Rozliczania jednorazowej dotacji wszystkie oryginały faktur lub innych dokumentów księgowych muszą być na odwrocie opisane wg wzoru (zał. nr 2) wyciągi bankowe lub potwierdzenia przelewów bankowych opisuje się podając nr faktury lub innego dokumentu księgowego, którego dana płatność dotyczy.

Zasady rozliczania jednorazowej dotacji

Zasady rozliczania jednorazowej dotacji Opis faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej Na odwrocie dokumentu Uczestnik (imię i nazwisko), pełna nazwa firmy Umowa o udzielenie jednorazowej dotacji inwestycyjnej nr ….z dnia …. Opis wydatku w powiązaniu z harmonogramem rzeczowo-finansowym inwestycji Nr dokumentu………….. Nr pozycji dokumentu w harmonogramie….. Nr seryjny sprzętu (jeśli dotyczy)….. Kwota dokumentu w …. PLN Z czego wydatki kwalifikowane …. PLN Data, podpis wraz z pieczątką

Rozliczenie jednorazowej dotacji Potwierdzenia przelewów tytuł przelewu powinien umożliwić identyfikację konkretnego wydatku/faktury. potwierdzenia przelewów – wydruki z systemu bankowego. potwierdzenia przelewów dołączane do dokumentacji rozliczeniowej należy opatrzyć opisem „Dotyczy faktury nr...”. potwierdzenie należy spiąć z fakturą, której dotyczy.

Rozliczenie jednorazowej dotacji Używane środki trwałe Warunki zakupu używanych środków trwałych w projekcie Cena używanego środka trwałego nie przekracza jego rynkowej wartości, określonej na dzień nabycia, Cena używanego środka trwałego jest niższa od ceny nowych, podobnych środków trwałych, Używany środek trwały zakupiony w ramach projektu nie może być zakupiony ze środków finansowych UE bądź krajowych środków publicznych w ciągu ostatnich 7 lat.

Rozliczenie jednorazowej dotacji Używane środki trwałe Do rozliczenia zakupu używanego środka trwałego należy przedstawić dodatkowo: Oświadczenie sprzedającego używany środek trwały Oświadczenie Uczestnika dotyczące zakupionego używanego środka trwałego Wycenę środka trwałego Cena używanego środka trwałego nie przekracza jego rynkowej wartości, określonej na dzień nabycia, Cena używanego środka trwałego jest niższa od ceny nowych, podobnych środków trwałych, Używany środek trwały zakupiony w ramach projektu nie może być zakupiony ze środków finansowych UE bądź krajowych środków publicznych w ciągu ostatnich 7 lat.

Rozliczenie jednorazowej dotacji Używane środki trwałe Podstawa wyceny używanych środków trwałych: Wartość przyjęta przez ubezpieczyciela do polisy ubezpieczeniowej Rynkowa wycena wykonana przez rzeczoznawcę Wartość przyjęta do ujęcia środka trwałego w ewidencji środków trwałych

Rozliczenie jednorazowej dotacji Wzór Oświadczenia Sprzedającego

Rozliczenie jednorazowej dotacji Wzór Oświadczenia Uczestnika

Rozliczenie jednorazowej dotacji Podatek VAT Uczestnik posiadający status podatnika VAT, uprawniony do ubiegania się o zwrot podatku VAT/odliczenia podatku VAT, związanego z wydatkami ponoszonymi w ramach dotacji na rozwój przedsiębiorczości, zobowiązany jest do przeznaczenia kwoty zwróconego/odliczonego podatku, na pokrycie wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Rozliczenie jednorazowej dotacji Okres przechowywania dokumentacji związanej z realizacją przedsięwzięcia Uczestnik zobowiązany jest przechowywać dokumentację związaną z otrzymaną dotacją przez okres 10 lat, licząc od dnia podpisania umowy dotacji.

Rozliczenie jednorazowej dotacji Zwrot zabezpieczenia prawidłowej realizacji Umowy o przyznanie jednorazowej dotacji Zwrot weksla in blanco następuje: po rozliczeniu przez Uczestnika 100 % dotacji, po pozytywnym wyniku kontroli przeprowadzonej przez Beneficjenta, w miejscu prowadzenia działalności przez Uczestnika, najwcześniej po upływie 13 miesięcy od daty zawarcia Umowy.

 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Beata Kozłowska Specjalista ds. rozliczeń w projekcie „Lepszy start dla „zawodowca”” Biuro Funduszy Europejskich b.kozlowska@um.warszawa.pl Tel. 22 443 07 56