Rozwiązania w zakresie systemu monitoringu i sprawozdawczości, oraz systemu IT w okresie programowania Ząbki, czerwiec 2007r.

Zakres tematyczny szkolenia System monitoringu i sprawozdawczości jako element systemu zarządzania i kontroli Rozwiązania w zakresie monitoringu i sprawozdawczości w okresie programowania Wniosek o płatność jako podstawowe źródło danych monitoringowych Założenia biznesowe dla Krajowego Systemu Informatycznego na lata

System monitoringu i sprawozdawczości jako element systemu zarządzania i kontroli

Okresy programowania w UE Faza programowania Faza realizacji Faza monitoringu Faza audytu i kontroli Faza oceny

Okresy programowania - wg dokumentów Strategie strategiczne wytyczne, akty prawne Wytyczne, rozporządzenia Raporty, wytyczne, zalecenia Dokumenty pokontrolne Raport ewaluacyjne

Okresy programowania na poziomie państwa członkowskiego konsu ltacje społeczne, negoc jacje z UE Nabory wniosków, ocena projektów, zawieranie umów Monitorowanie sprawozdawczość Kontrole, audyty ewaluacje mid-term Ewaluacje, Zamykanie programów Strategia Rozwoju Kraju Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Programy operacyjne Raporty ewaluacyjne ex-post, analizy itp. Uszczegółowienie programu operacyjnego, Wytyczne, akty prawne Raporty, zalecenia, nowelizacje aktów prawnych

Cykl życia projektu przygotowanie realizacja monitoring kontrola ewaluacja

Cykl życia projektu wniosek aplikacyjny umowa o dofinansowanie sprawo – zdanie, wniosek o płatność protokół pokontrolny, wniosek o płatność Raport poewaluacyjny

System monitoringu i sprawozdawczości – podstawowe różnice między starym a nowym okresem programowania Oddzielenie procesu wnioskowania o płatność od procesu sprawozdawczości (beneficjent oddzielnie składa wniosek o płatność, oddzielnie sprawozdanie) -Sztywne okresy sprawozdawcze na poziomie beneficjenta -Mniejszy zakres danych wymaganych przez KE -Rozwiązania w zakresie systemu przyjmowane w formie aktów prawnych - Niezależność od systemu IT -Proces sprawozdawczości połączony z procesem wnioskowania o płatność (włączenie części sprawozdawczej jako element wniosku o płatność) - Możliwość prowadzenia elastycznego monitoringu danych z poziomiu beneficjenta -Rozbudowany zakres danych wymaganych przez KE dotyczących np. kategorii interwencji, czy danych na temat operacji (załącznik III rozp. wykonawczego - Wytyczne jako źródło uregulowań w zakresie rozwiązań systemowych - Ścisłe powiązanie z narzędziami informatycznymi

Rozwiązania w zakresie monitoringu i sprawozdawczości w okresie programowania

Wspólnotowe podstawy prawne Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 -Tytuł II, Rozdział III – Monitorowanie strategiczne -Tytuł VI Zarządzanie, monitorowanie i kontrola -Załączniki (w szczególności załącznik IV) Rozporządzenie Komisji (WE) 1828/2006 -w szczególności załączniki

Krajowe podstawy prawne Ustawa o zasadach prowadzenie polityki rozwoju z dn 6 grudnia 2006 r. -Art. 35 – delegacja do wydania wytycznych Wytyczne horyzontalne w zakresie sprawozdawczości z dn. 7 maja 2007 r. Wytyczne poszczególnych instytucji zarządzających w zakresie sprawozdawczości i monitoringu

Wytyczne horyzontalne w zakresie sprawozdawczości z dn. 7 maja 2007 r. ZALOŻENIA -wytyczne określają tryb, formy, zakres i terminy sprawozdawczości z poziomu instytucji zarządzającej do Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia (IK NSRO). Określenie w/w aspektów sprawozdawczości w ramach programu, z zastrzeżeniem pkt 2, leży w gestii instytucji zarządzającej programem, przy założeniu zapewnienia przez nią zdolności do generowania sprawozdań w trybie, formie, zakresie i terminach wynikających z niniejszych wytycznych -powiązanie wniosku o płatność ze sprawozdawczością w ramach projektu skutkujące wyeliminowaniem z systemu sprawozdań z realizacji projektów. Wzór wniosku beneficjenta o płatność zawiera część dotyczącą postępu rzeczowo-finansowego projektu -ustanowienie dwutorowego trybu sprawozdawczości: cyklicznego (sprawozdania okresowe, roczne i końcowe) oraz bieżącego (informacje miesięczne ) -tryb i zasady sprawozdawczości dotyczące Programów Europejskiej Współpracy Transgranicznej i Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa określone zostały w załączniku V do niniejszych wytycznych.

Ogólne zasady 1. Sprawozdawczość odbywa się cyklicznie i terminowo przez cały okres programowania. 2. Sprawozdawczość realizowana jest na wszystkich poziomach instytucjonalnych wdrażania programu oraz przez wszystkich beneficjentów programu operacyjnego. 3. Sprawozdawczość odbywa się na zasadach przewidzianych w programie operacyjnym oraz zgodnie z regulacjami prawa krajowego i prawa Unii Europejskiej. 4. Instytucja zarządzająca jest odpowiedzialna za prawidłowy przebieg procesu sprawozdawczości. 5. Instytucja zarządzająca zapewni właściwe pod względem formy delegowanie obowiązków w zakresie sprawozdawczości. 6. Sprawozdania podlegają weryfikacji przez jednostkę nadzorującą w systemie wdrażania pod względem formalnym i merytorycznym.

Ogólne zasady 1. Sprawozdawczość odbywa się cyklicznie i terminowo przez cały okres programowania. 2. Sprawozdawczość realizowana jest na wszystkich poziomach instytucjonalnych wdrażania programu oraz przez wszystkich beneficjentów programu operacyjnego. 3. Sprawozdawczość odbywa się na zasadach przewidzianych w programie operacyjnym oraz zgodnie z regulacjami prawa krajowego i prawa Unii Europejskiej. 4. Instytucja zarządzająca jest odpowiedzialna za prawidłowy przebieg procesu sprawozdawczości. 5. Instytucja zarządzająca zapewni właściwe pod względem formy delegowanie obowiązków w zakresie sprawozdawczości. 6. Sprawozdania podlegają weryfikacji przez jednostkę nadzorującą w systemie wdrażania pod względem formalnym i merytorycznym.

Tryb sprawozdawczości 1. Instytucje zarządzające przekazują informacje miesięczne do IK NSRO. 2. Instytucja zarządzająca przedkłada sprawozdania okresowe, roczne i końcowe do akceptacji IK NSRO, z zastrzeżeniem ust Akceptacja sprawozdania okresowego, rocznego i końcowego przez IK NSRO jest warunkiem przedstawienia go do zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący dany program operacyjny. 4. W przypadku regionalnych programów operacyjnych rolę IK NSRO określoną w ust. 1-3 spełnia IK RPO. 5. Instytucja zarządzająca przekazuje do KE wersje sprawozdań rocznych i końcowych zatwierdzone przez Komitet Monitorujący program operacyjny. 6. Instytucja zarządzająca przekazuje Komisji Europejskiej sprawozdania roczne i końcowe za pośrednictwem komputerowego systemu wymiany danych, stworzonego przez KE.

Terminy sprawozdawczości (1) 1. Instytucja zarządzająca odpowiada za terminowe sporządzanie sprawozdań i informacji. 2. Sprawozdania okresowe i roczne składa się odpowiednio za półrocze i rok kalendarzowy. 3. Instytucja zarządzająca przedkłada do IK NSRO sprawozdania: - okresowe - nie później niż po upływie 60 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego; - roczne - nie później niż po upływie 140 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego; - końcowe - nie później niż do dnia 31 stycznia 2017 roku;

Terminy sprawozdawczości (2) 4. Instytucja zarządzająca przedkłada informacje miesięczne do IK NSRO w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy informacja. 5. IZ RPO przekazuje sprawozdania, o których mowa w ust. 3 do IK RPO, a w przypadku informacji miesięcznej IZ RPO przekazuje informację miesięczną do IK RPO oraz do wiadomości IK NSRO. 6. IK RPO przekazuje do IK NSRO zbiorcze sprawozdania i informacje dotyczące wszystkich regionalnych programów operacyjnych w terminach: - informacja miesięczna do 20 dnia kaŜdego miesiąca następującego po miesiącu którego dotyczy informacja; - sprawozdanie okresowe – nie później niŜ po upływie 75 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego; - sprawozdanie roczne nie później niŜ po upływie 165 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego; - sprawozdanie końcowe do dnia 5 marca 2017 r.

Wniosek o płatność jako podstawowe źródło danych monitoringowych

Założenia biznesowe dla Krajowego Systemu Informatycznego na lata

art. 58 lit. d rozporządzenia ogólnego Rady (WE) nr 1083/2006 Ustanowione przez państwa członkowskie systemy zarządzania i kontroli programów operacyjnych zapewniają (...) wiarygodne, skomputeryzowane systemy rachunkowości i księgowości, monitorowania i sprawozdawczości finansowej Konieczność akceptacji w ramach audytu zgodności Art. 71 rozporządzenia 1083/2006 Przed złożeniem pierwszego wniosku o płatność okresową lub nie później niż w terminie 12 miesięcy od zatwierdzenia każdego programu operacyjnego państwa członkowskie przedkładają Komisji opis systemów [zarządzania i kontroli] (...). Do opisu (...) dołącza się sprawozdanie zawierające wyniki oceny utworzenia systemów i opinię na temat ich zgodności z art Audyt zgodności

Zakres funkcjonalny – przepisy wspólnotowe Artykuł 14 Rozporządzenia wykonawczego 1828/2006 Zapisy księgowe 1. Zapisy księgowe odnoszące się do operacji oraz dane odnoszące się do procesu realizacji, o których mowa w art. 60 lit. c) rozporządzenia (WE) nr 1083/2006, zawierają informacje określone w załączniku III do niniejszego rozporządzenia. Instytucja zarządzająca, instytucja certyfikująca, instytucja audytowa oraz podmioty, o których mowa w art. 62 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 mają dostęp do tych informacji

Wymagane funkcjonalności Zgodne z zapisami rozporządzenia wykonawczego 1828/2006 Podzielone na trzy grupy w oparciu o kryteria: -pilności wdrożenia -zakresu przewidzianego do wdrożenia Zakres I grupy funkcjonalności został wypracowany na przełomie 2006/2007 w toku konsultacji z poszczególnymi instytucjami zarządzającymi

Cele spotkania Prezentacja założeń funkcjonalnych i technicznych dla systemu informatycznego do obsługi procesu zarządzania i kontroli na nowy okres programowania Przedstawienie pierwszego modułu aplikacji tzw. modułu wnioski aplikacyjne Zebranie osób odpowiedzialnych za zagadnienia związane z wdrażaniem systemu informatycznego w poszczególnych instytucjach w celu nadania im uprawnień i rozpoczęcia tzw. pilotażowego wdrożenia oraz stworzenia platformy wymiany doświadczeń

III grupy funkcjonalności I grupa funkcjonalności: Administracja systemem, Obsługa cyklu życia projektu, Ewidencjonowanie i obsługa danych dotyczących wniosków aplikacyjnych, Ewidencjonowanie i obsługa danych dotyczących umów o dofinansowanie, Ewidencjonowanie i obsługa danych dotyczących wniosków o płatność, Ewidencjonowanie i obsługa danych dotyczących kontroli poszczególnych projektów, Interfejsy komunikacyjne

Moduły cyklu życia projektu Przygotowanie i złożenie projektu Wniosek aplikacyjny Podpisanie umowy o dofinansowanie Umowa/decyzja o dofinansowanie Realizacja i rozliczenie projektu Wniosek o płatność Kontrole

II Grupa funkcjonalności Wsparcie obsługi dużych projektów, Ewidencja danych dotyczących programów operacyjnych Integracja z systemem KE Wspieranie procesu monitorowania wdrażania poprzez wbudowanie w System szeregu standardowych raportów w podziale na poszczególne poziomy wdrażania w tym: Możliwość określania przez użytkowników parametrów wykonania raportu, Raportowanie, Przygotowanie zestawień wydatków z poziomu instytucji pośredniczącej oraz zestawień wydatków i wniosków o płatność przygotowywanych na wyższych poziomach, Prognozy wydatków

III Grupa funkcjonalności Rejestrowanie danych dotyczących nieprawidłowości, Wprowadzenie słownika wskaźników postępu rzeczowego i ich ewidencjonowanie, Wspieranie procesu monitorowania wdrażania poprzez wbudowanie w System szeregu raportów w podziale na poszczególne poziomy wdrażania w tym: Ewidencjonowanie i rejestr kwot odzyskanych Zapewnienie mechanizmów definiowania niestandardowych raportów

Projekt SIMIK KLUCZOWA DATA: 31 grudnia br. – zgodnie ze stanowiskiem KE do tego czasu powinien zostać przeprowadzony audyt sprawdzający, czy system informatyczny działa i jest zgodny z przepisami UE, a kopia sprawozdania z audytu powinna być dostarczona do KE

Dziękuje za uwagę