Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Departament Informacji i Promocji Warszawa, 28 czerwca 2007 r. Wytyczne w zakresie informacji i promocji

Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej Cele Wytyczne, Strategia a Plany komunikacji PO i RPO Wytyczne w zakresie informacji i promocji Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich na lata Plan promocji Programu na lata Roczny plan działań

Wytyczne, Strategia a Plany komunikacji PO i RPO Wytyczne – projekt poddany konsultacjom od kwietnia br. – zawiera główne obowiązki IZ i podział zadań między poszczególne instytucje – dotyczą całego okresu programowania Opracowanie wytycznych w dziedzinie informacji i promocji na podstawie Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach polityki rozwoju art. 35 ust. 3 pkt j: Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego, w celu zapewnienia zgodności sposobu wdrażania programów operacyjnych z prawem Unii Europejskiej oraz spełniania wymagań określanych przez Komisję Europejską, a także w celu zapewnienia jednolitości zasad wdrażania programów operacyjnych, może z uwzględnieniem art. 26, wydać wytyczne dotyczące programów operacyjnych w zakresie: j) innych spraw związanych z przygotowaniem i wdrażaniem programów operacyjnych.

Wytyczne, Strategia a Plany komunikacji PO i RPO Strategia – projekt opracowany na podstawie Wytycznych i do nich komplementarny – dokument o bardziej ogólnym charakterze, odnoszący się także do sfery wartości – możemy złożyć do KE po przyjęciu NSRO – sierpień 2007 – dotyczy całego okresu programowania Podstawy prawne: Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej Cele Wytyczne, Strategia a Plany komunikacji PO i RPO Plany komunikacji Programów opracowywane przez IZ obejmują plany IP, IP 2 i innych partnerów nie są składane do KE, tylko do IK NSRO są sprawdzane, co do zgodności z Wytycznymi oraz ze Strategią komunikacji akceptowane przez Komitety Monitorujące Plany (wykonawcze) roczne przygotowywane przez IZ obejmują rok kalendarzowy muszą zawierać opis działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych, harmonogram, budżet, wskazanie podmiotów realizujących zadanie.

Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej Cele Plan komunikacji programu operacyjnego 1Cel 2Grupy docelowe 3Strategię i treść działań informacyjnych i promocyjnych 4Orientacyjny budżet 5Jednostki odpowiedzialne za wdrażanie działań informacyjnych i promocyjnych 6Sposób oceny działań informacyjnych i promocyjnych, pod kątem widoczności i świadomości oraz roli odgrywanej przez Wspólnotę

Wytyczne - główne zasady Zapewnienie koordynacji działań informacyjnych i promocyjnych oraz efektu synergii poprzez m.in.: - wspólny system identyfikacji wizualnej - jasny podział kompetencji między IK NSRO, IZ PO, IZ RPO, IP oraz IP2 - określenie minimalnych zasad i standardów działań informacyjnych i promocyjnych Wzmocnienie roli Grupy Sterującej ds. Informacji i Promocji Systematyczne badania i ewaluacja

Wizualizacja

nie tworzą żadnej całości. wrażenie chaosu brak widocznego związku między logiem NPR a programami operacyjnymi

Podział zadań między instytucje IK NSRO prowadzi działania informacyjne i promocyjne o charakterze horyzontalnym i przekrojowym, a także, zgodnie z zasadą subsydiarności, wspomaga poszczególne IZ w realizacji celów Strategii. IK NSRO zapewnia dostęp do informacji dotyczących postępów we wdrażaniu NSRO IZ PO/RPO prowadzą działania promocyjne i informacyjne dotyczące programów do ogółu społeczeństwa (społeczności regionalnych) oraz beneficjentów i potencjalnych beneficjentów. IZ zapewniają szeroki dostęp do aktualnych informacji na temat postępów we wdrażaniu programu IP i IW/IP2 prowadzą działania informacyjne adresowane do beneficjentów i potencjalnych beneficjentów programu. zapewniają przede wszystkim pakiet informacji dla potencjalnych beneficjentów na temat: kategorii działań, warunków, jakie należy spełnić, by kwalifikować się do wsparcia unijnego, procedur związanych z wyborem wniosków, itp.. Wypełnianie przez beneficjentów i wykonawców obowiązków informacyjnych monitorują i kontrolują IP, informując o wynikach IZ PO/RPO, w ramach którego projekt jest współfinansowany.

Publikacje 1.IK zapewnia publikację materiałów o charakterze horyzontalnym 2.IZ zapewniają publikację materiałów niezbędnych do aplikowania o środki w ramach programu 3.Przy realizacji działalności wydawniczej instytucje zobowiązane są do stosowania spójnego systemu identyfikacji wizualnej 4.Publikacje muszą zawierać jasne wskazanie na udział Unii Europejskiej we współfinansowaniu publikacji oraz udział budżetu państwa na okładce (będzie logo Narodowej Strategii Spójności) 5.Każda publikacja musi być opatrzona informacją, że egzemplarz jest bezpłatny. 6.IZ zapewnia dystrybucję materiałów wśród beneficjentów, w szczególności przez zagwarantowanie ich dostępności w punktach informacyjnych.

Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej Cele Szkolenia 1.IZ PO/RPO zapewniają szkolenia dla właściwych IP oraz IP2, w szczególności: dotyczące celów programu i zasad jego realizacji (w tym wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego), z zakresu ogólnej tematyki związanej z realizacją programów np. zarządzania projektami, zamówień publicznych, profesjonalnej obsługi klienta. 2.IZ PO/RPO zapewniają szkolenia dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów danego programu, w szczególności odnośnie celów programu, zasad aplikowania o środki, udziału w przetargach, realizacji i rozliczania projektów. 3.IK zapewnia szkolenia na zasadzie subsydiarności, w szczególności: z zakresu przepisów unijnych, ustaw, rozporządzeń dotyczących funduszy Europejskich oraz horyzontalnych wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego – dla instytucji zaangażowanych w proces realizacji programów europejskich, dla grup nie objętych bezpośrednio szkoleniami koordynowanymi przez IZ PO/RPO, takich jak np. nauczyciele, młodzież, środowiska sportowe, obejmujące tematykę horyzontalną, występującą w więcej niż jednym PO i RPO dla potencjalnych beneficjentów.

Internet IK NSRO zapewnia funkcjonowanie portalu internetowego poświęconego NSRO oraz funduszom europejskim. W ramach portalu IZ PO prowadzą serwisy tematyczne poświęcone danemu programowi. IP i IW/IP2, przy koordynacji IZ, prowadzą we własnym zakresie strony internetowe prezentujące informacje poświęcone danym obszarom PO. Strony te zawierają elementy wynikające ze spójnego systemu identyfikacji wizualnej NSRO, linki do strony głównej IZ oraz adresy stron pozostałych IP. IZ RPO prowadzą własne serwisy internetowe poświęcone danemu programowi. Serwisy poszczególnych PO są tworzone zgodnie z architekturą oraz szatą graficzną przyjętą przez IK NSRO w uzgodnieniu z IZ. Serwisy poszczególnych RPO zawierającą elementy wynikające ze spójnego systemu identyfikacji wizualnej NSRO. Serwisy poszczególnych RPO są zbudowane na zasadzie spójnej i intuicyjnej architektury prezentowania treści.

Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej Cele Punkty Informacyjne IZ, z wyłączeniem Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna, zapewnia zainteresowanym możliwość uzyskania informacji na temat danego programu przynajmniej za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz telefonicznie. IK NSRO zapewnia zainteresowanym możliwość uzyskania ogólnych informacji na temat funduszy przynajmniej za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz telefonicznie. IZ PO mogą tworzyć, zgodnie z kompetencjami, punkty informacyjne na potrzeby beneficjentów poszczególnych programów. IZ RPO zapewniają funkcjonowanie sieci informacyjnej w regionie. Sieć informacyjna powinna mieć zasięg co najmniej taki, aby jeden punkt informacyjny przypadał na obszar jednego subregionu (?). K NSRO, w zależności od potrzeb oraz na podstawie uzgodnień z właściwymi IZ, wspiera punkty informacyjne w zakresie promocji ich działalności oraz szkoleń.

Koordynacja Za koordynację wdrażania Strategii komunikacji odpowiada IK NSRO. Za koordynację działań w ramach programu odpowiadają IZ. Na poziomie regionalnym koordynację działań informacyjnych i promocyjnych w regionie w zakresie funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności, a także Programu Operacyjnego Rozwój Obszarów Wiejskich i – w odniesieniu do odpowiednich regionów - Programu Operacyjnego Zrównoważony Rozwój Sektora Rybołówstwa i Nadbrzeżnych Obszarów Rybackich zapewniają IZ RPO. W celu zapewnienia koordynacji i monitorowania działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego powołuję Grupę Sterującą ds. Informacji i Promocji. Na potrzeby koordynacji działań informacyjnych i promocyjnych w obrębie PO/RPO IZ mogą tworzyć własne grupy robocze.

Departament Informacji i Promocji MRR: 1.Koordynacja prac nad przygotowaniem Strategii komunikacji Funduszy Europejskich 2.Koordynacja i monitoring działań IZ w tej dziedzinie, w tym koordynacja realizacji planów komunikacji programów operacyjnych i regionalnych programów operacyjnych 3.Zapewnienie współpracy i wymiany doświadczeń pomiędzy instytucjami i osobami zaangażowanymi w prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie Funduszy Europejskich, w szczególności organizacja prac Grupy Sterującej ds. Informacji i Promocji 4.Ewaluacja działań informacyjnych i promocyjnych 5.Interpretacja kwestii wątpliwych Instytucja Koordynująca NSRO