m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Budżet partycypacyjny WARSZAWA 2017 Ewaluacja – sierpień 2016 Drugi raport cząstkowy (skrót)

2 Zgłaszanie projektów

m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Motywacja do złożenia projektu Opracowanie własne na podstawie danych z ankiety CAWI Projektodawcy, n=387. Dane na wykresie nie sumują się do 100%, ponieważ respondenci mogli wskazać kilka odpowiedzi. Opracowanie własne na podstawie danych z ankiety CAWI Mieszkańcy, n=3197. Dane na wykresie nie sumują się do 100%, ponieważ respondenci mogli wskazać kilka odpowiedzi. Osoby, które złożyły projekt najczęściej chciały zmienić konkretną rzecz w swoim otoczeniu. Osoby, które nie zdecydowały się na złożenie projektu, najczęściej tłumaczyły to brakiem czasu lub brakiem pomysłu na projekt.

m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Spotkania o priorytetach rozwojowych dzielnic Mieszkańcy rzadziej niż projektodawcy słyszeli o spotkaniach. Spotkania - zgodnie z intencją im przyświecającą – służą głównie przyszłym projektodawcom, jednak nadal znacząca część z nich o nich nie słyszała. Opracowanie własne na podstawie danych z ankiety CAWI Projektodawcy n=387, Mieszkańcy n=3197.

m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Przygotowanie projektu 40% projektodawców konsultowało pomysł z sąsiadami lub potencjalnymi odbiorcami. 47% z projektodawców konsultowało się z urzędnikami: 1)Autorzy projektów głównie kontaktowali się z urzędnikami mailowo (65%) i telefonicznie (52%). 2)18% projektodawców było na dyżurach konsultacyjnych zaś 23% było na maratonach pisania projektów. Do złożenia projektu niezbędne było zebranie 30. podpisów poparcia. Wątpliwości budziło: 1)Zbieranie głosów poparcia wśród osób, których dany projekt nie dotyczy. 2)Przekazywanie danych osobowych osobom nieuprawnionym. Opracowanie własne na podstawie danych z ankiety CAWI Projektodawcy, n=387.

m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Publiczne dyskusje mieszkańców Z badania wynika, że 57% autorów udoskonaliło swoje projekty na podstawie uwag ze spotkań. Z drugiej strony – wszystkie zaangażowane grupy miały uwagi do spotkań: Projektodawcy wywiady grupowe, CAWI Spotkania nie umożliwiają rzeczywistej dyskusji o projektach ponieważ jest na nie zbyt mało czasu. Informacje od urzędników są zdawkowe - nie ma miejsca na dłuższą dyskusję. Przekazywane uwagi nie są wiążące - dopiero podczas weryfikacji szczegółowej są omawiane kluczowe kwestie. Na spotkania przychodzą nieliczni mieszkańcy. Ci, którzy przychodzą nie rozumieją, dlaczego niektóre z prezentowanych projektów później nie podlegają głosowaniu. Urzędnicy wywiady grupowe Spotkania dyskusyjne zabierają dużo czasu, są bardzo angażujące. Aby dobrze przygotować się do spotkań urzędnicy muszą zapoznać się w krótkim czasie ze wszystkimi projektami, którym trzeba się jeszcze dokładnie przyjrzeć na etapie weryfikacji. Z punktu widzenia organizacji pracy etap dyskusji jest nieefektywny - prezentowane projekty będą jeszcze zmieniane a tymczasem późniejszy czas weryfikacji jest bardzo ograniczony. Koordynatorzy warsztat To bardzo pracochłonny i wymagający czas, ze względu na obecność na spotkaniach, czasami codziennie. Konieczność przygotowania spotkań oraz zmotywowania urzędników. Uwagi zgłaszane przez urzędników nie są wiążące dla projektodawcy. Brakuje przestrzeni i czasu na merytoryczną dyskusję - projektodawcy prezentują swój projekt i wychodzą. Czasami prezentowane są projekty, które nie spełniają podstawowych kryteriów.

m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Wnioski Osoby, które złożyły projekty najczęściej chciały zmienić konkretną rzecz w swoim otoczeniu Osoby, które nie złożyły wniosku jako powód głównie podawały brak czasu. Ponad 20% głosujących mieszkańców w ankiecie zaznaczyło odpowiedź: „Nie wiedziałem jak złożyć projekt”. Jest to wyznawanie dla działań informacyjnych IV edycji budżetu. Obecnie spotkania o priorytetach rozwojowych dzielnic nie przyczyniają się do efektywnej realizacji celów budżetu. Projektodawcy mają obowiązek zebrania 30. podpisów - konieczność wyjścia do sąsiada i poproszenia o podpis jest praktyką, która może przysłużyć się do zacieśnienia kontaktów i poznania najbliższego otoczenia. Najczęstszym sposobem kontaktu projektodawcy z urzędnikami jest mail i rozmowa telefoniczna. Z osobistych spotkań najmniej użyteczne są dyżury konsultacyjne. Maratony były lepiej oceniane przez urzędników i projektodawców niż dyżury. W tej edycji nie wszystkie dzielnice organizowały maratony (m. in.: nie było maratonów w Białołęce, Wesołej i w Wilanowie). Publiczne dyskusje mieszkańców w ocenie projektodawców, urzędników i koordynatorów spełniają swoją jeżeli chodzi o możliwość spotkania z urzędnikami i innymi projektodawcami. Jednak przychodzą na nie nieliczni mieszkańcy. Minusem obecnej formy jest także to, że projektodawcy uczestniczą często tylko we fragmencie spotkania (ze względu na długość trwania) i otrzymują uwagi do swoich projektów, które nie są wiążące.

8 Weryfikacja

9 m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Weryfikacja projektów 2649 projektów zgłoszono w Warszawie Autorzy wycofali 382 projekty Zweryfikowano 2267 projekty 517 zweryfikowano negatywnie 1750 dopuszczono do głosowania Weryfikacja jest etapem, w którym zespoły urzędników z poszczególnych wydziałów urzędów dzielnic i jednostek miejskich oceniają zgodność projektów z przyjętymi kryteriami. Jest to proces kilkuetapowy: Publiczne dyskusje mieszkańców, gdzie autor ma możliwość wprowadzenia zmian Weryfikacja ogólna Weryfikacja szczegółowa przez urzędników merytorycznych (także w jednostkach) Ocena ogólnodostępności przez zespół dzielnicowy Zespół dzielnicowy może skierować projekt do ponownej weryfikacji Posiedzenia zespołów - Informacja o pozytywnej lub negatywnej weryfikacji w systemie elektronicznym i w urzędach dzielnic na tablicach ogłoszeń. Autor może złożyć odwołanie od negatywnej weryfikacji

10 m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Ocena etapu weryfikacji Opracowanie własne na podstawie danych z ankiety CAWI Projektodawcy, n=387. Opracowanie własne na podstawie danych z ankiety CAWI Projektodawcy, n=415 (projektodawcy oceniali kontakt z urzędnikami osobno dla każdej dzielnicy, w której składali projekty). Autorzy projektów, którzy mieli złe doświadczenia podczas weryfikacji, zniechęcają się do składania projektów w przyszłości. Opracowanie własne na podstawie danych z ankiety CAWI Projektodawcy, n=387.

11 m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Ocena merytoryczna projektu 77% projektodawców oceniło kryteria weryfikacji jako zrozumiałe, 64% jako sprawiedliwe Główne wątpliwości to: Osiągnięcie porozumienia co do zmian w projekcie Zdarzały się bardzo dobre praktyki dochodzenia do porozumienia, ale również trudne sytuacje. Projektodawcy zarzucali, że uzasadnienie zmian w projekcie było lakoniczne, nie odnosiło się do kryteriów weryfikacji lub było wadliwe pod względem merytorycznym. Urzędnicy i koordynatorzy mówili o projektach trudnych – niestandardowych lub skomplikowanych technicznie, za których realizację odpowiedzialność biorą urzędnicy. Zmiany w kosztorysach Projektodawcy: Otrzymywali sugestie zmian w kosztorysach, których nie rozumieli. Zazwyczaj zwracali uwagę na duże rozbieżności między cenami rynkowymi, kosztami określonymi w „Ile kosztuje miasto?” i kosztami podawanymi przez urzędników. Urzędnicy: Wskazywali, że projektodawcy przede wszystkim nie znają kosztów związanych z eksploatacją zrealizowanego projektu, ale też często pomijają dodatkowe koszty operacyjne. Brak spójności między tytułem projektu, a jego zawartością Projektodawcy: ich zdaniem o spójność tytułu projektu i jego treści musi dbać urzędnik. Urzędnicy: Wskazywali głównie na zmiany, które może wprowadzić projektodawca, co może skutkować również tym, że tytuł – który niekiedy pozostawał niezmienny po wprowadzeniu projektu do elektronicznego systemu głosowania – jest niespójny z treścią projektu. Urzędnik (za zgodą autora) może zmienić tytuł, co nie zawsze miało miejsce.

12 m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Ogólnodostępność Kryterium ogólnodostępności jest obecnie doprecyzowywane w poszczególnych dzielnicach przez zespół ds. budżetu partycypacyjnego, który podczas weryfikacji analizuje projekty pod tym kątem. Wszystkie grupy biorące udział w badaniu miały uwagi do tego aspektu BP: Różne dzielnice, różne zasady Większość projektodawców, urzędników i koordynatorów zgłaszało, że definicja ogólnodostępności powinna być doprecyzowana na poziomie Warszawy, a nie dzielnic. Składanie projektów na rzecz podmiotów publicznych edukacyjnych Projektodawcy zarzucali wykorzystywanie zasobów publicznej placówki w celu promocji lub zbierania głosów. Podkreślano, że takie placówki otrzymują środki z budżetu, więc nie powinny „zabierać” środków mieszkańców. Projekty dla wąskiej grupy odbiorców i trwałość Umożliwienie korzystania z rezultatów projektu dzieciom lub rodzicom w danej placówce nie jest wystarczające dla ogólnodostępności według projektodawców, gdyż z danego projektu powinien móc korzystać ogół mieszkańców. Dotychczas nie jest określone, jak długo po realizacji projektu, jego efekty muszą być ogólnodostępne. Moment weryfikacji ogólnodostępności Urzędnicy i projektodawcy postulowali, aby ogólnodostępność była weryfikowana na początkowym etapie weryfikacji, według jasnych i precyzyjnych zasad.

13 m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Odwołania Opracowanie własne na podstawie regulaminu budżetu partycypacyjnego na rok Procedura odwołania została wprowadzona w edycji BP na rok W sumie odwołano się w przypadku 200. projektów. Poniższy schemat pokazuje jak ta procedura wyglądała: Wprowadzenie odwołań było dobrze oceniany przez projektodawców. Problematyczne okazały się 2 kwestie: 1)Odwołanie trafia do tego samego wydziału (osoby), który wcześniej nie uznał argumentów projektodawcy. 2)Informacja dla autora projektu dlaczego jego odwołanie nie zostało pozytywnie zaopiniowane przez zespół ds. budżetu partycypacyjnego nie jest obowiązkowa. Negatywna weryfikacja projektu Informacja do autora Autor wnioskuje o ponowną weryfikację, wskazując z którymi elementami się nie zgadza. Wniosek trafia do Burmistrza dzielnicy Zespół ds. budżetu partycypacyjnego opiniuje pozytywnie lub negatywnie wniosek autora Wnioski zaopiniowane pozytywnie trafiają do ponownej weryfikacji Wydziały i jednostki miejskie jeszcze raz weryfikują wniosek w problematycznym zakresie. Ostateczna decyzja

14 m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Wnioski W całej Warszawie wycofano średnio 3 na 20 złożonych projektów. Trzy czwarte projektów zostało zweryfikowanych pozytywnie. Weryfikacja przez projektodawców przeważnie jest oceniana jako raczej przyjazna, tylko niecała 1/5 z nich oceniła ją negatywnie. Jest to o tyle istotne, że złe doświadczenia podczas weryfikacji rzutują na chęć składania projektów w kolejnych edycjach. 62% projektodawców ocenia dobrze kontakt z urzędnikami weryfikującymi projekty. Większość urzędników i koordynatorów postulowała, aby ogólnodostępność była doprecyzowana na poziomie Warszawy, choć póki co nie ma konsensusu co do minimalnych wymogów w tym zakresie. Zgłaszano również uwagi dotyczące zbyt późnego momentu weryfikacji ogólnodostępności względem weryfikacji szczegółowej (urzędnicy weryfikowali projekty, które niekiedy nie spełniały kryterium ogólnodostępności). Wprowadzenie procedury odwołań jest dobrze oceniane przez projektodawców, jednak zgłaszają oni do niej uwagi.

15 Praca zespołów dzielnicowych ds. budżetu partycypacyjnego

m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Zakres pracy zespołów Opracowanie własne na podstawie danych z ankiety CAWI Zespół, n=97. Respondenci mogli wskazać kilka odpowiedzi. Przedstawiciele zespołów pytani o to, o czym powinien decydować zespół, a co powinno być określone dla wszystkich dzielnic wskazali, że: 1) Na poziomie dzielnic (przez zespoły) powinny być doprecyzowane: o podział dzielnicy na obszary, o podział środków. 2) Na poziomie całego miasta powinny być ustalone: o definicja ogólnodostępności, o możliwości składnia projektów przez członków zespołu. 3) Zdania są podzielone w kwestii zapisu o warunkach wykluczenia członka zespołu – większość uważa, że powinno to być doprecyzowane na poziomie całego miasta, choć niemal 30% uważa, że możliwość doprecyzowania powinny mieć zespoły w dzielnicach.

m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Trudności w pracy zespołów Opracowanie własne na podstawie danych z ankiety CAWI Zespół, n=97. Respondenci mogli wskazać kilka odpowiedzi. Wśród głównych wyzwań dla pracy zespołów wskazywano: 1)Niedostateczna wiedza członków zespołu na temat zasad BP, ale również roli i zadań zespołu. 2)Udział radnych w pracach zespołów, zaangażowanie tylko niektórych przedstawicieli rad osiedli. 3)Zbyt mała aktywność i zaangażowanie niektórych członków zespołu. 4)Realizacja partykularnych interesów. 5)Marginalna rola zespołów w procesie BP. 6)81% głosujących mieszkańców nie słyszało o możliwości zgłaszania się do zespołów dzielnicowych.

m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Komunikacja Opracowanie własne na podstawie danych z ankiety CAWI Zespół, n=97. Najlepiej członkowie zespołów ocenili komunikację z koordynatorem (94% pozytywnych odpowiedzi). Komunikacja między poszczególnymi członkami oceniona została nieco gorzej, choć ciągle jest to wysoki odsetek, w sumie 75%. Najmniej pozytywnych odpowiedzi (choć nadal w sumie 63% pozytywnych ocen) zaznaczono w komunikacji z zarządem dzielnicy. Z badania wynika, że członkowie doceniają pracę wkładaną przez koordynatorów i raczej nieliczne są opinie, że osoby pełniące funkcję koordynatorów się nie sprawdzają.

m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Wnioski Zespoły wywiązują się z zadań, określonych w zarządzeniu Prezydenta m.st Warszawy. Ich praca i zaangażowanie zależy przede wszystkim od motywacji poszczególnych osób. Jako korzyść z pracy w zespole najczęściej wskazywano poczucie społecznie wykonywanej pracy oraz wiedzę na temat potrzeb mieszkańców i dzielnicy. Praca zespołów, jak i pojedynczych członków jest bardzo nierównomierna. Są zespoły, których praca jest pozytywnie oceniania przez mieszkańców, jak i takie, co do których jest dużo uwag. Rola koordynatora jest kluczowa dla powodzenia przebiegu BP. Koordynator jest postrzegany jako jeden z urzędników, nie jako partner w dyskusji nad projektami, ponieważ zwykle nie ma wiedzy merytorycznej z danego zakresu. Mieszkańcy głosujący w budżecie nie wiedzą (81%) o naborze do zespołów. Zespół w obecnej formie nie ma kluczowej roli, jest ciałem doradczym. Zdaniem niektórych jego rola jest marginalna. Choć strona społeczna jest reprezentowana w zespole, nie zawsze ma wpływ na podejmowane decyzje - stanowi ona mniejszość i nie ma niezbędnej wiedzy merytorycznej. W zespołach widać dwa światy: urzędników i pozostałych osób. Czasem do pierwszej grupy należą też radni. Praca zespołów zależy w dużej mierze od zaangażowania koordynatora. W większości ich praca jest oceniania bardzo dobrze, zarówno przez urzędników jak i członków zespołów. Jednym z elementów badania była możliwość dzielenia się doświadczeniami przez członków zespołów (urzędników i koordynatorów podczas wywiadów i warsztatu). Pokazało to, że mają oni wielką potrzebę rozmowy o doświadczeniach, dzielenia się dobrymi i złymi praktykami. Mimo iż w drugiej edycji była możliwość spotkań członków zespołu, niewiele osób z niej korzystało.

m.st. Warszawa | Budżet partycypacyjny Budżet partycypacyjny Dziękujemy za uwagę. Zapraszamy do lektury raportu.