1 Badanie współpracy opiekunów i koordynatorów projektów realizowanych w ramach regionalnego komponentu Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na Mazowszu Warszawa 27 października 2010 III Spotkanie Mazowieckich Projektodawców

Potrzeba realizacji badania Reakcja na napływające sygnały o problemach we współpracy projektodawców z MJWPU: –Problemy organizacyjne omawiane na I i II SMP, –Problemy z przepływem środków. Rozpoczęcie dialogu i potrzeba pogłębienia wiedzy o problemach, których rozwiązanie jest możliwe na poziomie regionalnym: –Problemy komunikacyjne, –Współpraca z MJWPU jako przykład relacji Obywatel – Państwo, –Jakość świadczenia usług publicznych. 2

Badane obszary 3 Obszary problemowe wcześniej zdiagnozowaneObszary problemowe objęte niniejszym badaniem Współpraca na poziomie merytorycznym – nierówne kompetencje merytoryczne pracowników (wielu opiekunów projektów cechuje nieumiejętność odpowiedzi na pytania, przekazywanie błędnych informacji, niespójne interpretacje), – niedotrzymywanie przez MJWPU terminów zapisanych w umowach lub wynikających z dokumentów programowych, – trudności w uzyskaniu informacji w sytuacjach trudnych lub nietypowych, – długie terminy rozwiązywania podstawowych problemów. Komunikacja oraz dostęp do informacji – problemy z dodzwonieniem się do MJWPU, – sprzeczne lub błędne informacje uzyskiwane w MJWPU, – utrudniony kontakt z opiekunem projektu, – niejasna dokumentacja konkursowa oraz instrukcje i wytyczne. Finanse i Rozliczenia projektów – opóźnienia w przekazywaniu transz, nieterminowy zwrot środków nie wygasających, – częste zmiany w dokumentacji, – niewykrywanie błędów we wnioskach o płatność przez osoby, które weryfikują te wnioski w MJWPU. źródło: Sieczkowski 2009 Współpraca na poziomie merytorycznym – kompetencje koordynatorów i opiekunów projektów, – wzajemne wyobrażenia i oczekiwania na temat obowiązków i możliwości działań podejmowanych przez opiekunów i koordynatorów, – nadmierne obciążenie opiekunów i ich specjalizacja. Komunikacja oraz dostęp do informacji – czas reakcji MJWPU na potrzeby projektodawców, – dostęp do informacji potrzebnych do poprawnego rozliczania projektów. Finanse i rozliczenia projektów – poprawność rozliczeń oraz stosowane procedury, – najczęściej pojawiające się błędy i sposoby ich rozwiązywania.

Przebieg badania i użyta metodologia 4 30 indywidualnych wywiadów pogłębionych (Kwiecień – Maj 2010) 15 wywiadów z opiekunami projektów15 wywiadów z projektodawcami (koordynatorzy lub osoby pracujące przy rozliczaniu projektu) Za dobór informatorów wśród opiekunów projektów odpowiadała MJWPU. Uczestników badania rekrutowaliśmy spośród osób obecnych na I i II SMP. Zrealizowana przez 11 wcześniej przeszkolonych badaczy – studentów lub absolwentów studiów socjologicznych lub pokrewnych. Prowadzone z wykorzystaniem dyspozycji, które zostały opracowane na podstawie wyników wcześniejszego badania ankietowego. Rozmowy były rejestrowane a następnie kodowane przez badaczy. Wstępne analizy zostały połączone, a na ich podstawie zbudowano dokument zawierający informacje przedstawione przez uczestników badania, które zostały zaklasyfikowane do poszczególnych zagadnień problemowych. Wywiad grupowy (maj 2010) Przedstawiciele obu stron procesu wdrażania. Czworo opiekunów projektów oraz sześcioro koordynatorów – zarówno reprezentantów firm jak i organizacji pozarządowych. Osoby, z którymi wcześniej przeprowadzono wywiady indywidualne.

Wpływ funduszy UE na działalność projektodawców 1/2 Wdrażanie projektów dofinansowanych ze środków UE wiąże się z następującymi wyzwaniami: –Spełnienie wymogów formalnych zapisanych w projekcie i umowie. –Pilnowanie procedur i przejrzystości podejmowanych działań. –Konieczność realizacji działań opisanych w projekcie nawet przy zmieniających się warunkach zewnętrznych. Realizacja projektów wpływa na instytucję: –Poprawa organizacji pracy, w tym rozwinięcie współpracy pomiędzy poszczególnymi działami/pracownikami instytucji, –Zwiększenie zatrudnienia, –Stabilizacja działalności, –Rozszerzenie oferty, –Realizacja projektu dofinansowanego z Funduszy UE podnosi prestiż instytucji. Wpływ projektów nie ogranicza się jedynie do wykorzystania środków finansowych na cel przewidziany we wniosku. Pozostawia ślad w jakości pracy danej instytucji. 5

Wpływ funduszy UE na działalność projektodawców 2/2 6 Wpływ Funduszy nie ogranicza się jedynie do wykorzystania środków finansowych. By osiągnąć pozytywne efekty, bezwzględnie muszą być spełnione dwa warunki: Profesjonalna obsługa projektodawców przez MJWPU Dotrzymywanie terminów i warunków umowy przez MJWPU i banki Zaniedbanie tych warunków prowadzi do zmiany nastawienia do Funduszy oraz zniechęca do podejmowania kolejnych prób zdobycia środków europejskich. Projektodawcy dążąc do dotrzymania warunków umowy, potrafią sami kredytować system wdrażania. Asymetria odpowiedzialności. MJWPU występując z pozycji dysponenta środków, nie respektuje zasad wymaganych od projektodawców. Naruszenie zasad umowy przez tych drugich, skutkować będzie odebraniem części lub całej dotacji. Niedotrzymanie przez MJWPU obiecanych terminów lub nieprzekazanie na czas informacji lub dyspozycji płatności, nie przyniesie dla jednostki żadnych konsekwencji (jeśli projektodawcy nie zdecydują się na wejście na drogę sądową).

Zadania uczestników systemu wdrażania Zadania opiekunów Sprawozdawczość projektu i kontakty z MJWPU Działania administracyjne i związane z zarządzaniem Działania w ramach projektu Zadania projektodawców Sprawy administracyjne Pomoc projektodawcom –W ramach obowiązków (zasadna) –Poza obowiązkami (dodatkowe, zabierające czas) 7 Źródła wiedzy o zadaniach: Dokumenty – wytyczne, instrukcje wykonawcze, regulaminy, ustawy i rozporządzenia. Współpracownicy – przełożeni, koleżanki i koledzy, pracownicy działów specjalistycznych (księgowość, kadry). Szkolenia – wewnętrzne oraz zewnętrzne, w tym te organizowane przez MJWPU dla projektodawców. Samodzielne wyszukiwanie informacji – strony internetowe, specjalistyczna prasa i poradniki.

Porównanie obowiązków 8 OpiekunowieProjektodawcy Elastyczność Osadzenie w pracy urzędniczej, biurowej, której sprawna realizacja wymaga rutyny. W swojej pracy zmuszeni do realizacji zadań z różnych porządków – od rekrutacji uczestników, przez logistykę do spraw prawnych i finansowych. Skoncentrowani są na wąskim zakresie zadań, wynikających z przepisów określonych z góry i zaleceń, których nie wolno im przekroczyć. Zadania powinny być wykonywane w odniesieniu do zmieniającej się rzeczywistości. Obciążenie pracą Mają dużo pracy w związku z liczbą projektów, które są im przydzielone. Mają dużo pracy w związku z różnorodnością zadań jakie muszą realizować w obrębie projektu.

9 Sytuacje problemowe W badanym obszarze możemy wskazać trzy kategorie problemów występujących przy wdrażaniu projektów Wewnątrz systemu funkcjonują następujące sposoby radzenia sobie z sytuacjami problemowymi: poszukiwanie rozwiązań problemu u współpracowników na tym samym szczeblu (ewentualnie w innych wydziałach) eksperci zewnętrzni lub pracownicy działów specjalistycznych (księgowość, kadry) skierowanie się z problemem do pracownika wyższego rzędu (kierownik, wyższy przełożony, pracownicy Urzędu Marszałkowskiego i Pracownicy Ministerstwa), Niedotrzymanie terminów przez MJWPU. Brak możliwości uzyskania jednoznacznej odpowiedzi na pytania związane z kwestiami proceduralnymi. Brak informacji ze strony MJWPU (lub informacja nie docierająca na czas) dotyczących zmian w procedurach lub regulacjach wewnętrznych w MJWPU. Konieczność podejmowania ryzyka finansowego związanego z projektem przez projektodawcę (nie wiadomo, czy umowa zostanie podpisana). Konieczność wprowadzania poprawek do powstających dokumentów lub obowiązek sporządzania ich na nowo. Przeniesienie ryzyka niedotrzymania warunków umowy na projektodawcę. Problem Konsekwencje

Pajęczyna komunikacyjna 10 Koordynator projektu Urząd Marszałkowski Opiekun Projektu Opiekun Projektu Opiekun Projektu Kierownik Dyrekcja PO KL w MJWPU Opiekun Projektu Opiekun Projektu Opiekun Projektu Kierownik Wydziały specjalistyczne Oficjalna droga koordynatora i opiekuna Nieoficjalna droga opiekuna Nieoficjalna droga koordynatora

11 Rekomendacje T2. Zbiór sytuacji typowych – „Problem – Rozwiązanie” Słuchając wypowiedzi obu stron, widać potrzebę stałego opracowywania bazy danych problemów występujących aktualnie u projektodawców, wraz z ich rozwiązaniami. Bazy Aktualizowanej możliwie często, najlepiej przez samych opiekunów (choć niesie to ryzyko dodatkowego obciążenia ich pracą). By taki pomysł mógł być zrealizowany, musiałby powstawać w ścisłej współpracy z opiekunami i odpowiadać na ich szczegółowe potrzeby informacyjne T3. Karta dobrych praktyk komunikacji Rekomendujemy też wspólne wypracowanie przez Projektodawców i Opiekunów karty dobrych praktyk w codziennej komunikacji między nimi. Głosy związane z publikacją zakresu obowiązków opiekunów (na stronach MJWPU) wynikają głównie z chęci zobligowania tychże opiekunów do regularnego kontaktu i utrzymywania standardów w komunikacji. Chcemy poddać pod publiczną dyskusję propozycję samoregulacji zasad współpracy przez jej uczestników. Wierzymy, że opiekunowie i projektodawcy na wspólnych spotkaniach są w stanie dojść do porozumienia, w następujących kwestiach: w jakim terminie należy odpowiedzieć na e- mail, z jakimi pytaniami nie zwracać się do opiekuna itd. Jesteśmy zdania, że taki dokument, mimo że nie obligatoryjny, mógłby z powodzeniem funkcjonować i pomagać w rozplątaniu komunikacyjnej pajęczyny. T4 Programy szkoleń Szkolenia powinny być prowadzone przez osoby znające system wdrażania nie tylko w teorii, powinny także zawierać możliwie dużo przykładów z codziennej pracy opiekunów i koordynatorów. Obecnie można usłyszeć głosy o nieprzygotowanych trenerach, którzy nie pracowali przy wdrażaniu środków UE. Z perspektywy projektodawców podczas szkoleniu najważniejsze jest uzyskanie wiedzy o sposobach postępowania w konkretnych sytuacjach.

12 T5 Konsultowanie zmian w wytycznych Problem nieznajomości bądź niezrozumienia wytycznych, a także częstej potrzeby ich zmiany wynikającej z niepraktyczności, można ograniczyć konsultując proponowane zmiany z opiekunami i projektodawcami – czyli ich bezpośrednimi użytkownikami. Konsultacje nie muszą być wiążące, ani też nie muszą przybierać formy rozbudowanych spotkań. Mogą to być odpowiednio sprofilowane badania, czy nawet dyskusja na liście malingowej. Ważne jest natomiast, by proponowane zmiany były weryfikowane z osobami, które będą je wykorzystywać w codziennej praktyce. T6 Wspólne szkolenia Łącząc wątek kompetencji oraz poruszony wcześniej – komunikacji, proponujemy by szkolenia, dotyczące niektórych zagadnień, mogły odbywać się wspólnie dla opiekunów i projektodawców. W badaniu zostały zdiagnozowane obszary, w których konieczne jest wspólne podnoszenie kompetencji. Stanowić to może dodatkowy pretekst do wspólnych rozmów i współpracy Rekomendacje T7 Opis działania systemu Powinny powstać warunki do stałej kontroli i opisywania funkcjonowania systemu wdrażania, tak by na bieżąco można było diagnozować zagrożenia dla powodzenia realizacji całego przedsięwzięcia. Komisje i podkomisje monitorujące wdrażanie PO KL powinny mieć dostęp do niezależnych informacji o systemie wdrażania.

13 Rekomendacje U1. Specjalizacja Postulujemy stworzenie trzyosobowych zespołów opiekunów, które w obrębie dotychczasowych wydziałów będą opiekować się grupą projektodawców. W skład zespołu wchodzić będą opiekunowie o różnych specjalizacjach, jednak przez cały okres realizacji i rozliczenia projektu zostanie on pod wspólną opieką. W ten sposób odpowiadamy na trzy wyzwania: 1. projektodawca ma stałego opiekuna (zespół) przez cały okres realizacji projektu, 2. zmniejsza się ilość czasu potrzebna na realizację jednostkowych działań opiekuna (powtarzalność działań), 3. cały zespół zna specyfikę danego projektu i jest w stanie pomóc projektodawcy, w związku z tym wykluczone zostaje ryzyko braku odpowiedzi/kontaktu ze strony MJWPU, co jest jednym z najczęściej podnoszonych zarzutów. U2. Poprawa obiegu dokumentów w MJWPU W okresie, w którym realizowaliśmy badanie powtarzały się głosy apelujące o wprowadzenie w MJWPU informatycznych rozwiązań dotyczących przepływu dokumentów. Ze względu na wysokie koszty, ta rekomendacja zostaje zapisana jako Uskrzydlająca, jednak musi być standardem, bez którego uruchomienie MJWPU nie powinno mieć miejsca. U3. Wprowadzenie realnej równości stron procesu wdrażania Wprowadzenie takich rozwiązań systemowych, które wymuszą na Instytucji Pośredniczącej dotrzymywanie terminów (które nakłada na siebie sama) a także zmuszą ją do ponoszenia odpowiedzialności za sytuacje, w których to projektodawcy kredytują system wdrażania komercyjnymi kredytami w związku z nie otrzymaniem przyznanych pieniędzy na czas.

14 Dziękujemy za uwagę i zapraszamy do dyskusji Zespół realizujący badanie: Kierownik zespołu i opracowanie raportu: Michał Bargielski Wstęp do raportu: Agnieszka Zowczak Współpraca merytoryczna: Katarzyna Leśko-Loda, Paweł Sieczkowski, Agnieszka Zowczak Koordynacja badania terenowego: Agnieszka Zowczak Wywiady przeprowadzili i analizowali: Paweł Bieniek, Dorota Chabiera, Łukasz Dziewięcki, Anna Fundowicz, Milena Górka, Agnieszka Kołodziejczyk, Katarzyna Leśko-Loda, Marcin Mitzner, Paweł Sieczkowski, Karina Wielomska, Stanisław Winch. Kontakt: tel./fax , Dodatkowe informacje dostępne będą na