KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI Dyrektor Z-ca Dyrektora Z-ca Dyrektora Kierownik Kierownik Kierownik Pracownicy Pracownicy Pracownicy Pracownicy Pracownicy

ŚRODKI KOMUNIKACJI Pisemne: Audio-wizualne: Ustne: Elektroniczne: biuletyny raporty notatki kwestionariusze postaw Ustne: spotkania w dużej grupie spotkania reprezentantów spotkania zespołów wymiana interpersonalna formalne prezentacje plotki wykłady Audio-wizualne: slajdy filmy radio postery Elektroniczne: poczta elektroniczna Niewerbalne

SYSTEMY KOMUNIKACJI 1 ZNACZENIE KOMUNIKACJI: KOMUNIKACJA W DÓŁ: Umożliwia przekształcenie decyzji podejmowanych przez menedżerów w działania ich podwładnych. Upewnia, że działania są konsekwentnie podejmowane i skoordynowane. Obniża koszty poprzez redukcję błędów. Wywołuje wyższy poziom zaangażowania ze strony pracowników, a przez to zapewnia lepszą jakość stanowionych usług. Poprawia efektywność działań.

SYSTEMY KOMUNIKACJI 2 KOMUNIKACJA W GÓRĘ: Pozwala na zrozumienie zachowań podwładnych, ich postaw i wartości. Ostrzega przed wystąpieniem potencjalnych problemów. Dostarcza użytecznych rozwiązań problemów. Dostarcza informacji potrzebnych do podejmowania decyzji. Zwiększa motywację podwładnych. Dostarcza informacji zwrotnej o efektywności komunikacji w dół oraz sposobów jej poprawienia.

SYSTEMY KOMUNIKACJI 3 USPRAWNIENIA W SYSTEMIE KOMUNIKACJI: Wykorzystuj więcej niż jedną sieć komunikacji. Wykorzystuj sieci nieformalne, aby przygotować grunt dla komunikacji formalnej. Zachęcaj do komunikacji dwukierunkowej. Zabiera ona więcej czasu, ale poprawia rozumienie i wykonanie. Utrzymuj jak najmniej ogniw w łańcuchu komunikacji.

ZABURZENIA W KOMUNIKACJI 1 "Niewłaściwa komunikacja jest zewnętrznym przejawem ukrytych zaburzeń w organizacji" Charles Handy "Understanding Organisation" Odbiorca - zakłócenia percepcji. Spostrzegamy to, na co jesteśmy nastawieni. Nieprzyjemne informacje są zakłócane, bądź filtrowane.   Nadawca - ominięcia, zakłócenia. Z różnych powodów nadawca przekształca informacje, lub pomija niektóre jej aspekty. Na przykład osoby o dużych ambicjach zawodowych ukrywają informacje potencjalnie grożące ich pozycji w firmie.

ZABURZENIA W KOMUNIKACJI 2 Brak zaufania. Powoduje skrupulatne monitorowanie udzielanych informacji, czemu często towarzyszą negatywne emocje i zachowania.   Dominacja komunikatów niewerbalnych nad werbalnymi. Odbiór twardych danych może zostać zakłócony niewerbalnymi przejawami emocji. Przeciążenie. Nadmiar informacji wywołuje zachowania stereotypowe. Rola pozycji. Władza związana z daną pozycją wywołuje nastawienie na ukrywanie informacji.

ZABURZENIA W KOMUNIKACJI 3 Dystans. Występuje odwrotna zależność pomiędzy fizycznym dystansem a nawiązywaniem kontaktu.   Status. Osoby o niższym statusie rzadziej inicjują komunikację w grupach oraz z osobami o wyższym statusie. Brak jednoznaczności. To, co jest oczywiste dla nadawcy, nie musi być oczywiste dla odbiorcy komunikatu.

ORGANIZACJA JAKO SYSTEM POLITYCZNY Założenia: organizacja jest z samej swej istoty polityczna, bo musi znaleźć sposoby tworzenia ładu i wspólnego kierunku działania między ludźmi o potencjalnie rozbieżnych i sprzecznych interesach, kwestie autorytetu, władzy, stosunków przełożony i podwładny to problemy polityczne wiążące się z działaniami rządzących i rządzonych, w organizacji są różne formy manipulacji i zabiegów, za pomocą których ludzie realizują swoje interesy, polityka i „politykowanie” może być zasadniczym aspektem życia organizacji, a nie przejawem jej dysfunkcji, w organizacji, poszczególne jednostki kierują się interesami związanymi z zadaniem (stanowiskiem), karierą oraz sprawami prywatnymi; sposób godzenia i realizacji tych interesów, kształtuje ich działanie, konflikt (osobisty, interpersonalny, międzygrupowy) jest zjawiskiem naturalnym.

ORGANIZACJA UCZĄCA SIĘ – Chris Argyris Dociekanie (inquiry) – myślenie i działanie podejmowane w obliczu niedookreślonej sytuacji problemowej blokującej dotychczasowe działanie (Dewey). Cybernetyczne zasady komunikowania i uczenia się. Systemy muszą mieć zdolność: odczuwania, bieżącego śledzenia i badania istotnych aspektów swego otoczenia powiązania tych informacji z normami operacyjnymi, które kierują zachowaniem systemu wykrywania istotnych odchyleń od tych norm inicjowania działań korygujących, kiedy zostaną odkryte sprzeczności

PĘTLE UCZENIA SIĘ Pętla pojedyncza – wykrywanie i korygowanie odchyleń od ustalonych z góry norm z wbudowaną funkcją pamięci (poprzednie poziomy osiągniętych wyników wykorzystuje się jako normy do kontrolowania poziomów bieżących). Pętla podwójna (deuterolearning – Gregory Bateson) – przeglądanie i kwestionowanie podstawowych norm, polityki i procedur operacyjnych w związku ze zmianami w otoczeniu.

SYSTEM UCZENIA Składa się ze struktur wyznaczających dociekanie i zachowanie organizacyjne. kanały komunikacji (forum dla dyskusji, formalne i nieformalne wzorce interakcji) systemy informacyjne (media, technologie) otoczenie przestrzenne wywierające wpływ na komunikację procedury kierujące dociekaniem systemy wzmocnień wpływające na uczenie się

DWA RODZAJE TEORII DZIAŁANIA teoria głoszona (jawna) – wyrażana w formie przekonań i wartości (myślenie grupowe, racjonalizacje, retoryka). teoria użytkowa (ukryta) – konstruowana na podstawie obserwacji wzorców działania: normy zachowania strategie osiągania wartości założenia łączące strategie i wartości często obłożona tabu.

UNIWERSALNA TEORIA DZIAŁANIA Model I: Osiągnij zamierzony cel. Maksymalizuj zyski i minimalizuj straty. Stłum negatywne emocje. Działaj zgodnie z tym, co uznajesz za racjonalne. Strategie działania: Broń swojej pozycji. Oceniaj myśli i działania swoje i innych. Przypisuj przyczyny wszystkiemu, co próbujesz zrozumieć.

ORGANIZACYJNE RUTYNY OBRONNE działania, polityka, praktyka, które chronią przed doświadczeniem skrępowania, zażenowania, zagrożenia i jednocześnie umożliwia odkrywanie przyczyn tych doświadczeń. NP. NIESPÓJNE PRZEKAZY „Marto, kierujesz tym wydziałem, ale konsultuj się z Jerzym.” „Adamie, bądź innowacyjny, ale uważaj.” wyślij niespójny przekaz zachowaj się tak, jakby nie był niespójny spraw, aby poprzednie dwa punkty były niedyskutowalne spraw, aby niedyskutowalność była niedyskutowalna

TECHNIKA LEWEJ KOLUMNY Myśli i uczucia niewypowiedziane Konwersacja Mam nadzieję, że się nam uda dogadać. Szef: Jestem pewien, że mamy te same cele. Musimy przemyśleć nasze ostatnie szacunki kosztów. Obawiam się, że to będzie trudne. Podwładny: Rzeczywiście nie są one zbyt wiarygodne. Cos z nim „nie tak”. Pogadajmy o prawdziwym problemie. Szef: Rozumiem, że niektóre koszty można zredukować (zgodnie z Twoja sugestią), ale ciągle mamy problem. Podwładny: To nie my jesteśmy autorami tych szacunków i nigdy się z nimi nie zgadzaliśmy. Nie chce wziąć odpowiedzialności. Chce ją zwalic na mnie. Szef: Musimy przy nich pozostać, taka jest rzeczywistość