URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO DEPARTAMENT ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH REFERAT KONTROLI PROJEKTÓW Referat Kontroli Projektów ROW IV

REALIZACJA CZYNNOŚCI KONTROLNYCH W RAMACH PROW NA LATA 2007-2013 Przeprowadzanie wizytacji w miejscu MARZEC 2009 Referat Kontroli Projektów ROW IV

Podstawy prawne Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 1975/2006 z dnia 07.12.2006 ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 1698/2005 w zakresie wprowadzenia procedur kontroli, jak również wzajemnej zgodności w odniesieniu do środków wsparcia rozwoju obszarów wiejskich (Dz.U. UE L 368/74), Art. 26. ust. 4. Kontrole administracyjne odnoszące się do operacji inwestycyjnych obejmują co najmniej jedną wizytację operacji będącej przedmiotem wniosku w celu kontroli jej realizacji. Można nie przeprowadzać wizytacji jeżeli ryzyko nie dotrzymania warunków pomocy lub nie zrealizowania operacji jest małe. Art. 27. i 28 Kontrole na miejscu (poziom 4-5%, przed dokonaniem płatności, powiadomienie pod warunkiem, że cel nie jest zagrożony) Art. 30 Kontrole na miejscu – ex post Ustawa art. 30, 31 (prawa osób przeprowadzających czynności kontrolne) Referat Kontroli Projektów ROW IV

Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1975/2006 Art. 28 Przedmiot kontroli na miejscu Państwa członkowskie starają się sprawdzić: Czy płatności na rzecz beneficjenta mogą być poparte dokumentami księgowymi lub innymi dokumentami. Czy charakter i data poniesienia wydatków są zgodne z przepisami wspólnotowymi i odpowiadają zatwierdzonej specyfikacji operacji i faktycznie wykonanym pracom lub dostarczonym usługom. zgodność wykorzystania operacji z wykorzystaniem opisanym we wniosku. Zgodność przeprowadzenia operacji z prawodawstwem i politykami wspólnotowymi w szczególności z PZP lub PROW. Referat Kontroli Projektów ROW IV

Art. 28 Przedmiot kontroli na miejscu Kontrola na miejscu obejmuje wszystkie zobowiązania, które mogą być sprawdzone podczas wizytacji. Kontrole na miejscu obejmują wizytację operacji lub, jeżeli operacja nie ma charakteru inwestycyjnego, wizytację u podmiotu realizującego operację. Art. 30 kontrole ex-post Obejmują co najmniej 1% kwalifikujących się wydatków na operacje inwestycyjne, w odniesieniu do których dokonano ostatecznej płatności. Referat Kontroli Projektów ROW IV

Podstawy prawne Rozporządzenie MRiRW z dnia 31.05.2007 w sprawie wzoru imiennego upoważnienia do wykonywania czynności kontrolnych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 (Dz.U. 2007 Nr 101 poz. 684), Rozporządzenie MRiRW z dnia 31.08.2007 w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania kontroli na miejscu i wizytacji w miejscu w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007- 2013 (Dz. U. 2007 Nr 168 poz. 1181). UWAGA! Powyższe rozporządzenie ma priorytetowe znaczenie dla procesu realizacji czynności kontrolnych ze względu na fakt, iż uszczegóławia ono legislację unijną jak również podstawowy krajowy akt prawny dla PROW 07-13 , tj. Ustawę o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich Referat Kontroli Projektów ROW IV

Ustawa z dn. 07.03.2007 o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (Dz.U. 2007 Nr 64 poz. 427), Referat Kontroli Projektów ROW IV

wizytacja w miejscu < kontrola na miejscu Wizytacja w miejscu a kontrola na miejscu Wizytacja w miejscu – czynności kontrolne wykonywane na etapie obsługi wniosku o przyznanie pomocy wniosku o płatność oraz na etapie związania celem, w miejscu realizacji projektu celem sprawdzenia poprawności realizacji projektu; Kontrola na miejscu – czynności kontrolne wykonywane na etapie obsługi wniosku o płatność oraz w okresie związania celem w miejscu realizacji operacji celem sprawdzenia poprawności realizacji projektu oraz wszystkich oświadczeń i deklaracji beneficjenta jak również wywiązywanie się z przyjętych zobowiązań umownych czynności kontrolne wizytacja w miejscu < kontrola na miejscu Referat Kontroli Projektów ROW IV

Etapy przeprowadzania czynności kontrolnych Referat Kontroli Projektów ROW IV

Zleceniodawcy wizytacji Komórki zajmujące się obsługą wniosków Komórka zajmująca się obsługą IUP/IUS Komórka rozpatrująca odwołania Referat Kontroli Projektów ROW IV

Koncepcja realizacji czynności kontrolnych Wizytacja w miejscu przeprowadzana jest na zlecenie komórki zajmującej się obsługą merytoryczną wniosków w przypadku wszystkich operacji inwestycyjnych, dla których określona we wniosku o przyznanie pomocy lub przyznana kwota pomocy: - wynosi co najmniej 35% kwoty pomocy w ramach danego działania, - przekracza kwotę 500.000 zł dla działania „Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem dostosowaniem rolnictwa i leśnictwa”. Można odstąpić od przeprowadzania wizytacji w miejscu w przypadku operacji wymienionych powyżej, jeżeli ryzyko, że nie zostaną spełnione warunki przyznania lub wypłaty pomocy albo że będą one realizowane niepoprawnie, jest niewielkie. Wizytację w miejscu przeprowadza się również w przypadku, gdy istnieją uzasadnione wątpliwości co do spełnienia warunków przyznania lub wypłaty pomocy, albo co do poprawnego realizowania operacji. Kontrole na miejscu realizowane są w wyniku typowania wniosków Referat Kontroli Projektów ROW IV

Uprawnienia kontrolujących Osoby wykonujące czynności kontrolne mają prawo do: wstępu na grunty i do obiektów związanych z działalnością, której dotyczy pomoc lub pomoc techniczna, żądania pisemnych lub ustnych informacji związanych z przedmiotem kontroli na miejscu lub wizytacji w miejscu, wglądu do dokumentów związanych z przedmiotem kontroli na miejscu lub wizytacji w miejscu, sporządzania z nich odpisów, wyciągów lub kserokopii oraz zabezpieczania tych dokumentów, w szczególności przez: - oddanie na przechowanie kierownikowi podmiotu kontrolowanego lub upoważnionemu przez niego pracownikowi podmiotu kontrolowanego za pokwitowaniem; - przechowanie u podmiotu kontrolowanego w oddzielnym i zamkniętym pomieszczeniu, sporządzania dokumentacji fotograficznej z przeprowadzonej kontroli na miejscu lub wizytacji w miejscu, pobierania próbek do badań. Referat Kontroli Projektów ROW IV

Tryb przeprowadzania wizytacji Zlecenie przeprowadzenia czynności kontrolnych Typowanie wniosków do kontroli Poinformowanie o kontroli Zaplanowanie terminów kontroli Obsługa wniosku Analiza wyników Sporządzenie raportu z kontroli Przeprowadzenie kontroli Dalsza obsługa wniosku Referat Kontroli Projektów ROW IV

Tryb przeprowadzania czynności kontrolnych Zaplanowanie terminów kontroli Pracownik Referatu Kontroli Projektów w oparciu o dostępne zasoby kadrowe i techniczne oraz kryterium obszarowe ustala harmonogram kontroli na dla określonego przedziału czasowego. Poinformowanie o kontroli Telefoniczne powiadomienie wnioskodawcy/beneficjenta o terminie i zakresie kontroli na 48 godzin przed planowanym terminem kontroli. W przypadku braku możliwości wykorzystania telefonu do powiadomienia wnioskodawcy/beneficjenta na 5 dni przed planowanym terminem kontroli należy wysłać pismo listem poleconym. Przeprowadzenie kontroli Okazanie okresowego upoważnienia do wykonywania czynności kontrolnych (wzór), wylegitymowanie osoby obecnej podczas kontroli oraz przeprowadzenie czynności kontrolnych w zakresie prawidłowości realizacji operacji/prawdziwości złożonych oświadczeń/wywiązywania się z przyjętych zobowiązań. Referat Kontroli Projektów ROW IV

Proceduralny termin na przeprowadzenie czynności kontrolnych to Tryb przeprowadzania czynności kontrolnych Sporządzenie raportu z kontroli Sporządzenie z kontroli dwóch jednobrzmiących Raportów z czynności kontrolnych (Raport), parafowanych i podpisanych przez kontrolujących oraz osobę obecną podczas kontroli. - termin sporządzenia Raportu z czynności kontrolnych – 14 dni, - możliwość wydłużenia terminu na przekazanie Raportu z czynności kontrolnych w związku z koniecznością uzyskania dodatkowych wyjaśnień, o czym należy poinformować podmiot kontrolowany. - termin na przekazanie Raportu z czynności kontrolnych przez beneficjenta – 7 dni, - termin na zgłoszenie umotywowanych zastrzeżeń przez wnioskodawcę/beneficjenta – 7 dni. Proceduralny termin na przeprowadzenie czynności kontrolnych to 14 dni roboczych Referat Kontroli Projektów ROW IV

Postępowanie z Raportem w przypadku nieprzeprowadzenia czynności kontrolnych/odmowy jego podpisania/konieczności uzyskania wyjaśnień Przekazanie 1 egzemplarza Raportu z czynności kontrolnych Pracownikowi merytorycznemu RKP; Sporządzenie kserokopii Raportu z czynności kontrolnych i potwierdzenie za zgodność z oryginałem (Pracownik RKP) i przekazanie oryginału komórce zlecającej, Przekazanie Raportu z czynności kontrolnych wnioskodawcy/ beneficjentowi, Podmiot kontrolowany przesłał podpisany Raport Przekazanie Raportu do komórki zlecającej przeprowadzenie czynności kontrolnych Podmiot kontrolowany przesyła zastrzeżenia 1) rozpatrzenie zastrzeżeń, 2a) przesłanie informacji o nieuwzględnieniu zastrzeżeń wraz z 2 egzemplarzami Raportu, 2b) przesłanie informacji o pozostawieniu bez rozpatrzenia zastrzeżeń wraz z 2 egzemplarzami Raportu, 2c) sporządzenie kserokopii Raportu, przesłanie informacji o uwzględnieniu w całości/części zastrzeżeń wraz z 2 egzemplarzami Raportu Podmiot kontrolowany nie odpowiada 1) wysłanie pisma do podm. kontr.z prośbą o przekazanie 1 egzemplarza Raportu, 2) jeżeli podm. kontr. Nadal nie odpowiada – przesłanie do komórki zlecającej przeprowadzenie czynności kontrolnych kopii Raportu potwierdzonego za zgodność z oryginałem Referat Kontroli Projektów ROW IV

Reguły realizacji czynności kontrolnych Raport z czynności kontrolnych sporządzany jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach; Po podpisaniu Raportu z czynności kontrolnych przez osobę obecną przy kontroli nie można dokonywać w nim żadnych zmian (również w przypadku odmowy podpisania/przyjęcia Raportu z czynności kontrolnych przez osobę obecną przy kontroli ze strony wnioskodawcy/beneficjenta). Jedynie podczas procesu zatwierdzania Raportu z czynności kontrolnych możliwa jest korekta techniczna nierodząca skutków w zakresie przyznania pomocy finansowej beneficjentowi. Całość dokumentacji związanej z procesem przeprowadzania czynności kontrolnych przekazywana jest do komórki rozpatrującej wniosek po zatwierdzeniu Raportu z czynności kontrolnych. Zespół kontrolny składa się z co najmniej 2 kontrolujących Referat Kontroli Projektów ROW IV

Reguły realizacji czynności kontrolnych Kontrole wniosków w tzw. okresie związania celem nie mogą być realizowane przez ten sam zespół kontrolny, który uczestniczył w kontroli tej samej operacji na etapie rozpatrywania Wniosku o przyznanie pomocy lub Wniosku o płatność, Czynności kontrolne przeprowadzane są w obecności wnioskodawcy/beneficjenta lub innej osoby posiadającej stosowne pełnomocnictwo; W przypadku zlecenia przeprowadzenia kontroli IUP/IUS, odwołania wniosku uprzednio kontrolowanego, czynności kontrolne przeprowadza inny niż uprzednio zespół kontrolny; Biuro Kontroli przechowuje kopie dokumentacji związanej z przygotowaniem i przeprowadzeniem czynności kontrolnych. Referat Kontroli Projektów ROW IV

Nadzór nad prawidłowości przebiegu procesu kontroli/wizytacji Przeprowadzanie kontroli towarzyszących Przeprowadzanie kontroli sprawdzających Weryfikacja prawidłowości sporządzania dokumentacji pokontrolnej Referat Kontroli Projektów ROW IV

Referat Kontroli Projektów Urząd Marszałkowski Andrzej Dawidziuk Kierownik Referat Kontroli Projektów Urząd Marszałkowski Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich ul. F. Kleebeerga 20/ Pok. 113 Tel. (085) 654-82-13 Referat Kontroli Projektów ROW IV