Planowanie w organizacjach

Funkcje zarządzania Planowanie – określanie celów organizacji, sposobów ich realizacji oraz zasobów potrzebnych do realizacji tych celów.

„Planować” pochodzi od łacińskiego “planta” - szkic budynku. “Planować” znaczy, zatem: zaprojektować szkic, schemat, jak należy coś zrobić czy wykonać.

Wizja Koncepcja modelowa przyszłej organizacji, funkcjonowania i pożądanego rozwoju organizacji, nakreślona przez kierownictwo. Koncepcja potencjału organizacji, wyobrażenie pożądanej przyszłości, formułowane w kategoriach osiągania wyznaczonych celów.

Misja Jest deklaracją celów działalności firmy. Powinna zawierać wyraźną wizję bieżących i przyszłych operacji firmy związanych z produktem (lub usługą), rynkiem a także z przyjętym systemem wartości i zasad oraz cech odróżniających ją od firm konkurencyjnych.

MISJA powinna wyrażać: przekonania, wartości, aspiracje, strategię danej firmy.

Przykłady sformułowań misji HOLIDAY INN: „Zaspokajać potrzeby podróżnych w dziedzinie noclegu i jedzenia" MICROSOFT: „Wiodąca rola w oprogramowaniu komputerowym" C. Revlon: „Wkładamy nadzieję do flakonika" Otis Elevator: „Pomagać każdemu użytkownikowi przez przemiesz­czanie ludzi i rzeczy - do góry, w dół, z miejsca na miejsce, na krót­kich dystansach i z wyższą niezawodnością, niż każde inne w tej bran­ży przedsiębiorstwo na świecie". Zelmer: „Naszym celem jest wytwarzanie najlepszych w kraju wyro­bów zasilanych prądem elektrycznym, służących do utrzymania czy­stości w mieszkaniu oraz wyrobów ułatwiających przygotowanie po­siłków. Dążymy do utrwalenia pozycji znaczącego w świecie ekspor­tera tych wyrobów" „Rogalik" (piekarnia w Gdańsku): „Masz prawo do chrupiących bułeczek" KAMIS (przyprawy): „Życie ze smakiem" European Consulting Group: „40 lat doświadczeń w marketingu - po­znaj z nami na nowo swój biznes" Mc Graw-Hill: „Zaspokajać potrzebę wiedzy poprzez gromadzenie, wytwarzanie, dystrybucję wartościowych informacji w sposób, który zadowala naszych klientów, pracowników, autorów, inwestorów i cale społeczeństwo" Polifarb Cieszyn S.A.: „Ofensywność, konkurencyjność, wszechstron­ność, nowoczesność, opłacalność". NEPTUN (Starogard Gdański): „100 lat doświadczeń w produkcji obuwia" THE BRITISH AIRWAYS: „Być najlepszym, odnoszącym największe sukcesy przewoźnikiem”

cel Co i kiedy organizacja chce osiągnąć, co zrobić aby te cele osiągnąć. Cele określają ilościowo zadania i zamierzenia w określonych odcinakach czasu.

Cele a zadania Cel dekomponujemy na zadania. Zadania - to zamierzone do uzyskania wyniki, w poszczególnych odcinkach czasu realizacji celu.

CELE A ZADANIA Zadanie to część celu przewidziana do wykonania w ustalonym okresie lub terminie wyodrębniona na podstawie kryteriów przedmiotowych, przestrzennych, czasowych, proceduralnych i innych ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRZYDZIAŁ NIEZBĘDNYCH ŚRODKÓW KONKRETNY WYKONAWCA

CELE KLASYFIKACJA CELÓW POZAEKONOMICZNE organizacyjne, społeczne etyczne, estetyczne, intelektualne, badawcze, polityczne EKONOMICZNE efektywność, wartość

Funkcje celów Stanowią wskazówkę i nadają kierunek działania ludzi pracujących w organizacji. Pozwalają zrozumieć, dokąd organizacja zmierza i dlaczego osiągnięcie pewnego docelowego stanu jest ważne. Praktyka ustalania celów wpływa na planowanie. Skuteczne wytyczenie celów sprzyja dobremu planowaniu. Mogą być źródłem motywacji dla pracowników organizacji. Cele sformułowane konkretnie, o umiarkowanym stopniu trudności. mogą motywować ludzi do cięższej pracy. Posiadają skuteczny mechanizm oceny i kontroli. Oznacza to, że przyszłe wyniki będzie można ocenić na podstawie stopnia realizacji wytyczonych dziś celów.

Prawidłowo postawiony cel powinien być określony przez następujący zestaw pytań: Co? - ma być zrealizowane, Gdzie? - należy tego dokonać, Kiedy? - w jakim terminie cel ma być osiągnięty. Jakie? - środki będą potrzebne na realizację celu.

Rodzaje planów 1. Ze względu na szczebel zarządzania: strategiczny, taktyczny, operacyjny. 2. Ze względu na horyzont czasu: długookresowe zwane też planami perspektywicznymi, średniookresowe, krótkookresowy.

Rodzaje planów 3. Ze względu na problem: produkcyjne, marketingowe, logistyczne itd. 4. Ze względu na przeznaczenie: opracowanie nowego systemu operacyjnego, wybudowanie supermarketu, zorganizowanie wyprawy ma Mont Everest itd.

Schematyczne powiązania między różnymi rodzajami planów

Cele strategiczne - cele ustalone na najwyższym szczeblu i dla najwyższego kierownictwa organizacji Koncentrują się na szerokich, ogólnych problemach. Cele taktyczne - cele ustalone na średnim szczeblu i dla menedżerów średniego szczebla organizacji Koncentrują się one na sposobie operacjonalizacji działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych. Cele operacyjne - cele ustalone na różnym szczeblu i dla menedżerów niższego szczebla organizacji Dotyczą one krótkookresowych problemów związanych z celami taktycznymi (gdy dwa określenia: goals / objectives - cele operacyjne).

PLANY STRATEGICZNE Są sformalizowanym procesem prowadzącym do opracowania i osiągnięcia ogólnych celów organizacji stanowiących szczególny powód jej istnienia. Plan jest tym bardzie strategiczny, im więcej funkcji spełnianych przez przedsiębiorstwo i im dłuższy okres obejmuje. Plan strategiczny wyznacza kierunek i granice działania kierownictwa operacyjnego. Wspólnymi cechami celów zawartych w planach strategicznych jest to, że: służą umacnianiu pozycji firmy na rynku; dotyczą przedsiębiorstw jako całości; są nośnikiem zmian ilościowych i jakościowych; są realizowane w długich okresach; wywierają wpływ na zachowanie przedsiębiorstwa w przyszłości.

PLANY TAKTYCZNE Zorganizowany szereg posunięć, mających doprowadzić do realizacji planów strategicznych. Strategia koncentruje się na zasobach, otoczeniu i misji firmy, podczas gdy taktyka zajmuje się głównie ludźmi i działaniem. Każdy plan by był skuteczny musi posiadać przygotowanie jak i wykonanie.

PLANY OPERACYJNE Koncentrują się na realizacji planów taktycznych, które to plany doprowadzają do osiągnięcia celów operacyjnych. Plany operacyjne koncentrują się w krótkim okresie i mają wąski zakres i obejmują wąski zestaw działań.

Plany operacyjne dzielą się na PLANY JEDNORAZOWE – określające szczególne działania, które prawdopodobnie nie będą powtarzane w tej samej postaci w przyszłości. Rodzaje planów jednorazowych: programy – obejmują względnie duży zbiór działań. Określają główne etapy osiągnięcia celu, jednostkę odpowiedzialną za każdy etap i termin wykonania każdego etapu; projekty – są cząstkami programów, mają ograniczony zakres i zawierają wyraźne dyrektywy dotyczące zadań i czasu; preliminarze finansowe – obejmują zestawienia środków finansowych zarezerwowanych na określone przedsięwzięcia w danym okresie, decydują o przeznaczeniu środków na alternatywne kierunki działania.

Plany operacyjne dzielą się na PLANY TRWALE OBOWIĄZUJĄCE – dotyczą działań, które powtarzają się i można nimi kierować za pomocą jednej decyzji lub ich zbioru. Plany trwale obowiązujące oszczędzają czas kierowników przeznaczony na planowanie, gdyż w podobnych sytuacjach postępuje się w sposób konsekwentny i z góry ustalony. Rodzaje planów trwale obowiązujących: wytyczne polityki – są ogólną wskazówką przy podejmowaniu decyzji, wyznaczają ich granice, wykluczają decyzje zabronione. Są najczęściej formułowane przez naczelne kierownictwo by podnieść efektywność organizacji, wyklarować obraz firmy (np. unifikacja stroju pracowników) lub zażegnać konflikt na niższym szczeblu organizacji. Mogą również powstać wytyczne nieformalne i zwyczajowe; procedury – zawierają zbiór szczegółowych instrukcji dotyczących sposobu wykonania serii czynności realizowanych często lub systematycznie; reguły – mówią o konieczności określonego działania w danej sytuacji, są najkonkretniejszą formą planów. Mnożenie reguł może ujemnie wpłynąć na postawę pracowników.

Cechy planów strategicznych, taktycznych i operacyjnych Zakres Jeden główny aspekt rozwoju Duża liczba pól Pojedyncze działanie lub zadania Złożoność Bardzo dużo zmiennych Wiele zmiennych Mała liczba zmiennych Cel planu Misja organizacji Doprowadzenie do pożądanych rezultatów w krótki okresie Wykonanie zadania Charakter czynności planistycznych Twórczy Bilansujący i alokacyjny Odtwórczy, postępowanie według wytycznych Agregacja informacji Wysoka Niska

Zasady planowania

Zasada realności planu oznacza, że zadania zawarte w planie powinny być możliwe do wykonania przez jednostkę gospodarczą w istniejących warunkach. Nie mogą to być zadania ustalone na wyrost, których nawet przy najlepszej pracy podmiotu gospodarczego nie można osiągnąć. Na przykład zakłada się w planie wzrost sprzedaży wyrobów czy usług w wyniku rozszerzenia działalności przez pozyskanie kapitałów obcych (np. pożyczki, kredyty bankowe), lecz dotychczasowe wyniki jednostki gospodarczej lub sytuacja rynkowa (np. duża konkurencja) nie gwarantują terminowej spłaty kredytów, to jest to sprzeczne z zasadą realności planu. Zasada wariantowych rozwiązań - nazywana również zasadą alternatywnych rozwiązań - przyjmuje, że do planowanych rezultatów można dojść różnymi drogami i przy angażowaniu różnych środków, dlatego też opracowuje się różne warianty planu, które to uwzględniają. Na przykład: nieprzewidziane a znaczące zmiany cen paliwa, zmiany w popycie na dany towar czy usługę.

Zasada koncentracji opiera się na zasadzie sprecyzowanej przez teorię organizacji, której istotą jest łączenie określonych zadań i czynności przez odpowiednio dobrane zespoły wykonawców. Koncentrując wysiłki oraz środki, którymi się dysponuje, uzyskuje się jak najszybsze wykonanie założonych zadań, co ma na przykład zasadnicze znaczenie w budownictwie. Zasada koncentracji polega na tym, że nie należy przewidywać w planie rozproszenia środków na zbyt wiele zadań w nim określonych, lecz należy je koncentrować na te zadania, które pozwalają najszybciej osiągnąć spodziewane efekty, na przykład sezonowość sprzedaży produktu, na który jest zwiększone zapotrzebowanie.

Zasada gospodarności polega na ustaleniu najlepszych w danych warunkach wyników działalności przy określonym zużyciu środków niezbędnych dla ich realizacji bądź na uzyskaniu określonych efektów kosztem najniższych nakładów związanych z ich wykonaniem. Przy stosowaniu tej zasady w decyzjach planistycznych, konieczne jest opieranie się na wynikach rachunku ekonomicznego, z którym zasada gospodarności jest nierozłącznie związana, na przykład opracowanie kilku wariantów procesu produkcji i wybór najbardziej optymalnego (np. kosztów zużycia materiałów i surowców niezbędnych do produkcji).

Zasada elastyczności planowania wskazuje na konieczność liczenia się z możliwością zmiany warunków gospodarowania i dostosowania planu do działania w warunkach częściowej niepewności. Nie można przewidzieć w planie wszystkich zjawisk, nawet w krótkim okresie, które mogą wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Plan powinien być na tyle elastyczny, że w wyniku nieprzewidzianych zdarzeń (np. wzrost inflacji) może być szybko zmodyfikowany. Zasada podstawowego ogniwa polega na określeniu w planie najważniejszych zadań decydujących o wynikach działania jednostki gospodarczej i zapewnieniu przede wszystkim środków na ich wykonanie. Zasada ta ma najczęściej zastosowanie w planowaniu strategicznym, na przykład jednoznaczne określenie priorytetów przedsiębiorstwa na dłuższy okres.

Metoda S M A R T Cele firmy powinny być: S p e c i f i c – konkretne M e a s u r a b l e – wymierne A c h i e v a b l e – osiągalne R e l e v a n t – odpowiednie T i m e d - terminowe

Etapy planowania Określenie celów. Ocena sytuacji. Ustalanie procedury, przy czym pod pojęciem procedury w planowaniu rozumie się opis procesu transformacji zasobów w rezultaty, czyli określenie tego, co i kiedy ma być zrobione i kto odpowiada za realizację. Ustalenie harmonogramu pracy. Wyznaczenie odpowiedzialności poprzez określenie w każdym elemencie realizacji planu odpowiedzialnej osoby i jej władzy, kontroli nad planem i zasobami, jak również rezultatów, za osiągnięcie, których jest odpowiedzialna. Sprawdzenie wykonalności planu i kosztów jego realizacji.

Bariery prawidłowego ustalania celów niewłaściwe cele, niewłaściwy system nagradzania, dynamiczne i złożone otoczenie, niechęć do ustalania celów, opór wobec zmian, przeszkody związane z różnymi ograniczeniami swobody działania, jak: ograniczenia formalne, niedobór zasobów, konkurencja.

Wykres Gantta

J. Bogdanienko (red.), Organizacja i zarzadzanie w zarysie, WN WZ UW, Warszawa 2010, r. 1.1. J. Bogdanienko, W. Piotrowski (red.), Zarządzanie. Tradycja i nowoczesność, PWE, Warszawa 2013, r. 7. A.K. Koźmiński, W. Piotrowski, Zarządzanie. Teoria i praktyka, PWN, Warszawa 2006, r. V.