Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa 12 grudnia 2013 roku 12 grudnia 2013 roku ROZLICZENIA KOSZTÓW w ramach działania Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata

Warunkiem prawidłowej realizacji operacji jest nie tylko wykonanie zakresu rzeczowego zgodnie z umową, ale również jego właściwe udokumentowanie. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

W trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty: Faktury VAT / rachunki / noty księgowe, Faktury korygujące / noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą), Dowody opłat pocztowych oraz inne dowody opłat, Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

 Listy płac pracowników zatrudnionych na pełen lub część etatu z naliczonymi składkami na ubezpieczenie społeczne i zaliczkami na podatek dochodowy,  Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz z rachunkami określającymi wysokość podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne, o ile umowy zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej,  Samozatrudnienie – powinno być udokumentowane np. notą księgową wraz z wyliczeniem. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

 Zakres obowiązków pracownika lub opis stanowiska pracy, lub umowa o pracę,  Dokumenty będące podstawą wyliczenia kwot przyjętych do rozliczenia,  Oświadczenie, iż zatrudnieni pracownicy wykonują zadania związane z realizacją operacji poza godzinami pracy lub w czasie wolnym od pracy, gdy pracownik podmiotu zostaje dodatkowo zatrudniony do realizacji operacji. Zatrudnienie Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

 Ewidencja godzin i zadań zrealizowanych w ramach wszystkich operacji.  Z Ewidencji godzin i zadań powinno wynikać:  jakie zadania,  w ramach jakiej umowy,  w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia. Zatrudnienie Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

Polecenia wyjazdu służbowego: pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wraz z ewidencją przebiegu pojazdu lub biletami komunikacji publicznej w zależności od środka transportu, osoby nie będącej pracownikiem wraz z ewidencją przebiegu pojazdu oraz z umową zlecenia, umową o dzieło, umową cywilnoprawną (odpowiedni zapis w umowie dotyczący zwrotu kosztów podróży), Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

 Lista obecności uczestników szkolenia z potwierdzeniem otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie Potwierdzenie otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie należy dokonywać poprzez:  wpisanie ilości przejechanych kilometrów związanych z dojazdem na szkolenia,  własnoręczny podpis uczestnika szkolenia. Dokumentem potwierdzającym wydanie gotówki uczestnikom szkolenia może być dokument KW. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

przedziałodległość Kwota do zwrotu kosztów dojazdu uczestnikom na każdy dzień szkolenia 1powyżej 1km do 5 km5 zł 2powyżej 5 do 10 km10 zł 3powyżej 10 do 20 km30 zł 4powyżej 20 do 50 km40 zł 5powyżej 50 km Stawka ustalana indywidualnie na podstawie faktycznie przejechanych km. Beneficjent powinien rozliczać się z uczestnikami szkolenia na podstawie określonych przedziałów/stawek (kilometrowych/finansowych). Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dojazdy uczestników szkoleń

 Wewnętrzne dokumenty księgowe, np. noty księgowe, wystawione tytułem rozliczenia poniesionych kosztów związanych z wykonaną usługą, Wraz z notą księgową należy przedłożyć: oficjalny cennik beneficjenta, lub zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, powinno określać co najmniej: faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej składające się na wartość/kwotę noty księgowej, kwotę do refundacji, opis zdarzenia gospodarczego, nr faktury, kwotę brutto, datę wystawienia.  Inne dokumenty, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanej operacji. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

 Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie dokumentu powinny zawierać opis z następującymi informacjami: Numer umowy o przyznanie pomocy, Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu, Numer odrębnego kąta, albo numer pozycji w Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późń. zm.). Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

Do dnia wystąpienia z wnioskiem o płatność dotyczącym danego etapu (wniosek o płatność pośrednią) lub operacji (wniosek o płatność ostateczną), wszystkie faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej muszą zostać opłacone w całości. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dowody zapłaty

 Do przedstawionych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Beneficjent dołącza potwierdzenie poniesienia wydatku (zapłaty należności), tj. dowody płatności gotówkowej lub bezgotówkowej.  Kopie dowodów płatności powinny być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację z fakturami lub dokumentami o równoważnej wartości dowodowej. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dowody zapłaty

W przypadku płatności bezgotówkowej udokumentowanej wydrukiem z systemu e-bankowości każdy wydruk musi być podpisany przez posiadacza rachunku lub osobę upoważnioną. Beneficjent, który składa, jako dowód zapłaty, wydruk z bankowości elektronicznej, zobligowany jest do złożenia w FAPA oświadczenia o wykorzystywaniu w instytucji bankowości elektronicznej i zgodnie w umową zawartą z bankiem nie otrzymuje wyciągów w wersji papierowej. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Dowody zapłaty

  Zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek z ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego,  Zaświadczenie z US o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości. Dowody zapłaty ZUS i US Zaświadczenie nie powinno być wystawione wcześniej niż 1 miesiąc przed złożeniem wniosku. Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych

Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, o których mowa w art. 75 ust. 1 lit. c pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) (Dz. U. L. 277 z , str. 1) – dla wszystkich transakcji związanych realizacją operacji. Wyodrębniona ewidencja księgowa

Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z operacją Beneficjentów można podzielić na dwie grupy: Beneficjentów prowadzących pełną księgowość (prowadzenie oddzielnego systemu rachunkowego albo odpowiedniego kodu rachunkowego), pozostałych Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości (sporządzanie techniką komputerową w postaci zestawienia faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej na formularzu udostępnionym przez Fundację). Wyodrębniona ewidencja księgowa

W przypadku niespełnienia przez Beneficjenta tego zobowiązania, zostanie zastosowana 10% sankcja od każdego dokumentu, który:  nie został uwzględniony w odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej danej operacji lub  nie został ujęty w „Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty”. Wyodrębniona ewidencja księgowa

Dziękuję Państwu za uwagę Anna Siniarska Sekcja Finansów FAPA