Procesy informacyjne w zarządzaniu Wykład 3. Źródła i zbiory informacji Procesy informacyjne w zarządzaniu Wykładowca: Prof. Anatoly Sachenko

Przegląd Wykładu Źródła informacji i ich charakterystyka Najważniejsze określenia Wiedza Klasyfikacja źródeł informacji Procesy w zarządzaniu informacja Przykłady źródeł informacji Metody i sposoby zbierania informacji Charakterystyka Metody pozyskiwania informacji Główne metody Zbiory informacji . Definicja Zastosowanie Efekty gromadzenia informacji

Źródła informacji i ich charakterystyka - najważniejsze określenia zarządzanie informacją - metody przetwarzania, zbierania, przechowywania i udostępniania informacji. Sprawne zarządzanie informacją powinno korygować i eliminować błędy powstałe w wyniku jej przetwarzania i pozyskiwania. źródło informacji – każdy obiekt zaspokajający nasze potrzeby informacyjne. Źródłami informacji mogą być dokumenty, osoby, instytucje itp. Dane w przedsiębiorstwie - są zbiorem , gromadzonych w systemie informacyjnym, symboli, zapisów o zdarzeniach, procesach , stanach.

Źródła informacji i ich charakterystyka - Wiedza - Wiedza jest to pozostałość myślenia a dokładniej efekt zastosowania informacji i doświadczeń w procesie myślenia - Wiedza jest wyczerpująca i całościowa, jawna i ukryta, wspólna i osobista, fizyczna i umysłowa, statyczna i dynamiczna, werbalna i zaszyfrowana, ... - Wiedza to uporządkowane odzwierciedlenie stanu rzeczywistości w umyśle człowieka, postawy twórczej, kreowania nowych rozwiązań oraz procesów Można powiedzieć, że: - Wiedza powstaje w umysłach ludzi, przejawia się zaś w ich postępowaniu, kulturze, praktykach, normach itp.. - Wiedzy nie można kupić za pieniądze, nie można jej się pozbyć, nie można jej odziedziczyć. - Wiedza jest pozyskiwana w wyniku uczenia się, uczenie się zaś jest procesem

Źródła informacji i ich charakterystyka - Klasyfikacja podział ze względu na sposób utrwalenia)

Źródła informacji i ich charakterystyka - Procesy w zarządzaniu informacją

Źródła informacji i ich charakterystyka -Przykłady źródeł informacji

Metody i sposoby zbierania informacji - charakterystyka We współczesnym świecie mamy ogromne możliwości pozyskiwania informacji, dlatego też ważny jest wybór metod i źródeł, ponieważ ich nadmiar może prowadzić do chaosu i dezorientacji. Każde przedsiębiorstwo musi dopasować do danego problemu zakres wykorzystywanych źródeł, ponieważ źródła informacji różnią się łatwością dostępu, szczegółowością itd. Należy też mieć na uwadze budżet przedsiębiorstwa i wagę problemu. Podstawowy podział gromadzenia informacji wyróżnia źródła: Pierwotne, są to informacje zbierane w celu rozwiązania danego problemu np. raporty finansowe, dokumenty rządowe, Wtórne to informacje zebrane dla innych celów, przetworzone, nadające się do rozwiązania innego problemu np. książki, raporty analityków, programy radiowe, publikacje w Internecie.

Metody i sposoby zbierania informacji - metody pozyskiwania informacji Metody pozyskiwania informacji dzielą się na metody badań podstawowych i metody szczegółowe. Pierwsze z nich polegają na zbieraniu informacji dostępnych dla wszystkich z różnego rodzaju publikacji, raportów itd. Są to metody prostsze i dające ogólniejsze informacje. Natomiast metody szczegółowe wymagają większego nakładu pracy. Jednak informacje są głębsze i dają większe korzyści dla przedsiębiorstwa, muszą być one przeprowadzane dla konkretnego problemu. Zazwyczaj wybiera się jedną wiodącą technikę i dwie lub trzy uzupełniające. Wszystko zależy od potrzeb przedsiębiorstwa oraz budżetu.

Metody i sposoby zbierania informacji - Główne Metody Obserwacja to niezauważalny, zamierzony i systematyczny sposób postrzegania badanych obiektów w ich naturalnych warunkach. Wśród niej wyróżniamy: Obserwacja skategoryzowana, w której badacz posiada przygotowany kwestionariusz lub schemat i obserwuje zjawiska pod kątem danych z arkuszu, Obserwacja nieskategoryzowana badacz nie posiada arkusza, dzięki czemu ma większa swobodę oceny danego zjawiska, Obserwacja bezpośrednia, w której badający nie tylko zbiera informacje, ale ma możliwość sprawdzenia ich wiarygodności używając innych metod, Obserwacja uczestnicząca, w której badacz próbuje wejść do interesującego go otoczenia i zbierać informacje od wewnątrz

Metody i sposoby zbierania informacji - Główne Metody Obserwacja jawna to obserwacja w której obiekty badania mają świadomość, że są przedmiotem badania, co może prowadzić do fałszowania informacji, Wywiad to rozmowa pomiędzy badającym, a obiektem zainteresowania, której celem jest uzyskanie niezbędnych informacji. Wyróżniamy następujące rodzaje wywiadów: Wywiad skategoryzowany, w którym badacz posiada kwestionariusz z przygotowanymi pytaniami i powinien się ściśle trzymać projektu. Wywiad bezpośredni to nawiązanie kontaktów z respondentem (np. przeprowadzenie rozmowy w sklepie) Wywiad częściowo skategoryzowany badacz posiada kwestionariusz, ale ma swobodę w działaniu

Metody i sposoby zbierania informacji-Główne Metody Badania ankietowe jest to zestaw pytań przygotowany dla grupy respondentów, odbywa się bez udziału badacza Bardzo ważne jest skonstruowanie odpowiednich pytań, dzięki którym możliwe będzie uzyskanie jak największej ilości I Eksperyment bada zjawiska wywołane przez badającego w określonym przez niego środowisku i przy danych warunkach. Wyróżniamy następujące rodzaje eksperymentów: Eksperyment laboratoryjny pozwala na ocenę wpływu danego czynnika na sytuację, zostaje on wyizolowany i tworzone jest sztuczne środowisko. Eksperyment naturalny obiekty badań są pozostawiane w ich naturalnym środowisku. Głównie stosowany jest do pomiaru preferencji nabywców w stosunku do nowych produktów

Zbiory informacji - Definicja Gromadzenie informacji, rozumiane jest jako ciągły proces polegający na pozyskiwaniu adekwatnych informacji określaniu sposobów ich przechowywania (w postaci zdefiniowanych zapisów w bazach danych), utrzymywaniu informacji (zapewnienie integralności danych, bezpieczeństwa fizycznego dostępu do danych, itp.), aktualizacji informacji (zmiany w przechowywanych zbiorach informacji zapewniające aktualność reprezentowanych przez te zbiory zjawisk gospodarczych).

Zbiory informacji - Zastosowanie Gromadzenie informacji powinno rozpoczynać się od wcześniejszego określenia potrzeb informacyjnych w przedsiębiorstwie, w przeciwnym wypadku można spodziewać się zalewu masy danych. Skuteczność gromadzenia zasobów informacyjnych pozyskiwanych z różnych źródeł w znacznym stopniu wzrasta, gdy firma używa własnych sieci jako źródła informacji. Przedsiębiorstwo gromadzi zarówno informacje wewnętrzne – przekazywane wewnątrz organizacji- jak i, a może przede wszystkim, informacje docierające z zewnętrznego otoczenia firmy.

Zbiory informacji - Zastosowanie Gromadzenie informacji nie może być procesem sporadycznym, okazjonalnym i wybiórczym. Musi się ono odbywać w sposób systematyczny i co najważniejsze uporządkowany według ściśle określonych reguł i zasad katalogowania - np. daty pozyskania informacji, daty umieszczenia jej w bazie, zakresu tematycznego, przedmiotu którego dotyczy. Szczególnie jest to ważne przy planowaniu zarówno bieżącej działalności przedsiębiorstwa jak i przy formułowaniu jej strategii. Każdy użytkownik systemu powinien znać zasady, jakie regulują proces gromadzenia informacji, aby w razie potrzeby mógł w szybki i bezproblemowy sposób odnaleźć niezbędne wiadomości.

Zbiory informacji - Efekty gromadzenia informacji Funkcja gromadzenia wiadomości odpowiada w bardzo dużej mierze za zdolność systemu informacyjnego do długofalowego magazynowania i składowania informacji. Wykonywanie tej funkcji jest możliwe dzięki dwu operacjom: katalogowaniu- ściśle jest ono związane z klasyfikowaniem już zakodowanych informacji tworzeniu baz danych, poprzez odpowiednie i systematyczne grupowanie informacji w przedsiębiorstwie i tworzenie swego rodzaju wspólnego zasobu wiedzy, możliwej do wykorzystania przez każdego pracownika - użytkownika, który jej w danym momencie potrzebuje do prawidłowego wykonywania swych zadań i podejmowania decyzji.

Zbiory informacji - Efekty gromadzenia informacji Informacje mogą być przechowywane i gromadzone w: komputerowych bazach danych archiwach i katalogach serwerach internetowych bankach danych na urządzeniach pamięci masowej na dyskach twardych komputerów na dyskach optycznych- CD-ROM, CR-RW, CD-R, bibliotekach internetowych intranecie extranecie repozytoria dokumentów- system zarządzania dokumentami DMS

Bibliografia Woźniak K., System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2005 Wstęp do systemów informacyjnych zarządzania w przedsiębiorstwie, pod red. A. Nowicki, Wyd. Politechniki Częstochowskiej, Częstochowa, 2005. P. Beynon - Davies, Inżynieria systemów informacyjnych, WNT Warsawa, 2005. Martyniak Z., Zarządzanie informacją i komunikacja- zagadnienia wybrane w świetle studiów i badań empirycznych, Wydawnictwo Akademii ekonomicznej w Krakowie, Kraków 2000