„e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w Urzędach Marszałkowskich Województw Wielkopolskiego i Kujawsko-Pomorskiego” Jak usprawnić realizację zadań administracji publicznej za pomocą metod i narzędzi informatycznych - studium przypadku Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko – Pomorskiego Grzegorz Fiuk

Agenda Obsługa korespondencji w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego Projekty społeczeństwa informacyjnego: PO KL 5.2.1 - „e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w Urzędach Marszałkowskich WW i K-P” PO KL 5.2.1 - Mapowanie kompetencji oraz wzrost poziomu kultury etycznej, wiedzy i umiejętności urzędników poprzez metodę blended-learning i studia podyplomowe RPO 4.1 - „Platforma Zunifikowanej Komunikacji wraz z Systemem Archiwizacji Danych” RPO 4.2 - „Infostrada Kujaw i Pomorza – usługi w zakresie e-Administracji i Informacji Przestrzennej”; RPO 4.2 - „e-Usługi, e-Organizacja pakiet rozwiązań informatycznych dla jed. organ. Województwa Kujawsko-Pomorskiego” RPO 4.2 – „Realizacja systemu innowacyjnej edukacji w WK-P poprzez zbudowanie systemu dystrybucji treści edukacyjnych” RPO 4.1 - „Budowa szerokopasmowej infrastruktury radiowej sieci dostępowej wraz z infrastrukturą towarzyszącą dla WK-P” Kierunki rozwoju systemów informatycznych w UM WK-P do roku 2020 Kanały komunikacji elektronicznej - wyzwania przyszłości

Historia rozwoju obsługa korespondencji w Urzędzie Marszałkowskim WK-P Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w liczbach Liczba pracowników: ………………993 Liczba lokalizacji: ……………………..10 Liczba punktów podawczych: …….2 Liczba użytkowników systemu EZD: 1080 pracownicy: …………………………..…. 993 staż: …………………………………….……. 35 praktyka studencka: …....………….…. 9 umowy zlecenia: …………………….… 14 umowy zastępstwo: ……………….... 29

Obszary wykorzystania systemu EZD w UM WK-P prowadzenie rejestru przesyłek wpływających prowadzenie spisów spraw wykonywanie dekretacji wykonywanie akceptacji, poprzez podpisanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym prowadzenie w systemie EZD rejestrów i ewidencji: rejestr delegacji rejestr umów rejestr Zarządzeń Marszałka od 2008r. gromadzenie przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw kalendarze (pracownika, biura, wydziału, departamentu, rezerwacje sal) repozytorium dokumentów generowanie metryk spraw Informacja o pracowniku (telefon, biuro, pokój, kontakt)

Etapy wdrożenia 2006 – Analiza potrzeb i wybór systemu wspomagającego obieg spraw i dokumentów III kw. 2006 – zakup 300 licencji systemu Mdok 2007 – zakup kolejnych 236 licencji systemu Mdok 2007-2008 – wdrożenie systemu i szkolenia dla części pracowników, 24 październik 2008 - Zarządzenie nr 60/2008 dot. uruchomienia elektronicznego systemu obiegu spraw III-IV kw. 2009 – wdrożenie systemu znakowania kodami kreskowymi 2 czerwiec 2011– Zarządzenie nr 22/2011 w sprawie powołania Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD XI 2011 - I 2012 – szkolenia stanowiskowe obejmujące wszystkie departamenty IV – IX 2012 – uruchomienie platformy e-learning ze szkoleniami dla pracowników oraz włączenie szkolenia do planu służby przygotowawczej (projekt „Mocne kadry”) V 2012 - Uruchomienie punktu informacyjno-podawczego I 2013 - Formularze wskazujące wersję elektroniczną jako nadrzędną (wniosek urlopowy, wniosek o nadanie dostępu do zasobów informatycznych, wniosek o wydanie telefonu służbowego, wniosek o nadgodziny) kwiecień 2014 r. – zakup 414 licencji do Mdok,

Statystyki Statystyki dla dokumentów Statystyki dla spraw Liczba zarejestrowanych dokumentów Liczba założonych spraw wrzesień 2014 maj 2014 wrzesień 2014

Scenariusz wykorzystywania kodów kreskowych Znakowanie kodami kreskowymi dla pism w sprawach dot. dofinansowania z RPO 2007-2013 Kod kreskowy ma informacje o znaku sprawy (jedna sprawa dla wniosku dof. przez cały okres realizacji) Każda sprawa EZD wymusza uzupełnienie danych o koordynatorze/opiekunie projektu oraz strony sprawy Po otrzymaniu dofinansowania beneficjent wraz z pierwszym pismem otrzymuje zestaw naklejek z kodami Beneficjent zostaje pouczony o konieczności znakowania wszystkich pism w przedmiotowej sprawie Pracownik kancelarii podczas rejestrowania pisma przychodzącego skanuje kod kreskowy System EZD automatycznie wyświetla informacje o koordynatorze/opiekunie projektu oraz stronie sprawy, Pracownik kancelarii dokonuje dekretacji wersji elektronicznej bezpośrednio do wskazanego pracownika Pracownik otrzymuje informację w systemie EZD o wpływie dokumentu Wersję tradycyjną odbiera właściwy sekretariatu z kancelarii (w określonych godzinach) Pracownik odbiera z sekretariatu pismo i dołącza je do akt sprawy

Kody kreskowe Przed wdrożeniem Po wdrożeniu

„e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w UM WW i WK-P” (1) Cele: Wzrost elektronizacji usług i wymiany korespondencji oraz podniesienie wiedzy i umiejętności pracowników UMWK-P i UMWW i mieszkańców 2 województw w tym zakresie Podniesienie świadomości obywateli oraz promocja wzrostu wykorzystania elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST objęte wsparciem Podniesienie wiedzy i umiejętności pracowników samorządowych w zakresie stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia elektronicznych usług publicznych Wzrost wymiany korespondencji elektronicznej wysyłanej przez urzędy Wzrost liczby elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST za pomocą platformy ePUAP Wdrożenie lub modernizacja rozwiązań informatycznych: dziedzinowego systemu informatycznego wspierającego świadczenie samorządowych usług publicznych, umożliwiającego świadczenie w sposób zautomatyzowany minimum jednej elektronicznej usługi publicznej za pomocą ePUAP

„e-UM: elektronizacja usług i wymiany korespondencji w UM WW i WK-P” (2) Kampania reklamowa promująca e-usługi na e-PUAP (wykorzystanie mediów: TV i radio regionalne, billboardy, telebimy, artykuły w prasie lokalnej i portalach internetowych) Opracowanie szkoleń stacjonarnych z zakresu e-Usług Szkolenia stacjonarne (np. „Nowe standardy w zakresie informatyzacji podmiotów publicznych w KPA i KC”) Zmapowanie i optymalizacja referencyjnych procesów samorządowych (90 procesów) Raport z mapowania i optymalizacji procesów w celu ich implementacji w EZD i przygotowania e-Usług Opracowanie 30 e-Usług na ePUAP (po 15 na każdy urząd marszałkowski) Zakup urzędomatu umożliwiającego złożenie dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej Zakup nowych licencji do systemu EZD Rozbudowa systemu EZD o nowe funkcjonalności (integracja z ePUAP) Digitalizacja aktów prawnych dla Systemu Informacji Prawnej – zakup wyszukiwarki aktów prawnych Zakup systemu do archiwizacji dokumentacji elektronicznej

Mapowanie kompetencji oraz wzrost poziomu kultury etycznej, wiedzy i umiejętności urzędników poprzez metodę blended-learning i studia podyplomowe (1) Wdrożenie systemu mapowania luk kompetencyjnych Wdrożenie systemu szkoleń dla metody blended-learning Udział pracowników w studiach podyplomowych Udział pracowników w szkoleniach ogólnych i specjalistycznych Stworzenie i funkcjonowanie systemu redaktorów BIP Stosowanie kodeksu etycznego w UM Udział pracowników w kursach specjalistycznych PO KL 5.2.1; wartość projektu 3.7 mln zł; okres realizacji: 1.04.2010 – 31.03.2012

Mapowanie kompetencji oraz wzrost poziomu kultury etycznej, wiedzy i umiejętności urzędników poprzez metodę blended-learning i studia podyplomowe (2) System mapowania luk kompetencyjnych Struktura organizacyjna i kartoteka osobowa Zarządzanie kwalifikacjami Zarządzanie kompetencjami Zarządzanie efektywnością Zarządzanie szkoleniami: analizy potrzeb szkoleniowych planowania szkoleń badania efektywności szkoleń Integracja z systemem kadrowym w zakresie wymiany danych pomiędzy systemami Realizacja oceny pracowniczej poprzez system System szkoleń dla metody blended-learning LMS w oparciu o platformę Moodle Integracja LMS <-> mHR <-> FK Włączenie szkoleń do programu służby przygotowawczej 12 szkoleń w wersji podstawowej i rozszerzonej Ilość grup szkoleniowych: 130 Ilość uczestników: 1950 Narzędzia wspomagające szkolenie metodą e-learning: chat z ekspertem forum repozytorium dokumentów e-mail

Platforma Zunifikowanej Komunikacji wraz z Systemem Archiwizacji Danych (1) Zapewnienie sprawnego świadczenia przez Urząd, w pełni transakcyjnych elektronicznych usług na rzecz społeczeństwa; Wzrost dostępności i bezpieczeństwa zasobów danych oraz informacji publicznej; Usprawnienie systemów oraz procesów zarządzania województwem; Wzrost efektywności oraz usprawnienie pracy Urzędu Marszałkowskiego w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej; Usprawnienie wewnętrznych procesów administracji i zarządzania w oparciu o ICT Rozwój telekomunikacyjnych usług głosowych (telefonii VoIP) w obrębie jednostek samorządu publicznego i jednostek podległych. RPO WK-P 4.1; wartość projektu: 8.5 mln zł; okres realizacji: 1.06.2013 – 30.06.2015

Platforma Zunifikowanej Komunikacji wraz z Systemem Archiwizacji Danych (2) Zakup systemu komunikacyjnego obsługującego telefonię VoIP, konferencje wideo, pracę grupową, komunikator wewnątrz-urzędowy, Zakup aparatów telefonicznych dla użytkowników telefonii VoIP (700 szt.) Mobilne zestawy do wideokonferencji wraz z terminalami rejestracją wideokonferencji Zakup i wdrożenie systemu pocztowego dla 1050 stanowisk wraz z aktualizacją oprogramowania na stanowiskach oraz systemem ochrony poczty Zakup komputerów (204 sztuki) umożliwiających korzystanie z wdrożonych technologii Budowa bezprzewodowej sieci komputerowej dla wszystkich budynków Urzędu System archiwizacji danych Rozbudowa infrastruktury serwerowej Szkolenia dla pracowników z wdrożonych technologii

„Infostrada Kujaw i Pomorza – usługi w zakresie e-Administracji i Informacji Przestrzennej” e-Administracja: Informacyjny Portal Regionalny Cyfrowy Urząd systemy dziedzinowe elektroniczny obieg dokumentów workflow - systemy wymiany danych z jednostkami organizacyjnymi komunikacja (telefonia IP, poczta, komunikatory) System Informacji Przestrzennej szkolenia infrastruktura (sprzęt i oprogramowanie) dla poziomu regionalnego i JST RPO WK-P 4.2; wartość projektu: 42 mln zł; okres realizacji: 2010 -2015

„e-Usługi, e-Organizacja pakiet rozwiązań informatycznych dla jednostkach organ. WK-P” e-Zdrowie modernizacja infrastruktury LAN w szpitalach diagnostyka obrazowa (RIS/PACS i CR) informatyzacja szpitali (HIS oraz serwery) rozwiązanie regionalne e-Zdrowie (EHR) e-Edukacja infrastruktura (m.in. tablice interaktywne) platforma e-Learning stacjonarne i mobilne pracownie dydaktyczne treści edukacyjne e-Kultura digitalizacja treści portal infrastruktura RPO WK-P 4.2; wartość projektu: 105 mln zł; okres realizacji: 2010-2015

„Realizacja systemu innowacyjnej edukacji w WK-P poprzez zbudowanie systemu dystrybucji treści edukacyjnych” Udział 539 szkół podstawowych publicznych (509) i niepublicznych (30) Zakup 2127 zestawów tablic interaktywnych: 2019 szt. dla 509 publicznych szkół podstawowych 108 szt. dla 30 niepublicznych szkół podstawowych Budowa systemu dystrybucji treści edukacyjnych, umożliwiającego publikowanie treści Stworzenie materiałów edukacyjnych za pomocą nowoczesnych narzędzi multimedialnych Korzystanie przez uczniów i nauczycieli z usług elektronicznych dostępnych na portalu „Kujawsko- Pomorska Platforma Edukacyjna” Kontynuacja projektu e-Usługi - e- Organizacja – pakiet rozwiązań informatycznych dla jednostek organizacyjnych województwa kujawsko-pomorskiego” w części dotyczącej e-Edukacji RPO WK-P 4.2; wartość projektu: 23,3 mln zł; okres realizacji: 2014-2015

„Budowa szerokopasmowej infrastruktury radiowej sieci dostępowej wraz z infrastrukturą towarzyszącą dla WK-P” budowa infrastruktury pasywnej, w tym budowa stacji bazowych, przyłączy światłowodowych, modernizacja pomieszczeń na potrzeby centrum zarządzania i monitorowania sieci budowa infrastruktury aktywnej dla radiowej sieci transportowej, wyposażenie stacji bazowych w siłownie 48VDC, zakup serwerów, monitorowanie i zarządzanie, integracja z infrastrukturą istniejącą K-PSI; budowa infrastruktury aktywnej. Radiowa sieć dostępowa, zakup urządzeń Hot-Spot, zakup i wdrożenie centralnego systemu zarządzania, integracja z infrastrukturą istniejąca K-PSI; budowa infrastruktury aktywnej, adaptacja lokalizacji wskazanych szpitali na potrzeby uruchomienia połączeń radiowych . Radiowa sieć transmisyjna dla szpitali, integracja z infrastrukturą istniejącą K-PSI. Kontynuacja projektu ZPORR – Kujawsko-Pomorska Sieć Teleinformatyczna 76 mln zł, 2004-2008r RPO WK-P 4.2; wartość projektu: 33,2 mln zł; okres realizacji: 2013-2015

Kierunki rozwoju systemów informatycznych 2020 Uchwała Zarządu WK-P z dnia 22 stycznia 2014 r. w sprawie ustalenia kierunków rozwoju systemów informatycznych do roku 2020

Rozwój aplikacji do 2020 2020 2017 2015 2013 RPO 2014-2020 UMWK-P JPWI – II Etap: wszystkie procesy odzwierciedlone na platformie integracja z zewnętrznymi systemami wszystkie dane umieszczone w jednej, spójnej bazie danych monitoring wszystkich procesów (w tym budżetowych) integracja z systemem BI 2015 RPO 2014-2020 JPWI – I Etap: wdrożony system typu Framework implementacja wybranych procesów wewnątrz urzędowych integracja z posiadanymi systemami migracja danych z aktualnych systemów na platformę (JPWI) dostęp do aplikacji niezależny od platformy UMWK-P Projekt: stworzenie projektu i harmonogramu dojścia do Jednolitej Platformy Wymiany Informacji (JPWI) opracowanie dokumentacji API (wymiany informacji pomiędzy aplikacjami) analiza biznesowa LSI dla RPO 2014-2020 2013 Liczne rozdzielone aplikacje dziedzinowe: powielone dane brak jednego punktu wprowadzania danych brak integracji brak spójności danych osobne logowanie

Kanały komunikacji elektronicznej - wyzwania przyszłości ? jeszcze niedawno tylko komputer i laptop dzisiaj także tablet, telefon (fablet) wkrótce telewizja hybrydowa przyszłość

Dziękuję za uwagę Grzegorz Fiuk