KONTROLE NA ZAKOŃCZENIE REALIZACJI PROJEKTU NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa KONTROLE NA ZAKOŃCZENIE REALIZACJI PROJEKTU Instytucji Wdrażającej u Beneficjenta Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Jarnołtówek Kwiecień 2013r 1

I. Akty prawne i dokumenty regulujące kontrolę realizacji POIiŚ: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa ZAGADNIENIA OGÓLNE I. Akty prawne i dokumenty regulujące kontrolę realizacji POIiŚ: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające Fundusz Spójności, 2

ZAGADNIENIA OGÓLNE (c.d.) NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa ZAGADNIENIA OGÓLNE (c.d.) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 i nr 1080/2006, Ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych, Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013, zaakceptowany przez Radę Ministrów i Komisję Europejską, 3

ZAGADNIENIA OGÓLNE (c.d.) NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa ZAGADNIENIA OGÓLNE (c.d.) Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013 z dnia 28 listopada 2011r. 4

Uzyskanie możliwie pełnej informacji NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa II. Cele kontroli: Uzyskanie możliwie pełnej informacji na temat realizowanego przedsięwzięcia a) poprzez kontrolę dokumentów, b) wizję lokalną w miejscu realizacji 5

Weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa III. Zadania kontroli: Weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, Sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym, Weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały wykonane/dostarczone, Weryfikacja, czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta w związku z realizowanym projektem zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. 6

Wspomaganie zarządzania, Oddziaływanie prewencyjne, NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa IV. Funkcje kontroli: Wspomaganie zarządzania, Oddziaływanie prewencyjne, Zapobieganie powstawaniu uchybień i  nieprawidłowości, Wykrywanie uchybień i nieprawidłowości. 7

Przygotowania indywidualnego projektów kluczowych NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa V. Rodzaje kontroli: Przygotowania indywidualnego projektów kluczowych (przed złożeniem wniosku o dofinansowanie), Procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem, Projektów na miejscu, Wniosków beneficjentów o płatność, Na zakończenie realizacji projektu, Projektów zaawansowanych finansowo lub zakończonych przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie, Po zakończeniu realizacji projektu, Realizacji RPD, 8

VI. Prowadzenie kontroli w poszczególnych fazach realizacji projektu: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa VI. Prowadzenie kontroli w poszczególnych fazach realizacji projektu: 1. Faza wstępna - kontrola projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie 2. Faza realizacji - kontrola projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie 3. Faza zakończenia realizacji - kontrola projektu na zakończenie realizacji 4. Faza eksploatacji - kontrola projektu po zakończeniu realizacji tzw. Kontrola trwałości projektu 9

ZAGADNIENIA SZCZEGÓŁOWE NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa ZAGADNIENIA SZCZEGÓŁOWE Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ I. Cel Zapewnienie, że istnieją i są dostępne wszystkie dokumenty obrazujące cykl życia projektu, niezbędne dla udokumentowania ścieżki audytu - przez instytucję w systemie realizacji POIiŚ oraz na poziomie beneficjentów art. 15 Rozporządzenia 1828/2006 (w przypadku, gdy kontrola odbywa się na miejscu realizacji). oraz Sprawdzenie, że wszystkie elementy zakresu zapisane w umowie o dofinansowanie zostały wykonane zgodnie z prawem wspólnotowym i krajowym. 10 10

Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest po przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku. W przypadku, gdy kontrola na zakończenie realizacji projektu realizowana jest na miejscu, powinna być zakończona przed akceptacją wniosku o płatność końcową. Wyjątkowo wniosek o płatność końcową może zostać zatwierdzony przed formalnym zakończeniem kontroli na zakończenie realizacji projektu, jednak nie wcześniej niż po przekazaniu informacji pokontrolnej, w której nie zawarte zostały ustalenia mające wpływ na kwotę wydatków kwalifikowalnych. 11 11

II. Zakres kontroli obejmuje sprawdzenie: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa II. Zakres kontroli obejmuje sprawdzenie: Zgodność przekazywanej dokumentacji przez Beneficjenta z oryginalną dokumentacją projektu, Sposobu archiwizacji dokumentacji projektowej, w tym zgodność poniesionych wydatków (ścieżka audytu), Potwierdzenie fizycznego istnienia obiektów oraz sprawdzenie zachowania zasady trwałości (zgodnie z dokumentacją projektu). Weryfikacji wykonania rzeczowego projektu – w tym sprawdzenie wartości wskaźników produktu oraz osiągnięcia wskaźników rezultatu, 12 12

II. Zakres kontroli (c.d.) NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa , II. Zakres kontroli (c.d.) e) Prowadzenie działań informacyjno – promocyjne zgodnie z : Wytycznymi w zakresie informacji i promocji Strategią komunikacji funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce 2007-2013, Planem komunikacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2007-2013 Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 oraz zaleceniami dla beneficjentów, Weryfikację okoliczności mogących mieć wpływ na powstanie prawa do odliczenia przez beneficjenta podatku VAT, w przypadku gdy VAT stanowił wydatek kwalifikowalny w projekcie, w szczególności w związku z faktycznym wykorzystaniem infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź związanymi ze zmianami w strukturze beneficjenta bądź w strukturze własności wytworzonego majątku, 13 13

II. Zakres kontroli (c.d.) NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa II. Zakres kontroli (c.d.) g) Weryfikację, czy w instytucji kontrolowanej wyodrębniona jest ewidencja księgowa lub czy wyodrębniono kod księgowy dla transakcji związanych z projektem (zgodnie z art. 60 Rozporządzenia 1083/2006 oraz zgodnie z art. 14 rozporządzenia 1828/2006) W celu weryfikacji tego obszaru zaleca się wykorzystanie Podręcznika kontroli wyodrębnionej ewidencji księgowej u beneficjenta POIiŚ. Weryfikację projektu pod względem zgodności z polityką ochrony środowiska w (realizacja zaleceń wynikających z decyzji środowiskowych oraz z zapisów/zobowiązań beneficjenta w obszarze środowiska przedstawionych we wniosku o dofinansowanie), Weryfikację projektu pod względem zgodności z zasadami udzielania pomocy publicznej, Sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli. 14 14

III. Dokumenty projektu poddawane kontroli NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa III. Dokumenty projektu poddawane kontroli Dokumentami obrazującymi cykl życia projektu, są w szczególności: Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami, Umowa z beneficjentem, Wnioski o płatność wraz z załącznikami, Dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki wraz z zapisami księgowymi w systemie księgowym, Dokumenty związane z wyborem wykonawcy, 15 15

III. Dokumenty projektu poddawane kontroli NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa III. Dokumenty projektu poddawane kontroli Specyfikacje techniczne oraz inne dokumenty wymienione w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków POIiŚ, wytycznych w zakresie sprawozdawczości, zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność, a także dokumenty potwierdzające weryfikację, np: - listy sprawdzające, - informacje pokontrolne przeprowadzonych kontroli, - zalecenia pokontrolne, - wyniki innych kontroli i audytów, - dokumenty potwierdzające realizację zaleceń pokontrolnych i  poaudytowych, - dokumenty związane z pomocą publiczną, - dokumenty niezbędne do celów ewaluacji i sprawozdawczości po zamknięciu PO IiŚ oraz inne nie wymienione dokumenty związane z realizacją projektu. 16 16

IV. Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa IV. Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli: Analiza dokumentacji projektu będąca w posiadaniu jednostki kontrolującej (IW/IPII) w tym wniosku o płatność końcową, Konsultacje z osobami prowadzącymi i rozliczającymi projekt, Ustalenie najważniejszych problemów do weryfikacji, Określenie metodologii doboru próby do kontroli, Opracowanie programu kontroli wraz z określeniem celu i zakresu kontroli, Zawiadomienie Beneficjenta o kontroli, 17

IV. Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli (c.d.): NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa IV. Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli (c.d.): Działania kontrolne na miejscu realizacji projektu w tym: przeprowadzenie oględzin, gromadzenie i analiza dokumentacji. Sporządzenie informacji pokontrolnej, Wydanie zaleceń. 18

Upoważnienie w formie pisemnej do przeprowadzenia kontroli, NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa V. Dokumenty kontroli: Zawiadomienie na piśmie podmiot kontrolowany o terminie i zakresie planowanej kontroli co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli, Lista sprawdzająca zgodnie z Załącznikiem nr 3 - Rozdział 2 (Kontrola na zakończenie realizacji projektu) do Wytycznych, Program kontroli określający cel, zakres kontroli, sposób prowadzenia postępowania kontrolnego, harmonogram działań, Upoważnienie w formie pisemnej do przeprowadzenia kontroli, 19

V. Dokumenty kontroli (c.d.): NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa V. Dokumenty kontroli (c.d.): Odpisy lub kopie dokumentów źródłowych, Pisemne wyjaśnienia oraz oświadczenia, Wydruki komputerowe, Dokumenty zawarte na informatycznych nośnikach danych, Informacja pokontrolna, Zalecenia pokontrolne. 20

VI. Prawa i obowiązki kontrolującego: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa VI. Prawa i obowiązki kontrolującego: Zasady ogólne: Kontrola projektów może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu, Kontrola na miejscu realizowana jest z reguły w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej, Kontrolujący podlegają przepisom BHP oraz o postępowaniu z materiałami ustawowo chronionymi, Kontrolujący realizują co do zasady wszystkie cele i zadania określone w zatwierdzonym programie kontroli, jeżeli został sporządzony. 21

Kontrolujący ma obowiązek: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Kontrolujący ma obowiązek: Kontrolujący obowiązany jest powstrzymać się od wykonywania zajęć, które mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub interesowność, Zapoznać się z celem i zakresem kontroli oraz uzyskać wiedzę o obszarze objętym kontrolą, Zidentyfikować, ocenić i odpowiednio udokumentować informacje wystarczające i istotne do osiągnięcia celów kontroli, Posiadać odpowiednie kwalifikacje i kompetencje niezbędne do skutecznego przeprowadzenia kontroli. Wykazać się starannością, bezstronnością i terminowością oraz obiektywnie i rzetelnie dokonać oceny obszarów kontroli. 22

Kontrolujący ma prawo do: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Kontrolujący ma prawo do: Swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podległych szczególnej ochronie, Wglądu oraz tworzenie kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, Przeprowadzenia oględzin obiektów oraz sporządzanie dokumentacji i zbieranie wyjaśnień, Sprawdzania przebiegu określonych czynności, 23

VII. Prawa i obowiązki kontrolowanego: Kontrolowany ma obowiązek: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa VII. Prawa i obowiązki kontrolowanego: Kontrolowany ma obowiązek: Zapewnić kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, Udzielić terminowo wyczerpujących informacji i wyjaśnień na kwestie poruszane przez kontrolujących, będące przedmiotem kontroli, Przedkładać żądane dokumenty dotyczące realizacji projektu, Uczestniczyć w naradzie podsumowującej kontrole, Wdrożyć zalecenia pokontrolne. 24

Kontrolowany ma prawo do: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Kontrolowany ma prawo do: Równego udziału w czynnościach kontrolnych, Odnoszenia się do ustaleń kontroli, Składania oświadczeń mających związek z przedmiotem kontroli, Składania zastrzeżeń do ustaleń kontroli, Odmowy podpisania informacji pokontrolnej. 25

Uchybienia i nieprawidłowości identyfikowane są w: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa VIII. Uchybienia i nieprawidłowości wykrywane podczas kontroli na zakończenie realizacji projektów u Beneficjentów POIiŚ: Uchybienia i nieprawidłowości identyfikowane są w: - Obszarze zgodności z zapisami w Decyzji KE, - Obszarze zgodności realizacji z polskim prawem jako: - Nieistotne nie powodujące skutków finansowych, - Istotne powodujące skutki finansowe 26

Przyczyny powstania uchybień i nieprawidłowości wynikają z: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Przyczyny powstania uchybień i nieprawidłowości wynikają z: - Niedostatecznego organizacyjnego przygotowania Beneficjenta, - Nieodpowiedniego przygotowania przedsięwzięcia (projektu), - Złego zarządzania realizacją projektu. 27

- Drobne uchybienia przyczyną nieprawidłowości, NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Zagrożenia: - Drobne uchybienia przyczyną nieprawidłowości, - Poważne uchybienia, konieczność natychmiastowego działania, - Nadmierne wymagania dużo kosztują i często skutkują przekroczeniami finansowymi, - Nieprawidłowości wykryte przez organy kontroli kraju beneficjenta nie muszą skutkować zmniejszeniem dotacji 28

Uchybienia drobne dotyczą: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Uchybienia drobne dotyczą: Dokumentowania robót dodatkowych i wprowadzanych zmian, Jakości prowadzonej dokumentacji realizacji i odbioru robót, Jakości dokumentacji rozliczeniowej robót, Spójności opisywania dokumentów księgowych, Istnienia i stosowania odrębnego systemu księgowego, Prowadzenia ewidencji księgowej z przyjętą polityką rachunkowości, Archiwizacji dokumentów, Prowadzonych działań informacyjno – promocyjnych. 29

Uchybienia istotne dotyczą: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Uchybienia istotne dotyczą: Wykonawstwa robót dodatkowych i wprowadzanych zmian z naruszeniem ustawy PZP, Odstępstw od zakresu rzeczowego określonego w Decyzji KE, Odstępstw od warunków wykonania i odbioru robót, Nieprzestrzegania kwestii własnościowych, Nie osiągnięcia efektu ekologicznego, Kwalifikowanie wydatków na zakres nie ujęty w umowie o dofinansowanie, 30

Uchybienia istotne dotyczą (c.d.): NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Uchybienia istotne dotyczą (c.d.): Naruszenie prawa szczególnie w zakresie inwestowania dotacji w obcy majątek, Przekazywanie majątku wytworzonego na rzecz innego podmiotu przed upływem karencji, Czerpania korzyści z wykorzystania obiektów dla celów innych niż określone we wniosku o wsparcie, Rozliczenie kosztów za roboty niewykonane. 31 31

Najczęściej ujawniane uchybienia : NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Najczęściej ujawniane uchybienia : Niekompletna dokumentacja dotycząca wykonywanych robót, Brak opisu w formie stempla informującego o finansowaniu z POIiŚ Brak opracowanej i wdrożonej procedury archiwizacyjnej dla projektu, z zachowaniem obowiązujących wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego Brak zgodności tablicy i oznakowania dokumentów z wydanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego „Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013” lipiec 2009. - Brak polityki rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dot. projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. 32

Wnioski i zalecenia pokontrolne: NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Wnioski i zalecenia pokontrolne: - Wykorzystanie wniosków i zaleceń pokontrolnych do usunięcia uchybień i poprawy jakości zarządzania przy realizacji projektu 33

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Beneficjent zrealizował roboty o łącznej kwocie netto X na obiekcie Y, dla którego nie przedstawił Kontrolującym żadnych dokumentów świadczących o posiadaniu tytułu prawnego. Postępowanie to jest niezgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programu POIiŚ. zalecenie: Wyłączyć z kwalifikacji wydatki dotyczące tego zakresu robót. 1 34 34

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Stwierdzono nieprecyzyjny opis zakresu robót w Harmonogramie Realizacji Projektu. zalecenie: Sprostować zapisy w Harmonogramie Realizacji Projektu w punkcie X. 2 uchybienie: Zakres rzeczowy przedsięwzięcia opisany w Umowie o dofinansowanie i załączniku (Harmonogramie Realizacji Projektu) wyszczególniony w pozycji X został wykonany i odebrany w niepełnym zakresie. zalecenie: Uporządkować stronę formalną pod kątem zgodności zapisów Umowy z faktycznie wykonanym zakresem rzeczowym. 3 35 35

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Zakres rzeczowy projektu został zrealizowany w rozbieżności z Harmonogramem Realizacji Projektu. zalecenie: Dokonać aktualizacji Harmonogramu Realizacji Projektu, w którym zostanie odzwierciedlony faktycznie wykonany zakres rzeczowy. 4 uchybienie: Stwierdzono, że powierzchnia wynajmowana na cele komercyjne była wykorzystywana niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. zalecenie: Należy dokonać korekty kwoty dofinansowania. 5 36 36

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Wartości docelowe wskaźników określających osiągnięty efekt ekologiczny różnią się od przyjętych. Wskaźniki dotyczące powierzchni ocieplonych ścian i dachów i okien nie uległy zmianie od zakończenia realizacji projektu. Natomiast wskaźniki związane z efektem ekologicznym uległy zmniejszeniu w porównaniu z zakładanymi, tj. Zużycie energii grzewczej zmalało o X %, emisja CO2 o Y%, a emisji pyłów o Z%. zalecenie: Po zakończeniu rocznej eksploatacji wykonać analizę dotyczącą oceny uzyskiwanych wskaźników energetycznych i przedstawić uzasadnienie dla występujących różnic. 6 37 37

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Braki w dokumentacji formalno – prawnej. zalecenie: Uzupełnić dokumenty wymagane przez prawo budowlane wynikające z udzielonych pozwoleń na budowę oraz dokumentację niezbędną do użytkowania budynków (np. książki obiektów budowlanych). 7 uchybienie: Brak inwentaryzacji powykonawczej. zalecenie: Wykonać niezbędną inwentaryzację (obmiary) przez podmioty uprawnione. 8 38 38

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Braki certyfikatów na zastosowane materiały i urządzenia w dokumentacji odbiorowej (operat kolaudacyjny). zalecenie: Uzupełnić dokumentację o niezbędne certyfikaty, deklarację zgodności itp. 9 uchybienie: Nieosiągnięcie w terminach określonych wartości wskaźników wymaganych zawartą umową. zalecenie: Zaleca się Beneficjentowi, aby zakładane wartości wskaźników były osiągane w umownych terminach oraz proszę o przesłanie do NFOŚiGW wyjaśnień dotyczących przyczyn nie osiągnięcia zakładanych wartości wskaźników. 10 39 39

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny systemu finansowo-księgowego uchybienie: Polityka rachunkowości Projektu nie jest elementem składowym polityki prowadzonej przez Beneficjenta. Beneficjent nie rozdziela nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. zalecenie: Opracować Politykę rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dotyczącej projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. 1 uchybienie: Nie wprowadzono zmian do obowiązującej polityki rachunkowości i planu kont zapisów dotyczących wydzielenia/utworzenia dla projektu dodatkowych numerów kont analitycznych oraz ich opisu. zalecenie: Wprowadzić brakujące elementy do polityki rachunkowości i planu kont. 2 40 40

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny systemu finansowo-księgowego uchybienie: Beneficjent dwukrotnie przedstawił do refundacji tę samą fakturę VAT (pozycja X i pozycja Y zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, załącznik do wniosku o płatność), co skutkowało nieuprawnionym żądaniem refundacji wydatków w kwocie Z. zalecenie: Wykreślić poz. X z zestawienia faktur stanowiącego załącznik do wniosku o płatność nr 03 i dokonać korekty (zmniejszenia) kwoty wydatków kwalifikowanych do refundacji o kwotę netto Z. 3 uchybienie: W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że rozliczono fakturę za usługi wykonane przed okresem podpisania umowy i rozstrzygnięcia przetargu wyłaniającego wykonawcę. zalecenie: Wyłączyć fakturę z kwalifikowania. 4 41 41

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny systemu zarządzania projektem uchybienie: Nieprzestrzeganie zapisów Procedury archiwizacji dokumentów oraz mała przejrzystość zapisów we wszystkich procedurach dotyczących realizacji projektu. zalecenie: Uzupełnić brakujące zapisy w dokumentach dotyczących realizacji projektu (procedury). Przestrzegać stosowania procedury przy sporządzeniu dokumentów dot. Realizacji projektu. 1 42 42

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny systemu zarządzania projektem uchybienie: Braki w procedurach dotyczących realizacji projektu. zalecenie: Uzupełnić procedurę archiwizacji o brakujące zapisy dotyczące: tworzenia spisów zawartości dokumentacji przechowywanej w poszczególnych segregatorach, zbiorczego spisu zarchiwizowanej dokumentacji dla projektu, sposobu i miejsca przechowywania dokumentów finansowych i rozliczeniowych ( tj.: wniosków o płatność i dowodów księgowych). 2 43 43

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny systemu zarządzania projektem uchybienie: Brak określonych zasad zarządzania Projektem w okresie trwałości projektu. zalecenie: Opracować i wprowadzić zasady postępowania w okresie zachowania trwałości Projektu. 3 uchybienie: Brak procedur zdefiniowanych dla projektu. zalecenie: Wprowadzić zdefiniowane procedury dla projektu 4 44 44

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny działań promocyjnych i informacyjnych upowszechniających pomoc UE uchybienie: Beneficjent nie stosuje oznakowania dokumentów zgodnie z zasadami promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ 2007-2013 opracowanymi przez MRR. zalecenie: Stosować oznakowanie dokumentów zgodnie z zasadami promocji Projektów dla beneficjentów POIiŚ. 1 uchybienie: Brak oznaczeń i naklejek na urządzeniach instalowanych w ramach projektu. zalecenie: Wprowadzić brakujące oznaczenia urządzeń. 2 45 45

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne  w zakresie oceny działań promocyjnych i informacyjnych upowszechniających pomoc UE uchybienie: W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych na miejscu realizacji przedsięwzięcia stwierdzono, że Beneficjent nie zainstalował tablicy informacyjnej ani pamiątkowej (do czego zobowiązywały warunki umowy). zalecenie: Biorąc pod uwagę fakt zakończenia przedsięwzięcia, w miejscu widocznym (np. na elewacji budynku biurowego) zainstalować tablicę pamiątkową z logo NFOŚiGW i informacją o dofinansowaniu projektu w formie zgodnej z obowiązującą instrukcją oznakowania przedsięwzięć dofinansowania ze środków NFOŚiGW. Udokumentować fakt zainstalowania tablicy poprzez przedstawienie w NFOŚiGW zdjęcia tablicy w otoczeniu. 3 46 46

Dziękuję za uwagę Mieczysław Borowski Tadeusz Gajewski NARODOWY FUNDUSZ OCHRONY ŚRODOWISKA i GOSPODARKI WODNEJ ul. Konstruktorska 3A, 02-673 Warszawa Dziękuję za uwagę Mieczysław Borowski Tadeusz Gajewski Departament Kontroli Przedsięwzięć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ul. Konstruktorska 3A 02-673 Warszawa 47