FINANSOWANIE PROJEKTÓW W 6.PROGRAMIE RAMOWYM UE FINANSOWANIE PROJEKTÓW W 6.PROGRAMIE RAMOWYM UE na podstawie Model Contract i Financial Guidelines Warszawa Barbara Trammer Krajowy Punkt Kontaktowy

ZASTRZEŻENIE Prezentacja opracowana na podstawie Model Contract i najnowszej wersji Guide to Financial Issues. Bezwzględną podstawą do opracowywania wniosków projektowych i realizacji projektów mogą być tylko i wyłącznie aktualne dokumenty publikowane przez Komisję Europejską.

INFORMACJE KE Model Contract i Financial Guidelines Frequently asked questions (FAQ) Adres pod którym można uzyskać odpowiedź na pytania z zakresu prawa i finansów: Obowiązujące wymagania zawarte w zestawie dokumentów dla każdego ogłoszonego konkursu:

INFORMACJE NA STRONIE KPK Finansowanie projektów w 6.PR Dokumenty na stronach KE Polskie przepisy związane z realizacją Programów Ramowych Szkolenia dot. finansowania projektów itd. PRAWO I FINANSE

DOPUSZCZALNE KOSZTY Koszty faktycznie poniesione (nie szacunkowe lub przewidziane w budżecie) Odnotowane w księgach rachunkowych lub dokumentach podatkowych Rozsądne/umiarkowane i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami Zgodne z normalnym zachowaniem wykonawcy Określone zgodnie z przyjętymi przez uczestnika zasadami księgowania (nie ma zdefiniowanych przez KE zasad rozliczania kosztów, co nie oznacza, że mogą być tworzone nowe zasady, specjalnie na potrzeby projektów) Poniesione w czasie trwania projektu (z wyjątkiem kosztów sporządzenia raportu końcowego, które mogą zostać poniesione w okresie do 45 dni po zakończeniu projektu)

Modele rozliczania kosztów FC –Full Cost Model FC –Full Cost Model Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie i pośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. Wymagany system księgowości analitycznej precyzyjnie wykazujący koszty pośrednie przypadające na projekt FCF – Full Cost Flat Rate Model FCF – Full Cost Flat Rate Model Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem podwykonawstwa)

Modele rozliczania kosztów AC – Additional Cost Model AC – Additional Cost Model Uczestnik wykazuje tylko koszty bezpośrednio i specjalnie (poza bieżącą działalnością) poniesione do celów projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości tak liczonych kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem podwykonawstwa). Komisja zwraca 100% kosztów UWAGA: wyjątek stanowi poz. consortium management, dla której dopuszczalne są koszty związane z bieżącą działalnością. W takim jednak przypadku od kosztów tych nie jest naliczany ryczałt na koszty pośrednie, jest on ograniczony do 20% bezpośrednich kosztów dodatkowych.

Modele rozliczania kosztów Model FC Model FC -mogą używać wszyscy uczestnicy z wyjątkiem osób fizycznych, które mogą stosować jedynie model AC Model FCF Model FCF -MŚP, organizacje nie-komercyjne lub typu non-profit ustanowione w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje międzynarodowe Model AC Model AC -organizacje nie-komercyjne lub typu non- profit ustanowione w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje międzynarodowe które nie mają systemu księgowego pozwalającego na wyróżnienie udziału kosztów bezpośrednich i pośrednich związanych z realizacją projektu

1 Jednostka 1 system księgowy 1 model rozliczania kosztów AC FCF AC FC AC FC FCF FC FCF FC

Modele rozliczania kosztów - WYJĄTEK projektach CRAFT i projektach sektorowych Jeżeli wykonawcy naukowo- badawczy w projektach CRAFT i projektach sektorowych potrafią zidentyfikować poniesione koszty bezpośrednie, mogą oni w tych projektach rozliczać koszty według modelu FCF,nawet jeśli w innych projektach stosują model AC

Zarządzanie konsorcjum Finansowanie wynosi 100%, Finansowanie wynosi 100%, ale tylko do wysokości 7% wkładu KE (ograniczenie dotyczy Konsorcjum jako całości, a nie poszczególnych partnerów). Pozostałe koszty zarządzania będą włączone do typu działalności, którego dotyczą i w odpowiednim procencie przez Komisję finansowane Obejmuje również działania prowadzone przez organizacje wyspecjalizowane w zarządzaniu, które mogą uczestniczyć w projektach 6.PR jako wykonawcy, nawet jeśli nie wykonują konkretnych zadań w zakresie R&D

Kalkulacja wkładu finansowego KE wpływy Szacunkowe koszty dopuszczalne i wpływy z podziałem na rodzaje działań i wykonawców Model rozliczania kosztów Maksymalny poziom zwrotu kosztów dopuszczalnych ze względu na rodzaj działania i model rozliczania kosztów zgodnie z danym typem projektu Ograniczenia dotyczących publicznego finansowania działań wyznaczone przez Ramowe przepisy UE w sprawie pomocy państwa dla badań i rozwoju

WPŁYWY DO PROJEKTU OGÓLNA ZASADA Efektem dofinansowania KE nie może być osiągnięcie przez wykonawców zysku w wyniku realizacji projektu Efektem dofinansowania KE nie może być osiągnięcie przez wykonawców zysku w wyniku realizacji projektu (zysk rozumiany jest jako nadwyżka wpływów w stosunku do kosztów poniesionych na realizację danego projektu)

RODZAJE WPŁYWÓW Transfery finansowe dokonane przez strony trzecie na rzecz wykonawcy Wkłady w naturze przekazane wykonawcy przez strony trzecie Dochody wygenerowane przez projekt

Transfer finansowy dokonany przez stronę trzecią W przypadku przekazów finansowych od stron trzecich dokonanych specjalnie w celu współfinansowania projektu lub finansowania zasobów wykorzystanych przez wykonawcę podczas realizacji projektu, przekazy takie uznawane są za wpływy na rzecz projektu Gdy sposób wykorzystania finansowania lub zasobów opłaconych z transferów finansowych pozostawiono do uznania wykonawcy, a wykonawca postanawia przeznaczyć je na projekt, transfery te nie są uznane za wpływy na rzecz projektu

WKŁAD W NATURZE Wkłady rzeczowe od stron trzecich wykorzystywane w projekcie stanowią koszty uprawnione projektu i jednocześnie wpływy na rzecz projektu, jeśli są wniesione specjalnie w celu wykorzystania ich w projekcie Gdy sposób wykorzystania danych wkładów rzeczowych pozostawiono do uznania wykonawcy, nie zostaną one uznane za wpływy na rzecz projektu

Dochody wygenerowane przez projekt Dochody powstałe w wyniku działań podjętych w ramach realizacji projektu i ze sprzedaży dóbr nabytych w ramach kontraktu (do wartości kosztów początkowych) stanowią wpływ do projektu (opłaty konferencyjne, opłaty za materiały konferencyjne, sprzedaż aparatury zakupionej do projektu itp.) Dochody uzyskane przez wykonawcę w wyniku wykorzystania wiedzy wygenerowanej podczas realizacji projektu nie są uznawane za wpływy na rzecz projektu Dochody uzyskane przez wykonawcę w wyniku wykorzystania wiedzy wygenerowanej podczas realizacji projektu nie są uznawane za wpływy na rzecz projektu

Zasady wykazywania wpływów w przypadku różnych modeli rozliczania kosztów Model FCF, FC Model FCF, FC Wykonawcy wykazują wszystkie koszty dopuszczalne i wszystkie rodzaje wpływów Model AC Model AC Wykonawcy wykazują jedynie dodatkowe koszty, które nie są uzupełniane (finansowo bądź rzeczowo) przez strony trzecie.Mają obowiązek zgłosić wpływy w postaci dochodu wygenerowanego przez sam projekt

PRZYKŁAD Wykonawca deklaruje w modelu FC nast.koszty działania badawcze działania wdrożeniowe Jednocześnie deklaruje wpływy na rzecz projektu działania badawcze 70 - działania wdrożeniowe Max. Dofinansowanie dla działań badawczych Max. Dofinansowanie dla działań badawczych 50%x500 =250 Różnica między kosztami dopuszczalnymi a wpływami = >250 dofinansowanie wyniesie 250 Max. Dofinansowanie dla działań wdrożeniowych Max. Dofinansowanie dla działań wdrożeniowych 35%x100 =35 Różnica między kosztami dopuszczalnymi a wpływami =30 30<35 dofinansowanie wyniesie 30 Całkowite dofinansowanie KE wyniesie 280 Całkowite dofinansowanie KE wyniesie 280

Wejście kontraktu w życie a okres trwania projektu Kontrakt wchodzi w życie Kontrakt wchodzi w życie (entry into force of the Contract) w momencie podpisania przez Komisję i koordynatora Okres trwania projektu Okres trwania projektu (duration of the project) – określony w kontrakcie

Podzlecanie wykonania podstawowych zadań projektowych Zasadniczo wykonanie podstawowych zadań projektowych nie powinno być podzlecane konieczne jest uzyskanie zgody KE i wyraźne określenie podzlecanych zadań w Aneksie I do kontraktu Jeśli jednak taka sytuacja występuje konieczne jest uzyskanie zgody KE i wyraźne określenie podzlecanych zadań w Aneksie I do kontraktu

Podzlecanie wykonania pomniejszych zadań projektowych Podczas wdrażania projektu wykonawcy mogą podzlecać wykonanie pomniejszych usług, których nie mogą bezpośrednio wykonać i gdy jest to konieczne do wykonania prac przewidzianych w projekcie. Nie wymaga to uzyskania uprzedniej zgody Komisji i wyszczególnienia podzlecanych zadań w Aneksie I. Wykonawcy mają obowiązek uzasadnienia konieczności zawarcia umów o podwykonawstwo w odnośnych raportach okresowych

WYBÓR PODWYKONAWCY Każda umowa o podwykonawstwo musi wynikać z wyboru najlepszej oferty, co odbywać się powinno w pełnej zgodności z prawodawstwem kraju wykonawcy Podmioty publiczne zastosują procedury wynikające z Ustawy o zamówieniach publicznych (przetarg publiczny).

Kurs przeliczania waluty Koszty poniesione w walucie innej niż EUR podawane są w EUR na podstawie kursu wymiany, który obowiązywał w dniu poniesienia rzeczywistych kosztów lub kursu wymiany obowiązującego w pierwszym dniu roboczym miesiąca następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego. Składając raport finansowy wykonawca musi wykazać w formularzu C zastosowany sposób przeliczania waluty, który należy stosować przez cały okres realizacji projektu Informacja o kursach wymiany znajduje się: lub we właściwym Dzienniku Urzędowym UE

RAPORT AUDYTORA (1) Wystawiany przez audytora zewnętrznego,a w przypadku instytucji publicznych-przez audytora zewnętrznego lub właściwego urzędnika Potwierdzenie kosztów(wpływów) poniesionych w projekcie Każdy partner przedstawia certyfikat odnośnie swojej części kosztów Certyfikat audytora przedstawiany jest jednocześnie ze sprawozdaniem finansowym i obejmuje jeden lub więcej okresów sprawozdawczych

Wykonawca może wybrać dowolnego audytora, także zwykle zatrudnianego, pod warunkiem że jest niezależny w stosunku od uczestnika projektu ma kwalifikacje odpowiednie do przeprowadzania audytu zgodnie z 8 Council directive 84/253/EEC z lub podobnymi przepisami krajowymi RAPORT AUDYTORA (2)

RAPORT AUDYTORA (3) NIEZALEŻNOŚĆ AUDYTORA Jest to cecha, która pozwala audytorowi opierać się na bezstronnej ocenie i obiektywnych rozważaniach przy wystawianiu opinii lub podejmowaniu decyzji. Niezależność oznacza, że audytor wykonuje swoją pracę bez wskazówek i jakiejkolwiek ingerencji ze strony danego wykonawcy

RAPORT AUDYTORA (4) NIEZALEŻNOŚC w przypadku podmiotów publicznych Wstępnym warunkiem jest, by właściwy urzędnik publiczny, który został wybrany do audytu, nie był w żaden sposób zaangażowany w przygotowanie raportu finansowego (form C) Jeśli np.audytor wewnętrzny jest urzędnikiem podlegającym danemu wykonawcy, jego niezależność może mimo wszystko zostać ustanowiona przez właściwe władze krajowe

RAPORT AUDYTORA (5) Audytem wewnętrznym jest ogół działań, przez które kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności Ustawa z 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz.U.z 2003r, Nr 15, poz.148, Art. 35c) Kontrola finansowa i audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych

RAPORT AUDYTORA (6) Raport audytora jest obowiązkowy (DO NEGOCJACJI) np. dla projektów o długości do 24 mies. na koniec projektu i obejmuje cały okres trwania projektu (DO NEGOCJACJI) np. dla projektów dłuższych niż 24 mies. na koniec pierwszego roku i na koniec projektu Dla Projektów Zintegrowanych i Sieci Doskonałości co 12 miesięcy Oraz zawsze, gdy wkład KE dla uczestnika przewyższa Euro w danym okresie

RAPORT AUDYTORA (7) Raport nie będzie odzwierciedlać zasadności dokonania takich, a nie innych wydatków ani gospodarności w zarządzaniu zasobami Koszt uzyskania certyfikatu będzie zwrócony przez KE w 100% (zarządzanie konsorcjum) Jeśli raport jest wykonywany przez audytora zewnętrznego lub urzędnika z zewnątrz (instytucje publ.) koszt ten zaliczany jest do kategorii podwykonawstwa Informacje o audycie i lista audytorów w krajach członkowskich i stowarzyszonych:

Odsetki od przedpłat wypłacanych przez KE W odnośnym raporcie finansowym koordynator (i tylko koordynator) ma obowiązek zgłosić KE odsetki uzyskane z zaliczki, którą otrzymał. W konsekwencji przy określaniu przez KE kwoty kolejnej zaliczki, kwota uzyskanych przez koordynatora odsetek od poprzedniej zaliczki zostanie uznana jako już wypłacona część danej zaliczki.

Opóźnienia w płatnościach ze strony KE W przypadku opóźnienia w płatnościach wykonawca może zażądać od Komisji Europejskiej wypłacenia odsetek w okresie 2 miesięcy od otrzymania płatności (Model Contract Art.II.28-7) Wypłata odsetek nie jest uważana za część dofinansowania UE określonego w Art.5 Kontraktu